Jak prowadzić księgi rachunkowe dla małej firmy?

Jak prowadzić księgi rachunkowe dla małej firmy?

prowadzenie firmy może być nieprzewidywalne, ale doskonały system prowadzenia dokumentacji może ułatwić sprawę. Na tej stronie dowiesz się o prowadzeniu dokumentacji – co musisz zachować, jak prowadzić dokumentację i jak długo ją przechowywać.

wiele start-upów, a także istniejących właścicieli firm, zaniedbuje ten aspekt swojej działalności do końca roku obrotowego (EOFY).

zgodnie z prawem każda firma jest zobowiązana do utrzymywania dokładnych i terminowych rejestrów.

nie mogę wystarczająco podkreślić, jak ważne jest organizowanie kont od samego początku, konfigurując i używając prostego oprogramowania księgowego, które odpowiada twoim potrzebom.

jak tylko założysz firmę, musisz poradzić sobie z liczbami. Każda firma, bez względu na to, jak mała, musi prowadzić rejestr każdej transakcji. Obejmuje to sprzedaż, wydatki, wypłaty wynagrodzeń – w rzeczywistości każdy ruch pieniędzy do iz Twojej firmy.

chociaż można to zrobić samemu, większość przedsiębiorców nie jest przeszkolona w księgowości. Tak więc firmy często zlecają tę codzienną pracę na zewnątrz.

w tym przewodniku wyjaśnimy, dlaczego zatrudnienie księgowego jest świetnym pomysłem, a nawet istotną częścią prowadzenia biznesu. Następnie sprawdzimy, w jaki sposób możesz zatrudnić odpowiedniego księgowego do swojej firmy.

Co To Jest Księgowość?

prowadzenie ksiąg rachunkowych polega na rejestrowaniu i klasyfikowaniu wszystkich transakcji finansowych w Twojej firmie. Śledzi to, co Twoja firma wydaje i co otrzymuje.

zadania te były zarządzane za pomocą książek i ksiąg, stąd nazwa „księgowość”. Początkowo transakcje były rejestrowane w książkach dziennych, kasach lub czasopismach, a następnie przenoszone do księgi głównej.

oprogramowanie księgowe zastąpiło obecnie zapotrzebowanie na fizyczne książki.

co czyni dobrego księgowego? Kwalifikacje Pomagają, ale to, co odróżnia pszenicę od plew, to postawa. Dobry księgowy dba o to, gdy coś się nie równoważy i denerwuje się, gdy coś ginie. Księgowy dba o to, aby sprawozdania finansowe miały sens i czuje się odpowiedzialny, jeśli chodzi o nakłonienie klientów do zapłaty na czas. Innymi słowy, dobry księgowy jest wart swojej wagi w złocie.

korzyści z prowadzenia dokumentacji

istnieje wiele korzyści z prowadzenia dobrej dokumentacji. Może Ci pomóc:

• śledź kondycję swojej firmy, aby móc podejmować dobre decyzje biznesowe
• spełniaj swoje obowiązki podatkowe i nadzorcze
• Zarządzaj przepływami pieniężnymi
• wykazuj swoją sytuację finansową bankom lub innym kredytodawcom

dokumentacja podatkowa i Nadzorcza, którą musisz prowadzić

musisz prowadzić rejestry wszystkich transakcji związanych z podatkami i sprawami nadzorczymi Twojej firmy, w tym rejestry potwierdzające informacje zawarte w zeznaniach podatkowych i raportach.

dokumentacja, którą musisz prowadzić, zależy od zobowiązań podatkowych i nadzorczych Twojej firmy oraz struktury Twojej firmy (jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki osobowej, spółki lub zaufania).

Australijski Urząd Skarbowy (ATO) wymaga, aby:

1. Twoje rekordy nie mogą być zmieniane i muszą być przechowywane w sposób, który ogranicza informacje przed zmianą lub uszkodzeniem rekordu.
2. Większość dokumentacji należy przechowywać przez pięć lat, począwszy od momentu przygotowania lub uzyskania dokumentacji lub zakończenia transakcji (lub działań, których dotyczą), w zależności od tego, co nastąpi później.
3. musisz być w stanie pokazać ATO swoje rekordy, jeśli o nie poproszą.
4. twoje zapisy muszą być w języku angielskim lub można je łatwo przekonwertować na język angielski.

