Como organizar uma reunião eficaz?
durante a reunião, todos podem iniciar sua própria ideia, discutir uma questão emocionante, fazer um plano de ação para o dia ou toda a semana de trabalho, planejar um evento ou uma reunião com parceiros de negócios. Não para transformar o processo de reunião em espancamento, mas para conduzir uma reunião eficaz na qual decisões importantes seriam tomadas, o gerente deve conhecer todas as sutilezas da organização da reunião.
conteúdo:
1. A seleção do tipo de reunião
2. 10 passos para uma reunião eficaz
3. Erros típicos na organização de reuniões
4. Layout construtivo da reunião
a seleção do tipo de reunião
as reuniões efetivas são reuniões pré-planejadas que têm uma estrutura clara e seguem parâmetros bem definidos. Existem vários tipos de reuniões que têm características próprias. Entre eles:
1. Reunião de pessoal – reunião de status)-a estrutura deste tipo de reunião consiste em um discurso de aquecimento ou introdutório, a parte principal, incluindo as regras, formato e objetivos, questões gerais, resultados do trabalho, relatórios dos participantes e análise de resultados.
2. Relatório-consiste em apresentações de vários participantes. Uma apresentação não dura mais de 7 minutos, considerando que esse é o período de tempo que pode prender a atenção do público.
3. Troca de pontos de vista – o ditado alternativo de todos os participantes da reunião.
4. Briefing-consiste em uma introdução, que inclui planos, indicando a importância do tópico e definindo o problema, a parte principal são os planos, regras e instruções, depois há uma discussão com análise subsequente, e no final — definindo tarefas e resumindo.
5. Discussão-a reunião é organizada mais uma vez após a reunião principal já ter sido realizada, mas a decisão não foi tomada.
além dos principais tipos, existem também formatos de reunião como planejamento e brainstorming. No primeiro caso, um círculo restrito de funcionários é convidado para uma reunião para resolver um problema ao qual eles estão diretamente relacionados. O segundo tipo de reunião é projetado para encontrar idéias incomuns e novas soluções. O maior número possível de pessoas é convidado para essa reunião.
gerir adequadamente o tempo alocado para uma reunião, investir neste período de tempo e não atrasar a solução da tarefa principal, você pode usar aplicações especiais, tais como um simples time tracker Checkiant. Você também pode usá-lo para rastrear o horário de trabalho dos funcionários e ganhar dinheiro, aumentando assim a produtividade e a qualidade do trabalho de cada um deles.
10 passos para uma reunião eficaz
para realizar reuniões de forma eficaz, você precisa identificar três componentes principais de uma reunião de equipe bem-sucedida: um diálogo aberto, um objetivo claro e um líder forte. Agora vamos passar pelas 10 etapas principais da organização de uma reunião eficaz:
1. Defina claramente o propósito da reunião. Se não fizer sentido, você não deve se esforçar e distrair os funcionários do trabalho deles. Hoje, você pode facilmente fornecer informações a cada membro da equipe por e-mail. A necessidade de uma reunião só pode ser justificada quando é necessário obter uma resposta imediata dos subordinados. Neste caso, a reunião deve ser!
2. Prepare-se adequadamente. Você pode pensar não apenas nos pontos principais do plano, mas também praticar algumas frases, talvez escrever um discurso introdutório ou final.
3. Notifique cada membro da equipe sobre a reunião em tempo hábil. Se você inspirar a equipe com pelo menos uma tese convincente e bem fundamentada, motive-a para o evento – isso aumentará a eficácia da reunião. Todos entenderão por que se conheceram e o que precisam alcançar no final. Portanto, você precisa pensar cuidadosamente sobre seus objetivos com antecedência e, em seguida, notificar seus funcionários sobre a reunião.
4. Gerenciar o processo. Uma boa reunião só pode ocorrer sob uma boa liderança. É necessário deixar claro para o público que você também está atuando como observador aqui e se certificará de que a reunião corresponde ao tópico, se encaixa no prazo e que ninguém se desvia dos problemas definidos. É igualmente importante mostrar que você respeita o tempo de cada pessoa presente. Para fazer isso, deixe-os assistir o relógio ou definir um temporizador. Toda vez que o tópico principal é substituído por conversas secundárias, leve todos de volta ao tema principal.
5. Que todos pensem livremente. Mas não deixe que outros participantes zombem do palestrante. Observe a disciplina.
6. É importante que as pessoas presentes participem da discussão e façam suas próprias sugestões, idéias ou opiniões pessoais sobre o assunto. É necessário ouvir a todos e só então, depois de analisar tudo o que ouviu, tomar uma decisão final.
7. Faça um plano de ação no final da reunião. Você deve verificar com os funcionários se eles entendem a decisão final da reunião, o que precisa ser feito a seguir e qual resultado alcançar. Se algo der errado, você precisa analisar todos os erros e levá-los em consideração na próxima vez.
8. Fique de olho na hora certa. É importante começar a reunião a tempo e terminá-la em tempo hábil. A pontualidade desempenha um papel importante na obtenção do sucesso.
