Una guida per pagare appaltatori indipendenti e dipendenti remoti
Pagare appaltatori indipendenti o membri del team remoti può essere complicato. Nella maggior parte dei casi, non è l’atto di inviare denaro che richiede uno sforzo significativo. Piuttosto, è il processo di contabilità di tutte le variabili che cambiano quando sorgono nuove situazioni.
Ma prima di preoccuparsi di come pagare gli appaltatori indipendenti, gli imprenditori devono determinare se i loro membri del team sono in realtà appaltatori. Una società che classifica erroneamente i propri dipendenti come appaltatori indipendenti può affrontare costose conseguenze legali.
Quindi, come puoi sapere se i membri del tuo team sono classificati come appaltatori o dipendenti?
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Appaltatori indipendenti vs. dipendenti remoti
L’IRS ha una serie di linee guida che differenziano un dipendente da un appaltatore. Le aziende devono rivedere queste linee guida per assicurarsi che siano conformi alle normative fiscali federali. Classificazione dei lavoratori determinerà se una società ha bisogno di trattenere le imposte sul reddito, le tasse Medicare, e la tassa di disoccupazione sui salari o no.
Per semplificare le cose, rispondi a queste tre domande sui tuoi lavoratori:
- Saranno tenuti a sottoporsi a un onboarding formale o un programma di formazione?
- Esistono strumenti specifici da utilizzare o linee guida da seguire?
- Esiste un numero specifico di ore che devono incontrare settimanalmente?
Se hai risposto “sì” a una di queste due domande, dovrebbero essere legalmente classificati come dipendenti. In tal caso, sei responsabile per le imposte alla fonte sui loro salari.
Il punto chiave da ricordare è che i dipendenti sono tenuti a seguire le procedure prestabilite e gli orari per fare il loro lavoro. Con appaltatori indipendenti, i risultati sono tutto ciò che conta. Come e quando vogliono fare il lavoro dipende da loro.
Gli appaltatori possono avere più libertà nel loro modo di lavorare, ma c’è un compromesso. Dal momento che non li assumerai come dipendenti regolari, saranno incaricati di pagare le proprie tasse, sicurezza sociale e altre tasse che in genere vengono trattenute dai datori di lavoro. Poiché gli appaltatori pagano tutte queste cose da soli, sono trattati come professionisti autonomi.
Entreremo in tasse e detrazioni in un po’.
Come pagare appaltatori indipendenti
Quando si paga appaltatori indipendenti, è fondamentale che si capisce quali forme IRS per preparare, che tipo di tasse è necessario trattenere, così come quali tipi di detrazioni si ha diritto a.
Quali forme dovrebbero avere i datori di lavoro per gli appaltatori indipendenti?
Secondo l’IRS, ci sono due forme che gli imprenditori devono preparare: Modulo W-9 e Modulo 1099-NEC. Ecco quali sono questi moduli:
Modulo W-9 (Richiesta di numero di identificazione del contribuente e certificazione)
Un appaltatore indipendente è tenuto a compilare il modulo W-9 per confermare il proprio nome e numero di identificazione del contribuente. I moduli W-9 non devono essere inviati all’IRS — un modulo W-9 è principalmente a scopo di verifica e riferimenti futuri.
Modulo 1099 – NEC (Non-employee Compensation)
L’IRS richiede di presentare un modulo 1099-NEC se hai effettuato un pagamento di più di $600 per i servizi professionali di un individuo o entità commerciale durante l’anno. Assicurati che chiunque tu stia archiviando questo modulo si qualifichi come un appaltatore indipendente.
Trattenute e detrazioni per gli appaltatori indipendenti
Come accennato in precedenza, gli appaltatori indipendenti sono considerati lavoratori autonomi. Non sei tenuto a trattenere le tasse e altre tasse che normalmente pagheresti per i dipendenti regolari.
Indipendentemente dai termini di pagamento che hai concordato, i soldi che paghi ai tuoi appaltatori saranno conteggiati come spese deducibili dalle tasse. Tale importo verrà sottratto dal reddito della tua azienda prima che diventi soggetto a tassazione.
