Miten järjestää tehokas kokous?
kokouksen aikana jokainen voi käynnistää oman ideansa, keskustella jännittävästä asiasta, tehdä toimintasuunnitelman päiväksi tai koko työviikoksi, suunnitella tapahtuman tai tapaamisen liikekumppaneiden kanssa. Ei kääntää kokousprosessia puskan kiertämiseksi, vaan tehokkaan kokouksen toteuttamiseksi, jossa tärkeitä päätöksiä tehtäisiin, johtajan on tiedettävä kaikki kokouksen järjestämisen hienoudet.
sisältö:
1. Kokoustyyppivalinta
2. 10 askelta tehokkaaseen kokoukseen
3. Tyypillisiä virheitä kokousorganisaatiossa
4. Rakentava kokoustapa
kokoustyyppivalinta
tehokkaat kokoukset ovat ennalta suunniteltuja kokouksia, joissa on selkeä rakenne ja joissa noudatetaan tarkoin määriteltyjä parametreja. On olemassa useita erilaisia kokouksia, joilla on omat erityispiirteensä. Joukossa:
1. Henkilöstökokous (tilakokous)-tämäntyyppisen kokouksen rakenne koostuu lämmittelystä tai johdantopuheesta, pääosa, mukaan lukien säännöt, muoto ja tavoitteet, Yleiset kysymykset, työn tulokset, osallistujien raportit ja tulosten analysointi.
2. Raportti-koostuu useiden osallistujien esitelmistä. Yksi esitys kestää enintään 7 minuuttia, ottaen huomioon, että tämä on aika, joka voi pitää yleisön huomion.
3. Mielipiteiden vaihto-kaikkien kokouksen osanottajien vaihtoehtoinen sanonta.
4. Briefing-koostuu johdanto, joka sisältää suunnitelmia, osoittaa, että aihe on tärkeä ja ongelman määrittely, tärkein osa on suunnitelmat, säännöt ja ohjeet, sitten on keskustelua myöhempää analyysiä, ja lopussa asettaminen tehtäviä ja yhteenveto.
5. Keskustelu-kokous järjestetään jälleen kerran, kun pääkokous on jo pidetty, mutta päätöstä ei ole tehty.
päätyyppien lisäksi on olemassa myös sellaisia kokousmuotoja kuin suunnittelu ja ideointi. Ensimmäisessä tapauksessa kapea työntekijäpiiri kutsutaan kokoukseen ratkaisemaan ongelma, johon he liittyvät suoraan. Toisen tapaamistyypin tarkoituksena on löytää epätavallisia ideoita ja tuoreita ratkaisuja. Kokoukseen kutsutaan mahdollisimman monta ihmistä.
jotta voit hallita oikein kokoukselle varattua aikaa, sijoittaa tähän ajanjaksoon eikä viivyttää päätehtävän ratkaisua, voit käyttää erityisiä sovelluksia, kuten yksinkertaista time tracker Checkiant-ohjelmaa. Voit myös käyttää sitä seurata työntekijöiden työaikaa ja ansaita rahaa, mikä lisää tuottavuutta ja työn laatua kunkin heistä.
10 vaihetta tehokkaaseen kokoukseen
jotta kokoukset voidaan järjestää tehokkaasti, on yksilöitävä kolme onnistuneen ryhmäkokouksen pääosaa: avoin vuoropuhelu, selkeä tavoite ja vahva johtaja. Käydään nyt läpi tehokkaan kokouksen järjestämisen 10 avainvaihetta:
1. Määrittele selkeästi kokouksen tarkoitus. Jos siinä ei ole järkeä, niin ei kannata rasittaa itseään ja häiritä työntekijöitä heidän työstään. Nykyään voit helposti antaa tietoja jokaiselle tiimin jäsenelle sähköpostitse. Palaverin tarvetta voi perustella vain silloin, kun on tarpeen saada välitön vastaus alaisilta. Tässä tapauksessa kokouksen pitäisi olla!
2. Valmistautukaa kunnolla. Voit ajatella läpi paitsi pääkohdat suunnitelman, mutta myös harjoitella joitakin lauseita, ehkä kirjoittaa johdanto tai lopullinen puhe.
