Audit working papers

Audit working papers

tämä artikkeli käsittelee tilintarkastuksen työpapereita. Tilintarkastajien olisi laadittava ja järjestettävä työpaperinsa siten, että tilintarkastaja voi suorittaa asianmukaisen tilintarkastuspalvelun. Tilintarkastajan olisi vältettävä tarpeettomien työpapereiden laatimista tai keräämistä, ja sen vuoksi hänen olisi vältettävä tekemästä laajoja kopioita asiakkaan kirjanpitoaineistosta. Tässä vaiheessa on syytä huomata, että tilintarkastajan ei ole tarpeen eikä käytännöllistä dokumentoida jokaista tarkastuksessa käsiteltyä asiaa.
Tilintarkastusasiakirjat on ymmärrettävä sekä Audit and Assurance (Aa) – että Advanced Audit and Assurance (AAA) – tapauksissa.

tilintarkastusstandardit

Isa 230, Tilintarkastusasiakirjoissa todetaan, että tilintarkastajan tavoitteena (1) on laatia asiakirjoja, jotka:

1. riittävä ja asianmukainen selvitys tilintarkastuskertomuksen perusteista ja
2. todisteet siitä, että tilintarkastus oli suunniteltu ja suoritettu ISAs: n sekä sovellettavien oikeudellisten ja sääntelyllisten vaatimusten mukaisesti.

tilintarkastajan olisi laadittava tilintarkastusasiakirjat ajoissa ja siten, että kokenut tilintarkastaja, jolla ei ole aiempaa yhteyttä tilintarkastukseen, voi ymmärtää:

1. ISAs-standardien ja sovellettavien oikeudellisten ja sääntelyvaatimusten noudattamiseksi suoritettujen tarkastusmenettelyjen luonne, ajoitus ja laajuus
2. tarkastusmenettelyjen tulokset ja saatu tarkastusaineisto sekä
3. tarkastuksen aikana esiin tulleet merkittävät seikat, tehdyt päätelmät ja näiden päätelmien tekemisessä tehdyt merkittävät päätökset.

dokumentoidessaan suoritettujen tarkastusmenettelyjen luonnetta, ajoitusta ja laajuutta tilintarkastajan olisi kirjattava testattavien erityiskohtien tai seikkojen tunnistetiedot.
tilintarkastajan olisi dokumentoitava ajoissa keskustelut merkittävistä asioista johdon ja muiden kanssa.
jos tilintarkastaja on havainnut tietoja, jotka ovat ristiriidassa tai ristiriidassa merkittävästä asiasta tehdyn tilintarkastajan loppupäätelmän kanssa, tilintarkastajan olisi dokumentoitava, miten tilintarkastaja on puuttunut ristiriitaisuuksiin tai epäjohdonmukaisuuteen lopullisen päätelmän muodostamisessa.
jos tilintarkastaja poikkeuksellisissa olosuhteissa katsoo tarpeelliseksi poiketa tilintarkastuksen kannalta merkityksellisestä perusperiaatteesta tai olennaisesta menettelystä, tilintarkastajan olisi dokumentoitava, miten suoritetuilla vaihtoehtoisilla tarkastusmenettelyillä saavutetaan tarkastuksen tavoite ja, ellei toisin ole selvää, lähdön syyt.
dokumentoidessaan suoritettujen tarkastusmenettelyjen luonnetta, ajoitusta ja laajuutta tilintarkastajan on kirjattava:

1. testattujen erityiskohtien tai seikkojen tunnistetiedot
2. tarkastustyön suorittajat ja työn Päättymispäivä ja
3. tarkastustyön tarkastajat sekä tarkastuksen päivämäärä ja laajuus (2).

tilintarkastajan olisi saatettava lopullinen tilintarkastusasiakirja valmiiksi hyvissä ajoin tilintarkastuskertomuksen päiväyksen jälkeen.
kun lopullinen tilintarkastusasiakirja on koottu, tilintarkastaja ei saa poistaa tai hylätä tilintarkastusasiakirjoja ennen niiden säilyttämisajan päättymistä.
jos tilintarkastaja katsoo tarpeelliseksi muuttaa olemassa olevia tilintarkastusasiakirjoja tai lisätä uusia tilintarkastusasiakirjoja sen jälkeen, kun lopullinen asiakirja on koottu, tilintarkastajan olisi muutosten tai lisäysten luonteesta riippumatta:

1. erityiset syyt niiden tekemiseen ja
2. milloin ja kenen toimesta ne on tehty ja tarkistettu.

jos tilintarkastuskertomuksen päiväyksen jälkeen ilmenee poikkeuksellisia olosuhteita, jotka edellyttävät tilintarkastajalta uusia tai täydentäviä tilintarkastusmenettelyjä tai joiden perusteella tilintarkastaja tekee uusia päätelmiä, tilintarkastajan on dokumentoitava:

1. kohdatut olosuhteet
2. suoritetut uudet tai täydentävät tarkastusmenettelyt, saatu tarkastusaineisto ja tehdyt päätelmät sekä niiden vaikutus tilintarkastuskertomukseen
3. , kun Ja kenen toimesta tarkastusasiakirjoihin tehdyt muutokset on tehty ja (tapauksen mukaan) tarkastettu.

