Hur håller jag böcker för ett litet företag?

Hur håller jag böcker för ett litet företag?

att driva ett företag kan vara oförutsägbart, men ett utmärkt registreringssystem kan göra det enklare. På den här sidan lär du dig om journalföring – vad du behöver behålla, hur du håller register och hur länge du ska behålla dem.

många nystartade företag, liksom befintliga företagare, tenderar att försumma denna aspekt av sin verksamhet fram till slutet av räkenskapsåret (EOFY) är på dem.

enligt lag krävs Varje företag för att upprätthålla korrekta och aktuella register.

jag kan inte nog betona hur viktigt det är att organisera dina konton från början genom att ställa in och använda enkel bokföringsprogram som passar dina behov.

så snart du startar ett företag måste du hantera siffror. Varje företag, oavsett hur liten, måste hålla ett register över sin varje transaktion. Det inkluderar försäljning, utgifter, lönebetalningar – i själva verket varje rörelse av pengar till och från ditt företag.

även om det är möjligt att göra det själv, är de flesta företagare inte utbildade i bokföring. Så det är vanligt att företag lägger ut detta vardagliga arbete.

i den här guiden förklarar vi varför att anställa en bokhållare är en bra ide eller till och med en viktig del av att göra affärer. Då ska vi titta på hur du kan anställa rätt bokförare för ditt företag.

Vad Är Bokföring?

bokföring innebär registrering och klassificering av alla finansiella transaktioner i ditt företag. Det håller reda på vad ditt företag spenderar och vad ditt företag får.

dessa uppgifter brukade hanteras med hjälp av böcker och liggare, därav namnet ’bokföring’. Ursprungligen transaktionerna skulle registreras i daybooks, cashbooks, eller tidskrifter och sedan överföras till en liggare.

bokföringsprogramvara har nu ganska mycket ersatt behovet av fysiska böcker.

Vad gör en bra bokhållare? Kvalifikationer hjälper, men det som skiljer vete från agnet är attityd. En bra bokhållare bryr sig när något inte balanserar och blir upprörd när saker saknas. En bokhållare bryr sig om att bokslutet är vettigt och känner sig ansvarig när det gäller att få kunder att betala i tid. En god bokhållare, med andra ord, är värt sin vikt i guld.

fördelar med journalföring

det finns många fördelar med att hålla bra register. Det kan hjälpa dig att:

• Håll koll på ditt företags hälsa så att du kan fatta bra affärsbeslut
• Möt dina skatte-och superannuationsförpliktelser
• hantera ditt kassaflöde
• visa din ekonomiska ställning för banker eller andra långivare

skatte-och superannuationsregister du måste hålla

du måste föra register över alla transaktioner relaterade till ditt företags skatte-och superannuationsärenden, inklusive register som stöder den information du inkluderar i dina skattedeklarationer och rapporter.

de poster du behöver behålla beror på skatte-och superannuationsförpliktelserna för ditt företag och strukturen i ditt företag (enskild näringsidkare, partnerskap, företag eller förtroende).

Australian Taxation Office (ATO) kräver det:

1. dina poster får inte ändras och måste lagras på ett sätt som begränsar informationen från att ändras eller posten skadas.
2. du måste behålla de flesta poster i fem år, från och med när du förberedde eller erhöll posterna eller slutförde transaktionerna (eller handlingar de relaterar till), beroende på vilket som är det senare.
3. du måste kunna visa ATO dina poster om de ber om dem.
4. dina poster måste vara på engelska eller kan lätt omvandlas till engelska.

tre skäl till varför du behöver en bokhållare

om du just har börjat i affärer, kanske du tror att du inte behöver någon att ta hand om böckerna. Kanske känner du att det räcker att låta din revisor Sortera siffrorna en gång i kvartalet eller en gång om året. Men det finns goda skäl att anställa en bokhållare. Här är tre av dem:

de sparar tid

om du inte redan vet mycket om bokföring, är det oklokt att ta på sig detta arbete själv. Bearbetning av kvitton, utgifter och betalningar är bara en del av arbetet. De vet hur man tilldelar utgifter till vissa kunder. De tar alla siffror, skriver in dem i din bokföringsprogramvara och förstår dem. En bra bokförare vet hur transaktioner ska behandlas för att ge användbara affärsrapporter. Det är ett skickligt jobb, och din bokhållare kommer att göra det mycket mer effektivt än du kan.

de förstår ditt företag.

eftersom de hanterar de dagliga kontona har bokförare en djup inblick i ditt företags ekonomi. Genom att dela denna insikt med dig kan de hjälpa dig att ta reda på vart ditt företag ska gå. De kan flagga alla problem i tid för att du ska göra något åt dem. En bra bokhållare vakar över din ekonomi och hjälper dig att undvika problem.

de hjälper till att hantera ditt kassaflöde.

revisorer ger en värdefull tjänst, särskilt när det gäller strategisk rådgivning, årlig avkastning och skattefrågor. Men de brukar inte se dina konton varje dag. En bra bokförare kommer att hålla ett öga på dina konton regelbundet. Detta kommer att hjälpa till att hålla ditt kassaflöde under kontroll, vilket är avgörande för företagets tillväxt.

bokföring grundläggande: förstå kontotyper

att förstå skillnaden mellan kontotyper är hemligheten för att koda transaktioner korrekt. Här är fuskens guide för att förstå skillnaden mellan tillgångar och skulder, Eget kapital och inkomst, bananer och äpplen.

