Un Guide pour payer les Entrepreneurs indépendants et les employés distants
Payer les entrepreneurs indépendants ou les membres d’une équipe distante peut être délicat. Dans la plupart des cas, ce n’est pas le fait d’envoyer de l’argent qui nécessite des efforts importants. C’est plutôt le processus de comptabilisation de toutes les variables qui changent lorsque de nouvelles situations surviennent.
Mais avant de se soucier de la façon de payer les entrepreneurs indépendants, les propriétaires d’entreprise doivent déterminer si les membres de leur équipe sont réellement des entrepreneurs. Une entreprise qui classe incorrectement ses employés comme des entrepreneurs indépendants peut faire face à des conséquences juridiques coûteuses.
Alors, comment savoir si les membres de votre équipe sont classés comme des entrepreneurs ou des employés?
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Entrepreneurs indépendants par rapport aux employés distants
L’IRS a un ensemble de lignes directrices qui différencient un employé d’un entrepreneur. Les entreprises doivent examiner ces lignes directrices pour s’assurer qu’elles se conforment à la réglementation fiscale fédérale. La classification des travailleurs déterminera si une entreprise doit retenir ou non l’impôt sur le revenu, les taxes d’assurance-maladie et l’impôt sur le chômage sur les salaires.
Pour simplifier les choses, répondez à ces trois questions sur vos travailleurs:
- Seront-ils tenus de suivre un programme officiel d’intégration ou de formation?
- Y a-t-il des outils spécifiques qu’ils doivent utiliser ou des directives qu’ils doivent suivre?
- Y a-t-il un nombre précis d’heures qu’ils doivent respecter chaque semaine?
Si vous avez répondu « oui » à l’une de ces deux questions, ils devraient être légalement classés comme employés. Dans ce cas, vous êtes responsable de la retenue d’impôt sur leurs salaires.
Le point clé à retenir est que les employés sont tenus de suivre des procédures et des horaires préétablis pour effectuer leur travail. Avec des entrepreneurs indépendants, les résultats sont tout ce qui compte. Comment et quand ils veulent faire le travail dépend d’eux.
Les entrepreneurs ont peut-être plus de liberté dans leur façon de travailler, mais il y a un compromis. Puisque vous ne les embaucherez pas en tant qu’employés réguliers, ils seront chargés de payer leurs propres impôts, leur sécurité sociale et d’autres frais généralement retenus par les employeurs. Puisque les entrepreneurs paient eux-mêmes toutes ces choses, ils sont traités comme des professionnels indépendants.
Nous allons entrer dans les frais et les déductions dans un peu.
Comment payer les entrepreneurs indépendants
Lors du paiement des entrepreneurs indépendants, il est essentiel que vous compreniez quels formulaires IRS préparer, quel type de frais vous devez retenir, ainsi que les types de déductions auxquels vous avez droit.
Quels formulaires les employeurs devraient-ils avoir pour les entrepreneurs indépendants?
Selon l’IRS, les propriétaires d’entreprise doivent préparer deux formulaires: le formulaire W-9 et le formulaire 1099-NEC. Voici ce que sont ces formulaires:
Formulaire W-9 (Demande de numéro d’identification et de certification du contribuable)
Un entrepreneur indépendant doit remplir le formulaire W-9 pour confirmer son nom et son numéro d’identification du contribuable. Les formulaires W-9 n’ont pas besoin d’être soumis à l’IRS — un formulaire W-9 est principalement à des fins de vérification et de références futures.
Formulaire 1099-NEC (Rémunération des non-employés)
L’IRS vous oblige à soumettre un formulaire 1099-NEC si vous avez effectué un paiement de plus de 600 $ pour les services professionnels d’un particulier ou d’une entité commerciale au cours de l’année. Assurez-vous que la personne pour laquelle vous remplissez ce formulaire est qualifiée d’entrepreneur indépendant.
Retenues d’honoraires et déductions pour les entrepreneurs indépendants
Comme mentionné précédemment, les entrepreneurs indépendants sont considérés comme des travailleurs indépendants. Vous n’êtes pas tenu de retenir les taxes et autres frais que vous paieriez normalement pour les employés réguliers.
