um guia para pagar contratados independentes e funcionários remotos
pagar contratados independentes ou membros remotos da equipe pode ser complicado. Na maioria dos casos, não é o ato de enviar dinheiro que requer esforço significativo. Em vez disso, é o processo de contabilizar todas as variáveis que mudam quando surgem novas situações.
mas antes de se preocupar em como pagar empreiteiros independentes, os empresários precisam determinar se os membros de sua equipe são realmente contratados. Uma empresa que categoriza incorretamente seus funcionários como contratados independentes pode enfrentar consequências legais caras.
então, como você pode saber se os membros da sua equipe são classificados como contratados ou funcionários?
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contratantes Independentes vs. funcionários remotos
O IRS tem um conjunto de diretrizes que diferenciar um funcionário de uma construtora. As empresas precisam revisar essas diretrizes para garantir que estejam em conformidade com os regulamentos fiscais federais. A classificação do trabalhador determinará se uma empresa precisa reter impostos de renda, impostos do Medicare e imposto de desemprego sobre salários ou não.
para tornar as coisas mais simples, responda a essas três perguntas sobre seus trabalhadores:
- eles serão obrigados a se submeter a um programa formal de integração ou treinamento?
- existem ferramentas específicas que eles precisam usar ou diretrizes que precisam seguir?
- existe um número específico de horas que eles precisam atender semanalmente?
se você respondeu ” sim ” a qualquer uma dessas duas perguntas, elas devem ser legalmente classificadas como funcionários. Nesse caso, você é responsável pela retenção de impostos sobre seus salários.
o ponto-chave a lembrar é que os funcionários são obrigados a seguir procedimentos e horários pré-estabelecidos para fazer seu trabalho. Com empreiteiros independentes, os resultados são tudo o que importa. Como e quando eles querem fazer o trabalho é com eles.Os empreiteiros podem ter mais liberdade na maneira como trabalham, mas há uma compensação. Como você não os contratará como funcionários regulares, eles se encarregarão de pagar seus próprios impostos, Previdência Social e outras taxas normalmente retidas pelos empregadores. Como os empreiteiros pagam todas essas coisas, eles são tratados como profissionais autônomos.
entraremos em taxas e deduções um pouco.
como pagar empreiteiros independentes
ao pagar empreiteiros independentes, é crucial que você entenda quais formulários de IRS preparar, que tipo de Taxas você precisa reter, bem como quais tipos de deduções você tem direito.
quais formas os empregadores devem ter para empreiteiros independentes?
de acordo com o IRS, existem duas formas que os empresários precisam preparar: Formulário W-9 e Formulário 1099-NEC. Aqui está o que essas formas são:
Formulário W-9 (Pedido de Número de Identificação de Contribuinte e de Certificação)
Um contratante independente é necessário preencher o formulário W-9 para confirmar seu nome e Número de Identificação de Contribuinte. Os formulários W-9 não precisam ser enviados ao IRS — um formulário W-9 é principalmente para fins de verificação e referências futuras.
Formulário 1099 – nec (compensação não-empregado)
o IRS exige que você envie um Formulário 1099-NEC se você fez um pagamento de mais de US $600 para os serviços profissionais de uma entidade individual ou empresarial durante o ano. Certifique-se de que quem você está arquivando este formulário para se qualifica como um contratante independente.
taxas de retenção e deduções para empreiteiros independentes
como mencionado anteriormente, os empreiteiros independentes são considerados autônomos. Você não é obrigado a reter impostos e outras taxas que normalmente pagaria por funcionários regulares.
independentemente das condições de pagamento que você concordou, o dinheiro que você paga aos seus contratados será contado como despesas dedutíveis de impostos. Esse valor será subtraído da receita da sua empresa antes de ser sujeito a tributação.
o valor em questão não se restringe à taxa que você pagou pelo trabalho do CONTRATANTE. Dependendo do acordo entre você e eles, isso também pode incluir despesas adicionais, como:
- Laptops, cadeiras de escritório e outros materiais de trabalho
- subsídios mensais para o trabalho (ou seja , utilitários essenciais como conta de internet, taxas de adesão, etc.)
