Hvordan organisere et effektivt møte?
under møtet kan alle starte sin egen ide, diskutere et spennende problem, lage en handlingsplan for dagen eller hele arbeidsugen, planlegge et arrangement eller et møte med forretningspartnere. Ikke for å slå møteprosessen til å slå rundt bushen, men for å gjennomføre et effektivt møte hvor viktige beslutninger skal gjøres, må lederen kjenne alle finesser av møteorganisering.
Innhold:
1. Valg av møtetype
2. 10 trinn for et effektivt møte
3. Typiske feil i møte organisasjon
4. Konstruktiv møtelayout
valg av møtetype
Effektive møter er forhåndsplanlagte møter som har en klar struktur og følger veldefinerte parametere. Det finnes flere typer møter som har sine egne egenskaper. Blant dem:
1. Personalmøte (statusmøte) – strukturen til denne typen møte består av en oppvarming eller innledende tale, hoveddelen, inkludert regler, format og mål, generelle spørsmål, resultater av arbeid, rapporter fra deltakere og analyse av resultater.
2. Rapport-består av presentasjoner av flere deltakere. En presentasjon varer ikke mer enn 7 minutter, vurderer dette er hvor lang tid som kan holde publikums oppmerksomhet.
3. Utveksling av synspunkter-det alternative ordtaket til alle møtedeltakerne.
4. Briefing-består av en introduksjon, som inkluderer planer, som angir betydningen av emnet og definerer problemet, hoveddelen er planene, reglene og instruksjonene, så er det en diskusjon med etterfølgende analyse, og på slutten — sette opp oppgaver og oppsummering.
5. Diskusjon-møtet er organisert igjen etter at hovedmøtet allerede er avholdt, men beslutningen er ikke gjort.
I Tillegg til hovedtyper er det også slike møteformater som planlegging og brainstorming. I det første tilfellet inviteres en smal sirkel av ansatte til et møte for å løse et problem som de er direkte relatert til. Den andre typen møte er designet for å finne uvanlige ideer og friske løsninger. Så mange som mulig inviteres til et slikt møte.
for å kunne styre tiden som er tildelt for et møte, investere i denne tidsperioden og ikke forsinke løsningen av hovedoppgaven, kan du bruke spesielle applikasjoner,for eksempel en enkel tidssporingskontroll. Du kan også bruke den til å spore de ansattes arbeidstid og opptjente penger, og dermed øke produktiviteten og kvaliteten på arbeidet til hver av dem.
10 trinn for et effektivt møte
for å gjennomføre møter effektivt må du identifisere tre hovedkomponenter i et vellykket lagmøte: en åpen dialog, et klart mål og en sterk leder. La oss nå gå gjennom de 10 viktigste trinnene for å organisere et effektivt møte:
1. Klart definere formålet med møtet. Hvis det ikke gir mening, bør du ikke stresse deg selv og distrahere ansatte fra sitt arbeid. I dag kan du enkelt gi informasjon til hvert lagmedlem via e-post. Behovet for et møte kan bare begrunnes når det er nødvendig å få et øyeblikkelig svar fra underordnede. I dette tilfellet bør møtet være!
2. Riktig forberede. Du kan tenke gjennom ikke bare hovedpoengene i planen, men også øve noen setninger, kanskje skrive en innledende eller siste tale.
3. Varsle hvert teammedlem om møtet betimelig. Hvis du inspirerer teamet med minst en overbevisende og velbegrunnet avhandling, motivere dem til arrangementet-det vil øke effektiviteten av møtet. Alle vil forstå hvorfor de møtte og hva de trenger å oppnå til slutt. Så du må tenke nøye på målene dine på forhånd, og deretter varsle dine ansatte om møtet.
4. Administrere prosessen. Et godt møte kan bare skje under godt lederskap. Det er nødvendig å gjøre det klart for publikum at du også opptrer som observatør her, og vil sørge for at møtet tilsvarer emnet, passer inn i tidsrammen og at ingen avviker fra de angitte problemene. Det er like viktig å vise at du respekterer tiden til hver nåværende person. For å gjøre dette, la dem se på klokken eller sette en timer. Hver gang hovedtemaet erstattes av sekundære samtaler, får alle tilbake til hovedtemaet.
5. La alle tenke fritt. Men ikke la andre deltakere gjøre narr av høyttaleren. Se på disiplinen.
6. Det er viktig for nåværende personer å delta i diskusjonen og å lage egne forslag, ideer eller personlige meninger om emnet. Det er nødvendig å lytte til alle og bare da, etter å ha analysert alt hørt, ta en endelig beslutning.
7. Lag en handlingsplan på slutten av møtet. Du bør sjekke med ansatte om de forstår den endelige avgjørelsen av møtet, hva som må gjøres neste, og hvilket resultat som skal oppnås. Hvis noe går galt, må du analysere alle feilene og ta hensyn til dem neste gang.
8. Hold øye med tiden. Det er viktig både å starte møtet i tide og å fullføre det rettidig. Punktlighet spiller en viktig rolle for å oppnå suksess.
