Cum să organizați o întâlnire eficientă?
în timpul întâlnirii, toată lumea își poate iniția propria idee, poate discuta o problemă interesantă, poate face un plan de acțiune pentru ziua sau întreaga săptămână de lucru, poate planifica un eveniment sau o întâlnire cu partenerii de afaceri. Nu pentru a transforma procesul de întâlnire în bătaie în jurul tufișului, ci pentru a organiza o întâlnire eficientă la care ar fi luate decizii importante, managerul trebuie să cunoască toate subtilitățile organizării întâlnirilor.
conținut:
1. Selectarea tipului de întâlnire
2. 10 Pași pentru o întâlnire eficientă
3. Greșeli tipice în organizarea întâlnirilor
4. Aspect constructiv al întâlnirii
selecția tipului de întâlnire
întâlnirile eficiente sunt întâlniri pre-planificate care au o structură clară și urmează parametri bine definiți. Există mai multe tipuri de întâlniri care au propriile caracteristici. Printre acestea:
1. Întâlnirea personalului – ședința de stare)-structura acestui tip de întâlnire constă într-un discurs de încălzire sau introductiv, partea principală, inclusiv regulile, formatul și obiectivele, întrebările generale, rezultatele muncii, rapoartele participanților și analiza rezultatelor.
2. Raport-constă în prezentări ale mai multor participanți. O prezentare nu durează mai mult de 7 minute, având în vedere că aceasta este durata de timp care poate atrage atenția publicului.
3. Schimb de opinii-afirmația alternativă a tuturor participanților la întâlnire.
4. Briefing – constă într — o introducere, care include planuri, indicând importanța subiectului și definind problema, partea principală este planurile, regulile și instrucțiunile, apoi există o discuție cu analiza ulterioară, iar la final-stabilirea sarcinilor și însumarea.
5. Discuție-întâlnirea este organizată din nou după ce ședința principală a avut loc deja, dar decizia nu a fost luată.
pe lângă principalele tipuri, există și formate de întâlnire precum planificarea și brainstormingul. În primul caz, un cerc restrâns de angajați este invitat la o întâlnire pentru a rezolva o problemă cu care sunt direct legați. Al doilea tip de întâlnire este conceput pentru a găsi idei neobișnuite și soluții proaspete. Cât mai mulți oameni sunt invitați la o astfel de întâlnire.
Pentru a gestiona corect timpul alocat unei întâlniri, investiți în această perioadă de timp și nu întârziați soluția sarcinii principale, puteți utiliza aplicații speciale, cum ar fi un simplu tracker de timp Checkiant. De asemenea, îl puteți utiliza pentru a urmări orele de lucru ale angajaților și pentru a câștiga bani, sporind astfel productivitatea și calitatea muncii fiecăruia dintre ei.
10 Pași pentru o întâlnire eficientă
Pentru a desfășura întâlniri în mod eficient, trebuie să identificați trei componente principale ale unei întâlniri de echipă de succes: un dialog deschis, un obiectiv clar și un lider puternic. Acum să parcurgem cei 10 pași cheie ai organizării unei întâlniri eficiente:
1. Definiți clar scopul întâlnirii. Dacă nu are sens, atunci nu ar trebui să vă încordați și să distrageți angajații de la munca lor. Astăzi, puteți furniza cu ușurință informații fiecărui membru al echipei prin e-mail. Necesitatea unei întâlniri poate fi justificată numai atunci când este necesar să obțineți un răspuns imediat din partea subordonaților. În acest caz, întâlnirea ar trebui să fie!
2. Pregătiți – vă corespunzător. Puteți să vă gândiți nu numai la punctele principale ale planului, ci și să practicați câteva fraze, poate să scrieți un discurs introductiv sau final.
3. Anunțați fiecare membru al echipei despre întâlnire în timp util. Dacă inspirați echipa cu cel puțin o teză convingătoare și bine întemeiată, motivați-o la eveniment – va crește eficiența întâlnirii. Toată lumea va înțelege de ce s-au întâlnit și ce trebuie să realizeze în cele din urmă. Deci, trebuie să vă gândiți cu atenție la obiectivele dvs. în avans și apoi să vă anunțați angajații despre întâlnire.
4. Gestionați procesul. O întâlnire bună poate avea loc numai sub o conducere bună. Este necesar să clarificați publicului că acționați și ca observator aici și vă veți asigura că întâlnirea corespunde subiectului, se încadrează în intervalul de timp și că nimeni nu se abate de la problemele stabilite. Este la fel de important să arătați că respectați timpul fiecărei persoane prezente. Pentru a face acest lucru, lăsați-i să privească ceasul sau să stabilească un cronometru. De fiecare dată când subiectul principal este înlocuit de conversații secundare, reveniți pe toată lumea la tema principală.
5. Lăsați toată lumea să gândească liber. Dar nu lăsați alți participanți să se distreze de vorbitor. Urmăriți disciplina.
6. Este important ca persoanele prezente să ia parte la discuție și să-și facă propriile sugestii, idei sau opinii personale despre subiect. Este necesar să ascultați pe toată lumea și numai atunci, după ce ați analizat tot ce ați auzit, luați o decizie finală.
7. Faceți un plan de acțiune la sfârșitul întâlnirii. Ar trebui să verificați cu angajații dacă înțeleg decizia finală a întâlnirii, ce trebuie făcut în continuare și ce rezultat trebuie obținut. Dacă ceva nu merge bine, trebuie să analizați toate erorile și să le luați în considerare data viitoare.
8. Stai cu ochii pe timp. Este important atât să începeți întâlnirea la timp, cât și să o terminați în timp util. Punctualitatea joacă un rol important în obținerea succesului.