- despesas de viagem do CONTRATANTE
digamos que você esteja tendo um retiro para sua equipe remota. Existem vários outros tipos de despesas relacionadas ao CONTRATANTE que você pode incorrer. Você pode classificá-los como despesas dedutíveis de impostos na maioria dos casos — desde que você possa provar que eles são necessários para que sua empresa tenha lucro.
Como pagar os funcionários remotos
Se você decidir contratar a tempo inteiro remoto funcionários que residem em um país onde a sua empresa está registrada, você vai querer pagá-los em uma das seguintes formas:
Ter um parceiro local para pagar seus funcionários remotos
Se você tem um parceiro da empresa no país, onde um funcionário remoto está localizado, você pode ter o parceiro colocar o empregado em sua folha de pagamento. O funcionário será tecnicamente o funcionário da empresa parceira, mas eles estarão trabalhando para você.
isso garantirá que você esteja cumprindo as leis locais e fornecendo ao funcionário uma remuneração e benefícios adequados.
se você tem funcionários remotos em muitos países diferentes ao redor do mundo, essa abordagem pode não ser prática porque exigiria ter tantas empresas parceiras.
Use um provedor de folha de pagamento terceirizado
a outra opção é terceirizar a folha de pagamento para um provedor de folha de pagamento dedicado.
este tipo de empresa é especializada no tratamento de pagamentos e benefícios para funcionários remotos. Esses provedores podem fazer isso porque possuem entidades registradas em todos os países em que prestam seus serviços.
usar um provedor de folha de pagamento terceirizado pode simplificar significativamente seu processo de gerenciamento de folha de pagamento e evitar que você tenha que se preocupar com as leis e regulamentos locais para todos os países onde seus funcionários remotos estão localizados.
melhores serviços de pagamento para pagar empreiteiros independentes e funcionários remotos
procurando uma maneira confiável de pagar empreiteiros independentes e funcionários remotos? Aqui estão as quatro principais opções:
Hubstaff
A melhor maneira de pagar os empreiteiros independentes online é agilizar o seu trabalho de acompanhamento automatizado de sistema de folha de pagamento.Hubstaff é um software de rastreamento de tempo e folha de pagamento que aborda o principal desafio mencionado acima: garantir que você obtenha valor pelo seu dinheiro. Hubstaff rastreia cada hora trabalhada para que você saiba exatamente quanto você vai pagar.
abandone os cheques em papel e use o Hubstaff para pagar contratados independentes, membros remotos da equipe ou freelancers. A Hubstaff oferece uma solução de pagamento on-line que pode ser mantida diretamente de sua conta, integrando-se a plataformas de pagamento internacionais como PayPal, TransferWise, Bitwage e Payoneer.
mas Hubstaff não é apenas uma ferramenta de software de folha de pagamento. Ele também pode rastrear o tempo automaticamente e manter um registro de quais registros de tempo você pagou e quais você não pagou.
ele simplifica o rastreamento de tempo remoto e adiciona uma camada extra de insights e relatórios. Os pagamentos podem ser enviados automaticamente ou manualmente. Tudo o que seus contratados precisam fazer é baixar o aplicativo de desktop e pressionar Iniciar para rastrear o tempo.
