Jak zorganizować skuteczne spotkanie?
podczas spotkania każdy może zainicjować własny pomysł, omówić ekscytujący problem, opracować plan działania na dzień lub cały tydzień roboczy, zaplanować wydarzenie lub spotkanie z partnerami biznesowymi. Aby nie zamieniać procesu spotkania w bicie wokół krzaka, ale aby przeprowadzić skuteczne spotkanie, na którym zostaną podjęte ważne decyzje, menedżer musi znać wszystkie subtelności organizacji spotkania.
treść:
1. Wybór rodzaju spotkania
2. 10 kroków do skutecznego spotkania
3. Typowe błędy w organizacji spotkań
4. Konstruktywny układ spotkań
wybór rodzaju spotkań
efektywne spotkania to zaplanowane wcześniej spotkania, które mają jasną strukturę i są zgodne z dobrze zdefiniowanymi parametrami. Istnieje kilka rodzajów spotkań, które mają swoje własne cechy. Wśród nich:
1. Spotkanie personelu (status meeting) – struktura tego typu spotkania składa się z rozgrzewki lub przemówienia wprowadzającego, głównej części, w tym zasad, formatu i celów, pytań ogólnych, wyników pracy, raportów uczestników i analizy wyników.
2. Raport-składa się z prezentacji kilku uczestników. Jedna prezentacja trwa nie więcej niż 7 minut, biorąc pod uwagę, że jest to czas, który może przyciągnąć uwagę publiczności.
3. Wymiana poglądów-alternatywne powiedzenie wszystkich uczestników spotkania.
4. Briefing-składa się z wprowadzenia, które obejmuje plany, wskazując znaczenie tematu i definiując problem, główną częścią są plany, zasady i instrukcje, następnie następuje dyskusja z późniejszą analizą, a na koniec — ustalanie zadań i podsumowanie.
5. Dyskusja-spotkanie organizowane jest ponownie po tym, jak główne spotkanie już się odbyło, ale decyzja nie została podjęta.
oprócz głównych typów, istnieją również takie formaty spotkań, jak planowanie i burza mózgów. W pierwszym przypadku wąski krąg pracowników jest zapraszany na spotkanie w celu rozwiązania problemu, z którym są bezpośrednio związani. Drugi rodzaj spotkania ma na celu znalezienie nietypowych pomysłów i świeżych rozwiązań. Na takie spotkanie zaprasza się jak najwięcej osób.
aby właściwie zarządzać czasem przeznaczonym na spotkanie, zainwestować w ten okres czasu i nie opóźniać rozwiązania głównego zadania, możesz użyć specjalnych aplikacji, takich jak prosty Time tracker Checkiant. Możesz go również wykorzystać do śledzenia godzin pracy pracowników i zarobionych pieniędzy, zwiększając w ten sposób wydajność i jakość pracy każdego z nich.
10 kroków do skutecznego spotkania
aby skutecznie prowadzić spotkania, musisz zidentyfikować trzy główne elementy udanego spotkania zespołu: otwarty dialog, jasny cel i silny lider. Przejdźmy teraz przez 10 kluczowych kroków organizacji skutecznego spotkania:
1. Jasno określ cel spotkania. Jeśli to nie ma sensu, nie powinieneś się nadwyrężać i odwracać uwagi pracowników od ich pracy. Dziś możesz łatwo przekazać informacje każdemu członkowi zespołu za pośrednictwem poczty elektronicznej. Potrzeba spotkania może być uzasadniona tylko wtedy, gdy konieczne jest natychmiastowe uzyskanie odpowiedzi od podwładnych. W tym przypadku spotkanie powinno być!
2. Dobrze się przygotuj. Możesz przemyśleć nie tylko główne punkty planu, ale także ćwiczyć kilka zwrotów, być może napisać mowę wprowadzającą lub końcową.