• omsättningstillgång: Allt som ett företag äger som realistiskt kan omvandlas till kontanter inom de närmaste 12 månaderna.
• anläggningstillgång: en fysisk tillgång som kontorsutrustning, mark, byggnader, datorer eller motorfordon som inte förväntas omvandlas till kontanter inom de närmaste 12 månaderna.
• nuvarande ansvar: ett belopp som är skyldigt av verksamheten som förfaller inom de närmaste 12 månaderna, inklusive skrämmande saker som kreditkort.
• långfristig skuld: allt du äger som inte ska betalas ut inom de närmaste 12 månaderna, till exempel avbetalningsskulder eller banklån.
• eget kapital: den ’ränta’ som aktieägare eller en ägare har i verksamheten, inklusive både kapitaltillskott och vinst eller förlust som byggts upp över tiden.
• Inkomst: pengar som genereras från försäljning till kunder eller avkastning på investeringar.
• försäljningskostnad: vad det kostar i råvaror, leveranser eller produktionsarbete för att göra de varor du säljer (även kallad kostnad för sålda varor eller rörliga kostnader).

checklista för bokföring

denna steg-för-steg-Checklista för bokföring bör hjälpa dig att sova lätt på natten och veta att du har gjort vad du behövde göra för att få dina böcker i toppform.

• se till att du ställer in bankflöden för varje konto.
• minst en gång i månaden, förena varje bankkonto mot kontoutdrag.
• leta efter fördaterade eller framtida daterade transaktioner.
• Ät en familjebar choklad i ett sammanträde (åh ja, och städa upp gäldenärens lista).
• Svep igenom borgenärslistan.
• kontrollera skattekoder på alla transaktioner.
• förena dina GST-ansvarskonton.
• ge inventering en gång över.
• förena alla löneansvarskonton.

hur man gör bokföring?

de två viktigaste uppgifterna i småföretag bokföring är inspelning och avstämning.

inspelning varje transaktion

spela in din försäljning. Detta gjordes traditionellt genom att skriva dem i en kassa eller stansa dem i ett kalkylblad. Företagare är nu mer benägna att ladda ner försäljningsdata direkt i sina böcker från försäljnings-eller faktureringsprogram.

spela in dina transaktioner. Varje affärsrelaterat köp måste noteras. Du bör också hålla fast vid inköpsbeviset om du planerar att hävda den kostnaden som skatteavdrag. Återigen kan du skriva dessa detaljer i en bok eller ett kalkylblad. Eller så kan du automatisera uppgiften så att alla debiteringar från ditt företags bankkonto strömmar in i din bokföringsprogramvara.

du kan registrera intäkter och kostnader vid olika tidpunkter, beroende på om du gör kontanter eller periodiserad redovisning.

avstämning av varje transaktion

avstämning innebär regelbundet korshänvisning av dina företagsböcker mot dina kontoutdrag för att kontrollera att transaktionerna och saldona matchar-och identifiera orsakerna om de inte gör det. ofta måste bankavgifter, räntebetalningar, inlåning och betalningar som ännu inte har träffat dina bankkonton redovisas.

du kan göra bankavstämning dagligen, veckovis, månadsvis eller mindre ofta, beroende på antalet transaktioner som går igenom ditt företag. Men du kommer förmodligen att behöva förena dina böcker innan du lämnar in skattedeklarationer åtminstone.

ju tidigare du avstämmer transaktioner, och ju tidigare fel kan hittas och korrigeras. Det är bättre att göra det ofta – även dagligen – så att arbetet inte staplas upp. Du kan lära dig mer i vår guide om hur du gör bankavstämning.

andra småföretags bokföringsuppgifter

om du agerar som bokförare för ett litet företag kan du också vara ansvarig för:

• kundfordringar (utfärdande av fakturor och se till att de betalas)
• leverantörsskulder (betala räkningar i tid)
• lön (betalande anställda)

professionella bokförare tillhandahåller också andra tjänster, som att hjälpa till med finansiella rapporter (vinst och förlust, balansräkning, kassaflödesrapport) och mäta affärsresultat. Bokförare är också ofta bas-agenter och kan hjälpa till att lämna in dina skatter.

