Hoe een effectieve vergadering te organiseren?
tijdens de vergadering kan iedereen zijn eigen idee initiëren, een spannende kwestie bespreken, een actieplan opstellen voor de dag of de hele werkweek, een evenement of een vergadering met zakenpartners plannen. Niet om het vergaderproces om te zetten in het slaan rond de bush, maar om een effectieve vergadering uit te voeren waarop belangrijke beslissingen zouden worden genomen, moet de manager alle subtiliteiten van het organiseren van vergaderingen kennen.
Inhoud:
1. Het type vergadering selectie
2. 10 stappen voor een effectieve vergadering
3. Typische fouten bij de organisatie van vergaderingen
4. Constructieve vergaderindeling
de selectie van het vergadertype
effectieve vergaderingen zijn vooraf geplande vergaderingen met een duidelijke structuur en volgens welomschreven parameters. Er zijn verschillende soorten vergaderingen die hun eigen kenmerken hebben. Onder hen:
1. Staff meeting – status meeting)-de structuur van dit type vergadering bestaat uit een warming-up of inleidende toespraak, het grootste deel, met inbegrip van de regels, formaat en doelstellingen, algemene vragen, resultaten van het werk, rapporten van de deelnemers en analyse van de resultaten.
2. Rapport-bestaat uit presentaties door verschillende deelnemers. Een presentatie duurt niet langer dan 7 minuten, aangezien dit de duur is die de aandacht van het publiek kan vasthouden.
3. Gedachtewisseling – de alternatieve uitspraak van alle deelnemers aan de vergadering.
4. Briefing — bestaat uit een inleiding, die plannen omvat, met vermelding van het belang van het onderwerp en het definiëren van het probleem, het grootste deel is de plannen, regels en instructies, dan is er een discussie met de daaropvolgende analyse, en aan het einde-het instellen van taken en het samenvatten.
5. Discussie – de vergadering wordt opnieuw georganiseerd nadat de hoofdvergadering al is gehouden, maar het besluit is nog niet genomen.
naast de hoofdtypen zijn er ook vergaderformaten zoals planning en brainstormen. In het eerste geval wordt een kleine kring van werknemers uitgenodigd voor een vergadering om een probleem op te lossen waarmee zij direct te maken hebben. Het tweede type vergadering is ontworpen om ongebruikelijke ideeën en frisse oplossingen te vinden. Zo veel mogelijk mensen worden uitgenodigd voor een dergelijke bijeenkomst.
om de tijd die is toegewezen voor een vergadering goed te beheren, investeer in deze periode en de oplossing van de hoofdtaak niet te vertragen, kunt u speciale toepassingen gebruiken, zoals een eenvoudige time tracker Checkiant. U kunt het ook gebruiken om de werktijden van de werknemers en verdiende geld te volgen, waardoor de productiviteit en de kwaliteit van het werk van elk van hen.
10 stappen voor een effectieve vergadering
om vergaderingen effectief uit te voeren, moet u drie hoofdonderdelen van een succesvolle teamvergadering identificeren: een open dialoog, een duidelijk doel en een sterke leider. Laten we nu de 10 belangrijkste stappen van het organiseren van een effectieve vergadering doorlopen:
1. Definieer duidelijk het doel van de bijeenkomst. Als het niet logisch is, dan moet je jezelf niet belasten en werknemers afleiden van hun werk. Vandaag de dag kunt u eenvoudig informatie verstrekken aan elk teamlid via e-mail. De noodzaak van een vergadering kan alleen worden gerechtvaardigd als het nodig is om een onmiddellijke reactie van ondergeschikten te krijgen. In dit geval moet de vergadering zijn!
2. Goed voorbereiden. Je kunt niet alleen nadenken over de belangrijkste punten van het plan, maar ook enkele zinnen oefenen, misschien een inleidende of laatste toespraak schrijven.
