Hoe houd ik boeken bij voor een klein bedrijf?

Hoe houd ik boeken bij voor een klein bedrijf?

het runnen van een bedrijf kan onvoorspelbaar zijn, maar een uitstekend registratiesysteem kan de zaken gemakkelijker maken. Op deze pagina leer je meer over het bijhouden van gegevens – wat je moet bewaren, hoe je gegevens moet bewaren en hoe lang je ze moet bewaren.

veel start-ups, evenals bestaande ondernemers, hebben de neiging om dit aspect van hun bedrijf te verwaarlozen tot het einde van het boekjaar (EOFY) is op hen.

volgens de wet is elk bedrijf verplicht nauwkeurige en tijdige gegevens bij te houden.

ik kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om uw accounts vanaf het begin te organiseren door eenvoudige boekhoudsoftware in te stellen en te gebruiken die aan uw behoeften voldoet.

zodra u een bedrijf start, moet u met getallen omgaan. Elk bedrijf, hoe klein ook, moet een register bijhouden van elke transactie. Dat omvat verkoop, uitgaven, salarisbetalingen-in feite, elke beweging van geld in en uit uw bedrijf.

hoewel het mogelijk is om dit zelf te doen, zijn de meeste ondernemers niet opgeleid in boekhouding. Dus het is gebruikelijk voor bedrijven om dit dagelijkse werk uit te besteden.

in deze gids leggen we uit waarom het inhuren van een boekhouder een geweldig idee is of zelfs een essentieel onderdeel van zakendoen. Dan kijken we hoe u de juiste boekhouder voor uw bedrijf kunt huren.

Wat Is Boekhouding?

boekhouding omvat het registreren en classificeren van alle financiële transacties in uw bedrijf. Het houdt bij wat uw bedrijf uitgeeft en wat uw bedrijf ontvangt.

deze taken werden beheerd met behulp van boeken en grootboeken, vandaar de naam “boekhouding”. Oorspronkelijk zouden de transacties worden opgenomen in daybooks, cashbooks, of tijdschriften en vervolgens overgebracht naar een grootboek.

boekhoudsoftware heeft nu vrijwel de behoefte aan fysieke boeken vervangen.

wat maakt een goede boekhouder? Kwalificaties helpen, maar wat het kaf van het koren scheidt is houding. Een goede boekhouder geeft erom als er iets niet in evenwicht is en wordt boos als er iets vermist wordt. Een boekhouder zorgt ervoor dat de jaarrekening zinvol, en voelt zich verantwoordelijk als het gaat om het krijgen van klanten om te betalen op tijd. Een goede boekhouder, met andere woorden, is zijn of haar gewicht in goud waard.

voordelen van het bijhouden van gegevens

er zijn veel voordelen aan het bijhouden van goede gegevens. Het kan u helpen om:

• houd de gezondheid van uw bedrijf bij, zodat u goede zakelijke beslissingen kunt nemen
• voldoe aan uw belasting-en pensioenverplichtingen
• beheer uw cashflow
• toon uw financiële positie aan banken of andere kredietverstrekkers

belasting-en pensioenregisters u moet

bijhouden alle transacties die verband houden met de belasting-en pensioenaangelegenheden van uw bedrijf, met inbegrip van gegevens die de informatie die u in uw belastingaangiften en rapporten te ondersteunen.

de administratie die u moet bijhouden, is afhankelijk van de fiscale en fiscale verplichtingen van uw bedrijf en de structuur van uw bedrijf (eenmanszaak, partnerschap, bedrijf of trust).

de Australische Belastingdienst (ATO) vereist dat:

1. uw gegevens mogen niet worden gewijzigd en moeten worden opgeslagen op een manier die de informatie beperkt wordt gewijzigd of de gegevens beschadigd.
2. u moet de meeste gegevens gedurende vijf jaar bewaren, te rekenen vanaf het moment waarop u de gegevens hebt opgesteld of verkregen, of de transacties (of handelingen waarop zij betrekking hebben) hebt voltooid, afhankelijk van wat het laatst valt.
3. u moet de ato uw records kunnen tonen als ze erom vragen.
4. uw records moeten in het Engels zijn of gemakkelijk naar het Engels kunnen worden geconverteerd.