9. Arbeid med dine underordnede etter at møtet er over. Du kan be hver deltaker om å skrive en rapport om resultatene av arrangementet. Dette er et nyttig livshack hvordan å holde et effektivt møte, eliminere alle manglene som skjedde forrige gang.
10. Overvåke overholdelse av godkjente beslutninger. På slutten av møtet må du sørge for at ansatte følger den vedtatte planen og strategien, og ikke glem alt fem minutter etter at møtet er avsluttet.
Ha disse reglene i bakhodet for å øke effektiviteten, hastigheten og kvaliteten på oppgavene, samle teamet og forbedre atmosfæren på arbeidsplassen.
Typiske feil i møteorganisasjon
Hver etterfølgende analyse av det siste møtet vil tillate deg å eliminere feil og gjennomføre effektive, produktive møter, hvor resultatene vil passe både ansatte og myndighet. Det er veldig vanskelig å gjøre alt riktig fra de første forsøkene, når mange mennesker kommer til møtet, og du har ikke nok tid. Men alt kommer med erfaring.
En av de nødvendige betingelsene for å gjennomføre et effektivt møte er å unngå feil. Det viktigste er at de ikke trenger å bli en vane, og du kan raskt analysere dem og tenke på løsninger for å eliminere dem.
Så har vi vurdert hovedprinsippene for et effektivt møte, som utgjør en stige av oppgaveoverholdelse, konkrethet, kortsiktig, timing, deltakelse, stemmerett, konsolidering av resultater og planlegging. Feil kan oppstå på noen av disse stadiene. La oss analysere de vanligste av dem:
- du har ikke definert målet – etter hendelsen vil deltakerne bare ha en følelse av bortkastet tid. Vanligvis, hvis ansatte ikke mottar varsler som angir emnet og målene for møtet, kommer de heller ikke i det hele tatt, eller de kommer bare fordi de er redde for å bli straffet;
- du har ikke forberedt på møtet — hvis du ikke vet hva du skal si til deltakerne, så hvordan kan du forvente at de skal ta noen handlinger, aktivitet eller reaksjon i det hele tatt. I dette tilfellet vil møtet bli holdt under mottoet «avklaring av misforståelser og søk etter et emne», og alle vil forlate det med en fullstendig mangel på forståelse av hva som skjedde og uten en enkelt plan for fremtiden;
- du har ikke satt en tidsbegrensning — hvis du angir en bestemt tidspunkt for møtet, vil deltakerne prøve å finne en løsning innenfor disse grensene. Ellers kan en halv times orientering bli en tre timers tom retorikk;
-
du motiverte ikke møtedeltakerne riktig, så vel som deg selv – hvis du ikke vet hvordan du bruker et slikt verktøy som «møte» og ikke anser det som noe viktig i selskapets aktiviteter, så er det ingenting å bli overrasket når møtene blir lyst en formell og ineffektiv aktivitet;
-
møte misbrukt – du kan ikke ringe «folk» på enhver anledning. Hvorfor distrahere folk fra sine oppgaver for å analysere problemer som kan løses, for eksempel via e-post eller på slutten av arbeidsdagen bare fem minutter før du forlater kontoret;
-
hvis det ble bestemt å håndtere problemet som et helt lag, bør du ikke ta hele tiden for en personlig monolog og bare uttrykke din egen mening. Det er viktig å gi alle gulvet, og ved avstemning for ett alternativ.
Analysere alle ovennevnte regler for å gjennomføre effektive møter, er det verdt å merke seg at mangler analyse er en av de viktigste punktene i vellykket oppnåelse av mål.
Konstruktiv møteoppsett
hemmeligheten for å organisere og gjennomføre et effektivt møte er å skape den rette planen og, også viktig, følge hvert trinn av det.
1. På forberedelsesstadiet må lederen gi deltakerne informasjon om den kommende hendelsen med problemer som skal løses eller spørsmål som skal besvares. På dette stadiet må han også skape den rette motivasjonen og bringe alle til stede til det faktum at den konstruktive samspillet forventes, og alle har rett til sitt eget synspunkt og vil derfor kunne snakke ut.
2. På scenen kalt «start av møtet», er det viktig for arrangøren å tydelig angi formålet og emnet. For å sette tonen for arrangementet, må du holde en velkommen del, sete og hilse på deltakerne.
3. Det viktigste øyeblikket-hoveddelen av møtet. På dette stadiet må lederen stemme på problemet, godkjenne måter for løsningen, skape optimale forhold for gruppen å tilby en rekke vellykkede forslag, og sikre prosessen med å vedta en enkelt endelig versjon.
4. På den siste delen må arrangøren distribuere resultatene av møtet til hver av deltakerne. Dette kan også gjøres 1-2 timer etter planleggingsøkten. Det er veldig viktig å fullføre møtet riktig, inspirere ansatte med positiv energi og øke samspillet mellom teammedlemmer.
Se også:
hvordan kontrollere ansattes arbeid. Checkiant-en enkel tid sporing program
Frist – venn eller fiende
Topp 12 programmer for fjernarbeid
Topp 10 teknikker for arbeidsmotivasjon