3. Ilmoita jokaiselle tiimin jäsenelle kokouksesta ajoissa. Jos inspiroit tiimiä ainakin yhdellä vakuuttavalla ja perustellulla opinnäytetyöllä, motivoi heitä tapahtumaan-se lisää kokouksen tehokkuutta. Jokainen ymmärtää, miksi he tapasivat ja mitä heidän on lopulta saavutettava. Joten sinun täytyy miettiä tarkasti tavoitteesi etukäteen, ja sitten ilmoittaa työntekijöille palaverista.
4. Hallitse prosessia. Hyvä kokous voi tapahtua vain hyvässä johdossa. On tarpeen tehdä selväksi yleisölle, että olet myös tarkkailijana täällä ja varmistaa, että kokous vastaa aihetta, sopii aikatauluun ja ettei kukaan poikkea asetetuista asioista. Yhtä tärkeää on osoittaa, että kunnioitat jokaisen nykyisen ihmisen aikaa. Voit tehdä tämän, anna heidän katsella kelloa tai asettaa ajastin. Aina kun pääaihe korvataan toissijaisilla keskusteluilla, kaikki takaisin pääteemaan.
5. Antaa kaikkien ajatella vapaasti. Mutta älä anna muiden osallistujien pilkata puhujaa. Varo kuria.
6. On tärkeää, että nykyihmiset osallistuvat keskusteluun ja esittävät omia ehdotuksiaan, ajatuksiaan tai henkilökohtaisia mielipiteitään aiheesta. On tarpeen kuunnella kaikkia ja vasta sitten, analysoituaan kaiken kuullun, tehdä lopullinen päätös.
7. Tee toimintasuunnitelma kokouksen päätteeksi. Kannattaa tarkistaa työntekijöiltä, ymmärtävätkö he kokouksen lopullisen päätöksen, mitä on tehtävä seuraavaksi ja mihin tulokseen on päästävä. Jos jokin menee pieleen, sinun täytyy analysoida kaikki virheet ja ottaa ne huomioon seuraavalla kerralla.
8. Pidä silmällä aikaa. On tärkeää sekä aloittaa kokous ajoissa että päättää se ajoissa. Täsmällisyydellä on tärkeä rooli menestyksen saavuttamisessa.
9. Työskentele alaistesi kanssa kokouksen jälkeen. Voit pyytää jokaista osallistujaa kirjoittamaan raportin tapahtuman tuloksista. Tämä on hyödyllinen elämä hakata miten pitää tehokas kokous, poistaa kaikki puutteet, jotka tapahtuivat viime kerralla.
10. Valvoo hyväksyttyjen päätösten noudattamista. Varmista kokouksen päätteeksi, että työntekijät noudattavat hyväksyttyä suunnitelmaa ja strategiaa, äläkä unohda kaikkea viisi minuuttia kokouksen päättymisen jälkeen.
pidä nämä säännöt mielessä työtehtävien suorittamisen tehokkuuden, nopeuden ja laadun lisäämiseksi, tiimin kokoamiseksi yhteen ja työpaikan ilmapiirin parantamiseksi.
tyypilliset virheet kokousorganisaatiossa
jokainen myöhempi analyysi menneestä kokouksesta antaa mahdollisuuden poistaa virheitä ja pitää tehokkaita, tuottavia kokouksia, joiden tulokset sopivat sekä työntekijöille että viranomaiselle. On hyvin vaikeaa tehdä kaikki oikein ensimmäisistä yrityksistä lähtien, kun palaveriin tulee paljon ihmisiä, eikä aikaa ole tarpeeksi. Mutta kaiken mukana tulee kokemusta.
yksi välttämätön edellytys tehokkaan kokouksen pitämiselle on virheiden välttäminen. Tärkeintä on, että heidän ei tarvitse tulla tavaksi, ja voit nopeasti analysoida niitä ja miettiä ratkaisuja niiden poistamiseksi.
