Audit working papers
Ten artykuł dotyczy audytu Working papers. Biegli rewidenci powinni przygotowywać i organizować swoje dokumenty robocze w sposób, który pomaga biegłemu rewidentowi w przeprowadzaniu odpowiedniej usługi audytorskiej. Audytor powinien unikać przygotowywania lub gromadzenia niepotrzebnych dokumentów roboczych, a tym samym unikać tworzenia obszernych kopii dokumentacji księgowej klienta. Na tym etapie warto zauważyć, że nie jest konieczne ani wykonalne dokumentowanie przez biegłego rewidenta każdej sprawy rozpatrywanej podczas badania.
dokumentacja audytu musi być rozumiana zarówno w przypadku audytu i gwarancji (AA), jak i Zaawansowanego audytu i gwarancji (AAA).
standardy audytu
ISA 230, dokumentacja audytu stwierdza, że celem (1) audytora jest przygotowanie dokumentacji, która zapewnia:
- wystarczający i odpowiedni zapis podstawy sprawozdania biegłego rewidenta oraz
- dowody na to, że audyt został zaplanowany i przeprowadzony zgodnie z ISAs oraz obowiązującymi wymogami prawnymi i regulacyjnymi.
biegły rewident powinien przygotować dokumentację badania w terminie i w taki sposób, aby doświadczony biegły rewident, nie mający wcześniejszego związku z badaniem, mógł zrozumieć:
- charakter, terminy i zakres procedur kontroli przeprowadzonych w celu zapewnienia zgodności z ISAs i mającymi zastosowanie wymogami prawnymi i regulacyjnymi
- wyniki procedur kontroli i uzyskane dowody kontroli oraz
- istotne kwestie wynikające z kontroli, wyciągnięte wnioski i istotne wyroki wydane w celu osiągnięcia tych wniosków.
dokumentując charakter, czas i zakres przeprowadzonych procedur audytu, audytor powinien rejestrować cechy identyfikacyjne poszczególnych badanych pozycji lub spraw.
biegły rewident powinien w odpowiednim czasie dokumentować rozmowy o istotnych sprawach z kierownictwem i innymi osobami.
jeżeli biegły rewident zidentyfikował informacje, które są sprzeczne lub niezgodne z ostatecznym wnioskiem biegłego rewidenta dotyczącym istotnej sprawy, biegły rewident powinien udokumentować, w jaki sposób biegły rewident zajął się sprzecznościami lub niespójnością przy formułowaniu ostatecznego wniosku.
w przypadku gdy w wyjątkowych okolicznościach biegły rewident ocenia konieczność odstąpienia od podstawowej zasady lub zasadniczej procedury, która jest istotna w okolicznościach badania, biegły rewident powinien udokumentować, w jaki sposób przeprowadzone alternatywne procedury badania pozwalają osiągnąć cel badania, oraz, o ile nie jest to jasne inaczej, powody tego odejścia.
dokumentując charakter, czas i zakres wykonywanych procedur audytowych, biegły rewident musi rejestrować:
- cechy identyfikacyjne poszczególnych badanych elementów lub spraw
- kto wykonał prace kontrolne i data ich zakończenia, oraz
- kto dokonał przeglądu prac kontrolnych oraz Data i zakres takiego przeglądu (2).
biegły rewident powinien ukończyć zebranie ostatecznej dokumentacji audytorskiej w terminie po dacie sporządzenia sprawozdania biegłego rewidenta.
po zakończeniu montażu ostatecznego pliku audytu audytor nie powinien usuwać ani usuwać dokumentacji audytu przed upływem okresu przechowywania.
gdy audytor uzna za konieczne modyfikację istniejącej dokumentacji audytowej lub dodanie nowej dokumentacji audytowej po zakończeniu montażu pliku końcowego, audytor powinien, niezależnie od charakteru zmian lub uzupełnień, udokumentować:
- szczegółowe powody ich wykonania oraz
- kiedy i przez kogo zostały wykonane i sprawdzone.