3. Breng elk teamlid tijdig op de hoogte van de vergadering. Als je het team inspireert met ten minste één overtuigende en goed onderbouwde thesis, motiveer ze naar het evenement-het zal de effectiviteit van de vergadering verhogen. Iedereen zal begrijpen waarom ze elkaar ontmoetten en wat ze uiteindelijk moeten bereiken. U moet dus van tevoren goed nadenken over uw doelen en vervolgens uw medewerkers op de hoogte stellen van de vergadering.
4. Beheer het proces. Een goede bijeenkomst kan alleen plaatsvinden onder goed leiderschap. Het is noodzakelijk om het publiek duidelijk te maken dat je hier ook als waarnemer optreedt en ervoor zorgt dat de bijeenkomst overeenkomt met het onderwerp, past in het tijdsbestek en dat niemand afwijkt van de gestelde kwesties. Het is even belangrijk om te laten zien dat je de tijd van elke aanwezige persoon respecteert. Om dit te doen, laat ze kijken naar de klok of stel een timer. Elke keer dat het hoofdonderwerp wordt vervangen door secundaire gesprekken, krijgt iedereen terug naar het hoofdthema.
5. Laat iedereen vrij denken. Maar laat andere deelnemers de spreker niet uitlachen. Let op de discipline.
6. Het is belangrijk dat de huidige personen deelnemen aan de discussie en hun eigen suggestie, ideeën of persoonlijke meningen over het onderwerp te maken. Het is noodzakelijk om naar iedereen te luisteren en pas dan, na alles te hebben geanalyseerd, een definitieve beslissing te nemen.
7. Maak een actieplan aan het einde van de vergadering. U moet controleren met werknemers of ze begrijpen de uiteindelijke beslissing van de vergadering, wat moet worden gedaan, en welk resultaat te bereiken. Als er iets mis gaat, moet u alle fouten analyseren en er de volgende keer rekening mee houden.
8. Hou de tijd in de gaten. Het is belangrijk om de vergadering op tijd te starten en tijdig af te ronden. Stiptheid speelt een belangrijke rol bij het bereiken van succes.
9. Werk met je ondergeschikten na de vergadering. U kunt elke deelnemer vragen om een rapport te schrijven over de resultaten van het evenement. Dit is een nuttig leven hack hoe je een effectieve vergadering te houden, het elimineren van alle tekortkomingen die de laatste keer gebeurde.
10. Toezien op de naleving van goedgekeurde besluiten. Aan het einde van de vergadering, zorg ervoor dat de werknemers volgen de goedgekeurde plan en strategie, en vergeet niet over alles vijf minuten na het einde van de vergadering.
houd deze regels in gedachten om de efficiëntie, snelheid en kwaliteit van de uitvoering van taken te verhogen, het team samen te brengen en de werkomgeving te verbeteren.
typische fouten in de organisatie van vergaderingen
elke volgende analyse van de vorige vergadering zal u toelaten om fouten te elimineren en effectieve, productieve vergaderingen uit te voeren, waarvan de resultaten zowel de werknemers als de Autoriteit zullen aanspreken. Het is heel moeilijk om alles goed te doen vanaf de eerste pogingen, wanneer veel mensen naar de vergadering komen, en je niet genoeg tijd hebt. Maar alles komt met ervaring.
een van de noodzakelijke voorwaarden voor het uitvoeren van een effectieve vergadering is om fouten te voorkomen. Het belangrijkste is dat ze geen gewoonte hoeven te worden, en je kunt ze snel analyseren en oplossingen bedenken om ze te elimineren.
