Ein Leitfaden zum Bezahlen unabhängiger Auftragnehmer und Remote-Mitarbeiter
Das Bezahlen unabhängiger Auftragnehmer oder Remote-Teammitglieder kann schwierig sein. In den meisten Fällen erfordert das Senden von Geld keinen erheblichen Aufwand. Vielmehr ist es der Prozess der Berücksichtigung aller Variablen, die sich ändern, wenn neue Situationen entstehen.
Bevor Sie sich jedoch Gedanken darüber machen, wie sie unabhängige Auftragnehmer bezahlen sollen, müssen Geschäftsinhaber feststellen, ob ihre Teammitglieder tatsächlich Auftragnehmer sind. Ein Unternehmen, das seine Mitarbeiter fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer einstuft, kann mit teuren rechtlichen Konsequenzen rechnen.
Wie können Sie also feststellen, ob Ihre Teammitglieder als Auftragnehmer oder Mitarbeiter eingestuft sind?
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Unabhängige Auftragnehmer vs. Remote-Mitarbeiter
Der IRS hat eine Reihe von Richtlinien, die einen Mitarbeiter von einem Auftragnehmer unterscheiden. Unternehmen müssen diese Richtlinien überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den Bundessteuervorschriften entsprechen. Die Klassifizierung der Arbeitnehmer bestimmt, ob ein Unternehmen Einkommenssteuern, Medicare-Steuern und Arbeitslosensteuern auf Löhne einbehalten muss oder nicht.
Um die Dinge einfacher zu machen, beantworten Sie diese drei Fragen zu Ihren Mitarbeitern:
- Müssen sie sich einem formellen Onboarding- oder Trainingsprogramm unterziehen?
- Gibt es spezielle Tools, die sie verwenden müssen, oder Richtlinien, die sie befolgen müssen?
- Gibt es eine bestimmte Anzahl von Stunden, die sie wöchentlich treffen müssen?
Wenn Sie eine dieser beiden Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, sollten sie rechtlich als Mitarbeiter eingestuft werden. In diesem Fall sind Sie dafür verantwortlich, Steuern auf ihre Löhne einzubehalten.
Der wichtigste Punkt ist, dass die Mitarbeiter vorab festgelegte Verfahren und Zeitpläne einhalten müssen, um ihre Arbeit zu erledigen. Bei unabhängigen Auftragnehmern sind die Ergebnisse alles, was zählt. Wie und wann sie den Job machen wollen, liegt an ihnen.
Bauunternehmer haben möglicherweise mehr Freiheit in der Art und Weise, wie sie arbeiten, aber es gibt einen Kompromiss. Da Sie sie nicht als reguläre Mitarbeiter einstellen, sind sie für die Zahlung ihrer eigenen Steuern, Sozialversicherungen und anderen Gebühren verantwortlich, die normalerweise von den Arbeitgebern einbehalten werden. Da Auftragnehmer all diese Dinge selbst bezahlen, werden sie als Selbstständige behandelt.
Wir werden gleich auf Gebühren und Abzüge eingehen.
So bezahlen Sie unabhängige Auftragnehmer
Wenn Sie unabhängige Auftragnehmer bezahlen, ist es wichtig, dass Sie verstehen, welche IRS-Formulare Sie vorbereiten müssen, welche Art von Gebühren Sie einbehalten müssen und auf welche Arten von Abzügen Sie Anspruch haben.
Welche Formulare sollten Arbeitgeber für unabhängige Auftragnehmer haben?
Laut IRS gibt es zwei Formulare, die Geschäftsinhaber vorbereiten müssen: Formular W-9 und Formular 1099-NEC. Hier sind diese Formulare:
Formular W-9 (Antrag auf Steueridentifikationsnummer und Zertifizierung)
Ein unabhängiger Auftragnehmer muss das W-9-Formular ausfüllen, um seinen Namen und seine Steueridentifikationsnummer zu bestätigen. W-9-Formulare müssen nicht beim IRS eingereicht werden – ein W-9-Formular dient in erster Linie Überprüfungszwecken und zukünftigen Referenzen.
Formular 1099-NEC (Non-Employee Compensation)
Der IRS verlangt, dass Sie ein Formular 1099-NEC einreichen, wenn Sie im Laufe des Jahres eine Zahlung von mehr als 600 USD für die professionellen Dienstleistungen einer natürlichen oder juristischen Person geleistet haben. Stellen Sie sicher, dass die Person, für die Sie dieses Formular einreichen, als unabhängiger Auftragnehmer qualifiziert ist.
Quellensteuer und Abzüge für unabhängige Auftragnehmer
Wie bereits erwähnt, gelten unabhängige Auftragnehmer als selbständig. Sie sind nicht verpflichtet, Steuern und andere Gebühren einzubehalten, die Sie normalerweise für reguläre Mitarbeiter zahlen würden.
Unabhängig von den Zahlungsbedingungen, die Sie vereinbart haben, wird das Geld, das Sie Ihren Auftragnehmern zahlen, als steuerlich absetzbare Ausgaben gezählt. Dieser Betrag wird vom Einkommen Ihres Unternehmens abgezogen, bevor es besteuert wird.
