Hvordan opbevarer jeg bøger til en lille virksomhed?

Hvordan opbevarer jeg bøger til en lille virksomhed?

at drive en virksomhed kan være uforudsigeligt, men et fremragende journalføringssystem kan gøre tingene lettere. På denne side lærer du om registrering – hvad du skal opbevare, hvordan du fører poster, og hvor længe du skal opbevare dem.

mange nystartede virksomheder såvel som eksisterende virksomhedsejere har en tendens til at forsømme dette aspekt af deres forretning indtil udgangen af regnskabsåret (EOFY) er over dem.

ved lov er enhver virksomhed forpligtet til at opretholde nøjagtige og rettidige optegnelser.

jeg kan ikke understrege nok, hvor vigtigt det er at organisere dine konti fra starten ved at oprette og bruge enkle regnskabsprogrammer, der passer til dine behov.

så snart du starter en virksomhed, skal du håndtere tal. Enhver virksomhed, uanset hvor lille, skal registrere sin hver transaktion. Det inkluderer salg, udgifter, lønudbetalinger – faktisk enhver bevægelse af penge ind og ud af din virksomhed.

selvom det er muligt at gøre dette selv, er de fleste iværksættere ikke uddannet i bogføring. Så det er almindeligt for virksomheder at outsource dette daglige arbejde.

i denne vejledning forklarer vi, hvorfor ansættelse af en bogholder er en god ide eller endda en væsentlig del af at drive forretning. Så ser vi på, hvordan du kan ansætte den rigtige bogholder til din virksomhed.

Hvad Er Bogføring?

bogføring indebærer registrering og klassificering af alle finansielle transaktioner i din virksomhed. Det er at holde styr på, hvad din virksomhed bruger, og hvad din virksomhed modtager.

disse opgaver blev tidligere administreret ved hjælp af bøger og hovedbøger, deraf navnet ‘bogføring’. Oprindeligt blev transaktionerne registreret i dagbøger, kontantbøger eller tidsskrifter og derefter overført til en hovedbog.

bogholderi har nu stort set erstattet behovet for fysiske bøger.

hvad gør en god bogholder? Kvalifikationer hjælper, men hvad der adskiller hveden fra agnet er holdning. En god bogholder bekymrer sig, når noget ikke balancerer og bliver forstyrret, når ting forsvinder. En bogholder bekymrer sig om, at årsregnskabet giver mening, og føler sig ansvarlig, når det kommer til at få kunderne til at betale til tiden. En god bogholder, med andre ord, er værd at hans eller hendes vægt i guld.

fordele ved registrering

der er mange fordele ved at føre gode poster. Det kan hjælpe dig med at:

• Hold styr på din virksomheds sundhed, så du er i stand til at træffe gode forretningsbeslutninger
• Mød dine Skatte-og superannuationsforpligtelser
• Administrer din pengestrøm
• Demonstrer din økonomiske stilling til banker eller andre långivere

skatte-og superannuationsposter, du skal holde

du skal føre fortegnelser over alle transaktioner relateret til din virksomheds skatte-og superannuationsanliggender, herunder poster, der understøtter de oplysninger, du inkluderer i dine selvangivelser og rapporter.

de poster, du skal opbevare, afhænger af din virksomheds skatte-og superannuationsforpligtelser og din virksomheds struktur (enehandler, partnerskab, virksomhed eller tillid).

det australske skattekontor (ATO) kræver det:

1. dine optegnelser må ikke ændres og skal opbevares på en måde, der begrænser oplysningerne fra at blive ændret eller posten beskadiget.
2. du skal opbevare de fleste poster i fem år, startende fra da du forberedte eller opnåede posterne eller afsluttede transaktionerne (eller handlinger, de vedrører), alt efter hvad der er senere.
3. du skal kunne vise ATO dine optegnelser, hvis de beder om dem.
4. dine optegnelser skal være på engelsk eller kunne nemt konverteres til engelsk.