trzy powody, dla których potrzebujesz księgowego

jeśli dopiero zaczynasz działalność gospodarczą, możesz pomyśleć, że nie potrzebujesz kogoś, kto zajmowałby się książkami. Być może czujesz, że wystarczy pozwolić księgowemu uporządkować liczby raz na kwartał lub raz w roku. Ale są dobre powody, aby zatrudnić księgowego. Oto trzy z nich:

oszczędzają Ci czas

chyba, że wiesz już dużo o księgowości, nierozsądne jest samodzielne podjęcie tej pracy. Przetwarzanie rachunków, wydatków i płatności to tylko część pracy. Wiedzą, jak przypisać wydatki poszczególnym klientom. Wezmą wszystkie liczby, wprowadzą je do Twojego oprogramowania księgowego i zrozumieją je. Dobry księgowy wie, jak należy traktować transakcje, aby dostarczyć przydatne raporty biznesowe. To wykwalifikowana praca, a twój księgowy zrobi to znacznie wydajniej niż ty.

rozumieją Twój biznes.

ponieważ zajmują się codziennymi rachunkami, księgowi mają głęboki wgląd w finanse Twojej firmy. Dzieląc się z Tobą tym spostrzeżeniem, mogą pomóc ci określić, dokąd powinna zmierzać Twoja firma. Mogą oznaczać wszelkie problemy na czas, abyś coś z nimi zrobił. Dobry księgowy czuwa nad Twoimi finansami i pomaga uniknąć kłopotów.

pomagają zarządzać przepływami pieniężnymi.

księgowi zapewniają wartościową usługę, szczególnie jeśli chodzi o doradztwo strategiczne, roczne zeznania i kwestie podatkowe. Ale zazwyczaj nie widzą Twoich kont codziennie. Dobry księgowy będzie regularnie pilnować Twoich kont. Pomoże to utrzymać przepływy pieniężne pod kontrolą, co jest niezbędne dla rozwoju firmy.

podstawy księgowości: zrozumienie typów kont

zrozumienie różnicy między typami kont jest tajemnicą prawidłowego kodowania transakcji. Oto przewodnik oszukiwania, aby zrozumieć różnicę między aktywami i pasywami, kapitałem własnym i dochodami, bananami i jabłkami.

• aktywa trwałe: Wszystko, co posiada Firma, które można realnie zamienić na gotówkę w ciągu najbliższych 12 miesięcy.
• aktywa trwałe: aktywa fizyczne, takie jak sprzęt biurowy, grunty, budynki, komputery lub pojazdy silnikowe, które nie mają być zamienione na gotówkę w ciągu najbliższych 12 miesięcy.
• aktualna odpowiedzialność: kwota należna od firmy, która jest należna w ciągu najbliższych 12 miesięcy, w tym przerażające rzeczy, takie jak karty kredytowe.
• odpowiedzialność stała: wszystko, co posiadasz, a co nie ma być wypłacone w ciągu najbliższych 12 miesięcy, takie jak długi z tytułu zakupu ratalnego lub pożyczki bankowe.
• kapitał własny: „udział” akcjonariuszy lub właściciela w działalności, w tym zarówno wniesiony kapitał, jak i zysk lub strata zgromadzone w czasie.
• dochód: pieniądze uzyskane ze sprzedaży klientom lub zwrot z inwestycji.
• koszt sprzedaży: ile kosztuje surowce, dostawy lub robocizna produkcyjna, aby sprzedać towar (zwany także kosztem sprzedanych towarów lub kosztami zmiennymi).

Lista kontrolna księgowości

ta lista kontrolna księgowości krok po kroku powinna pomóc ci spać spokojnie w nocy, wiedząc, że zrobiłeś to, co musiałeś zrobić, aby Twoje książki były w doskonałym stanie.

• upewnij się, że skonfigurowałeś kanały bankowe dla każdego konta.
• przynajmniej raz w miesiącu uzgadniaj każde konto bankowe z wyciągami bankowymi.
• Szukaj transakcji z wyprzedzeniem lub w przyszłości.
• zjedz rodzinną tabliczkę czekolady na jednym posiedzeniu (o tak, i posprzątaj listę dłużników).
• Sprawdź kody podatkowe wszystkich transakcji.
• daj raz inwentaryzację.
• uzgadniaj wszystkie rachunki wynagrodzeń.

jak prowadzić księgowość?

dwa najważniejsze zadania w księgowości małych firm to rejestrowanie i rozliczanie.

nagrywanie każdej transakcji

Nagrywaj swoją sprzedaż. Tradycyjnie robiono to, zapisując je w książce gotówkowej lub wbijając je w arkusz kalkulacyjny. Właściciele firm są teraz bardziej skłonni do pobierania danych sprzedaży bezpośrednio do swoich książek z oprogramowania do punktów sprzedaży lub fakturowania.