3. Powiadom każdego członka zespołu o spotkaniu na czas. Jeśli zainspirujesz zespół przynajmniej jedną przekonującą i ugruntowaną tezą, zmotywujesz go do wydarzenia-zwiększy to efektywność spotkania. Każdy zrozumie, dlaczego się spotkał i co musi osiągnąć w końcu. Musisz więc dokładnie przemyśleć swoje cele z wyprzedzeniem, a następnie powiadomić swoich pracowników o spotkaniu.
4. Zarządzaj procesem. Dobre spotkanie może się odbyć tylko pod dobrym kierownictwem. Konieczne jest, aby wyjaśnić publiczności, że działasz tutaj również jako obserwator i upewnisz się, że spotkanie odpowiada tematowi, pasuje do ram czasowych i że nikt nie odbiega od ustalonych kwestii. Równie ważne jest, aby pokazać, że szanujesz czas każdej obecnej osoby. Aby to zrobić, pozwól im obserwować zegar lub ustawić timer. Za każdym razem, gdy główny temat jest zastępowany rozmowami drugorzędnymi, Przywróć wszystkich do głównego tematu.
5. Niech każdy myśli swobodnie. Ale nie pozwól innym uczestnikom naśmiewać się z mówcy. Uważaj na dyscyplinę.
6. Ważne jest, aby obecne osoby brały udział w dyskusji i przedstawiały własne sugestie, pomysły lub osobiste opinie na temat. Konieczne jest słuchanie wszystkich i dopiero wtedy, po przeanalizowaniu wszystkiego, co usłyszano, podejmij ostateczną decyzję.
7. Przygotuj plan działania na koniec spotkania. Powinieneś sprawdzić z pracownikami, czy rozumieją ostateczną decyzję spotkania, co należy zrobić dalej i jaki wynik osiągnąć. Jeśli coś pójdzie nie tak, musisz przeanalizować wszystkie błędy i wziąć je pod uwagę następnym razem.
8. Miej oko na czas. Ważne jest zarówno terminowe rozpoczęcie spotkania, jak i terminowe jego zakończenie. Punktualność odgrywa ważną rolę w osiągnięciu sukcesu.
9. Pracuj ze swoimi podwładnymi po zakończeniu spotkania. Możesz poprosić każdego uczestnika o napisanie raportu z wyników wydarzenia. Jest to przydatny hack życia, jak zorganizować skuteczne spotkanie, eliminując wszystkie niedociągnięcia, które miały miejsce ostatnim razem.
10. Monitorowanie zgodności zatwierdzonych decyzji. Na koniec spotkania upewnij się, że pracownicy postępują zgodnie z przyjętym planem i strategią, i nie zapomnij o wszystkim pięć minut po zakończeniu spotkania.
pamiętaj o tych zasadach, aby zwiększyć wydajność, szybkość i jakość realizacji zadań, połączyć zespół i poprawić atmosferę w miejscu pracy.
typowe błędy w organizacji spotkań
każda kolejna analiza minionego spotkania pozwoli wyeliminować błędy i przeprowadzić skuteczne, produktywne spotkania, których wyniki będą odpowiadać zarówno pracownikom, jak i władzy. Bardzo trudno jest zrobić wszystko dobrze od pierwszych prób, kiedy na spotkanie przychodzi wiele osób, a ty nie masz wystarczająco dużo czasu. Ale wszystko wiąże się z doświadczeniem.
jednym z warunków niezbędnych do przeprowadzenia skutecznego spotkania jest uniknięcie błędów. Najważniejsze jest to, że nie muszą stać się nawykiem i możesz szybko je przeanalizować i pomyśleć o rozwiązaniach, aby je wyeliminować.
