šablona zprávy o pokroku
pravidelně budete muset podávat zprávy o průběhu projektu. Ne zpráva o stavu, ale obrázek projektu a jeho pohybu v průběhu určitého časového období. Ať už je to týden nebo měsíc, budete potřebovat šablonu pro zachycení příslušných informací.
použijte naši bezplatnou šablonu zprávy o pokroku, abyste tuto práci usnadnili. S naší šablonou zprávy o pokroku pro Word stačí otevřít dokument, vyplnit prázdná pole a sdílet je se svými zúčastněnými stranami. Začněte stažením šablony.
co je zpráva o průběhu projektu?
zpráva o pokroku dokumentuje projekt a ukazuje, jak daleko pokročil ve srovnání s tím, kde plán projektu očekával. Slouží jako snímek průběhu projektu v určitém časovém období.
zpráva o pokroku poskytuje přehled o všech činnostech a úkolech, ke kterým došlo za vykazované časové období. Zdůrazňuje milníky a další metriky výkonu, včetně rizik, problémů, změn atd.
je důležité vědět, že zpráva o pokroku se liší od zprávy o stavu, protože zpráva o stavu pouze popisuje, kde Projekt stojí v určitém časovém okamžiku. Zpráva o pokroku se odlišuje, protože její časové zaměření je širší. Například týdenní zpráva o činnosti je zpráva o pokroku, protože je definována tímto týdenním časovým obdobím.
Proč používat šablonu zprávy o průběhu?
naše šablona zprávy o pokroku šetří čas a snižuje úsilí při podávání zpráv. Všechny informace, které musíte shromáždit, jsou již v dokumentu uvedeny. Vše, co musíte udělat, je přidat konkrétní podrobnosti, které se vztahují k vašemu projektu.
zpráva o pokroku je také nástrojem, jak sdělit zúčastněným stranám a klientům, že projekt postupuje podle plánu. V jistém smyslu je to přesvědčivý nástroj k uklidnění jakékoli úzkosti nebo obav, které mají ohledně pokroku projektu. V ideálním případě zpráva o pokroku ukazuje, že projekt probíhá podle plánu a bude doručen podle očekávání. Samozřejmě, pokud tomu tak není, pak zpráva o pokroku vysvětlí důvod zpoždění a to, co se děje k nápravě těchto problémů.
naše šablona zprávy o pokroku také otevírá diskuse o problémech, kterým projektový manažer čelí, a poskytuje tyto informace zúčastněným stranám dříve než později. Projektový manažer také těží z toho, že je nucen vytvořit pracovní plán, který je dostatečně flexibilní, aby se přizpůsobil problémům nebo jen dodal projekt včas.
pro větší flexibilitu potřebujete zprávu o průběhu, která získá metriky přímo z projektu. ProjectManager je software pro správu projektů, který zdroje živých dat projektu pro více bystrý rozhodování. Vytvoření zprávy o stavu s jedním kliknutím, a přizpůsobit je odhalit jen informace, které potřebujete. Nabízíme však více než zprávy o stavu: využijte naše automatizované řídicí panely a funkce hlášení pro hluboký pohled do portfolií, projektových plánů, úkolů, časových výkazů, dostupnosti týmu, pracovní zátěže a rozptylu projektu. Představte si čas, který ušetříte při automatizaci procesu podávání zpráv o projektu. Vyzkoušejte to zdarma ještě dnes!
kdo používá šablonu zprávy o pokroku?
šablona zprávy o průběhu projektu je klíčovou linií komunikace mezi vedoucím projektu a zúčastněnými stranami projektu. Je sestaven projektovým manažerem nebo v některých případech asistentem projektového manažera.
informace se však často shromažďují prostřednictvím rozhovorů s členy týmu a dat zaznamenaných pomocí softwaru nebo staromódním způsobem. Ale ať tak či onak, to znamená, že zprávu o pokroku používá téměř kdokoli v projektovém týmu.
to platí nejen pro vytvoření jednoho, ale i po jeho vytvoření. V tomto okamžiku se zúčastněná strana může podívat na průběh projektu po určitou dobu. Je to také způsob, jak přimět tým, aby se podíval na to, jak pokročili a co by mohli udělat, aby dosáhli lepších výsledků pro příští vykazované období.
jak používat naši šablonu zprávy o pokroku projektu
šablona zprávy o pokroku zachycuje projekt v průběhu určitého časového období, což znamená, že existuje spousta dat. Použití naší bezplatné šablony zprávy o pokroku je způsob, jak uspořádat všechny informace tak, abyste nepřehlédli nic důležitého ani nepřidali nic triviálního.
informace o horním řádku projektu
horní část šablony zprávy o pokroku zachycuje celkové podrobnosti, jako je název projektu, kdo jsou zúčastněné strany a projektový manažer. Pak je tu prostor pro přidání období, o kterém se podává zpráva, kdo jej sestavil a kdy byl předložen. Je zde také místo, kde si můžete všimnout termínu konečného doručení, aby byla zpráva uvedena do kontextu.
shrnutí
zatímco celá šablona zprávy o pokroku je způsob, jak destilovat události období pokryté do stravitelných bitů, je zde shrnutí, které dává celkový obraz. Tato část ukazuje aktuální pokrok v celkovém stavu projektu, jeho rozsah, harmonogram, náklady a rizika.
k dispozici je rozbalovací nabídka, která to usnadní. Pak je tu další sloupec s rozbalovací nabídkou, která zobrazuje předchozí stav, takže můžete porovnat. Poslední sloupec umožňuje napsat stručné shrnutí, které vysvětlí stav.