Der fragliche Betrag beschränkt sich nicht auf das Honorar, das Sie für die Arbeit des Auftragnehmers bezahlt haben. Abhängig von der Vereinbarung zwischen Ihnen und ihnen kann dies auch zusätzliche Kosten beinhalten, z:
- Laptops, Bürostühle und anderes Arbeitsmaterial
- Monatliche Zulagen für Arbeit (z. wesentliche Dienstprogramme wie Internet-Rechnung, Mitgliedsbeiträge, etc.)
- Reisekosten des Auftragnehmers
Angenommen, Sie haben ein Retreat für Ihr Remote-Team. Es gibt mehrere andere Arten von auftragnehmerbezogenen Ausgaben, die Ihnen entstehen könnten. Sie können sie in den meisten Fällen als steuerlich absetzbare Ausgaben klassifizieren – solange Sie nachweisen können, dass sie für Ihr Unternehmen notwendig sind, um Gewinne zu erzielen.
Bezahlung von Remote-Mitarbeitern
Wenn Sie Vollzeit-Remote-Mitarbeiter einstellen möchten, die in einem Land außerhalb des Sitzes Ihres Unternehmens ansässig sind, sollten Sie diese auf eine der folgenden Arten bezahlen:
Lassen Sie Ihre Remote-Mitarbeiter von einem lokalen Partner bezahlen
Wenn Sie ein Partnerunternehmen in dem Land haben, in dem sich ein Remote-Mitarbeiter befindet, können Sie den Partner Ihren Mitarbeiter auf seine Gehaltsliste setzen lassen. Der Mitarbeiter wird technisch der Mitarbeiter des Partnerunternehmens sein, aber er wird für Sie arbeiten.
Dadurch wird sichergestellt, dass Sie die lokalen Gesetze einhalten und dem Mitarbeiter eine angemessene Vergütung und Leistungen bieten.
Wenn Sie Remote-Mitarbeiter in vielen verschiedenen Ländern auf der ganzen Welt haben, ist dieser Ansatz möglicherweise nicht praktikabel, da er genauso viele Partnerunternehmen erfordern würde.
Verwenden Sie einen ausgelagerten Gehaltsabrechnungsanbieter
Die andere Möglichkeit besteht darin, die Gehaltsabrechnung an einen dedizierten Gehaltsabrechnungsanbieter auszulagern.
Diese Art von Unternehmen ist auf die Abwicklung von Zahlungen und Leistungen für Remote-Mitarbeiter spezialisiert. Diese Anbieter sind dazu in der Lage, da sie in jedem Land, in dem sie ihre Dienste anbieten, registrierte Unternehmen haben.
Die Verwendung eines ausgelagerten Payroll-Anbieters kann Ihren Payroll-Management-Prozess erheblich vereinfachen und Sie davon abhalten, sich um lokale Gesetze und Vorschriften für jedes Land zu kümmern, in dem sich Ihre Remote-Mitarbeiter befinden.
Beste Zahlungsdienste für die Bezahlung unabhängiger Auftragnehmer und Remote-Mitarbeiter
Suchen Sie nach einer zuverlässigen Möglichkeit, unabhängige Auftragnehmer und Remote-Mitarbeiter zu bezahlen? Hier sind die vier besten Optionen:
Hubstaff
Der beste Weg, unabhängige Auftragnehmer online zu bezahlen, besteht darin, ihre Arbeitsverfolgung mit einem automatisierten Gehaltsabrechnungssystem zu optimieren.
Hubstaff ist eine Zeiterfassungs- und Gehaltsabrechnungssoftware, die sich mit der oben genannten Hauptherausforderung befasst: sicherzustellen, dass Sie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten. Hubstaff verfolgt jede geleistete Stunde, damit Sie genau wissen, wie viel Sie bezahlen werden.
Verzichten Sie auf Papierschecks und verwenden Sie Hubstaff, um unabhängige Auftragnehmer, Remote-Teammitglieder oder Freiberufler zu bezahlen. Hubstaff bietet eine Online-Zahlungslösung, die direkt von Ihrem Konto aus verwaltet werden kann, indem Sie in internationale Zahlungsplattformen wie PayPal, TransferWise, Bitwage und Payoneer integriert wird.
Aber Hubstaff ist nicht nur ein Payroll-Software-Tool. Es kann auch die Zeit automatisch verfolgen und aufzeichnen, welche Zeitprotokolle Sie bezahlt haben und welche nicht.
Es vereinfacht die Zeiterfassung aus der Ferne und bietet zusätzliche Einblicke und Berichte. Zahlungen können automatisch oder manuell gesendet werden. Ihre Auftragnehmer müssen lediglich die Desktop-App herunterladen und auf Start drücken, um die Zeit zu verfolgen.
Hubstaff berechnet automatisch die Gehaltsabrechnung basierend auf dem Stundensatz eines Teammitglieds und der Zeit, die es protokolliert hat.