daarom hebben we de belangrijkste principes van een effectieve vergadering bestudeerd, die een ladder vormen van taakcompliantie, concretisering, kortetermijndenken, timing, participatie, stemrechten, consolidatie van resultaten en planning. Fouten kunnen optreden in elk van deze stadia. Laten we de meest voorkomende analyseren:
- je hebt het doel niet gedefinieerd – na het evenement zullen de deelnemers alleen een gevoel van verspilde tijd hebben. Meestal, als werknemers geen meldingen ontvangen waarin het onderwerp en de doelen van de vergadering worden vermeld, komen ze ofwel helemaal niet, ofwel komen ze alleen omdat ze bang zijn om gestraft te worden;
- u hebt zich niet voorbereid op de vergadering — als u niet weet wat u tegen de deelnemers moet zeggen, hoe kunt u dan verwachten dat ze überhaupt actie, activiteit of reactie ondernemen. In dit geval zal de vergadering worden gehouden onder het motto “verduidelijking van misverstanden en zoeken naar een onderwerp”, en iedereen zal het verlaten met een volledig gebrek aan begrip van wat er gebeurd is en zonder een enkel plan voor de toekomst;
- u hebt geen tijdslimiet — als u een specifieke tijd van de vergadering, dan zullen de deelnemers proberen om een oplossing te vinden binnen deze grenzen. Anders kan een briefing van een half uur veranderen in een holle retoriek van drie uur.;
-
je hebt de deelnemers aan de vergadering niet goed gemotiveerd, evenals jezelf-als je niet weet hoe je een dergelijk instrument als “vergadering” moet gebruiken en beschouw het niet als iets belangrijks in de activiteiten van het bedrijf, dan is er niets om verrast te zijn wanneer de vergaderingen zullen worden lust een formele en inefficiënte activiteit;
-
vergadering misbruikt — je kunt niet bellen met de “mensen” bij elke gelegenheid. Waarom mensen afleiden van hun taken om problemen te analyseren die kunnen worden opgelost, bijvoorbeeld via e-mail of aan het einde van de werkdag slechts vijf minuten voor het verlaten van het kantoor;
-
het doel van de vergadering die u instelt en de methoden voor het oplossen ervan zijn niet compatibel met elkaar — als er werd besloten om het probleem als een heel team aan te pakken, moet je niet alle tijd nemen voor een persoonlijke monoloog en alleen je eigen mening uiten. Het is belangrijk om iedereen het woord te geven, en bij de stemming voor één optie.
bij het analyseren van alle bovengenoemde regels voor het organiseren van effectieve vergaderingen is het vermeldenswaard dat de analyse van tekortkomingen een van de belangrijkste punten is voor het succesvol bereiken van de doelstellingen.
constructieve vergaderindeling
het geheim voor het organiseren en uitvoeren van een effectieve vergadering is het creëren van het juiste plan en, ook belangrijk, het volgen van elke fase ervan.
1. In de voorbereidende fase moet de leider de deelnemers informatie verstrekken over het komende evenement met kwesties die moeten worden opgelost of vragen die moeten worden beantwoord. In dit stadium moet hij ook de juiste motivatie creëren en alle aanwezigen wijzen op het feit dat de constructieve interactie wordt verwacht, en iedereen het recht heeft op zijn eigen standpunt en dienovereenkomstig in staat zal zijn om zich uit te spreken.
2. In het stadium dat “start van de vergadering” wordt genoemd, is het belangrijk dat de organisator het doel en het onderwerp duidelijk vermeldt. Om de toon voor het evenement te zetten, moet u een welkomstdeel houden, plaats nemen en de deelnemers begroeten.
3. Het belangrijkste moment-het grootste deel van de vergadering. In dit stadium moet de leider het probleem naar voren brengen, manieren goedkeuren voor de oplossing ervan, optimale voorwaarden creëren voor de groep om een aantal succesvolle voorstellen aan te bieden, en zorgen voor het proces van het aannemen van één definitieve versie.
4. In het laatste deel moet de organisator de resultaten van de vergadering aan elk van de deelnemers toezenden. Dit kan ook 1-2 uur na de planningssessie. Het is erg belangrijk om de vergadering correct af te ronden, medewerkers te inspireren met positieve energie en de interactie tussen teamleden te vergroten.
zie ook:
hoe het werk van werknemers te controleren. Checkiant-a simple time tracking program
Deadline-vriend of vijand
Top 12 programma ‘ s voor het werk op afstand
Top 10 technieken voor werkmotivatie