tre grunde til, at du har brug for en bogholder

hvis du lige er startet i erhvervslivet, tror du måske, at du ikke har brug for nogen til at passe bøgerne. Måske føler du, at det er nok at lade din revisor sortere tallene en gang om kvartalet eller en gang om året. Men der er gode grunde til at ansætte en bogholder. Her er tre af dem:

de sparer dig tid

medmindre du allerede ved meget om bogføring, er det uklogt at påtage sig dette arbejde selv. Behandling af kvitteringer, udgifter og betalinger er kun en del af arbejdet. De ved, hvordan man tildeler udgifter til bestemte kunder. De tager alle numrene, indtaster dem i dit regnskabsprogram og giver mening om dem. En god bogholder ved, hvordan transaktioner skal behandles for at give nyttige forretningsrapporter. Det er et dygtigt job, og din bogholder vil gøre det meget mere effektivt, end du kan.

de forstår din virksomhed.

fordi de beskæftiger sig med de daglige konti, har bogholdere en dyb indsigt i din virksomheds økonomi. Ved at dele denne indsigt med dig kan de hjælpe dig med at finde ud af, hvor din virksomhed skal hen. De kan markere eventuelle problemer i tide, så du kan gøre noget ved dem. En god bogholder holder øje med din økonomi og hjælper dig med at undgå problemer.

de hjælper med at styre din pengestrøm.

revisorer yder en værdifuld service, især når det kommer til strategisk rådgivning, årlige afkast og skattespørgsmål. Men de ser normalt ikke dine konti hver dag. En god bogholder vil holde øje med dine konti regelmæssigt. Dette vil hjælpe med at holde din pengestrøm under kontrol, hvilket er afgørende for forretningsvækst.

bogføring grundlæggende: forståelse af kontotyper

forståelse af forskellen mellem kontotyper er hemmeligheden bag kodning af transaktioner korrekt. Her er cheat ‘ s guide til at forstå forskellen mellem aktiver og passiver, egenkapital og indkomst, bananer og æbler.

• nuværende aktiv: Alt, hvad en virksomhed ejer, der realistisk kan konverteres til kontanter inden for de næste 12 måneder.
• langfristet aktiv: et fysisk aktiv som kontorudstyr, jord, bygninger, computere eller motorkøretøjer, der ikke forventes at blive konverteret til kontanter inden for de næste 12 måneder.
• nuværende ansvar: et beløb, som virksomheden skylder, der forfalder inden for de næste 12 måneder, inklusive skræmmende ting såsom kreditkort.
• langfristet ansvar: alt, hvad du ejer, der ikke skal udbetales inden for de næste 12 måneder, såsom leje køb gæld eller banklån.
• egenkapital: den ‘interesse’, som aktionærer eller en ejer har i virksomheden, inklusive både kapitalindskud og resultatet opbygget over tid.
• indkomst: penge genereret fra salg til kunder eller afkast af investeringer.
• salgsomkostninger: hvad det koster i råvarer, forsyninger eller produktionsarbejde at fremstille de varer, du sælger (også kaldet omkostninger til solgte varer eller variable udgifter).

Bogføringscheckliste

denne trinvise bogføringscheckliste skal hjælpe dig med at sove let om natten ved at vide, at du har gjort, hvad du skulle gøre for at få dine bøger i tip-top form.

• sørg for at oprette bank feeds for hver konto.
• mindst en gang om måneden skal du afstemme hver bankkonto med kontoudtog.
• se efter foruddaterede eller fremtidige daterede transaktioner.
• Spis en familie bar chokolade i et møde (Åh ja, og ryd op på debitorens liste).
• fej gennem kreditorlisten.
• kontroller skattekoder på alle transaktioner.
• Afstem dine GST-ansvarskonti.
• Giv opgørelse den en gang over.
• Afstem alle lønansvarskonti.

Hvordan laver man bogføring?

de to vigtigste opgaver inden for bogføring af små virksomheder er registrering og afstemning.

optagelse af hver transaktion

Optag dit salg. Dette blev traditionelt gjort ved at skrive dem i en pengebog eller slå dem i et regneark. Virksomhedsejere er nu mere tilbøjelige til at hente salgsdata direkte ind i deres bøger fra point-of-sale eller fakturering program.