drie redenen waarom u een boekhouder

nodig hebt als u net begint, denkt u misschien dat u niet iemand nodig hebt om de boeken te verzorgen. Misschien denk je dat het genoeg is om je accountant eens per kwartaal of eens per jaar de cijfers te laten uitzoeken. Maar er zijn goede redenen om een boekhouder in te huren. Hier zijn er drie van.:

ze besparen u tijd

tenzij u al veel weet over boekhouding, is het onverstandig om dit werk zelf aan te nemen. Het verwerken van ontvangsten, uitgaven en betalingen is slechts een deel van het werk. Ze weten hoe ze uitgaven moeten toewijzen aan bepaalde klanten. Ze nemen alle nummers, voeren ze in uw boekhoudsoftware in, en maken ze logisch. Een goede boekhouder weet hoe transacties moeten worden behandeld om nuttige zakelijke rapporten te verstrekken. Het is een bekwame baan, en uw boekhouder zal het veel efficiënter doen dan u kunt.

zij begrijpen uw bedrijf.

omdat zij zich bezighouden met de dagelijkse rekeningen, hebben boekhouders een diep inzicht in de financiën van uw bedrijf. Door dit inzicht met u te delen, kunnen zij u helpen uit te werken waar uw bedrijf moet gaan. Ze kunnen eventuele problemen op tijd markeren zodat u er iets aan kunt doen. Een goede boekhouder waakt over uw financiën en helpt u uit de buurt van problemen te sturen.

zij helpen uw cashflow te beheren.Accountants verlenen een waardevolle dienst, met name op het gebied van strategisch advies, jaarlijkse aangiften en belastingkwesties. Maar ze zien je rekeningen meestal niet elke dag. Een goede boekhouder houdt uw rekeningen regelmatig in de gaten. Dit zal helpen om uw cashflow onder controle te houden, wat van vitaal belang is voor de groei van uw bedrijf.

boekhouding basis: Rekeningtypen begrijpen

het verschil tussen rekeningtypen begrijpen is het geheim om transacties correct te coderen. Hier is de cheat ‘ s gids voor het begrijpen van het verschil tussen activa en passiva, aandelen en inkomen, bananen en appels.

• vlottend actief: Alles wat een bedrijf bezit dat realistisch kan worden omgezet in contant geld binnen de komende 12 maanden.
• vast actief: een fysiek actief zoals Kantooruitrusting, grond, gebouwen, computers of motorvoertuigen die naar verwachting niet in contanten zullen worden omgezet binnen de komende 12 maanden.
• huidige verplichting: een door het bedrijf verschuldigd bedrag dat binnen de komende 12 maanden verschuldigd is, inclusief enge zaken zoals creditcards.
• vaste verplichting: alles wat u bezit dat niet binnen de komende 12 maanden moet worden betaald, zoals huurkoopschulden of bankleningen.
• eigen vermogen: het “belang” dat aandeelhouders of een eigenaar in het bedrijf hebben, met inbegrip van zowel het ingebrachte kapitaal als de in de tijd opgebouwde winst of verlies.
• inkomen: geld gegenereerd uit verkoop aan klanten of rendement op investeringen.
• verkoopkosten: wat kost het aan grondstoffen, leveringen of productiearbeid om de goederen te maken die u verkoopt (ook wel kosten van verkochte goederen of variabele kosten genoemd).

controlelijst boekhouding

deze controlelijst moet u helpen om ‘ s nachts rustig te slapen, wetende dat u hebt gedaan wat u moest doen om uw boeken in topvorm te krijgen.

• zorg ervoor dat u bankfeeds voor elke rekening instelt.
• ten minste eenmaal per maand moet elke bankrekening worden vergeleken met bankafschriften.
• Kijk voor van tevoren of in de toekomst gedateerde transacties.
• eet in één keer een familie reep chocolade (oh ja, en ruim de lijst van de schuldenaar op).
• Doorzoek de lijst van schuldeisers.
• controleer de belastingcodes op alle transacties.
• Reconcile your GST liability accounts.
• inventariseer de eens over.
• Reconcile all payroll liability accounts.

hoe boekhouden?

de twee belangrijkste taken in de boekhouding van kleine bedrijven zijn het vastleggen en reconcilieren.

elke transactie registreren

Registreer uw verkopen. Dit werd traditioneel gedaan door ze in een kasboek te schrijven of ze in een spreadsheet te ponsen. Ondernemers hebben nu meer kans om verkoopgegevens rechtstreeks te downloaden in hun boeken van point-of-sale of facturatie software.