L’importo in questione non è limitato alla tassa che hai pagato per il lavoro del contraente. A seconda dell’accordo tra te e loro, questo potrebbe anche includere spese aggiuntive come:
- Computer portatili, sedie da ufficio e altre forniture di lavoro
- Indennità mensili per il lavoro (es. utilità essenziali come bolletta internet, quote associative, ecc.)
- Spese di viaggio dell’appaltatore
Diciamo che stai avendo un ritiro per la tua squadra remota. Ci sono diversi altri tipi di spese relative appaltatore si potrebbe incorrere. Puoi classificarli come spese deducibili dalle tasse nella maggior parte dei casi, purché tu possa dimostrare che sono necessarie per la tua attività per realizzare un profitto.
Come pagare i dipendenti remoti
Se si decide di assumere a tempo pieno dipendenti remoti che risiedono in un paese al di fuori di cui la società è registrata, è necessario prestare in uno dei modi seguenti:
Avere un partner locale per pagare i dipendenti remoti
Se si dispone di un azienda partner nel paese in cui un dipendente remoto si trova, si può avere il partner che mettere il dipendente sul loro libro paga. Il dipendente sarà tecnicamente dipendente della società partner, ma lavoreranno per voi.
Ciò garantirà il rispetto delle leggi locali e la fornitura al dipendente di compensi e benefici adeguati.
Se hai dipendenti remoti in molti paesi diversi in tutto il mondo, questo approccio potrebbe non essere pratico perché richiederebbe di avere altrettante aziende partner.
Utilizzare un fornitore di paghe in outsourcing
L’altra opzione è quella di esternalizzare il libro paga a un fornitore di paghe dedicato.
Questo tipo di azienda è specializzata nella gestione dei pagamenti e dei benefici per i dipendenti remoti. Questi fornitori sono in grado di farlo perché hanno entità registrate in ogni paese in cui forniscono i loro servizi.
L’utilizzo di un fornitore di paghe in outsourcing può semplificare in modo significativo il processo di gestione delle paghe e alleviare l’utente dal doversi preoccupare delle leggi e dei regolamenti locali per ogni paese in cui si trovano i dipendenti remoti.
I migliori servizi di pagamento per il pagamento di appaltatori indipendenti e dipendenti remoti
Alla ricerca di un modo affidabile per pagare appaltatori indipendenti e dipendenti remoti? Ecco le prime quattro opzioni:
Hubstaff
Il modo migliore per pagare gli appaltatori indipendenti online è quello di semplificare il loro monitoraggio del lavoro con un sistema di paghe automatizzato.
Hubstaff è un software di monitoraggio del tempo e del libro paga che affronta la sfida principale di cui sopra: garantire che si ottiene il valore per il vostro denaro. Hubstaff tiene traccia ogni ora lavorata in modo da sapere esattamente quanto si pagherà.
Elimina gli assegni cartacei e usa Hubstaff per pagare appaltatori indipendenti, membri del team remoti o liberi professionisti. Hubstaff offre una soluzione di pagamento online che può essere mantenuta direttamente dal tuo account integrandosi con piattaforme di pagamento internazionali come PayPal, TransferWise, Bitwage e Payoneer.
Ma Hubstaff non è solo uno strumento software payroll. Può anche tenere traccia del tempo automaticamente e mantenere un record di quali registri di tempo hai pagato e quelli che non hai.
Semplifica il monitoraggio del tempo remoto e aggiunge un ulteriore livello di insight e reporting. I pagamenti possono essere inviati automaticamente o manualmente. Tutti i vostri appaltatori devono fare è scaricare l’applicazione desktop e premere start per tenere traccia del tempo.
Hubstaff calcolerà automaticamente il libro paga in base alla tariffa oraria di un membro del team e al tempo in cui si è registrato.
È inoltre possibile utilizzare la funzione di reporting di Hubstaff per visualizzare quante ore totali hanno lavorato in un intervallo di date specifico e pagarle di conseguenza al completamento del progetto. Si integra anche con soluzioni software di contabilità come QuickBooks e FreshBooks per semplificare il processo di contabilità.
