en Guide till att betala oberoende entreprenörer och avlägsna anställda

en Guide till att betala oberoende entreprenörer och avlägsna anställda

betala oberoende entreprenörer eller avlägsna teammedlemmar kan vara knepigt. I de flesta fall är det inte att skicka pengar som kräver betydande ansträngningar. Snarare är det processen att redovisa alla variabler som förändras när nya situationer uppstår.

men innan du oroar dig för hur du betalar oberoende entreprenörer måste företagare avgöra om deras teammedlemmar faktiskt är entreprenörer. Ett företag som felaktigt kategoriserar sina anställda som oberoende entreprenörer kan få dyra rättsliga konsekvenser.

så hur kan du berätta om dina teammedlemmar klassificeras som entreprenörer eller anställda?

oberoende entreprenörer vs. avlägsna anställda

IRS har en uppsättning riktlinjer som skiljer en anställd från en entreprenör. Företagen måste granska dessa riktlinjer för att se till att de följer federala skatteregler. Arbetarklassificering kommer att avgöra om ett företag behöver hålla inkomstskatter, Medicare skatter och arbetslöshetsskatt på löner eller inte.

för att göra saker enklare, svara på dessa tre frågor om dina arbetare:

• kommer de att behöva genomgå ett formellt onboarding-eller träningsprogram?
• finns det specifika verktyg de behöver använda eller riktlinjer de behöver följa?
• finns det ett visst antal timmar som de behöver träffas varje vecka?

om du svarade ”ja” på någon av dessa två frågor, bör de lagligen klassificeras som anställda. I så fall är du ansvarig för källskatt på deras löner.

den viktigaste punkten att komma ihåg är att anställda måste följa förutbestämda rutiner och scheman för att göra sitt arbete. Med oberoende entreprenörer är resultaten allt som betyder något. Hur och när de vill göra jobbet är upp till dem.

entreprenörer kan ha mer frihet i hur de arbetar, men det finns en avvägning. Eftersom du inte kommer att anställa dem som vanliga anställda, kommer de att ansvara för att betala sina egna skatter, Social trygghet och andra avgifter som vanligtvis hålls kvar av arbetsgivare. Eftersom entreprenörer betalar alla dessa saker själva, behandlas de som egenföretagare.

vi kommer in i avgifter och avdrag på lite.

hur man betalar oberoende entreprenörer

när du betalar oberoende entreprenörer är det viktigt att du förstår vilka IRS-formulär som ska förberedas, vilken typ av avgifter du behöver hålla tillbaka, samt vilka typer av avdrag du har rätt till.

vilka former ska arbetsgivare ha för oberoende entreprenörer?

enligt IRS finns det två former som företagare behöver förbereda: Form W-9 och Form 1099-NEC. Här är vad dessa formulär är:

Form W-9 (begäran om skattebetalarens identifikationsnummer och certifiering)

en oberoende entreprenör måste fylla i W-9-formuläret för att bekräfta deras namn och skattebetalarens identifikationsnummer. W-9-formulär behöver inte skickas till IRS — ett W-9-formulär är främst för verifieringsändamål och framtida referenser.

Form 1099-NEC (ersättning för icke-anställd)

IRS kräver att du skickar in ett formulär 1099-NEC om du betalade mer än $600 för professionella tjänster för en enskild eller affärsenhet under året. Se till att den som du lämnar in detta formulär för kvalificerar sig som en oberoende entreprenör.

