10 tip til at håndtere vanskelige spørgsmål under din præsentation
når jeg arbejder med administrerende direktører og andre ledere, der forbereder deres præsentationer, finder jeg, at en af deres største bekymringer er, hvordan man håndterer spørgsmål, der måtte opstå under eller ved afslutningen af deres præsentationer.
dette blev bekræftet for mig, da jeg for nylig blev spurgt af Inc. Magasin til en artikel om, hvordan man effektivt besvarer spørgsmål.
du kan læse artiklen her: 7 Surefire Tips til Ace dig næste spørgsmål & A.
for at supplere dette ønskede jeg at give dig et dybere perspektiv, herunder 10 hurtige tips til at besvare vanskelige spørgsmål.
hvorfor tror du, at vi alle er så nervøse over udsigten til at besvare spørgsmål?
jeg tror, der er mange grunde til denne frygt, herunder:
frygt for det ukendte: stort set ethvert spørgsmål kan blive stillet, og vi vil være på stedet i en højtrykssituation.
manglende forberedelse: de fleste mennesker forbereder sig faktisk ikke eller ved, hvordan man forbereder sig effektivt til spørgsmål.
ingen reel tillid til vores holdninger, vores svar eller vores evne til at reagere.
at forestille sig vanskeligheden ved spørgsmål og antage, at vores spørgere vil være antagonistiske.
frygt for fiasko: hvad hvis jeg ikke kan besvare spørgsmålet? Vil jeg blive flov, latterliggjort, afvist? Fyret?
det kan virke som om jeg er ekstrem med disse grunde, men tro mig, det er jeg ikke. Fra mit intime arbejde med ledere, alle disse kan ligge til grund for vores følelser af eksponering. Du har måske følt nogle selv; Jeg ved, jeg har.
tidligt i min karriere blev jeg medietalsmand og fandt mig selv i live-samtaler på lokalt og nationalt tv eller talte med skarer af journalister om kontroversielle emner. Jeg ville også tale på offentlige møder med nogle gange fjendtlige skarer.
disse oplevelser lærte mig, hvad jeg lærer andre i dag inden for medietræning og talecoaching: for at håndtere spørgsmål effektivt skal du være forberedt, lytte nøje, være til stede i øjeblikket og svare med tillid.
her er nogle tips til at hjælpe dig, når spørgsmål sætter dig på stedet:
1) angreb ikke spørgeren
under et indtjeningsopkald den 3.maj blev Tesla CEO Elon Musk stillet et spørgsmål om kapitaludgifter fra en finansanalytiker. Det er et relevant emne for en virksomhed, der endnu ikke har overskud. Ikke desto mindre svarede Musk: “Undskyld mig. Næste. Kedeligt, bonehead spørgsmål er ikke cool. Næste?”
selvom han undskyldte i et senere opkald, viste Musk den skade, der kan gøres, når vi angriber spørgeren for at undgå at besvare legitime spørgsmål. Gør dit bedste for at undgå at plukke på dine spørgere.
2) Forbered og øv
som jeg har skrevet før, er den bedste måde at håndtere enhver kommunikationssituation på at forberede så meget som muligt på forhånd. Du kan ikke forudse alle spørgsmål, der kommer på dig, men du kan forberede dig på de fleste af dem. Du kan også være klar på en generisk måde til næsten alle typer spørgsmål, der kommer din vej.
3) udvikle go-to meddelelser
du skal have et overordnet tema-den ene ting, du vil have folk til at huske om din præsentation. Jeg anbefaler også at have tre nøglepunkter, der fungerer som dine go-to-meddelelser.
for eksempel, hvis du laver en statusopdatering på et projekt, kan dit tema være, “vores produkt introduktion er på målet.”Du støtter dette tema med tre hovedbudskaber, såsom “Vi er på budget, på skema og indledende salg er på plan.”
4) Pivot til dine meddelelser
når du bliver stillet et spørgsmål, skal du dreje tilbage til dine nøglebeskeder, der understøtter dit tema. Det kan føles underligt at gentage disse meddelelser, men det er nødvendigt, givet folks begrænsede opmærksomhedsspænd i dag. Det vil føles som gentagelse for dig, men du forstærker virkelig dit hovedtema.
brug bare ikke nøjagtigt de samme ord, som du siger disse meddelelser: Skift det op ved at sige tingene på en anden måde. Brug forskellige data, eksempler eller historier til at gøre dine point. Folk vil ikke tænke på dig som at gentage dig selv, de vil tænke på dig som en person, der er klar over, hvad du prøver at kommunikere.