Hubstaff calculará automaticamente a folha de pagamento com base na taxa horária de um membro da equipe e no tempo que eles registraram.
você também pode usar o recurso de relatório da Hubstaff para visualizar quantas horas totais eles trabalharam em um intervalo de datas específico e pagá-los de acordo com a conclusão do projeto. Ele até se integra a soluções de software de contabilidade, como QuickBooks e FreshBooks, para simplificar seu processo contábil.
outros benefícios do uso do Hubstaff incluem orçamento de projeto mais preciso e agendamento automatizado e relatórios de atendimento.
como bônus adicional, o Hubstaff Desk oferece ferramentas para ajudá-lo a medir a produtividade e criar provas de trabalho para contratados independentes e membros da equipe distribuída.O Hubstaff Desk cria mais visibilidade sobre o que está sendo feito, mostrando quais aplicativos e URLs sua equipe usa, rastreando pontuações de atividades e permitindo que você configure capturas de tela opcionais para ajudá-lo a identificar a fonte de problemas de produtividade.
sua equipe pode ver tudo o que é rastreado. O Hubstaff Desk é uma solução ética e transparente para criar provas de trabalho.
PayPal
o PayPal é o maior processador de pagamentos online do mundo, com mais de 325 milhões de usuários ativos em 202 países e 25 moedas oferecidas.
empresas em todo o mundo usam o PayPal para pagar empreiteiros e membros da equipe. Isso significa que, se você quiser terceirizar talentos, há uma sólida chance de que o contratado independente que você acaba contratando já use a plataforma.
o PayPal enfatiza a segurança e criptografa automaticamente informações confidenciais ao armazená-las e transmiti-las.
lembre-se de que, embora a maioria das pessoas em todo o mundo possa receber pagamentos por meio da plataforma, nem todos os países têm a opção de sacar fundos para uma conta bancária local por transferência bancária.Portanto, você pode acabar pagando seus membros da equipe internacional no exterior apenas para que eles fiquem presos com saldos que eles só podem usar para compras on-line.
Payoneer
o Payoneer permite que as empresas enviem pagamentos a membros remotos da equipe e contratados por meio de Depósito direto. Está disponível em mais de 200 países e suporta mais de 150 moedas.
a empresa é uma entidade regulamentada nos EUA e na UE e está licenciada para remeter fundos globalmente.A Payoneer oferece aos funcionários e contratados várias maneiras de retirar seus ganhos, incluindo o uso de cartões Mastercard pré-pagos da Payoneer e transferências bancárias globais.Além disso, a empresa segue as práticas de segurança mais rígidas para garantir que seus dados e fundos permaneçam seguros.
Wise
wise lidera com uma oferta bastante atraente: a taxa de câmbio mais justa. Ao contrário de outras plataformas de pagamento, o Wise é um método de pagamento que não adiciona um prêmio à taxa de câmbio por atacado (mercado intermediário). Isso significa que você acaba pagando apenas o que precisa para a conversão de moeda.
semelhante ao Payoneer, o Wise oferece um cartão de débito que os usuários podem usar para sacar ou gastar fundos assim que forem pagos.
a plataforma também segue regulamentos de segurança rígidos que garantem que seus dados e fundos estejam seguros.
no entanto, o Wise está disponível apenas em 60 países. Se você tiver funcionários remotos ou contratados que moram fora desses 60 países, precisará procurar um serviço de pagamento diferente.
Qual método de pagamento você deve usar para pagar contratados independentes?Ao tomar uma decisão financeira sobre como enviar pagamentos a membros remotos da equipe e contratados em sua empresa, você não deve basear sua decisão em qual plataforma é a mais barata.
certifique — se de selecionar o que é mais conveniente para o seu negócio-e suporta todos os países em que seus contratados estão baseados.
Simplifique o rastreamento de tempo e a folha de pagamento com o tempo Hubstaff
quadros de horários fáceis e precisos sem dor de cabeça
você conseguiu determinar qual dos métodos de pagamento mencionados acima é o melhor para sua empresa? Existem plataformas de pagamento que você usa que valem a pena mencionar? Deixe-nos saber nos comentários abaixo.
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Este post foi publicado originalmente em dezembro de 2014. Foi atualizado em abril de 2019, Julho de 2020 e agosto de 2021 para precisão e para incluir sistemas de pagamento mais relevantes.