9. Trabalhe com seus subordinados após o término da reunião. Você pode pedir a cada participante para escrever um relatório sobre os resultados do evento. Este é um hack de vida útil como realizar uma reunião eficaz, eliminando todas as deficiências que aconteceram da última vez.
10. Monitorar a conformidade das decisões aprovadas. No final da reunião, certifique-se de que os funcionários sigam o plano e a estratégia adotados e não se esqueça de tudo cinco minutos após o término da reunião.
Mantenha essas regras em mente para aumentar a eficiência, a velocidade e a qualidade da conclusão das tarefas, reunir a equipe e melhorar a atmosfera do local de trabalho.
erros típicos na organização de reuniões
cada análise subsequente da reunião anterior permitirá que você elimine erros e conduza reuniões eficazes e produtivas, cujos resultados atenderão aos funcionários e à autoridade. É muito difícil fazer tudo desde as primeiras tentativas, quando muitas pessoas vêm à reunião e você não tem tempo suficiente. Mas tudo vem com experiência.
uma das condições necessárias para a realização de uma reunião eficaz é evitar erros. O principal é que eles não precisam se tornar um hábito, e você pode analisá-los rapidamente e pensar em soluções para eliminá-los.
portanto, consideramos os principais princípios de uma reunião efetiva, que compõem uma escada de Conformidade de Tarefas, concretude, curto prazo, tempo, participação, direitos de voto, consolidação de resultados e planejamento. Erros podem ocorrer em qualquer um desses estágios. Vamos analisar o mais comum deles:
- você não definiu o objetivo-após o evento, os participantes terão apenas uma sensação de perda de tempo. Normalmente, se os funcionários não recebem notificações especificando o tema e os objetivos da reunião, eles não vêm, ou eles só vêm porque eles têm medo de ser punido;
- você não tiver preparado para a reunião, se você não sabe o que dizer para os participantes, então como pode você esperar para tomar qualquer ação, atividade, ou de reação em tudo. Neste caso, a reunião será realizada sob o lema “esclarecimento de mal-entendidos e procurar um tópico”, e todos vão deixar-lo com uma completa falta de entendimento sobre o que aconteceu e sem um único plano para o futuro;
- você não tiver definido um limite de tempo — se você definir um tempo específico da reunião e, em seguida, os participantes vão tentar encontrar uma solução dentro desses limites. Caso contrário, um briefing de meia hora pode se transformar em uma retórica vazia de três horas;
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você não motivar os participantes da reunião corretamente, bem como a si mesmo – se você não sabe como utilizar essa ferramenta como “reunião” e não considerá-lo como algo importante nas atividades da empresa, então não há nada para ser surpreendido quando as reuniões se tornaram cobiça de um modo formal e ineficiente atividade;
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reunião usurpada — você não pode chamar o “povo” em qualquer ocasião. Por distrair as pessoas de suas tarefas para analisar problemas que podem ser resolvidos, por exemplo, através de e-mail ou no final do dia de trabalho apenas cinco minutos antes de sair do escritório;
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o propósito da reunião e os métodos para a sua resolução não são compatíveis uns com os outros — se que foi decidido para lidar com o problema como um time inteiro, você não deve tomar o tempo para um pessoal monólogo e de expressar a sua própria opinião. É importante dar a todos a palavra, e na votação para uma opção.
analisando todas as regras acima mencionadas para a realização de reuniões eficazes, vale a pena notar que a análise de deficiências é um dos pontos-chave para o sucesso do alcance das metas.
layout de reunião construtiva
o segredo para organizar e conduzir uma reunião eficaz é criar o plano certo e, também importante, seguir cada etapa dele.
1. Na fase preparatória, o líder deve fornecer aos participantes informações sobre o próximo evento com problemas a serem resolvidos ou perguntas a serem respondidas. Nesta fase, ele também deve criar a motivação certa e trazer todos os presentes ao fato de que a interação construtiva é esperada, e todos têm o direito ao seu próprio ponto de vista e, consequentemente, poderão falar.
2. No estágio chamado “início da reunião”, é importante que o organizador indique claramente o propósito e o tópico. Para definir o tom para o evento, você precisa realizar uma parte de boas-vindas, sentar e cumprimentar os participantes.
3. O momento mais importante — a parte principal da reunião. Nesta fase, o líder precisa expressar o problema, aprovar formas de sua solução, criar condições ideais para o grupo oferecer uma série de propostas bem-sucedidas e garantir o processo de adoção de uma única versão final.
4. Na parte final, O organizador deve distribuir os resultados da reunião para cada um dos participantes. Isso também pode ser feito 1-2 horas após a sessão de planejamento. É muito importante terminar a reunião corretamente, inspirar os funcionários com energia positiva e aumentar a interação entre os membros da equipe.
Ver também:
como controlar o trabalho dos funcionários. Checkiant – um programa de rastreamento de tempo simples
prazo-amigo ou inimigo
Top 12 programas para o trabalho remoto
Top 10 técnicas para a motivação do trabalho