Registreer uw transacties. Elke zakelijke aankoop moet worden opgemerkt. U moet ook vasthouden aan het bewijs van aankoop als u van plan bent om die kosten te claimen als een fiscale aftrek. Nogmaals, u kunt deze gegevens in een boek of spreadsheet schrijven. Of u kunt de taak te automatiseren, zodat alle afschrijvingen van uw zakelijke bankrekening stroom in uw boekhouding software.

u kunt inkomsten en uitgaven op verschillende tijdstippen registreren, afhankelijk van of u contant of op transactiebasis boekt.

reconciliatie van elke transactie

reconciliatie houdt in dat uw zakelijke boeken regelmatig worden vergeleken met uw bankafschriften om te controleren of de transacties en saldi overeenkomen – en de redenen te identificeren als ze niet overeenkomen. vaak moeten bankkosten, rentebetalingen, deposito ‘ s en betalingen die nog niet op uw bankrekeningen zijn geraakt, worden verantwoord.

u doet mogelijk dagelijks, wekelijks, maandelijks of minder vaak bankafrekeningen, afhankelijk van het aantal transacties dat door uw bedrijf wordt uitgevoerd. Echter, zal u waarschijnlijk worden verplicht om uw boeken te verzoenen voordat het indienen van belastingaangiften op zijn minst.

hoe sneller u transacties reconcileert, en hoe sneller fouten kunnen worden gevonden en gecorrigeerd. Het is beter om het vaak te doen-zelfs dagelijks-zodat het werk niet opstapelt. U kunt meer te weten komen in onze gids over hoe je bank reconciliatie doen.

overige boekhoudtaken voor kleine bedrijven

als u optreedt als boekhouder voor een klein bedrijf, kunt u ook verantwoordelijk zijn voor:

• debiteuren (facturen uitschrijven en ervoor zorgen dat ze betaald worden)
• crediteuren (facturen op tijd betalen)
• payroll (betalende werknemers))

professionele boekhouders bieden ook andere diensten, zoals het helpen met financiële rapporten (winst-en-verlies, balans, cash flow rapport), en het meten van zakelijke prestaties. Boekhouders zijn ook vaak bas agenten en kunnen helpen bij het bestand van uw belastingen.

Wat Doen Boekhouders?

hier zijn enkele van de taken van de boekhouder die zullen helpen om uw bedrijf soepel te laten verlopen:

dagelijkse transacties bijhouden

een boekhouder kan de registratie van dagelijkse banktransacties afhandelen. Als de boekhoudsoftware die u gebruikt dagelijks automatische bankfeeds heeft, is dit een geweldig hulpmiddel voor uw boekhouder om te gebruiken. Wanneer uw bankafschrift lijnen worden ingevoerd in uw boekhoudsoftware, is het veel gemakkelijker om een oogje houden op de cashflow, en het bespaart ook op data invoertijd.

het versturen van facturen en het beheer van het debiteurenbestand

het opstellen van facturen en het versturen ervan naar klanten is meestal de verantwoordelijkheid van de boekhouder. Het beheren van de debiteuren grootboek – en het najagen van late betaling – is ook waarschijnlijk door een boekhouder.

bij het verwerken van het crediteurenboek

tot een bepaald bedrag in dollar, zijn het meestal boekhouders die betalingen namens het bedrijf doen. Dit omvat de betaling van leveranciersfacturen, onkosten en kleine kasmiddelen.

de cashflow in de gaten houden

een van de belangrijkste taken voor een boekhouder is ervoor te zorgen dat het dagelijks geld van het bedrijf niet opraakt. Ze kunnen dit doen door te kijken naar de balans van inkomsten naar uitgaven. Dan kunnen ze actie ondernemen of advies geven als het lijkt alsof het bedrijf meer klaar geld nodig heeft.

het voorbereiden van de boeken voor de accountant

het is de taak van de boekhouder om ervoor te zorgen dat de rekeningen geldig en up-to-date zijn wanneer de accountant ze nodig heeft. Dit stelt de accountant in staat om hun vaardigheden en kennis te gebruiken om zakelijke aanbevelingen te doen, verslag uit te brengen aan de Raad van bestuur en volledige bedrijfsbelastingaangiften.

samengevat is het de boekhouder die het dagelijkse werk verricht, zodat de accountant zich kan concentreren op strategische financiële operaties. Dus boekhouders spelen een belangrijke rol-zonder hen kunnen accountants hun werk niet doen.