jeżeli po dacie sporządzenia sprawozdania biegłego rewidenta wystąpią wyjątkowe okoliczności, które wymagają od biegłego rewidenta przeprowadzenia nowych lub dodatkowych procedur badania lub prowadzą do wyciągnięcia nowych wniosków, biegły rewident powinien udokumentować:
- napotkane okoliczności
- przeprowadzone nowe lub dodatkowe procedury audytu, uzyskane dowody z audytu i wyciągnięte wnioski oraz ich wpływ na sprawozdanie biegłego rewidenta
- kiedy i przez kogo dokonano wynikających z tego zmian w dokumentacji audytu oraz (w stosownych przypadkach) dokonano przeglądu.
wymagania Isa przewodnik audytora do tworzenia dokumentacji audytu, który jest akceptowalny standard. Zrozumienie i stosowanie wymogów uchroni audytora przed niepożądanymi i niepotrzebnymi sporami sądowymi.
Znaczenie dokumentów roboczych
dokumenty robocze są ważne, ponieważ:
- są niezbędne do celów kontroli jakości audytu
- zapewniają, że prace delegowane przez partnera audytowego zostały prawidłowo wykonane
- dostarczają dowodów na to, że przeprowadzono skuteczny audyt
- zwiększają oszczędność, wydajność i skuteczność audytu
- zawierają wystarczająco szczegółowe informacje i
- do góry dotychczasowy stan faktyczny uzasadniający zasadność wniosków biegłego rewidenta
- zachowuje rejestr spraw o ciągłym znaczeniu dla przyszłych audytów.
unikanie zbędnych dokumentów
przed podjęciem decyzji o przygotowaniu określonego dokumentu roboczego audytu, audytor powinien mieć pewność, że jest:
- konieczne albo dlatego, że będzie on służył zasadniczemu lub użytecznemu celowi na poparcie sprawozdania biegłego rewidenta, albo dlatego, że dostarczy informacji potrzebnych do celów podatkowych lub innych związanych z klientem celów ustawowych/regulacyjnych
- niewykonalne dla personelu Klienta przygotowanie dokumentu roboczego lub dla audytora sporządzenie kopii dokumentów, które personel klienta (w tym audytorzy wewnętrzni) przygotowali w ramach swoich zwykłych obowiązków.
treść
zazwyczaj każdy dokument roboczy audytu musi zawierać następujące informacje:
- imię i nazwisko klienta
- okres objęty audytem
- przedmiot
- Sygnatura akt (3)
- Inicjały (podpis) pracownika, który przygotował Dokument roboczy oraz data jego sporządzenia
- w przypadku dokumenty audytowe przygotowane przez pracowników klienta, data otrzymania dokumentów roboczych oraz inicjały członka zespołu audytowego, który przeprowadził prace audytowe
- inicjały członka personelu, który dokonał przeglądu dokumentów roboczych i data przeprowadzenia przeglądu
- każdy dokument kontrolny powinien spełniać cechy dobrego dokumentu roboczego, jak opisano w dalszej części tego artykułu.
dokumenty przygotowane przez Klienta
niektóre dokumenty robocze wymagane przez audytora mogły być już przygotowane przez personel klienta. Biegły rewident powinien w miarę możliwości dokonać uzgodnień dotyczących udostępniania ich kopii zespołowi audytorskiemu. Jeżeli personel klienta przygotowuje dokumenty robocze, które mają być przechowywane przez biegłego rewidenta, biegły rewident powinien uzgodnić formę dokumentów roboczych z personelem klienta na wczesnym etapie audytu i uwzględnić te informacje w harmonogramie audytu.
przygotowując dokumenty robocze, audytor powinien zadbać o to, aby dokumenty robocze zawierały wszystkie wymagane informacje. Wszystkie takie dokumenty robocze powinny być zwykle wyraźnie oznaczone jako przygotowane przez Klienta. Członek personelu audytowego bezpośrednio odpowiedzialny za obszar audytu, w którym znajdują się dokumenty robocze przygotowane przez personel Klienta, powinien podpisać te dokumenty – pokaże to, że zostały sprawdzone i że mogą być recenzowane przez menedżera i partnera, a także przez kolejnych recenzentów. Podpis członka zespołu audytowego wskazuje, że dokument roboczy (przygotowany przez personel klienta) został „poddany audytowi”.
niektóre cechy dobrego dokumentu roboczego
na podstawie powyższej dyskusji dobry dokument roboczy powinien spełniać wymagania ISA 230, wykazując następujące cechy:
- powinien on określać jasny cel kontroli, zwykle w postaci twierdzenia o kontroli (np. „zapewnienie kompletności zobowiązań handlowych”).