Optag dine transaktioner. Hvert forretningsrelateret køb skal noteres. Du bør også holde fast i købsbeviset, hvis du planlægger at kræve denne udgift som skattefradrag. Igen kan du skrive disse detaljer i en bog eller et regneark. Eller du kan automatisere opgaven, så alle debiteringer fra din virksomheds bankkonto strømmer ind i dit bogføringsprogram.

du kan registrere indtægter og udgifter på forskellige tidspunkter, afhængigt af om du foretager kontant-eller periodiseringsregnskab.

afstemning af hver transaktion

afstemning involverer regelmæssigt krydshenvisning af dine forretningsbøger mod dine kontoudtog for at kontrollere, at transaktionerne og saldoen stemmer overens-og identificere årsagerne, hvis de ikke gør det. ofte skal Bankgebyrer, rentebetalinger, indskud og betalinger, der endnu ikke har ramt dine bankkonti, redegøres for.

du kan foretage bankafstemning dagligt, ugentligt, månedligt eller mindre ofte afhængigt af antallet af transaktioner, der gennemgår din virksomhed. Imidlertid, du vil sandsynligvis være forpligtet til at forene dine bøger, inden du i det mindste indsender selvangivelser.

jo hurtigere du afstemmer transaktioner, og jo hurtigere fejl kan findes og rettes. Det er bedre at gøre det ofte – selv dagligt – så arbejdet ikke hober sig op. Du kan lære mere i vores guide til, hvordan du foretager bankafstemning.

andre bogføringsopgaver for små virksomheder

hvis du fungerer som bogholder for en lille virksomhed, kan du også være ansvarlig for:

• tilgodehavender (udstedelse af fakturaer og sørg for, at de er betalt)
• kreditorer (betaling af regninger til tiden)
• lønningsliste (betalende medarbejdere)

professionelle bogholdere leverer også andre tjenester, som at hjælpe med økonomiske rapporter (fortjeneste og tab, balance, pengestrømsrapport) og måling af forretningsresultater. Bogholdere er også ofte BAS agenter og kan hjælpe fil dine skatter.

Hvad Gør Bogholdere?

her er nogle af bogholderens opgaver, der hjælper med at holde din virksomhed kørende:

holde styr på daglige transaktioner

en bogholder kan håndtere optagelsen af daglige banktransaktioner. Hvis det regnskabsprogram, du bruger, har daglige automatiske bankfeeds, er dette et godt værktøj, som din bogholder kan bruge. Når dine kontoudtogslinjer føres ind i dit regnskabsprogram, er det meget lettere at holde øje med pengestrømmen, og det sparer også på dataindtastningstid.

afsendelse af fakturaer og styring af debitorbogen

forberedelse af fakturaer og afsendelse til klienter er normalt bogholderens ansvar. Håndtering af debitorer hovedbog – og jagter sen betaling – er også sandsynligt, at ske ved en bogholder.

håndtering af den betalte hovedbog

op til et bestemt dollarbeløb er det normalt bogholdere, der foretager betalinger på vegne af virksomheden. Dette inkluderer betaling af leverandørfakturaer, udgifter og små kontanter.

at holde øje med pengestrømmen

en af de vigtigste opgaver for en bogholder er at sikre, at virksomheden ikke løber tør for daglige penge. De kan gøre dette ved at se balancen af indtægter til udgifter. Derefter kan de handle eller tilbyde rådgivning, hvis det ser ud til, at virksomheden har brug for mere klar kontanter.

forberedelse af bøgerne til revisor

det er bogholderens opgave at sikre, at regnskaberne er gyldige og opdaterede, når Revisor har brug for dem. Dette gør det muligt for revisor at bruge deres færdigheder og viden til at fremsætte forretningsanbefalinger, rapportere til bestyrelsen og udfylde selskabsskatteangivelser.

Sammenfattende er det bogholderen, der gør det daglige arbejde, så revisor kan koncentrere sig om strategiske finansielle operationer. Så bogholdere spiller en vigtig rolle – uden dem kan Revisorer ikke udføre deres job.

