Documents de travail d’audit
Cet article concerne les documents de travail d’audit. Les auditeurs doivent préparer et organiser leurs documents de travail de manière à l’aider à effectuer un service d’audit approprié. L’auditeur devrait éviter de préparer ou d’accumuler des documents de travail inutiles, et devrait donc éviter de faire des copies extensives des documents comptables du client. Il convient de noter à ce stade qu’il n’est ni nécessaire ni réalisable pour l’auditeur de documenter toutes les questions examinées au cours de l’audit.
La documentation d’audit doit être comprise tant pour l’Audit et l’Assurance (AA) que pour l’Audit et l’Assurance Avancés (AAA).
Les normes d’audit
ISA 230, La documentation d’audit stipule que l’objectif (1) de l’auditeur est de préparer une documentation qui fournit:
- Un enregistrement suffisant et approprié de la base du rapport de l’auditeur, et
- Une preuve que l’audit a été planifié et exécuté conformément aux normes ISA et aux exigences légales et réglementaires applicables.
L’auditeur doit préparer la documentation d’audit en temps opportun et de manière à permettre à un auditeur expérimenté, n’ayant aucun lien antérieur avec l’audit, de comprendre:
- La nature, le calendrier et l’étendue des procédures d’audit effectuées pour se conformer aux normes ISA et aux exigences légales et réglementaires applicables
- Les résultats des procédures d’audit et les éléments probants obtenus, et
- Les questions importantes soulevées au cours de l’audit, les conclusions tirées et les jugements importants rendus pour parvenir à ces conclusions.
Pour documenter la nature, le calendrier et l’étendue des procédures d’audit effectuées, l’auditeur doit consigner les caractéristiques d’identification des éléments ou des questions spécifiques à l’essai.
L’auditeur devrait documenter en temps opportun les discussions sur les questions importantes avec la direction et d’autres personnes.
Si l’auditeur a identifié des informations qui contredisent ou sont incompatibles avec sa conclusion finale concernant une question importante, l’auditeur devrait documenter la manière dont il a abordé les contradictions ou l’incohérence dans l’élaboration de la conclusion finale.
Lorsque, dans des circonstances exceptionnelles, l’auditeur juge nécessaire de s’écarter d’un principe de base ou d’une procédure essentielle pertinente dans les circonstances de l’audit, l’auditeur doit documenter la manière dont les procédures d’audit alternatives effectuées atteignent l’objectif de l’audit et, sauf indication contraire, les raisons du départ.
Pour documenter la nature, le calendrier et l’étendue des procédures d’audit effectuées, l’auditeur doit consigner:
- Les caractéristiques d’identification des éléments ou questions spécifiques testés
- Qui a effectué les travaux d’audit et la date à laquelle ces travaux ont été achevés, et
- Qui a examiné les travaux d’audit et la date et l’étendue de cet examen (2).
L’auditeur doit terminer l’assemblage du dossier d’audit final en temps opportun après la date du rapport de l’auditeur.
Une fois l’assemblage du dossier d’audit final terminé, l’auditeur ne doit pas supprimer ou jeter les documents d’audit avant la fin de sa période de conservation.
Lorsque l’auditeur juge nécessaire de modifier les documents d’audit existants ou d’en ajouter de nouveaux après l’achèvement de l’assemblage du dossier final, l’auditeur doit, quelle que soit la nature des modifications ou des ajouts, documenter:
- Les raisons spécifiques de leur fabrication, et
- Quand et par qui ils ont été fabriqués et examinés.
Lorsque des circonstances exceptionnelles surviennent après la date du rapport de l’auditeur qui l’obligent à exécuter des procédures d’audit nouvelles ou supplémentaires, ou qui l’amènent à tirer de nouvelles conclusions, l’auditeur doit documenter:
- Les circonstances rencontrées
- Les procédures d’audit nouvelles ou supplémentaires exécutées, les éléments probants d’audit obtenus et les conclusions tirées, et leur effet sur le rapport de l’auditeur
- Quand et par qui les modifications apportées à la documentation d’audit ont été apportées et (le cas échéant) examinées.
Les exigences de l’ISA guident l’auditeur pour produire des documents d’audit d’une norme acceptable. La compréhension et l’application des exigences protégeront l’auditeur des litiges indésirables et inutiles.
Importance des documents de travail
Les documents de travail sont importants parce qu’ils:
- sont nécessaires aux fins du contrôle de la qualité de l’audit
- fournir l’assurance que le travail délégué par le partenaire d’audit a été correctement effectué
- fournir la preuve qu’un audit efficace a été effectué
- augmenter l’économie, l’efficience et l’efficacité de l’audit
- contenir suffisamment de détails et
- les faits à ce jour qui justifient le caractère raisonnable des conclusions de l’auditeur
- conservent un registre des questions d’importance continue pour les audits futurs.
Éviter les documents inutiles
Avant de décider de préparer un document de travail d’audit particulier, l’auditeur doit être convaincu qu’il est:
- nécessaire soit parce qu’il servira à une fin essentielle ou utile à l’appui du rapport du vérificateur, soit parce qu’il fournira les informations nécessaires à des fins fiscales ou à d’autres fins statutaires / réglementaires liées au client
- impossible pour le personnel du client de préparer le document de travail, ou pour le vérificateur de faire des copies des documents que le personnel du client (y compris les auditeurs internes) a préparés dans le cadre de ses fonctions normales.