olemme siis tarkastelleet tehokkaan kokouksen pääperiaatteita, jotka muodostavat tehtävien noudattamisen, konkreettisuuden, lyhytnäköisyyden, ajoituksen, osallistumisen, äänioikeuden, tulosten vahvistamisen ja suunnittelun tikkaat. Virheitä voi esiintyä missä tahansa näistä vaiheista. Analysoidaan niistä yleisimpiä:
- et ole määritellyt tavoitetta — tapahtuman jälkeen osallistujilla on vain hukatun ajan tunne. Yleensä, jos työntekijät eivät saa ilmoituksia, joissa kerrotaan kokouksen aihe ja tavoitteet, he joko eivät tule lainkaan, tai he tulevat vain siksi, että pelkäävät tulevansa rangaistuiksi;
- et ole valmistautunut kokoukseen — jos et tiedä, mitä sanoa osallistujille, niin miten voit odottaa heidän ryhtyvän mihinkään toimiin, toimintaan tai reaktioon ollenkaan. Tällöin kokous pidetään tunnuslauseella ”väärinkäsitysten selventäminen ja aiheen etsiminen”, ja jokainen jättää sen täysin ymmärtämättä tapahtunutta ja ilman yhtenäistä tulevaisuudensuunnitelmaa;
- et ole asettanut aikarajaa — jos asetat tietyn ajankohdan kokoukselle, osallistujat yrittävät löytää ratkaisun näissä rajoissa. Muuten puolen tunnin tiedotustilaisuus voi muuttua kolmen tunnin tyhjäksi retoriikaksi;
-
et motivoinut kokouksen osallistujia kunnolla, samoin kuin itseäsi-jos et osaa käyttää sellaista työkalua kuin ”kokous” etkä pidä sitä tärkeänä yrityksen toiminnassa, ei ole mitään yllättävää, kun kokouksista tulee himo muodollista ja tehotonta toimintaa;
-
kokous väärin-et voi soittaa ”ihmiset” missään tilanteessa. Miksi häiritä ihmisiä heidän tehtävistään analysoida asioita, jotka voidaan ratkaista, esimerkiksi sähköpostitse tai työpäivän päätteeksi vain viisi minuuttia ennen lähtöä toimistosta;
-
asettamasi tapaamisen tarkoitus ja sen ratkaisumenetelmät eivät ole yhteensopivia keskenään — jos päätettiin käsitellä ongelmaa koko tiiminä, ei kannata ottaa koko aikaa henkilökohtaiseen monologiin ja ilmaista vain omaa mielipidettä. On tärkeää antaa kaikille puheenvuoro, ja äänestyksessä yhden vaihtoehdon puolesta.
analysoitaessa kaikkia edellä mainittuja sääntöjä tehokkaiden kokousten toteuttamiseksi on syytä huomata, että puutteiden analysointi on yksi avainkohdista tavoitteiden saavuttamisessa.
rakentava kokousasu
tehokkaan kokouksen järjestämisen ja toteuttamisen salaisuus on oikean suunnitelman laatiminen ja, mikä on myös tärkeää, sen jokaisen vaiheen seuraaminen.
1. Valmisteluvaiheessa johtajan on annettava osallistujille tietoa tulevasta tapahtumasta ratkaistavista asioista tai vastattavista kysymyksistä. Tässä vaiheessa hänen on myös luotava oikea motivaatio ja tuotava kaikki läsnäolijat siihen, että rakentavaa vuorovaikutusta odotetaan, ja jokaisella on oikeus omaan näkökulmaansa ja sitä kautta mahdollisuus puhua ääneen.
2. Siinä vaiheessa, jota kutsutaan ”kokouksen alkamiseksi”, on tärkeää, että Järjestäjä ilmoittaa selkeästi tarkoituksen ja aiheen. Tapahtuman sävyn asettamiseksi on pidettävä tervetuliaisosa, istuttava ja tervehdittävä osallistujia.
3. Tärkein hetki-tärkein osa kokousta. Tässä vaiheessa johtajan on tuotava esiin ongelma, hyväksyttävä keinot sen ratkaisemiseksi, luotava ryhmälle optimaaliset olosuhteet useiden onnistuneiden ehdotusten esittämiselle ja varmistettava yhden lopullisen version hyväksymisprosessi.
4. Viimeisessä osassa järjestäjän on jaettava kokouksen tulokset jokaiselle osallistujalle. Tämä voidaan tehdä myös 1-2 tuntia suunnittelutuokion jälkeen. On erittäin tärkeää päättää kokous oikein, inspiroida työntekijöitä positiivisella energialla ja lisätä vuorovaikutusta tiimin jäsenten välillä.
Katso myös:
miten kontrolloida työntekijöiden työtä. Checkiant-yksinkertainen ajanseurantaohjelma
Deadline-ystävä tai vihollinen
etätyön Top 12-ohjelmat
työmotivaation Top 10-tekniikat