Sådan opbevares poster

du kan føre poster elektronisk eller i papirform. ATO anbefaler, at virksomheder bruger elektronisk journalføring, hvis det er muligt, da de gradvist bevæger sig mod elektronisk rapportering for skatte-og superforpligtelser. Holde dine optegnelser elektronisk bør gøre nogle opgaver lettere og spare dig tid, når du har dit system sat op.

hvis du opbevarer dine optegnelser elektronisk, er det ikke nødvendigt også at opbevare papirkopier, medmindre en bestemt lov eller forordning kræver en papirkopi.

du kan også gemme og opbevare papiroptegnelser elektronisk. ATO accepterer billeder af forretningspapiroptegnelser, der er gemt på et elektronisk lagringsmedium, forudsat at de elektroniske kopier er en sand og klar gengivelse af de originale papiroptegnelser og opfylder deres krav til registrering. Når du har gemt et billede af dine originale papirposter, behøver du ikke beholde papirversionerne.

uanset hvad du vælger, skal du sørge for at gemme dine poster på et sikkert sted. Sikkerhedskopier dine dokumenter og, hvis det er muligt, har en sikker off-site lagerplads, som kan omfatte cloud storage.

posterne skal også være på en computer eller enhed, der:

• du har adgang til (inklusive alle adgangskoder)
• sikkerhedskopieres i tilfælde af computerfejl
• giver dig mulighed for at kontrollere de oplysninger, der behandles, indtastes og sendes tip til at finde en bogholder

der er masser af bogføringstjenester tilgængelige. Disse tip hjælper dig med at indsnævre dine valg.

• tænk over, om du vil have en konsulent eller et firma?
• bogholdere arbejder ofte uafhængigt, så de kan have flere klienter ad gangen. Du kan vælge at ansætte en uafhængig konsulent eller et bogholderi firma. Hvis din virksomhed er stor nok, kan du endda ansætte en fuldtidsansat. Der er ingen rigtig eller forkert tilgang – det afhænger af din virksomheds størrelse og behov.
• Placering, Placering, placering – Beslut om det er vigtigt
• med online regnskabsprogram kan du dele adgang til dine kontodata eksternt. Men du vil måske stadig møde din bogholder personligt fra tid til anden. Bestem, hvor vigtigt dette er for dig, og juster din søgning i overensstemmelse hermed. Du kan finde en nærliggende rådgiver nu, hvis du er i Sydney.
• Gør brug af dine sociale netværk
• Brug online sociale netværk, især LinkedIn, for at finde bogholderi fagfolk. Det er dejligt, hvis dine venner eller bekendte har anbefalet dem. Tal også med lokale handelskamre og forretningsrådgivere. De vil sandsynligvis kende nogen passende.
• se efter erfaring
• revisorer har brug for faglige kvalifikationer, før de lovligt kan udføre regnskabsarbejde. Bogføring har ikke de samme begrænsninger, men certificering er tilgængelig. Det er også værd at kontrollere, om de er en del af et professionelt styrende organ som en bogholderforening. Se efter erfaring og et betydeligt antal tidligere kunder – helst inden for det samme forretningsområde som dig. Tal med nogle af disse klienter, hvis du kan, da de giver dig nyttige oplysninger.
• Vælg den rigtige person
• Tal med så mange mennesker eller virksomheder, som du har brug for. Samtale dem to gange, hvis det er nødvendigt, og sørg for at kontrollere deres referencer og kvalifikationer. Det er også vigtigt at tænke på personlighed og kulturpasning. Din valgte bogholder vil kommunikere meget med dig og dine medarbejdere, selvom de ikke er ansat på fuld tid. Det betaler sig at ansætte nogen, der fungerer godt i dit miljø. Stol på dine instinkter her, og ansæt nogen venlig, hjælpsom, og frem for alt, ivrig.

din finansielle co-pilot

bogholdere skabe orden ud af kaos. De tager alle de tal, kvitteringer, regninger og andre kontodata, der strømmer gennem din virksomhed. De tragt det hele ind i din regnskabsprogram – i de rigtige rapporter og den rigtige konto.