5) Lav en skriftlig liste
jeg blev uddannet i journalistik på college og vil dele denne formel, som journalister bruger til at skrive nyhedshistorier: I første afsnit skal journalister inkludere hvem, hvad, hvor, hvornår, hvorfor og hvordan, så folk får al den information, de har brug for foran. Du kan bruge den samme tilgang til at udvikle din liste over spørgsmål.
tag dit emne og skriv alle relaterede spørgsmål, du kan tænke på, der kan komme op. For eksempel, hvis du præsenterer for ledelsen om din produktintroduktion, så overvej spørgsmål som:
Hvad er den vigtigste potentielle hindring for succes?
Hvornår ser vi resultater fra dette nye produkt?
Hvem er ansvarlig for eventuelle forsinkelser i dette produkt?
6) Tilføj det hårdeste spørgsmål
når du er færdig med at skrive din liste med spørgsmål, er der endnu et, du skal tilføje. Jeg beder folk om at tilføje det spørgsmål, som du ikke ønsker at blive stillet.budget
vi har alle et spørgsmål, der er det absolut hårdeste i vores sind. Det er vigtigt at skrive dette spørgsmål ned og også skrive dit bedste svar ned for at få det ud af dit hoved og på papir.
hvis du ikke skriver det ned, svømmer det i din underbevidsthed under din præsentation. Du tænker måske bare, ” stil ikke det spørgsmål, vær venlig ikke at stille det spørgsmål.”Når spørgsmålet bliver stillet, kan dit sind blive tomt.
men hvis du har skrevet ned dit svar—det bedst mulige svar—vil du føle dig mere selvsikker og klar til at besvare det hårdeste spørgsmål.
7) Bliv ikke defensiv
det er vigtigt ikke at lade folk ramme dine følelsesmæssige udløsere, når du besvarer spørgsmål. Hvis det sker under en session, og du bliver defensiv, taber du. Bevar din selvtillid ved at bevare din ro.
8) ikke dvæle ved en negativ spørger
når nogen i en menneskemængde, som i et møde, i det væsentlige heckles dig ved at stille negative spørgsmål, er det vigtigt ikke at lade dem stjæle forestillingen. Med andre ord, det er okay at besvare et spørgsmål eller to fra den person, hver gang du går til dine nøglebeskeder, men gå derefter videre. Vend dit blik og dit hoved til en anden, en anden spørger, så hurtigt som muligt.
9) afslut ikke din præsentation på et negativt spørgsmål
sørg for at afslutte din præsentation på en positiv note. Du kan have flere negative spørgsmål i træk, men når du kommer til et positivt spørgsmål, og du har lyst til, at tingene går i stykker, er det tid til at afslutte din tale.
jeg anbefaler at have to “lukker” eller afsluttende bemærkninger til din tale. Hvad jeg mener er, at du først opsummerer og derefter åbner den for spørgsmål og svar.
når spørgsmålene er forbi, forhåbentlig slutter på et positivt spørgsmål, skal du igen opsummere med dit tema og nogle af dine nøglebeskeder eller opfordring til handling (dit andet “tæt”), så folk går væk med det, du vil have dem til at huske.
10) vent ikke
det værste, som folk gør, er at vente, indtil spørgsmålet bliver stillet, og prøv derefter at tænke på svaret-under pres-og derefter glat give svaret.
det er en virkelig vanskelig bedrift at opnå. Det er ikke underligt, at vi føler angst, når vi ikke er klar til at svare. Spørgsmål bliver kun “hårde”, hvis du ikke er forberedt på dem, eller hvis du har oppustet dem ud af proportioner i dit sind.
med andre ord kan selv “hårde” spørgsmål håndteres med tillid og nåde, hvis du har den rigtige tankegang og er parat til at tackle spørgsmålene.
der er både en kunst og videnskab til at besvare levende spørgsmål. Vær tålmodig med dig selv. Som enhver anden færdighed tager besvarelse af spørgsmål fokus, bevidst praksis og gentagelse.
jeg nyder virkelig at høre dine historier. Hvis du vil dele dine tanker med mig, kan du besøge min kontaktside for at sende mig en besked, og glem ikke at tilmelde dig mit ugentlige nyhedsbrev, Sunday Coffee.