hoe records bij te houden

u kunt records elektronisch of op papier bewaren. De ATO raadt bedrijven aan om zo mogelijk gebruik te maken van elektronische registratie, omdat ze geleidelijk overgaan op elektronische rapportage voor belasting-en superverplichtingen. Het elektronisch bijhouden van uw administratie zou sommige taken gemakkelijker moeten maken en u tijd besparen zodra u uw systeem hebt ingesteld.

als u uw administratie elektronisch bijhoudt, is het niet nodig om ook papieren kopieën te bewaren, tenzij een bepaalde wet-of regelgeving een papieren kopie vereist.

u kunt papieren gegevens ook elektronisch opslaan en bewaren. De ATO accepteert afbeeldingen van zakelijke papieren records die zijn opgeslagen op een elektronisch opslagmedium, op voorwaarde dat de elektronische kopieën een waarheidsgetrouwe en duidelijke reproductie zijn van de originele papieren records en voldoen aan hun record-keeping Vereisten. Zodra u een afbeelding van uw originele papieren records hebt opgeslagen, hoeft u de papieren versies niet meer te bewaren.

welke u ook kiest, zorg ervoor dat u uw records op een veilige plaats opslaat. Maak een Back – up van uw documenten en, indien mogelijk, een veilige off-site opslaglocatie, die cloudopslag kan omvatten.

de records moeten zich ook bevinden op een computer of apparaat dat:

• u hebt toegang tot (inclusief alle wachtwoorden)
• wordt geback-upt in geval van computerstoring
• stelt u in staat om de informatie te beheren die wordt verwerkt, ingevoerd en verzonden tips voor het vinden van een boekhouder

er zijn tal van boekhoudservices beschikbaar. Deze tips zullen u helpen uw keuzes te beperken.

• denk na over de vraag of u een consultant of een bedrijf wilt?
• boekhouders werken vaak zelfstandig zodat zij meerdere klanten tegelijk kunnen hebben. Je zou kunnen kiezen voor het huren van een onafhankelijke consultant of een boekhouding bedrijf. Als uw bedrijf groot genoeg is, kunt u zelfs het huren van een fulltime werknemer. Er is geen goede of verkeerde aanpak-het hangt af van de grootte en de behoeften van uw bedrijf.
• Locatie, Locatie, locatie – bepaal of het belangrijk is
• met online boekhoudsoftware kunt u op afstand toegang tot uw accountgegevens delen. Maar u kunt nog steeds wilt uw boekhouder te ontmoeten in persoon van tijd tot tijd. Bepaal hoe belangrijk dit voor u is, en pas uw zoekopdracht dienovereenkomstig aan. Je kunt nu een adviseur in de buurt vinden als je in Sydney bent.
• maak gebruik van uw sociale netwerken
• gebruik online sociale netwerken, vooral LinkedIn, om boekhoud professionals te vinden. Het is geweldig als je vrienden of kennissen ze hebben aanbevolen. Praat ook met lokale kamers van Koophandel en bedrijfsadviseurs. Ze zullen waarschijnlijk iemand kennen die geschikt is.
• zoek naar ervaring
• Accountants hebben beroepskwalificaties nodig voordat zij wettelijk boekhoudkundig werk kunnen doen. Boekhouding heeft niet dezelfde beperkingen, maar certificering is beschikbaar. Het is ook de moeite waard om te controleren of ze deel uitmaken van een professioneel bestuursorgaan zoals een boekhouders vereniging. Zoek naar ervaring en een aanzienlijk aantal klanten uit het verleden – bij voorkeur in hetzelfde vakgebied als u. Praat met een aantal van die klanten als je kunt, want ze zullen je nuttige informatie geven.
• kies de juiste persoon
• praat met zoveel mensen of bedrijven als nodig is. Interview ze twee keer indien nodig, en zorg ervoor dat hun referenties en kwalificaties te controleren. Het is ook essentieel om na te denken over persoonlijkheid en cultuur fit. Uw gekozen boekhouder zal veel communiceren met u en uw medewerkers, zelfs als ze niet fulltime in dienst. Het loont om iemand in te huren die goed werkt in uw omgeving. Vertrouw op je instinct hier, en huur iemand vriendelijk, behulpzaam, en vooral, scherp.

uw financiële copiloot

boekhouders creëren orde uit chaos. Ze nemen alle nummers, kwitanties, rekeningen en andere accounts gegevens die door uw bedrijf stroomt. Ze trechter het allemaal in uw boekhoudsoftware-in de juiste rapporten en de juiste account.