Sie können auch die Berichtsfunktion von Hubstaff verwenden, um anzuzeigen, wie viele Gesamtstunden sie in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet haben, und sie nach Abschluss des Projekts entsprechend zu bezahlen. Es lässt sich sogar in Buchhaltungssoftwarelösungen wie QuickBooks und FreshBooks integrieren, um Ihren Buchhaltungsprozess zu vereinfachen.
Weitere Vorteile der Verwendung von Hubstaff sind eine genauere Projektbudgetierung sowie eine automatisierte Planung und Anwesenheitsberichterstattung.
Als zusätzlichen Bonus bietet Hubstaff Desk Tools, mit denen Sie die Produktivität messen und Arbeitsnachweise für unabhängige Auftragnehmer und verteilte Teammitglieder erstellen können.
Hubstaff Desk schafft mehr Transparenz darüber, was getan wird, indem es Ihnen zeigt, welche Apps und URLs Ihr Team verwendet, Aktivitätswerte verfolgt und optionale Screenshots konfiguriert, mit denen Sie die Ursache von Produktivitätsproblemen erkennen können.
Ihr Team kann alles sehen, was verfolgt wird. Hubstaff Desk ist eine transparente, ethische Lösung, um Arbeitsnachweise zu erstellen.
Zahlung per PayPal
PayPal ist der größte Online-Zahlungsprozessor der Welt mit über 325 Millionen aktiven Nutzern in 202 Ländern und 25 unterstützten Währungen.
Unternehmen auf der ganzen Welt nutzen PayPal, um Auftragnehmer und Teammitglieder zu bezahlen. Wenn Sie also Talente auslagern möchten, besteht eine gute Chance, dass der unabhängige Auftragnehmer, den Sie einstellen, die Plattform bereits nutzt.
PayPal legt Wert auf Sicherheit und verschlüsselt vertrauliche Informationen beim Speichern und Übertragen automatisch.
Denken Sie daran, dass, obwohl die meisten Menschen auf der ganzen Welt Zahlungen über die Plattform erhalten können, nicht alle Länder die Möglichkeit haben, Geld per Überweisung auf ein lokales Bankkonto abzuheben.
Daher können Sie Ihre internationalen Teammitglieder im Ausland nur dafür bezahlen, dass sie mit Guthaben stecken bleiben, das sie nur für Online-Einkäufe verwenden können.
Payoneer
Mit Payoneer können Unternehmen Zahlungen per Direkteinzahlung an entfernte Teammitglieder und Auftragnehmer senden. Es ist in mehr als 200 Ländern verfügbar und unterstützt über 150 Währungen.
Das Unternehmen ist ein reguliertes Unternehmen in den USA und der EU und ist für die weltweite Überweisung von Geldern lizenziert.
Payoneer bietet Mitarbeitern und Auftragnehmern mehrere Möglichkeiten, ihre Einnahmen abzuheben, einschließlich der Verwendung der Prepaid-Mastercard-Karten von Payoneer und globaler Banküberweisungen.
Darüber hinaus befolgt das Unternehmen die strengsten Sicherheitspraktiken, um sicherzustellen, dass Ihre Daten und Gelder sicher bleiben.
Wise
Wise führt mit einem ziemlich überzeugenden Angebot: dem fairsten Wechselkurs. Im Gegensatz zu anderen Zahlungsplattformen ist Wise eine Zahlungsmethode, die dem Großhandelskurs (mittlerer Markt) keine Prämie hinzufügt. Das bedeutet, dass Sie am Ende nur das bezahlen, was Sie für die Währungsumrechnung benötigen.
Ähnlich wie Payoneer bietet Wise eine Debitkarte an, mit der Benutzer Geld abheben oder ausgeben können, sobald sie bezahlt wurden.
Die Plattform folgt auch strengen Sicherheitsvorschriften, die sicherstellen, dass Ihre Daten und Gelder sicher sind.
Wise ist jedoch nur in 60 Ländern verfügbar. Wenn Sie Remote-Mitarbeiter oder Auftragnehmer haben, die außerhalb dieser 60 Länder leben, müssen Sie nach einem anderen Zahlungsservice suchen.
Mit welcher Zahlungsmethode sollten Sie unabhängige Auftragnehmer bezahlen?
Wenn Sie eine finanzielle Entscheidung darüber treffen, wie Sie Zahlungen an entfernte Teammitglieder und Auftragnehmer in Ihrem Unternehmen senden, sollten Sie Ihre Entscheidung nicht auf die billigste Plattform stützen.
Stellen Sie sicher, dass Sie diejenige auswählen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist — und alle Länder unterstützt, in denen Ihre Auftragnehmer ansässig sind.
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Konnten Sie feststellen, welche der oben genannten Zahlungsmethoden für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist? Gibt es Payment-Plattformen, die Sie verwenden, die erwähnenswert sind? Lassen Sie es uns in den Kommentaren unten wissen.
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Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Dezember 2014 veröffentlicht. Es wurde im April 2019, Juli 2020 und August 2021 aktualisiert, um die Genauigkeit zu verbessern und relevantere Zahlungssysteme einzubeziehen.