Altri vantaggi dell’utilizzo di Hubstaff includono un budget di progetto più accurato e una pianificazione automatizzata e una segnalazione delle presenze.
Come bonus aggiuntivo, Hubstaff Desk offre strumenti per aiutarti a misurare la produttività e creare prove di lavoro per appaltatori indipendenti e membri del team distribuiti.
Hubstaff Desk crea maggiore visibilità su ciò che viene fatto mostrandoti quali app e URL utilizzano il tuo team, monitorando i punteggi delle attività e consentendo di configurare schermate opzionali per aiutarti a individuare l’origine dei problemi di produttività.
La tua squadra può vedere tutto ciò che viene tracciato. Hubstaff Desk è una soluzione trasparente ed etica per creare proof of work.
PayPal
PayPal è il più grande processore di pagamenti online al mondo, con oltre 325 milioni di utenti attivi in 202 paesi e 25 valute supportate.
Le aziende di tutto il mondo utilizzano PayPal per pagare appaltatori e membri del team. Ciò significa che se si vuole esternalizzare il talento, c’è una solida possibilità che l’appaltatore indipendente si finisce per assumere già utilizza la piattaforma.
PayPal enfatizza la sicurezza e crittografa automaticamente le informazioni riservate durante la memorizzazione e la trasmissione.
Tieni presente che, anche se la maggior parte delle persone in tutto il mondo può ricevere pagamenti tramite la piattaforma, non tutti i paesi hanno la possibilità di prelevare fondi su un conto bancario locale tramite bonifico bancario.
Quindi, si può finire per pagare i membri del team internazionale all’estero solo per loro di rimanere bloccati con saldi che possono utilizzare solo per gli acquisti online.
Payoneer
Payoneer consente alle aziende di inviare pagamenti a membri del team remoti e appaltatori tramite deposito diretto. È disponibile in più di 200 paesi e supporta oltre 150 valute.
La società è un’entità regolamentata negli Stati Uniti e nell’UE ed è autorizzata a rimettere fondi a livello globale.
Payoneer offre ai dipendenti e agli appaltatori diversi modi per ritirare i loro guadagni, incluso l’utilizzo delle carte Mastercard prepagate di Payoneer e dei bonifici bancari globali.
Inoltre, la società segue le più severe pratiche di sicurezza per garantire che i tuoi dati e fondi rimangano al sicuro.
Wise
Wise conduce con un’offerta piuttosto convincente: il tasso di cambio più giusto. A differenza di altre piattaforme di pagamento, Wise è un metodo di pagamento che non aggiunge un premio al tasso di cambio all’ingrosso (mid-market). Ciò significa che si finisce per pagare solo quello che devi per la conversione di valuta.
Simile a Payoneer, Wise offre una carta di debito che gli utenti possono utilizzare per prelevare o spendere fondi una volta pagati.
La piattaforma segue anche severe norme di sicurezza che garantiscono la sicurezza dei dati e dei fondi.
Tuttavia, Wise è disponibile solo in 60 paesi. Se hai dipendenti remoti o appaltatori che vivono al di fuori di quei 60 paesi, dovrai cercare un servizio di pagamento diverso.
Quale metodo di pagamento si dovrebbe utilizzare per pagare appaltatori indipendenti?
Quando si prende una decisione finanziaria su come inviare i pagamenti ai membri del team remoto e appaltatori nella vostra azienda, non si dovrebbe basare la vostra decisione su quale piattaforma è il più economico.
Assicurati di selezionare quello più conveniente per la tua azienda e supporta tutti i paesi in cui hanno sede i tuoi appaltatori.
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Sei riuscito a determinare quale dei metodi di pagamento sopra menzionati è il migliore per la tua azienda? Ci sono piattaforme di pagamento che usi che vale la pena menzionare? Fateci sapere nei commenti qui sotto.
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Questo post è stato originariamente pubblicato nel mese di dicembre 2014. È stato aggiornato ad aprile 2019, luglio 2020 e agosto 2021 per la precisione e per includere sistemi di pagamento più pertinenti.