nagrywaj swoje transakcje. Każdy zakup związany z biznesem musi być odnotowany. Należy również trzymać dowód zakupu, jeśli planujesz ubiegać się o ten wydatek jako odliczenie podatkowe. Ponownie możesz zapisać te szczegóły w książce lub arkuszu kalkulacyjnym. Możesz też zautomatyzować zadanie, aby wszystkie obciążenia z firmowego konta bankowego były przesyłane do oprogramowania księgowego.

możesz rejestrować przychody i wydatki w różnych okresach, w zależności od tego, czy prowadzisz księgowość gotówkową, czy memoriałową.

uzgadnianie każdej transakcji

polega na regularnym porównywaniu Twoich ksiąg handlowych z wyciągami bankowymi w celu sprawdzenia, czy transakcje i salda są zgodne-i identyfikacji przyczyn, jeśli tak nie jest. często Opłaty bankowe, płatności odsetkowe, depozyty i płatności, które jeszcze nie trafiły na twoje konta bankowe, będą musiały zostać rozliczone.

uzgadnianie bankowe możesz wykonywać codziennie, co tydzień, co miesiąc lub rzadziej, w zależności od liczby transakcji dokonywanych przez Twoją firmę. Jednak prawdopodobnie będziesz musiał pogodzić swoje książki przed złożeniem zeznania podatkowego co najmniej.

im szybciej uzgodnisz transakcje, tym szybciej znajdziesz i poprawisz błędy. Lepiej robić to często – nawet codziennie – aby praca nie kumulowała się. Możesz dowiedzieć się więcej w naszym przewodniku, jak zrobić uzgadnianie bankowe.

inne obowiązki księgowe dla małych firm

jeśli działasz jako księgowy dla małej firmy, możesz być również odpowiedzialny za:

• należności (wystawianie faktur i upewnianie się, że są opłacane)
• należności (terminowe opłacanie rachunków)
• payroll (płacenie pracowników)

profesjonalni księgowi świadczą również inne usługi, takie jak pomoc w raportach finansowych (zysk i strata, bilans, raport przepływów pieniężnych) i mierzenie wyników biznesowych. Księgowi są również często agentami BAS i mogą pomóc w złożeniu podatków.

Czym Zajmują Się Księgowi?

oto niektóre z zadań księgowego, które pomogą utrzymać firmę działa sprawnie:

Śledzenie codziennych transakcji

księgowy może obsługiwać rejestrowanie codziennych transakcji bankowych. Jeśli oprogramowanie księgowe, którego używasz, ma codzienne Automatyczne kanały bankowe, jest to świetne narzędzie do korzystania z księgowego. Gdy linie wyciągów bankowych są wprowadzane do oprogramowania księgowego, znacznie łatwiej jest kontrolować przepływ środków pieniężnych, a także oszczędzać czas wprowadzania danych.

wysyłanie faktur i zarządzanie księgą należności

przygotowywanie faktur i wysyłanie ich do klientów jest zwykle obowiązkiem księgowego. Zarządzanie księgą należności – i ściganie opóźnień w płatnościach-może również być wykonywane przez księgowego.

Obsługa księgi zobowiązań

do pewnej kwoty w dolarach Zwykle księgowi dokonują płatności w imieniu firmy. Obejmuje to płatność faktur dostawcy, wydatków i drobnych środków pieniężnych.

pilnowanie przepływów pieniężnych

jednym z najważniejszych zadań dla księgowego jest upewnienie się, że firmie nie zabraknie codziennych pieniędzy. Mogą to zrobić, obserwując bilans przychodów do wydatków. Następnie mogą podjąć działania lub zaoferować porady, jeśli wygląda na to, że firma potrzebuje więcej gotówki.

przygotowanie księgowości dla księgowego

zadaniem księgowego jest zapewnienie, że księgowość jest ważna i aktualna, gdy księgowy jej potrzebuje. Dzięki temu księgowy może wykorzystać swoje umiejętności i wiedzę do sporządzania rekomendacji biznesowych, raportowania do zarządu i wypełniania deklaracji podatkowych firmy.