Vad Gör Bokförare?

här är några av bokförarens uppgifter som hjälper till att hålla ditt företag smidigt:

hålla reda på dagliga transaktioner

en bokförare kan hantera inspelningen av dagliga banktransaktioner. Om bokföringsprogramvaran du använder har dagliga automatiska bankflöden är detta ett bra verktyg för din bokförare att använda. När dina kontoutdrag linjer matas in i din bokföringsprogram, det är mycket lättare att hålla ett öga på kassaflödet, och det sparar också på datainmatning tid.

att skicka ut fakturor och hantera kundfordringar

att förbereda fakturor och skicka dem till kunder är vanligtvis bokförarens ansvar. Hantera kundfordringar ledger – och jagar sen betalning-är också sannolikt att göras av en bokförare.

hantering av leverantörsskulder ledger

upp till en viss dollar belopp, det är oftast bokförare som kommer att göra betalningar på uppdrag av verksamheten. Detta inkluderar betalning av leverantörsfakturor, kostnader och småpengar.

att hålla ett öga på kassaflödet

en av de viktigaste uppgifterna för en bokförare är att se till att företaget inte tar slut på dagliga pengar. De kan göra detta genom att titta på balansen mellan intäkter och kostnader. Då kan de vidta åtgärder eller ge råd om det ser ut som att företaget behöver mer redo kontanter.

förbereda böckerna för revisorn

det är bokförarens jobb att se till att kontona är giltiga och uppdaterade när revisorn behöver dem. Detta gör det möjligt för revisorn att använda sina färdigheter och kunskaper för att göra affärsrekommendationer, rapportera till styrelsen och slutföra företagsdeklarationer.

Sammanfattningsvis är det bokhållaren som gör det dagliga arbetet så att revisorn kan koncentrera sig på strategisk finansiell verksamhet. Så bokförare spelar en viktig roll – utan dem kan revisorer inte göra sina jobb.

hur man håller register

du kan föra register elektroniskt eller i pappersform. ATO rekommenderar att företag använder elektronisk registrering om möjligt, eftersom de gradvis går mot elektronisk rapportering för skatte-och superförpliktelser. Att hålla dina register elektroniskt bör göra vissa uppgifter enklare och spara tid när du har ställt in ditt system.

om du håller dina register elektroniskt behöver du inte behålla papperskopior om inte en viss lag eller förordning kräver en papperskopia.

du kan också lagra och föra pappersposter elektroniskt. ATO accepterar bilder av företagspappersposter som sparats på ett elektroniskt lagringsmedium, förutsatt att de elektroniska kopiorna är en sann och tydlig reproduktion av originalpappersposterna och uppfyller deras krav på registrering. När du har sparat en bild av dina ursprungliga pappersposter behöver du inte behålla pappersversionerna.

oavsett vad du väljer, se till att du lagrar dina poster på ett säkert ställe. Säkerhetskopiera dina dokument och, om möjligt, ha en säker lagringsplats utanför platsen, vilket kan inkludera molnlagring.

posterna måste också finnas på en dator eller enhet som:

• du har tillgång till (inklusive alla lösenord)
• säkerhetskopieras vid datorfel
• låter dig styra informationen som bearbetas, matas in och skickas tips för att hitta en bokhållare

det finns gott om bokföringstjänster tillgängliga. Dessa tips hjälper dig att begränsa dina val.

• Tänk på om du vill ha en konsult eller ett företag?
• Bokförare arbetar ofta självständigt så att de kan ha flera kunder åt gången. Du kan välja att anlita en oberoende konsult eller ett bokföringsföretag. Om ditt företag är tillräckligt stort kan du till och med anställa en heltidsanställd. Det finns ingen rätt eller fel strategi – det beror på storleken och behoven hos ditt företag.
• Plats, Plats, Plats – Bestäm om det är viktigt
• med online-bokföringsprogram kan du dela åtkomst till dina kontodata på distans. Men du kanske fortfarande vill träffa din bokhållare personligen då och då. Bestäm hur viktigt detta är för dig och justera din sökning därefter. Du kan hitta en närliggande rådgivare nu om du är i Sydney.
• Använd dina sociala nätverk
• Använd sociala nätverk online, särskilt LinkedIn, för att hitta bokföringspersonal. Det är bra om dina vänner eller bekanta har rekommenderat dem. Prata med lokala handelskammare och affärsrådgivare också. De kommer förmodligen att känna någon lämplig.
• leta efter erfarenhet
• revisorer behöver yrkeskvalifikationer innan de lagligt kan göra bokföringsarbete. Bokföring har inte samma begränsningar, men certifiering är tillgänglig. Det är också värt att kontrollera om de ingår i ett professionellt styrande organ som en bokföringsförening. Leta efter erfarenhet och ett stort antal tidigare kunder – helst de inom samma verksamhetsområde som du. Prata med några av dessa kunder om du kan, eftersom de kommer att ge dig användbar information.
• Välj rätt person
• prata med så många människor eller företag som du behöver. Intervjua dem två gånger om det behövs, och se till att kontrollera deras referenser och kvalifikationer. Det är också viktigt att tänka på personlighet och kultur passform. Din valda bokförare kommer att kommunicera mycket med dig och din personal, även om de inte är anställda på heltid. Det lönar sig att anställa någon som fungerar bra i din miljö. Lita på dina instinkter här, och anställa någon vänlig, hjälpsam, och framför allt, angelägen.

din ekonomiska co-pilot

Bokförare skapar ordning ur kaos. De tar alla siffror, kvitton, räkningar och andra kontodata som flyter genom ditt företag. De tratt allt i din bokföringsprogram – i rätt rapporter och rätt konto.