Källavgifter och avdrag för oberoende entreprenörer

som tidigare nämnts betraktas oberoende entreprenörer som egenföretagare. Du är inte skyldig att hålla inne skatter och andra avgifter som du normalt skulle betala för vanliga anställda.

oavsett vilka betalningsvillkor du har kommit överens om räknas de pengar du betalar dina entreprenörer som avdragsgilla kostnader. Detta belopp kommer att dras av från ditt företags inkomst innan det blir föremål för beskattning.

beloppet i fråga är inte begränsat till den avgift som du betalat för entreprenörens arbete. Beroende på avtalet mellan dig och dem kan detta också inkludera extra kostnader som:

• bärbara datorer, kontorsstolar och andra arbetsredskap
• månatliga ersättningar för arbete (dvs. viktiga verktyg som interneträkning,medlemsavgifter etc.)
• entreprenörens resekostnader

låt oss säga att du har en reträtt för ditt fjärrlag. Det finns flera andra typer av entreprenörsrelaterade kostnader som du kan drabbas av. Du kan klassificera dem som avdragsgilla kostnader i de flesta fall — så länge du kan bevisa att de är nödvändiga för ditt företag att göra en vinst.

hur man betalar distansanställda

om du bestämmer dig för att anställa heltidsanställda distansanställda som bor i ett land utanför där ditt företag är registrerat, vill du betala dem på något av följande sätt:

Låt en lokal partner betala dina distansanställda

om du har ett partnerföretag i det land där en distansanställd finns, kan du låta partnern sätta din anställd på sin lön. Medarbetaren kommer Tekniskt att vara partnerföretagets anställd, men de kommer att arbeta för dig.

detta säkerställer att du följer lokala lagar och ger arbetstagaren tillräcklig ersättning och förmåner.

om du har fjärranställda i många olika länder runt om i världen kanske det här tillvägagångssättet inte är praktiskt eftersom det skulle kräva att du har lika många partnerföretag.

använd en outsourcad löneleverantör

det andra alternativet är att lägga ut löner till en dedikerad löneleverantör.

denna typ av företag är specialiserat på att hantera betalningar och förmåner för avlägsna anställda. Dessa leverantörer kan göra detta eftersom de har registrerade enheter i varje land de tillhandahåller sina tjänster i.

att använda en outsourcad löneleverantör kan förenkla din lönehanteringsprocess avsevärt och befria dig från att behöva oroa dig för lokala lagar och förordningar för varje land där dina avlägsna anställda finns.

bästa betaltjänster för att betala oberoende entreprenörer och avlägsna anställda

letar du efter ett tillförlitligt sätt att betala oberoende entreprenörer och avlägsna anställda? Här är de fyra bästa alternativen:

Hubstaff

det bästa sättet att betala oberoende entreprenörer på nätet är att effektivisera sitt arbete spårning med ett automatiserat lönesystem.

Hubstaff är en tidsspårnings-och löneprogramvara som tar upp den största utmaningen som nämns ovan: se till att du får valuta för pengarna. Hubstaff spårar varje arbetad timme så att du vet exakt hur mycket du ska betala.

dike papperskontroller och använd Hubstaff för att betala oberoende entreprenörer, avlägsna teammedlemmar eller frilansare. Hubstaff erbjuder en online betalningslösning som kan upprätthållas direkt från ditt konto genom att integrera med internationella betalningsplattformar som PayPal, TransferWise, Bitwage och Payoneer.

men Hubstaff är inte bara ett löneprogramverktyg. Det kan också spåra tid automatiskt och upprätthålla ett register över vilka tidsloggar du har betalat och vilka du inte har.

det förenklar fjärrtidsspårning och lägger till ett extra lager av insikt och rapportering. Betalningar kan skickas ut automatiskt eller manuellt. Alla dina entreprenörer behöver göra är att ladda ner skrivbordsappen och tryck på start för att spåra tid.

Hubstaff beräknar automatiskt löner baserat på en teammedlems timpris och den tid de har loggat.

du kan också använda Hubstaffs rapporteringsfunktion för att se hur många totala timmar de har arbetat över ett visst datumintervall och betala dem därefter vid projektets slutförande. Det integreras även med bokföringsprogramvarulösningar som QuickBooks och FreshBooks för att förenkla din bokföringsprocess.

andra fördelar med att använda Hubstaff inkluderar mer exakt projektbudgettering och automatiserad schemaläggning och närvarorapportering.

som en extra bonus erbjuder Hubstaff Desk verktyg som hjälper dig att mäta produktivitet och skapa bevis på arbete för oberoende entreprenörer och distribuerade teammedlemmar.