- powinien w pełni określać koniec roku/okresu (np. 31 października 20X9), aby Dokument roboczy nie był mylony z dokumentacją należącą do innego roku/okresu.
- powinien podać pełny zakres testu (tj. ile elementów zostało przetestowanych i jak określono tę liczbę). Umożliwi to podmiotowi przygotowującemu i wszystkim kolejnym kontrolerom określenie wystarczalności dowodów kontroli przedstawionych w dokumencie roboczym.
- w przypadku gdy konieczne jest odniesienie do innego dokumentu roboczego, należy podać pełne odniesienie do tego innego dokumentu roboczego. Stwierdzenie, że szczegóły dotyczące badań można znaleźć w „innym dokumencie roboczym”, jest niewystarczające.
- Dokument roboczy powinien jasno i obiektywnie przedstawiać wyniki testu, bez stronniczości i w oparciu o udokumentowane fakty.
- wyciągnięte wnioski powinny być zgodne z wynikami badania i powinny być w stanie wytrzymać niezależną kontrolę.
- Dokument roboczy powinien być wyraźnie wymieniony, aby można go było odpowiednio złożyć i łatwo znaleźć, gdy będzie to wymagane w późniejszym terminie.
- powinien być podpisany przez osobę, która go przygotowuje, aby zapytania mogły być kierowane do odpowiedniej osoby.
- powinien być podpisany i opatrzony datą przez każdą osobę, która go recenzuje, aby spełnić wymagania kontroli jakości recenzji.
recenzent dokumentów roboczych audytu powinien upewnić się, że każdy dokument ma te cechy. Jeżeli jakakolwiek istotna cecha zostanie uznana za nieobecną, powinno to skutkować punktem przeglądu kontrolnego (tj. uwagą recenzenta kierującą oryginalnego przygotowującego do usunięcia usterki na dokumencie roboczym).
wnioski
dokumenty robocze dostarczają dowodów na to, że przeprowadzono skuteczny, wydajny i ekonomiczny audyt. Dlatego też powinny być przygotowane z rozwagą i umiejętnościami. Powinny one być wystarczająco szczegółowe i kompletne, aby audytor bez wcześniejszego doświadczenia w tej kontroli mógł zrozumieć dokumenty robocze pod względem zakończonych prac, wyciągniętych wniosków i uzasadnienia tych wniosków.
uwagi
- paragraf 17 ISA 220 ustanawia wymóg upewnienia się przez partnera zaangażowanego, że uzyskano wystarczające odpowiednie dowody z audytu poprzez przegląd dokumentacji audytu (i dyskusję z zespołem zaangażowanym). Nie oznacza to, że każdy konkretny dokument roboczy musi zawierać dowody przeglądu, jednak musi istnieć dokumentacja tego, jaka praca została poddana przeglądowi, kto dokonał przeglądu i kiedy została poddana przeglądowi.
- każda firma audytorska ma własny system numeracji i odsyłaczy plików. W ramach każdego systemu najlepszym sposobem numeracji dokumentów roboczych jest złożenie ich szeregowo w każdej sekcji i odsyłacze do nich. W przypadku gdy dokumenty mają na celu uzgodnienie lub poparcie pozycji pojawiających się w sprawozdaniu finansowym lub w innych dokumentach roboczych w aktach sprawy, biegły rewident powinien zwykle przygotowywać je w taki sposób, aby takie umowy były oczywiste bez konieczności dalszego dochodzenia i uzgadniania.