Una Guía para Pagar a Contratistas Independientes y Empleados Remotos
Pagar a contratistas independientes o miembros de equipos remotos puede ser complicado. En la mayoría de los casos, no es el acto de enviar dinero lo que requiere un esfuerzo significativo. Más bien, es el proceso de contabilizar todas las variables que cambian cuando surgen nuevas situaciones.
Pero antes de preocuparse por cómo pagar a contratistas independientes, los propietarios de negocios tienen que determinar si los miembros de su equipo son realmente contratistas. Una empresa que clasifica incorrectamente a sus empleados como contratistas independientes puede enfrentar costosas consecuencias legales.
Entonces, ¿cómo puedes saber si los miembros de tu equipo están clasificados como contratistas o empleados?
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Contratistas independientes vs. empleados remotos
El IRS tiene un conjunto de pautas que diferencian a un empleado de un contratista. Las empresas deben revisar estas pautas para asegurarse de que cumplen con las regulaciones tributarias federales. La clasificación de los trabajadores determinará si una compañía necesita retener los impuestos sobre la renta, los impuestos de Medicare y el impuesto de desempleo sobre los salarios o no.
Para simplificar las cosas, responda estas tres preguntas sobre sus trabajadores:
- ¿Se les pedirá que se sometan a un programa formal de incorporación o capacitación?
- ¿Hay herramientas específicas que necesitan usar o pautas que deben seguir?
- ¿Hay un número específico de horas que necesitan reunirse semanalmente?
Si respondió » sí » a cualquiera de estas dos preguntas, deben clasificarse legalmente como empleados. En ese caso, usted es responsable de retener impuestos sobre sus salarios.
El punto clave a recordar es que los empleados deben seguir procedimientos y horarios preestablecidos para hacer su trabajo. Con contratistas independientes, los resultados son todo lo que importa. Cómo y cuándo quieren hacer el trabajo depende de ellos.
Los contratistas pueden tener más libertad en la forma en que trabajan, pero hay una compensación. Dado que no los contratará como empleados regulares, estarán a cargo de pagar sus propios impuestos, Seguro Social y otros cargos que normalmente retienen los empleadores. Dado que los contratistas pagan todas estas cosas ellos mismos, son tratados como profesionales autónomos.
Entraremos en tarifas y deducciones en un momento.
Cómo pagar a contratistas independientes
Al pagar a contratistas independientes, es crucial que entienda qué formularios del IRS debe preparar, qué tipo de tarifas debe retener, así como a qué tipos de deducciones tiene derecho.
¿Qué formularios deben tener los empleadores para contratistas independientes?
De acuerdo con el IRS, hay dos formularios que los propietarios de negocios deben preparar: el Formulario W-9 y el Formulario 1099-NEC. Estos son los siguientes formularios:
Formulario W-9 (Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación)
Se requiere que un contratista independiente llene el formulario W-9 para confirmar su nombre y Número de Identificación del Contribuyente. Los formularios W-9 no necesitan ser enviados al IRS — un formulario W-9 es principalmente para fines de verificación y referencias futuras.
Formulario 1099-NEC (Compensación para no empleados)
El IRS requiere que presente un Formulario 1099-NEC si realizó un pago de más de 6 600 por los servicios profesionales de una persona física o una entidad comercial durante el año. Asegúrese de que quienquiera que esté presentando este formulario califique como contratista independiente.
Tasas de retención y deducciones para contratistas independientes
Como se mencionó anteriormente, los contratistas independientes se consideran trabajadores por cuenta propia. No está obligado a retener impuestos y otros cargos que normalmente pagaría por los empleados regulares.
Independientemente de los términos de pago que haya acordado, el dinero que pague a sus contratistas se contará como gastos deducibles de impuestos. Esta cantidad se restará de los ingresos de su empresa antes de que esté sujeta a impuestos.
La cantidad en cuestión no se limita a la tarifa que pagó por el trabajo del contratista. Dependiendo del acuerdo entre usted y ellos, esto también podría incluir gastos adicionales, como:
- Computadoras portátiles, sillas de oficina y otros suministros de trabajo
- Asignaciones mensuales por trabajo (p. ej. servicios esenciales como factura de Internet, cuotas de membresía, etc.)
- Gastos de viaje del contratista
Digamos que estás teniendo un retiro para tu equipo remoto. Hay varios otros tipos de gastos relacionados con el contratista en los que podría incurrir. En la mayoría de los casos, puedes clasificarlos como gastos deducibles de impuestos, siempre y cuando puedas probar que son necesarios para que tu negocio obtenga ganancias.
Cómo pagar a los empleados remotos
Si decide contratar a empleados remotos de tiempo completo que residan en un país fuera de donde está registrada su empresa, querrá pagarles de una de las siguientes maneras:
Haga que un socio local pague a sus empleados remotos
Si tiene una empresa asociada en el país donde se encuentra un empleado remoto, puede hacer que el socio incluya a su empleado en su nómina. Técnicamente, el empleado será el empleado de la empresa asociada, pero trabajará para usted.
Esto garantizará que cumpla con las leyes locales y que proporcione al empleado una compensación y beneficios adecuados.
Si tiene empleados remotos en muchos países diferentes de todo el mundo, este enfoque podría no ser práctico porque requeriría tener el mismo número de empresas asociadas.
Use un proveedor de nómina subcontratado
La otra opción es externalizar la nómina a un proveedor de nómina dedicado.
Este tipo de empresa se especializa en el manejo de pagos y beneficios para empleados remotos. Estos proveedores pueden hacer esto porque tienen entidades registradas en todos los países en los que prestan sus servicios.