rozważyliśmy więc główne zasady efektywnego spotkania, które składają się na drabinę zgodności z zadaniami, konkretności, krótkoterminowości, harmonogramu, uczestnictwa, praw głosu, konsolidacji wyników i planowania. Błędy mogą wystąpić na każdym z tych etapów. Przeanalizujmy najczęstsze z nich:
- nie zdefiniowałeś celu-po wydarzeniu uczestnicy będą mieli tylko poczucie straconego czasu. Zazwyczaj, jeśli pracownicy nie otrzymują powiadomień określających temat i cele spotkania, albo nie przychodzą w ogóle, albo przychodzą tylko dlatego, że boją się kary;
- nie przygotowałeś się do spotkania — jeśli nie wiesz, co powiedzieć uczestnikom, to jak możesz oczekiwać, że w ogóle podejmą jakiekolwiek działania, działania lub reakcję. W tym przypadku spotkanie odbędzie się pod hasłem „Wyjaśnienie nieporozumień i poszukiwanie tematu”, a każdy opuści je z całkowitym brakiem zrozumienia tego, co się stało i bez jednego planu na przyszłość;
- nie ustawiłeś limitu czasu — jeśli ustawisz konkretny czas spotkania, uczestnicy będą starali się znaleźć rozwiązanie w tych granicach. W przeciwnym razie półgodzinna odprawa może zamienić się w trzygodzinną pustą retorykę;
-
nie zmotywowałeś odpowiednio uczestników spotkania – a także siebie-jeśli nie wiesz, jak korzystać z takiego narzędzia jak „spotkanie” i nie uważasz go za coś ważnego w działalności firmy, to nie ma się co dziwić, gdy spotkania staną się formalnym i nieefektywnym działaniem;
-
spotkanie nadużywane-nie można nazwać „ludzi” przy każdej okazji. Po co odwracać uwagę od zadań, aby analizować problemy, które można rozwiązać, na przykład za pośrednictwem poczty e-mail lub pod koniec dnia roboczego na pięć minut przed opuszczeniem biura;
-
cel ustalonego spotkania i metody jego rozwiązania nie są ze sobą kompatybilne — jeśli zdecydowano się rozwiązać problem jako cały zespół, nie powinieneś poświęcać całego czasu na osobisty monolog i wyrażać tylko własnej opinii. Ważne jest, aby dać każdemu głos i głosować za jedną opcją.
analizując wszystkie wyżej wymienione zasady prowadzenia skutecznych spotkań, warto zauważyć, że analiza braków jest jednym z kluczowych punktów w skutecznym osiąganiu celów.
konstruktywny układ spotkania
sekretem organizacji i przeprowadzenia skutecznego spotkania jest stworzenie odpowiedniego planu i, co ważne, śledzenie każdego jego etapu.
1. Na etapie przygotowawczym lider musi dostarczyć uczestnikom informacji o nadchodzącym wydarzeniu z problemami do rozwiązania lub pytaniami, na które należy odpowiedzieć. Na tym etapie musi również stworzyć odpowiednią motywację i doprowadzić wszystkich obecnych do tego, że oczekuje się konstruktywnej interakcji i każdy ma prawo do własnego punktu widzenia, a zatem będzie mógł się wypowiedzieć.
2. Na etapie zwanym „rozpoczęciem spotkania” ważne jest, aby organizator jasno określił cel i temat spotkania. Aby nadać ton wydarzeniu, musisz zorganizować część powitalną,usiąść i przywitać uczestników.
3. Najważniejszy moment-główna część spotkania. Na tym etapie lider musi wyrazić problem, zatwierdzić sposoby jego rozwiązania, stworzyć optymalne warunki dla grupy, aby zaoferować szereg udanych propozycji i zapewnić proces przyjmowania jednej ostatecznej wersji.
4. W części finałowej organizator zobowiązany jest do rozdysponowania wyników spotkania każdemu z uczestników. Można to również zrobić 1-2 godziny po sesji planowania. Bardzo ważne jest, aby poprawnie zakończyć spotkanie, zainspirować pracowników pozytywną energią i zwiększyć interakcję między członkami zespołu.
Zobacz:
jak kontrolować pracę pracowników. Checkiant-prosty program do śledzenia czasu
Deadline-przyjaciel czy wróg
Top 12 programów do pracy zdalnej
Top 10 technik motywacji do pracy