9. Lucrați cu subordonații dvs. după terminarea întâlnirii. Puteți cere fiecărui participant să scrie un raport cu privire la rezultatele evenimentului. Acesta este un hack de viață util cum să organizați o întâlnire eficientă, eliminând toate neajunsurile care s-au întâmplat ultima dată.
10. Monitorizarea conformității deciziilor aprobate. La sfârșitul întâlnirii, asigurați-vă că angajații respectă planul și strategia adoptate și nu uitați de toate la cinci minute după încheierea întâlnirii.
țineți cont de aceste reguli pentru a crește eficiența, viteza și calitatea finalizării sarcinilor, pentru a reuni echipa și pentru a îmbunătăți atmosfera la locul de muncă.
greșeli tipice în organizarea întâlnirilor
fiecare analiză ulterioară a întâlnirii anterioare vă va permite să eliminați greșelile și să desfășurați întâlniri eficiente și productive, ale căror rezultate se vor potrivi atât angajaților, cât și autorității. Este foarte dificil să faci totul chiar de la primele încercări, când o mulțime de oameni vin la întâlnire și nu ai suficient timp. Dar totul vine cu experiență.
una dintre condițiile necesare pentru desfășurarea unei întâlniri eficiente este evitarea greșelilor. Principalul lucru este că nu trebuie să devină un obicei și le puteți analiza rapid și vă puteți gândi la soluții pentru a le elimina.
deci, am luat în considerare principiile principale ale unei întâlniri eficiente, care alcătuiesc o scară a respectării sarcinilor, concretenței, termismului scurt, calendarului, participării, drepturilor de vot, consolidării rezultatelor și planificării. Erori pot apărea în oricare dintre aceste etape. Să analizăm cele mai frecvente dintre ele:
- nu ați definit obiectivul — după eveniment, participanții vor avea doar un sentiment de timp pierdut. De obicei, dacă angajații nu primesc notificări specificând subiectul și obiectivele întâlnirii, fie nu vin deloc, fie vin doar pentru că le este frică să nu fie pedepsiți;
- nu v — ați pregătit pentru întâlnire-dacă nu știți ce să spuneți participanților, atunci cum vă puteți aștepta ca aceștia să întreprindă orice acțiune, activitate sau reacție. În acest caz, întâlnirea va avea loc sub deviza „clarificarea neînțelegerilor și căutarea unui subiect” și toată lumea o va lăsa cu o lipsă totală de înțelegere a ceea ce s — a întâmplat și fără un singur plan pentru viitor;
- nu ați stabilit o limită de timp-dacă setați o anumită oră a întâlnirii, atunci participanții vor încerca să găsească o soluție în aceste limite. În caz contrar, o informare de jumătate de oră se poate transforma într-o retorică goală de trei ore;
-
nu ați motivat participanții la întâlnire în mod corespunzător, precum și pe dvs. – dacă nu știți cum să utilizați un astfel de instrument ca „întâlnire” și nu îl considerați ceva important în activitățile companiei, atunci nu este nimic de surprins când întâlnirile vor deveni pofta o activitate formală și ineficientă;
-
întâlnire abuzată — nu puteți apela „oamenii” cu orice ocazie. De ce distrage oamenii de la sarcinile lor pentru a analiza problemele care pot fi rezolvate, de exemplu, prin e-mail sau la sfârșitul zilei de lucru cu doar cinci minute înainte de a părăsi biroul;
-
scopul întâlnirii pe care ați stabilit — o și metodele de rezolvare a acesteia nu sunt compatibile între ele-dacă s-a decis rezolvarea problemei ca o întreagă echipă, nu ar trebui să luați tot timpul pentru un monolog personal și să vă exprimați doar propria opinie. Este important să se dea tuturor cuvântul, și la vot pentru o opțiune.
analizând toate regulile menționate mai sus pentru desfășurarea unor întâlniri eficiente, este de remarcat faptul că analiza deficiențelor este unul dintre punctele cheie în atingerea cu succes a obiectivelor.
structura constructivă a întâlnirii
secretul organizării și desfășurării unei întâlniri eficiente este crearea planului potrivit și, de asemenea, important, urmărirea fiecărei etape a acestuia.
1. În etapa pregătitoare, liderul trebuie să ofere participanților informații despre viitorul eveniment cu probleme care trebuie rezolvate sau întrebări la care trebuie răspuns. În acest stadiu, el trebuie, de asemenea, să creeze motivația potrivită și să aducă pe toți cei prezenți la faptul că se așteaptă interacțiunea constructivă și fiecare are dreptul la propriul punct de vedere și, prin urmare, va putea vorbi.
2. În etapa numită” începutul întâlnirii”, este important ca organizatorul să precizeze în mod clar scopul și subiectul. Pentru a seta tonul evenimentului, trebuie să țineți o parte de bun venit, să vă așezați și să salutați participanții.
3. Cel mai important moment — partea principală a întâlnirii. În acest stadiu, liderul trebuie să exprime problema, să aprobe modalitățile de soluționare a acesteia, să creeze condiții optime pentru ca grupul să ofere o serie de propuneri de succes și să asigure procesul de adoptare a unei singure versiuni finale.
4. În partea finală, organizatorul trebuie să Distribuie rezultatele întâlnirii fiecăruia dintre participanți. Acest lucru se poate face și la 1-2 ore după sesiunea de planificare. Este foarte important să finalizați corect întâlnirea, să inspirați angajații cu energie pozitivă și să creșteți interacțiunea dintre membrii echipei.
a se vedea, de asemenea:
cum să controlați munca angajaților. Checkiant – un program simplu de urmărire a timpului
termen limită-prieten sau dușman
Top 12 programe pentru munca la distanță
top 10 tehnici pentru motivația muncii