Quelles que soient les conditions de paiement que vous avez convenues, l’argent que vous payez à vos entrepreneurs sera comptabilisé comme des dépenses déductibles d’impôt. Ce montant sera soustrait du revenu de votre entreprise avant qu’elle ne devienne imposable.
Le montant en question ne se limite pas aux honoraires que vous avez payés pour les travaux de l’entrepreneur. Selon l’accord entre vous et eux, cela pourrait également inclure des dépenses supplémentaires telles que:
- Ordinateurs portables, chaises de bureau et autres fournitures de travail
- Indemnités mensuelles pour le travail (p. ex. les services publics essentiels comme la facture Internet, les frais d’adhésion, etc.)
- Frais de déplacement de l’entrepreneur
Disons que vous organisez une retraite pour votre équipe distante. Il existe plusieurs autres types de dépenses liées à l’entrepreneur que vous pourriez engager. Vous pouvez les classer comme des dépenses déductibles d’impôt dans la plupart des cas, à condition de prouver qu’elles sont nécessaires à votre entreprise pour réaliser des bénéfices.
Comment payer les employés à distance
Si vous décidez d’embaucher des employés à temps plein à distance qui résident dans un pays en dehors de celui où votre entreprise est enregistrée, vous voudrez les payer de l’une des manières suivantes:
Demandez à un partenaire local de payer vos employés à distance
Si vous avez une entreprise partenaire dans le pays où se trouve un employé à distance, vous pouvez demander au partenaire de mettre votre employé sur sa paie. L’employé sera techniquement l’employé de l’entreprise partenaire, mais il travaillera pour vous.
Cela vous permettra de vous conformer aux lois locales et de fournir à l’employé une rémunération et des avantages sociaux adéquats.
Si vous avez des employés à distance dans beaucoup de pays différents à travers le monde, cette approche pourrait ne pas être pratique car elle nécessiterait d’avoir autant d’entreprises partenaires.
Utilisez un fournisseur de paie externalisé
L’autre option consiste à externaliser la paie à un fournisseur de paie dédié.
Ce type d’entreprise est spécialisée dans le traitement des paiements et des avantages pour les employés à distance. Ces fournisseurs sont en mesure de le faire car ils ont des entités enregistrées dans chaque pays où ils fournissent leurs services.
L’utilisation d’un fournisseur de paie externalisé peut simplifier considérablement votre processus de gestion de la paie et vous éviter d’avoir à vous soucier des lois et réglementations locales pour chaque pays où se trouvent vos employés distants.
Meilleurs services de paiement pour payer les entrepreneurs indépendants et les employés distants
Vous cherchez un moyen fiable de payer les entrepreneurs indépendants et les employés distants? Voici les quatre meilleures options:
Hubstaff
La meilleure façon de payer les entrepreneurs indépendants en ligne est de rationaliser le suivi de leur travail avec un système de paie automatisé.
Hubstaff est un logiciel de suivi du temps et de paie qui répond au principal défi mentionné ci-dessus: garantir un bon rapport qualité-prix. Hubstaff suit chaque heure travaillée afin que vous sachiez exactement combien vous paierez.
Abandonnez les chèques papier et utilisez Hubstaff pour payer des entrepreneurs indépendants, des membres d’équipe distants ou des pigistes. Hubstaff propose une solution de paiement en ligne qui peut être maintenue directement depuis votre compte en s’intégrant à des plateformes de paiement internationales telles que PayPal, TransferWise, Bitwage et Payoneer.
Mais Hubstaff n’est pas seulement un outil logiciel de paie. Il peut également suivre le temps automatiquement et conserver un enregistrement des journaux de temps que vous avez payés et de ceux que vous n’avez pas.
Il simplifie le suivi du temps à distance et ajoute une couche supplémentaire d’informations et de rapports. Les paiements peuvent être envoyés automatiquement ou manuellement. Tout ce que vos entrepreneurs ont à faire est de télécharger l’application de bureau et d’appuyer sur Démarrer pour suivre l’heure.
Hubstaff calculera automatiquement la paie en fonction du taux horaire d’un membre de l’équipe et du temps qu’il a enregistré.
Vous pouvez également utiliser la fonction de reporting de Hubstaff pour afficher le nombre total d’heures travaillées sur une plage de dates spécifique et les payer en conséquence à la fin du projet. Il s’intègre même à des solutions logicielles de comptabilité telles que QuickBooks et FreshBooks pour simplifier votre processus comptable.