ISA: n vaatimukset ohjaavat tilintarkastajaa laatimaan hyväksyttävän tasoisia tilintarkastusasiakirjoja. Vaatimusten ymmärtäminen ja soveltaminen suojaa tilintarkastajaa ei-toivotuilta ja tarpeettomilta riita-asioilta.

Working papers

Working papers are important because they:

• tarvitaan tilintarkastuksen laadunvalvontaa varten
• varmistetaan, että tilintarkastuskumppanin delegoima työ on saatettu asianmukaisesti päätökseen
• esitetään näyttöä siitä, että tilintarkastus on suoritettu tehokkaasti
• parannetaan tarkastuksen taloudellisuutta, tehokkuutta ja vaikuttavuutta
• sisältää riittävän yksityiskohtaisia tietoja ja
• up-tarkastajan johtopäätösten kohtuullisuuden perusteena olevat tosiseikat
• säilyttävät rekisterinsä asioista, joilla on edelleen merkitystä tulevien tarkastusten kannalta.

tarpeettomien asiakirjojen välttäminen

ennen kuin tilintarkastaja päättää laatia tietyn tilintarkastukseen liittyvän valmisteluasiakirjan, hänen on oltava vakuuttunut siitä, että:

• tarpeellinen joko siksi, että se palvelee olennaista tai hyödyllistä tarkoitusta tilintarkastuskertomuksen tueksi, tai siksi, että se antaa verotukseen tai muihin asiakkaaseen liittyviin lakisääteisiin/lakisääteisiin tarkoituksiin tarvittavia tietoja
• ei ole käytännössä mahdollista, että asiakashenkilöstö laatii työpaperin tai että tilintarkastaja voi tehdä jäljennöksiä papereista, jotka asiakashenkilöstö (sisäiset tarkastajat mukaan lukien) on laatinut osana tavanomaista säännöllistä tehtäväänsä.

sisältö

yleensä kunkin tarkastuksen valmisteluasiakirjan otsikossa on oltava seuraavat tiedot::

• tilaajan nimi
• tarkastuksen kattama ajanjakso
• aihe
• asiakirjaviite (3)
• valmisteluasiakirjan laatineen henkilöstön jäsenen nimikirjaimet (allekirjoitus) ja sen laatimispäivä
• tapauksessa asiakashenkilöstön laatimista tarkastuspapereista työpapereiden vastaanottopäivä sekä tarkastustyön suorittaneen tarkastusryhmän jäsenen nimikirjaimet
• työpaperit tarkastaneen henkilöstön jäsenen nimikirjaimet ja tarkastuksen suorituspäivä
• jokaisen tarkastuspaperin olisi täytettävä hyvän valmistuspaperin ominaisuudet, kuten jäljempänä tässä artikkelissa esitetään.

asiakkaan

tietyt tilintarkastajan vaatimat työpaperit on mahdollisesti jo laadittu asiakashenkilökunnan toimesta. Tilintarkastajan olisi mahdollisuuksien mukaan huolehdittava siitä, että jäljennökset näistä toimitetaan tilintarkastusryhmälle. Jos asiakashenkilöstö laatii työpaperit, jotka tilintarkastajan on säilytettävä, tilintarkastajan olisi sovittava työpapereiden muodosta asiakashenkilöstön kanssa jo tarkastuksen varhaisessa vaiheessa ja sisällytettävä nämä tiedot tarkastusaikatauluun.

valmisteltaessa työpapereita tilintarkastajan tulee huolehtia siitä, että työpapereista saadaan kaikki tarvittavat tiedot. Kaikki tällaiset työpaperit olisi yleensä selvästi yksilöitävä tilaajan laatimiksi. Tarkastushenkilöstön, joka on suoraan vastuussa auditointialueesta, johon sisältyy asiakashenkilöstön valmistelemia työpapereita, olisi allekirjoitettava nämä paperit – tämä osoittaa, että ne on tarkastettu ja että johtaja ja kumppani sekä myöhemmät arvioijat voivat tarkistaa ne. Auditointiryhmän jäsenen allekirjoitus osoittaa, että (asiakashenkilöstön laatima) työpaperi on ”auditoitu”.