Contenu
En règle générale, chaque document de travail d’audit doit contenir les informations suivantes:
- Le nom du client
- La période couverte par l’audit
- L’objet
- La référence du dossier (3)
- Les initiales (signature) du membre du personnel qui a préparé le document de travail et la date à laquelle il a été préparé
- Dans l’affaire des documents d’audit préparés par le personnel du client, la date de réception des documents de travail et les initiales du membre de l’équipe d’audit qui a effectué les travaux d’audit
- Les initiales du membre du personnel qui a examiné les documents de travail et la date à laquelle l’examen a été effectué
- Chaque document d’audit doit répondre aux caractéristiques d’un bon document de travail, comme détaillé plus loin dans cet article.
Documents préparés par le client
Certains documents de travail exigés par l’auditeur peuvent avoir déjà été préparés par le personnel du client. Le vérificateur devrait prendre des dispositions, dans la mesure du possible, pour que des copies de ces documents soient mises à la disposition de l’équipe de vérification. Si le personnel du client prépare des documents de travail qui doivent être conservés par l’auditeur, celui-ci doit convenir de la forme des documents de travail avec le personnel du client à un stade précoce de l’audit et inclure ces informations dans le calendrier d’audit.
Lors de la préparation des documents de travail, l’auditeur doit veiller à ce que les documents de travail fournissent toutes les informations requises. Tous ces documents de travail doivent normalement être clairement identifiés comme ayant été préparés par le client. Le membre du personnel d’audit directement responsable d’un domaine d’audit dans lequel les documents de travail préparés par le personnel du client sont inclus devrait signer ces documents – cela montrera qu’ils ont été vérifiés et qu’ils peuvent être examinés par le gestionnaire et l’associé, ainsi que par les examinateurs ultérieurs. La signature du membre de l’équipe d’audit indique que le document de travail (préparé par le personnel du client) a été » vérifié « .
Quelques caractéristiques d’un bon document de travail
Sur la base de la discussion ci-dessus, un bon document de travail devrait répondre aux exigences de la norme ISA 230 en affichant les caractéristiques suivantes:
- Il devrait énoncer un objectif d’audit clair, généralement en termes d’assertion d’audit (par exemple, » assurer l’exhaustivité des dettes commerciales »).
- Il doit indiquer pleinement la fin de l’année / période (par exemple, le 31 octobre 20X9), de sorte que le document de travail ne soit pas confondu avec la documentation appartenant à une année / période différente.
- Il doit indiquer toute l’étendue du test (c’est-à-dire combien d’articles ont été testés et comment ce nombre a été déterminé). Cela permettra au préparateur et aux examinateurs ultérieurs de déterminer si les éléments probants fournis par le document de travail sont suffisants.
- Lorsqu’il est nécessaire de faire référence à un autre document de travail, la référence complète de cet autre document de travail doit être donnée. Une déclaration selon laquelle les détails des tests peuvent être trouvés sur « un autre document de travail » est insuffisante.
- Le document de travail devrait énoncer clairement et objectivement les résultats du test, sans parti pris, et sur la base des faits documentés.
- Les conclusions doivent être cohérentes avec les résultats du test et pouvoir résister à un examen indépendant.
- Le document de travail devrait être clairement référencé afin qu’il puisse être déposé de manière appropriée et facilement trouvé si nécessaire à une date ultérieure.
- Il doit être signé par la personne qui le prépare afin que les requêtes puissent être adressées à la personne appropriée.
- Il doit être signé et daté par toute personne qui l’examine, afin de répondre aux exigences de contrôle de la qualité de l’examen.
L’examinateur des documents de travail d’audit doit s’assurer que chaque document présente ces caractéristiques. Si une caractéristique pertinente est jugée absente, cela devrait donner lieu à un point d’examen de l’audit (c’est-à-dire un commentaire de l’examinateur ordonnant au préparateur initial de corriger la faute sur le document de travail).
Conclusion
Les documents de travail fournissent la preuve qu’un audit efficace, efficient et économique a été effectué. Ils doivent donc être préparés avec soin et compétence. Ils doivent être suffisamment détaillés et complets pour qu’un auditeur n’ayant aucune expérience préalable de cet audit puisse comprendre les documents de travail en termes de travail achevé, de conclusions tirées et de raisonnement sous-tendant ces conclusions.
Notes
- ISA 230 paragraphe 5.
- Le paragraphe 17 de la norme ISA 220 établit l’exigence selon laquelle l’associé chargé de mission doit être convaincu que des éléments probants d’audit suffisants et appropriés ont été obtenus par un examen de la documentation d’audit (et une discussion avec l’équipe chargée de mission). Cela ne signifie pas que chaque document de travail spécifique doit inclure des preuves de l’examen, mais il doit y avoir une documentation sur les travaux examinés, qui les a examinés et quand ils ont été examinés.
- Chaque cabinet d’audit dispose de son propre système de numérotation et de référencement des dossiers. Dans chaque système, la meilleure façon de numéroter les documents de travail est de les classer en série dans chaque section et de les recouper. Lorsque les documents sont destinés à convenir ou à étayer des éléments figurant dans les états financiers ou dans d’autres documents de travail du dossier, l’auditeur doit normalement les préparer de manière à rendre ces accords évidents sans qu’il soit nécessaire de procéder à une enquête plus approfondie et à un rapprochement.