Podsumowując, to księgowy wykonuje codzienną pracę, aby księgowy mógł skoncentrować się na strategicznych operacjach finansowych. Ważną rolę odgrywają więc księgowi-bez nich księgowi nie mogą wykonywać swojej pracy.

jak prowadzić ewidencję

możesz prowadzić ewidencję w formie elektronicznej lub papierowej. ATO zaleca, aby przedsiębiorstwa korzystały w miarę możliwości z elektronicznego prowadzenia dokumentacji, ponieważ stopniowo przechodzą na elektroniczne sprawozdawczość w zakresie podatków i superobowiązków. Elektroniczne prowadzenie rejestrów powinno ułatwić niektóre zadania i zaoszczędzić czas po skonfigurowaniu systemu.

jeśli przechowujesz swoje dane elektronicznie, nie ma potrzeby przechowywania papierowych kopii, chyba że określone prawo lub przepisy wymagają papierowej kopii.

możesz również przechowywać i przechowywać papierowe zapisy elektronicznie. ATO akceptuje obrazy zapisów papierowych zapisanych na elektronicznym nośniku danych, pod warunkiem że kopie elektroniczne są wierną i wyraźną reprodukcją oryginalnych zapisów papierowych i spełniają wymogi dotyczące ich przechowywania. Po zapisaniu obrazu oryginalnych zapisów papierowych nie musisz przechowywać wersji papierowych.

Cokolwiek wybierzesz, upewnij się, że przechowujesz swoje rekordy w bezpiecznym miejscu. Twórz kopie zapasowe dokumentów i, jeśli to możliwe, miej bezpieczne miejsce przechowywania poza siedzibą, które może obejmować miejsce w chmurze.

rekordy muszą być również na komputerze lub urządzeniu, które:

• masz dostęp do (w tym wszystkich haseł)
• jest kopia zapasowa w przypadku awarii komputera
• pozwala kontrolować informacje, które są przetwarzane, wprowadzane i wysyłane wskazówki dotyczące znalezienia księgowego

dostępnych jest wiele usług księgowych. Te wskazówki pomogą Ci zawęzić wybór.

• zastanów się, czy chcesz konsultanta, czy firmę?
• księgowi często pracują niezależnie, dzięki czemu mogą mieć kilku klientów naraz. Możesz zdecydować się na zatrudnienie niezależnego konsultanta lub firmy księgowej. Jeśli Twoja firma jest wystarczająco duża, możesz nawet zatrudnić pracownika na pełny etat. Nie ma dobrego lub złego podejścia-zależy to od wielkości i potrzeb Twojej firmy.
• Lokalizacja, Lokalizacja, Lokalizacja – zdecyduj, czy to ważne
• dzięki oprogramowaniu do księgowości online możesz zdalnie udostępniać dostęp do danych kont. Ale nadal możesz chcieć spotkać się z księgowym osobiście od czasu do czasu. Zdecyduj, jak ważne jest to dla Ciebie i odpowiednio dostosuj wyszukiwanie. Możesz teraz znaleźć pobliskiego doradcę, jeśli jesteś w Sydney.
• korzystaj z sieci społecznościowych
• korzystaj z sieci społecznościowych online, zwłaszcza LinkedIn, aby znaleźć specjalistów od księgowości. To świetnie, jeśli polecili je twoi przyjaciele lub znajomi. Porozmawiaj z lokalnymi izbami handlowymi i doradcami biznesowymi. Pewnie znają kogoś odpowiedniego.
• poszukaj doświadczenia
• księgowi potrzebują kwalifikacji zawodowych, zanim będą mogli legalnie wykonywać pracę księgową. Księgowość nie ma tych samych ograniczeń, ale certyfikacja jest dostępna. Warto również sprawdzić, czy są częścią profesjonalnego organu zarządzającego, takiego jak Stowarzyszenie Księgowych. Poszukaj doświadczenia i dużej liczby dotychczasowych klientów-najlepiej tych z tej samej branży, co Ty. Porozmawiaj z niektórymi z tych klientów, jeśli możesz, ponieważ udzielą Ci przydatnych informacji.
• wybierz odpowiednią osobę
• Porozmawiaj z dowolną liczbą osób lub firm. Przesłuchaj ich dwukrotnie, jeśli to konieczne, i sprawdź ich referencje i kwalifikacje. Ważne jest również, aby myśleć o dopasowaniu osobowości i kultury. Wybrany księgowy będzie dużo komunikować się z Tobą i Twoimi pracownikami, nawet jeśli nie są zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin. Opłaca się zatrudnić kogoś, kto dobrze pracuje w Twoim środowisku. Zaufaj swoim instynktom i zatrudnij kogoś przyjaznego, pomocnego, a przede wszystkim chętnego.

twój drugi pilot finansowy

księgowi tworzą porządek z chaosu. Pobierają wszystkie liczby, rachunki, rachunki i inne dane kont, które przepływają przez Twoją firmę. Kierują to wszystko do Twojego oprogramowania księgowego – do właściwych raportów i właściwego konta.