hyvän työpaperin jotkin ominaisuudet

edellä esitetyn perusteella hyvän työpaperin tulisi täyttää Isa 230: n vaatimukset esittämällä seuraavat ominaisuudet:

• siinä olisi mainittava selkeä tilintarkastuksen tavoite, yleensä tarkastusväite (esimerkiksi ”kaupankäyntivelkojen täydellisyyden varmistaminen”).
• siinä olisi mainittava kokonaisuudessaan vuoden/jakson loppu (esim.31. lokakuuta 20X9), jotta valmisteluasiakirjaa ei sekoitettaisi eri vuotta/ajanjaksoa koskeviin asiakirjoihin.
• siinä on ilmoitettava testin koko laajuus (ts.kuinka monta kohdetta testattiin ja miten tämä luku määritettiin). Näin valmistelija ja mahdolliset myöhemmät arvioijat voivat määrittää valmisteluasiakirjassa esitetyn tarkastusaineiston riittävyyden.
• jos on tarpeen viitata toiseen työpaperiin, on annettava kyseisen toisen työpaperin täydellinen viite. Ei riitä, että todetaan, että testauksen yksityiskohdat löytyvät ”toisesta työpaperista”.
• valmisteluasiakirjassa on esitettävä selvästi ja objektiivisesti testin tulokset ilman puolueellisuutta ja dokumentoitujen tosiseikkojen perusteella.
• tehtyjen päätelmien olisi oltava yhdenmukaisia testin tulosten kanssa, ja niiden olisi kestettävä riippumaton tarkastus.
• valmisteluasiakirjaan on viitattava selvästi, jotta se voidaan arkistoida asianmukaisesti ja löytää helposti tarvittaessa myöhemmin.
• sen laatijan tulee allekirjoittaa se, jotta tiedustelut voidaan osoittaa asianomaiselle henkilölle.
• jokaisen sitä arvioivan henkilön on allekirjoitettava ja päivättävä se, jotta katselmuksen laadunvalvontavaatimukset täyttyvät.

tilintarkastukseen liittyvien työpapereiden tarkastajan olisi varmistettava, että jokaisella paperilla on nämä ominaisuudet. Jos jonkin olennaisen ominaisuuden katsotaan puuttuvan, tämän olisi johdettava tarkastuksen tarkastuspisteeseen (ts.tarkastajan huomautus, joka ohjaa alkuperäistä valmistelijaa korjaamaan työasiakirjassa olevan virheen).

Conclusion

Working papers on todiste siitä, että on suoritettu tehokas, tehokas ja taloudellinen tilintarkastus. Siksi ne on valmisteltava huolellisesti ja taitavasti. Niiden olisi oltava riittävän yksityiskohtaisia ja täydellisiä, jotta tilintarkastaja, jolla ei ole aiempaa kokemusta kyseisestä tarkastuksesta, voi ymmärtää valmisteluasiakirjat valmistuneen työn, tehtyjen johtopäätösten ja näiden päätelmien perustelujen osalta.

huomautukset

1. ISA 230 kappale 5.
2. Isa 220: n 17 kohdassa määrätään, että vaikuttamiskumppanin on oltava vakuuttunut siitä, että tarkastusasiakirjojen uudelleentarkastelun (ja vaikuttamisryhmän kanssa käytyjen keskustelujen) avulla on saatu riittävästi asianmukaista tarkastusaineistoa. Tämä ei tarkoita sitä, että jokaisen valmisteluasiakirjan on sisällettävä näyttöä uudelleentarkastelusta, mutta on oltava dokumentaatio siitä, mitä työtä on tarkasteltu, kuka on tarkastellut työtä ja milloin sitä on tarkasteltu.
3. jokaisella tilintarkastusyhteisöllä on oma tiedostonumerointi-ja viittausjärjestelmänsä. Kussakin järjestelmässä työpaperit numeroidaan parhaiten siten, että ne arkistoidaan sarjoina jokaiseen jaksoon ja niihin tehdään ristiviittauksia. Jos asiakirjat on tarkoitettu tilinpäätöksessä tai muissa asiakirja-aineistossa olevissa valmisteluasiakirjoissa esiintyvien seikkojen kanssa sopimiseksi tai niiden tueksi, tilintarkastajan olisi yleensä laadittava ne siten, että tällaiset sopimukset ovat ilmeisiä ilman, että tarvitaan lisätutkimuksia ja täsmäytyksiä.