El uso de un proveedor de nómina subcontratado puede simplificar significativamente el proceso de administración de nómina y liberarlo de tener que preocuparse por las leyes y regulaciones locales para cada país donde se encuentran sus empleados remotos.
Los mejores servicios de pago para pagar a contratistas independientes y empleados remotos
¿Busca una forma confiable de pagar a contratistas independientes y empleados remotos? Estas son las cuatro opciones principales:
Hubstaff
La mejor manera de pagar a contratistas independientes en línea es agilizar el seguimiento de su trabajo con un sistema de nómina automatizado.
Hubstaff es un software de seguimiento de tiempo y nómina que aborda el principal desafío mencionado anteriormente: garantizar que obtenga un valor por su dinero. Hubstaff realiza un seguimiento de cada hora trabajada para que sepa exactamente cuánto pagará.
Elimine los cheques en papel y use Hubstaff para pagar a contratistas independientes, miembros de equipos remotos o trabajadores independientes. Hubstaff ofrece una solución de pago en línea que se puede mantener directamente desde su cuenta al integrarse con plataformas de pago internacionales como PayPal, TransferWise, Bitwage y Payoneer.
Pero Hubstaff no es solo una herramienta de software de nómina. También puede rastrear el tiempo automáticamente y mantener un registro de los registros de tiempo que ha pagado y los que no.
Simplifica el seguimiento remoto del tiempo y agrega una capa adicional de información e informes. Los pagos se pueden enviar de forma automática o manual. Todo lo que tienen que hacer sus contratistas es descargar la aplicación de escritorio y presionar start para realizar un seguimiento del tiempo.
Hubstaff calculará automáticamente la nómina en función de la tarifa horaria de un miembro del equipo y el tiempo que haya registrado.
También puede usar la función de informes de Hubstaff para ver cuántas horas totales han trabajado en un intervalo de fechas específico y pagarlas en consecuencia al finalizar el proyecto. Incluso se integra con soluciones de software de contabilidad como QuickBooks y FreshBooks para simplificar su proceso de contabilidad.
Otros beneficios del uso de Hubstaff incluyen un presupuesto de proyectos más preciso e informes de asistencia y programación automatizados.
Como ventaja adicional, Hubstaff Desk ofrece herramientas para ayudarlo a medir la productividad y crear pruebas de trabajo para contratistas independientes y miembros de equipos distribuidos.
Hubstaff Desk crea más visibilidad de lo que se está haciendo al mostrarte qué aplicaciones y URL usa tu equipo, hacer un seguimiento de las puntuaciones de actividad y permitirte configurar capturas de pantalla opcionales para ayudarte a detectar el origen de los problemas de productividad.
Tu equipo puede ver todo lo que está rastreado. Hubstaff Desk es una solución transparente y ética para crear pruebas de trabajo.
PayPal
PayPal es el procesador de pagos en línea más grande del mundo, con más de 325 millones de usuarios activos en 202 países y 25 monedas compatibles.
Las empresas de todo el mundo utilizan PayPal para pagar a contratistas y miembros del equipo. Esto significa que si quieres externalizar talento, hay una posibilidad sólida de que el contratista independiente que termines contratando ya use la plataforma.
PayPal hace hincapié en la seguridad y encripta automáticamente la información confidencial al almacenarla y transmitirla.
Tenga en cuenta que, aunque la mayoría de las personas de todo el mundo pueden recibir pagos a través de la plataforma, no todos los países tienen la opción de retirar fondos a una cuenta bancaria local mediante transferencia bancaria.
Por lo tanto, es posible que termine pagando a los miembros de su equipo internacional en el extranjero solo para que se queden atascados con saldos que solo pueden usar para compras en línea.
Payoneer
Payoneer permite a las empresas enviar pagos a miembros del equipo y contratistas remotos a través de depósito directo. Está disponible en más de 200 países y admite más de 150 monedas.
La compañía es una entidad regulada en los EE.UU. y la UE y tiene licencia para remitir fondos a nivel mundial.
Payoneer ofrece a los empleados y contratistas múltiples formas de retirar sus ganancias, incluido el uso de tarjetas Mastercard prepagadas de Payoneer y transferencias bancarias globales.
Además, la compañía sigue las prácticas de seguridad más estrictas para garantizar que sus datos y fondos estén seguros.
Wise
Leads sabios con una oferta bastante convincente: el tipo de cambio más justo. A diferencia de otras plataformas de pago, Wise es un método de pago que no agrega una prima a la tasa de cambio mayorista (mercado medio). Eso significa que termina pagando solo lo que tiene que pagar por la conversión de moneda.
Similar a Payoneer, Wise ofrece una tarjeta de débito que los usuarios pueden usar para retirar o gastar fondos una vez que reciben el pago.
La plataforma también sigue estrictas normas de seguridad que garantizan la seguridad de sus datos y fondos.
Sin embargo, Wise solo está disponible en 60 países. Si tienes empleados o contratistas remotos que viven fuera de esos 60 países, tendrás que buscar un servicio de pago diferente.
¿Qué método de pago debe utilizar para pagar a contratistas independientes?
Al tomar una decisión financiera sobre cómo enviar pagos a miembros remotos del equipo y contratistas de su empresa, no debe basar su decisión en qué plataforma es la más barata.
Asegúrese de seleccionar el que sea más conveniente para su negocio y que sea compatible con todos los países en los que se encuentran sus contratistas.
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¿Pudo determinar cuál de los métodos de pago mencionados anteriormente es el mejor para su empresa? ¿Hay alguna plataforma de pago que utilices que valga la pena mencionar? Háganoslo saber en los comentarios a continuación.
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Este post fue publicado originalmente en diciembre de 2014. Se actualizó en abril de 2019, julio de 2020 y agosto de 2021 para obtener precisión e incluir sistemas de pago más relevantes.