Hubstaff Desk skapar mer synlighet i vad som görs genom att visa vilka appar och webbadresser ditt team använder, spåra aktivitetsresultat och låta dig konfigurera valfria skärmdumpar för att hjälpa dig att upptäcka källan till produktivitetsproblem.

ditt team kan se allt som spåras. Hubstaff Desk är en transparent, etisk lösning för att skapa bevis på arbete.

PayPal

PayPal är den största onlinebetalningsprocessorn i världen, med över 325 miljoner aktiva användare i 202 länder och 25 valutor som stöds.

företag runt om i världen använder PayPal för att betala entreprenörer och teammedlemmar. Det betyder att om du vill lägga ut talang finns det en solid chans att den oberoende entreprenören du slutar anställa redan använder plattformen.

PayPal betonar säkerhet och krypterar automatiskt konfidentiell information när den lagras och överförs.

Tänk på att även om de flesta människor runt om i världen kan ta emot betalningar via plattformen, inte alla länder har möjlighet att ta ut pengar till ett lokalt bankkonto via banköverföring.

därför kan du sluta betala dina internationella teammedlemmar utomlands bara för att de ska fastna med saldon som de bara kan använda för onlineköp.

Payoneer

Payoneer tillåter företag att skicka betalningar till avlägsna teammedlemmar och entreprenörer genom direkt insättning. Den finns i mer än 200 länder och stöder över 150 valutor.

företaget är en reglerad enhet i USA och EU och har tillstånd att överföra medel globalt.

Payoneer ger anställda och entreprenörer flera sätt att ta ut sina intäkter, inklusive att använda Payoneers förbetalda Mastercard-kort och globala banköverföringar.

dessutom följer företaget de strängaste säkerhetspraxis för att säkerställa att dina data och pengar är säkra.

klokt

Wise leder med ett ganska övertygande erbjudande: den rättvisaste växelkursen. Till skillnad från andra betalningsplattformar är Wise en betalningsmetod som inte lägger till en premie till grossistkursen (mellanmarknaden). Det betyder att du slutar betala bara vad du måste för valutakonvertering.

i likhet med Payoneer erbjuder Wise ett betalkort som användare kan använda för att ta ut eller spendera pengar när de får betalt.

plattformen följer också strikta säkerhetsbestämmelser som säkerställer att dina data och pengar är säkra.

Wise är dock endast tillgängligt i 60 länder. Om du har fjärranställda eller entreprenörer som bor utanför dessa 60 länder måste du leta efter en annan betaltjänst.

vilken betalningsmetod ska du använda för att betala oberoende entreprenörer?

när du fattar ett ekonomiskt beslut om hur du skickar betalningar till avlägsna teammedlemmar och entreprenörer i ditt företag, bör du inte basera ditt beslut på vilken plattform som är billigast.

se till att du väljer den som är mest lämplig för ditt företag — och stöder alla länder där dina entreprenörer är baserade.

förenkla tidsspårning och lön med Hubstaff Time

enkla, exakta tidrapporter utan huvudvärk

kunde du avgöra vilken av de betalningsmetoder som nämns ovan är bäst för ditt företag? Finns det några betalningsplattformar som du använder som är värda att nämna? Låt oss veta i kommentarerna nedan.

läs våra andra artiklar om penningöverföringar:

• enkla sätt att skicka pengar till Indien
• hur man skickar pengar till Colombia
• hur man skickar pengar till Ukraina
• hur man skickar pengar till Brasilien
• hur man sparar pengar på löner

detta inlägg publicerades ursprungligen i December 2014. Den har uppdaterats i April 2019, juli 2020 och augusti 2021 för noggrannhet och för att inkludera mer relevanta betalningssystem.