Les autres avantages de l’utilisation de Hubstaff incluent une budgétisation de projet plus précise et une planification automatisée et des rapports de présence.
En prime, Hubstaff Desk propose des outils pour vous aider à mesurer la productivité et à créer des preuves de travail pour les entrepreneurs indépendants et les membres de l’équipe répartie.
Hubstaff Desk vous donne plus de visibilité sur ce qui se fait en vous montrant les applications et les URL utilisées par votre équipe, en suivant les scores d’activité et en vous permettant de configurer des captures d’écran facultatives pour vous aider à repérer la source des problèmes de productivité.
Votre équipe peut voir tout ce qui est suivi. Hubstaff Desk est une solution transparente et éthique pour créer des preuves de travail.
PayPal
PayPal est le plus grand processeur de paiements en ligne au monde, avec plus de 325 millions d’utilisateurs actifs dans 202 pays et 25 devises prises en charge.
Les entreprises du monde entier utilisent PayPal pour payer les entrepreneurs et les membres de leur équipe. Cela signifie que si vous souhaitez externaliser des talents, il y a de fortes chances que l’entrepreneur indépendant que vous embauchez utilise déjà la plateforme.
PayPal met l’accent sur la sécurité et crypte automatiquement les informations confidentielles lors de leur stockage et de leur transmission.
Gardez à l’esprit que, même si la plupart des gens dans le monde peuvent recevoir des paiements via la plateforme, tous les pays n’ont pas la possibilité de retirer des fonds sur un compte bancaire local par virement bancaire.
Par conséquent, vous pouvez finir par payer les membres de votre équipe internationale à l’étranger uniquement pour qu’ils se retrouvent coincés avec des soldes qu’ils ne peuvent utiliser que pour les achats en ligne.
Payoneer
Payoneer permet aux entreprises d’envoyer des paiements aux membres de l’équipe distants et aux entrepreneurs par dépôt direct. Il est disponible dans plus de 200 pays et prend en charge plus de 150 devises.
La société est une entité réglementée aux États-Unis et dans l’UE et est autorisée à verser des fonds dans le monde entier.
Payoneer offre aux employés et aux sous-traitants plusieurs façons de retirer leurs revenus, notamment en utilisant les cartes Mastercard prépayées de Payoneer et les virements bancaires mondiaux.
De plus, l’entreprise suit les pratiques de sécurité les plus strictes pour garantir la sécurité de vos données et de vos fonds.
Wise
Wise mène avec une offre assez convaincante: le taux de change le plus juste. Contrairement aux autres plateformes de paiement, Wise est un mode de paiement qui n’ajoute pas de prime au taux de change de gros (moyen marché). Cela signifie que vous finissez par ne payer que ce que vous devez pour la conversion des devises.
Similaire à Payoneer, Wise propose une carte de débit que les utilisateurs peuvent utiliser pour retirer ou dépenser des fonds une fois qu’ils sont payés.
La plateforme suit également des règles de sécurité strictes qui garantissent la sécurité de vos données et de vos fonds.
Cependant, Wise n’est disponible que dans 60 pays. Si vous avez des employés ou des sous-traitants distants qui vivent en dehors de ces 60 pays, vous devrez rechercher un service de paiement différent.
Quel mode de paiement devez-vous utiliser pour payer les entrepreneurs indépendants?
Lorsque vous prenez une décision financière sur la façon d’envoyer des paiements aux membres de l’équipe distante et aux sous-traitants de votre entreprise, vous ne devez pas baser votre décision sur la plate-forme la moins chère.
Assurez-vous de sélectionner celui qui convient le mieux à votre entreprise et qui prend en charge tous les pays dans lesquels vos entrepreneurs sont basés.
Simplifiez le suivi du temps et la paie avec Hubstaff Time
Feuilles de temps faciles et précises sans casse-tête
Avez-vous pu déterminer lequel des modes de paiement mentionnés ci-dessus convient le mieux à votre entreprise? Y a-t-il des plateformes de paiement que vous utilisez qui méritent d’être mentionnées? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.
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Cet article a été initialement publié en décembre 2014 . Il a été mis à jour en avril 2019, juillet 2020 et août 2021 pour plus d’exactitude et pour inclure des systèmes de paiement plus pertinents.