úkoly
v této části můžete uvést všechny úkoly, které byly provedeny za období popsané v šabloně zprávy o průběhu. Sloupce umožňují pojmenovat sledovaný úkol, jaký je jeho stav a jeho cíl. K dispozici je sloupec pro datum, kdy je splatný, podle plánu projektu a poté skutečného data jeho dokončení.
pokud není kompletní, je zde sloupec pro zaznamenání procenta, které je kompletní. Nakonec poslední sloupec umožňuje zaznamenat stav vašeho doručení, pokud je hotovo, probíhá nebo ještě nebylo zahájeno.
problémy
vždy existují rizika spojená s každým projektem, i když tyto problémy nemusí vždy vzniknout během vykazovaných období. Mohou však, proto další část poskytuje prostor pro identifikaci problémů a toho, kdo je našel. Všimněte si, jaké akce je třeba provést, nebo pokud je problém natolik malý, že to neovlivní projekt a může být ponecháno na pokoji.
rozpočet
zde jsou zachyceny všechny důležité výdaje. Ve vašem rozpočtu je sloupec pro řádkovou položku, následovaný celkovými penězi přidělenými na tuto položku, co bylo vynaloženo v průběhu vykazovaného období a poté celkovými výdaji k dnešnímu dni v projektu.
úspěchy
pokud existují nějaké úspěchy, které nespadají do výše uvedených kategorií, mohou být uvedeny zde. To může zahrnovat jakékoli aktivity, setkání nebo jiné věci, které Projekt dosahuje a jsou dostatečně pozoruhodné, aby o nich bylo možné informovat.
očekávané úspěchy
šablona zprávy o pokroku končí s výhledem na další vykazované období. To vám umožní nastavit očekávání pro vaše zúčastněné strany.
další šablony hlášení, které mohou pomoci
šablona zprávy o volném průběhu je pouze jednou z desítek šablon pro správu projektů, které lze stáhnout z našich stránek. Máme několik, které se zabývají reportováním, a některé jsme zdůraznili.
formulář žádosti o změnu
jedním z výsledků použití zprávy o pokroku je, že zúčastněné strany se vracejí se změnami. Chcete-li tyto změny spravovat, aby byly v rámci vašeho projektu, použijte náš bezplatný formulář žádosti o změnu. Je to základní pilíř při budování úspěšného procesu řízení změn.
šablona zprávy o stavu
zpráva o stavu, jak je uvedeno výše, není úplně stejná jako zpráva o pokroku. Naše bezplatná zpráva o stavu je snímek projektu, který zachycuje tento okamžik spíše než časové období, například ve zprávě o pokroku. Zprávy o stavu jsou způsob, jak komunikovat se zúčastněnými stranami, když něco chtějí.
ponaučení šablona
není zpráva sama o sobě, ale skvělá šablona pro zachycení toho, co jste se naučili ze zprávy o pokroku, abyste se vyhnuli podobným chybám při pohybu vpřed v projektu. Naše bezplatná naučená šablona může být použita na konci projektu jako posmrtná, ale může být stejně užitečná po předložení zprávy o pokroku, která vám pomůže provádět přírůstkové změny během provádění projektu.
jak ProjectManager zlepšuje Reporting
šablony jsou skvělé, ale jsou omezené. Nejsou dynamické a nejsou spojeny s vašimi nástroji pro správu projektů. Navíc se mohou ztratit v náhodném pořadí, pokud nepoužíváte digitální šablony.
ProjectManager je oceněný software, který pomáhá organizovat úkoly, týmy a projekty s nástroji pro podávání zpráv, které potřebujete k absolvování jednoduchých šablon. Naše robustní funkce reportingu dělají vše, co dělá šablona zprávy o pokroku, rychleji a jednodušeji.
když potřebujete vytvořit zprávu o pokroku, použijte naši funkci hlášení jedním kliknutím. Můžete vytvářet zprávy o stavu, zprávy o rozpočtech, dokonce i časové rozvrhy a mnoho dalšího. Tyto zprávy jsou více up-to-date, mohou být sdíleny s úhozem a mohou být dokonce filtrovány ukázat zúčastněným stranám jen to, co chtějí.
Za prvé, protože náš software je založen na cloudu, všechny vaše týmy jsou připojeny bez ohledu na to, kde se nacházejí. Jak aktualizují své stavy, data jsou shromažďována v nástroji, takže sledování a podávání zpráv je přesné a až do minuty.
související obsah
pokud hledáte více informací o reportingu projektů, zveřejnili jsme blog pro řízení projektů, máme výuková videa a bezplatné průvodce o všech aspektech řízení projektů na našich stránkách. Je to skvělý zdroj. Zde je několik, které jsme vybrali, abyste mohli začít.
- co je projekt realizovatelný? Definice, příklady & více
- Jak napsat rozsah práce (včetně příkladu)
- 8 kroků pro lepší správu problémů
ProjectManager je řešení pro správu projektů založené na cloudu, které vám pomůže naplánovat, sledovat a podávat zprávy o vašem projektu. Online Ganttovy grafy poskytují projektovým manažerům kontrolu nad jejich rozvrhem a vizuálním pracovním postupem kanbanových desek pro větší transparentnost. Týmy získají platformu pro spolupráci, aby lépe spolupracovaly bez ohledu na to, kde se nacházejí. Podívejte se, jak vám můžeme pomoci spustit přísnější projekt tím, že dnes využijete naši bezplatnou 30denní zkušební verzi.