Cum pot păstra cărți pentru o afacere mică?

Cum pot păstra cărți pentru o afacere mică?

conducerea unei afaceri poate fi imprevizibilă, dar un sistem excelent de evidență poate face lucrurile mai ușoare. Pe această pagină, veți afla despre păstrarea înregistrărilor – ce trebuie să păstrați, cum să păstrați înregistrările și cât timp să le păstrați.

multe start-up-uri, precum și proprietarii de afaceri existenți, tind să neglijeze acest aspect al afacerii lor până la sfârșitul exercițiului financiar (EOFY).

prin lege, fiecare afacere este obligată să mențină înregistrări exacte și în timp util.

nu pot sublinia suficient cât de important este să vă organizați conturile de la început prin configurarea și utilizarea unui software simplu de contabilitate care să se potrivească nevoilor dvs.

de îndată ce începeți o afacere, trebuie să vă ocupați de numere. Fiecare afacere, indiferent cât de mică, trebuie să țină o evidență a fiecărei tranzacții. Aceasta include vânzări, cheltuieli, plăți salariale – de fapt, fiecare mișcare de bani în și din afacerea dvs.

deși este posibil să faceți acest lucru singur, majoritatea antreprenorilor nu sunt instruiți în contabilitate. Deci, este obișnuit ca întreprinderile să externalizeze această muncă de zi cu zi.

în acest ghid, vă vom explica de ce angajarea unui contabil este o idee grozavă sau chiar o parte esențială a activității. Apoi vom analiza modul în care puteți angaja contabilul potrivit pentru afacerea dvs.

Ce Este Contabilitatea?

contabilitatea implică înregistrarea și clasificarea tuturor tranzacțiilor financiare din afacerea dvs. Ține evidența a ceea ce cheltuiește afacerea dvs. și a ceea ce primește afacerea dvs.

aceste sarcini au fost gestionate folosind cărți și registre, de unde și numele ‘contabilitate’. Inițial tranzacțiile ar fi înregistrate în Daybook-uri, Cashbook-uri sau jurnale și apoi transferate într-un registru.

software-ul de contabilitate a înlocuit acum destul de mult nevoia de cărți fizice.

ce face un contabil bun? Calificările ajută, dar ceea ce separă grâul de pleavă este atitudinea. Unui contabil bun îi pasă când ceva nu se echilibrează și se supără când lucrurile dispar. Un contabil îi pasă că situațiile financiare au sens și se simte responsabil atunci când vine vorba de a-i determina pe clienți să plătească la timp. Un contabil bun, cu alte cuvinte, este în valoare de greutatea lui sau a ei în aur.

beneficiile ținerii evidențelor

există multe beneficii pentru păstrarea înregistrărilor bune. Acesta vă poate ajuta să:

• țineți evidența sănătății afacerii dvs., astfel încât să puteți lua decizii bune de afaceri
• respectați obligațiile fiscale și de pensie
• gestionați fluxul de numerar
• demonstrați poziția dvs. financiară băncilor sau altor creditori

înregistrări fiscale și de pensie pe care trebuie să le păstrați

trebuie să păstrați înregistrări ale tuturor tranzacțiilor legate de afacerile fiscale și de pensii ale afacerii dvs., inclusiv înregistrări care susțin informațiile pe care le includeți în declarațiile și rapoartele dvs. fiscale.

evidențele pe care trebuie să le păstrați depind de obligațiile fiscale și de pensie superioară ale afacerii dvs. și de structura afacerii dvs. (comerciant unic, parteneriat, companie sau trust).

Biroul Australian de impozitare (ATO) cere ca:

1. înregistrările dvs. nu trebuie modificate și trebuie stocate într-un mod care restricționează modificarea informațiilor sau deteriorarea înregistrării.
2. trebuie să păstrați majoritatea înregistrărilor timp de cinci ani, începând cu momentul în care ați pregătit sau obținut înregistrările sau ați finalizat tranzacțiile (sau actele la care se referă), oricare dintre acestea este mai târziu.
3. trebuie să puteți afișa ATO înregistrările dvs. dacă le solicită.
4. înregistrările dvs. trebuie să fie în limba engleză sau să poată fi ușor convertite în limba engleză.

trei motive pentru care aveți nevoie de un contabil

dacă sunteți doar la început în afaceri, s-ar putea crede că nu aveți nevoie de cineva să se uite după Cărți. Poate că simțiți că este suficient să lăsați contabilul să rezolve numerele o dată pe trimestru sau o dată pe an. Dar există motive întemeiate pentru angajarea unui contabil. Iată trei dintre ele:

vă economisesc timp

dacă nu știți deja multe despre contabilitate, nu este înțelept să vă ocupați singur de această lucrare. Procesarea încasărilor, cheltuielilor și plăților este doar o parte a lucrării. Ei știu cum să aloce cheltuieli anumitor clienți. Vor lua toate numerele, le vor introduce în software-ul dvs. de contabilitate și le vor da un sens. Un contabil bun știe cum ar trebui tratate tranzacțiile pentru a oferi rapoarte de afaceri utile. Este un loc de muncă calificat, iar contabilul dvs. o va face mult mai eficient decât puteți.

îți înțeleg afacerea.

deoarece se ocupă de conturile de zi cu zi, contabilii au o perspectivă profundă asupra finanțelor companiei dvs. Împărtășind această perspectivă cu dvs., vă pot ajuta să aflați unde ar trebui să meargă afacerea dvs. Ele pot semnala orice probleme în timp pentru tine de a face ceva despre ele. Un contabil bun veghează asupra finanțelor dumneavoastră și vă ajută să orienteze clar de probleme.

vă ajută să vă gestionați fluxul de numerar.

contabilii oferă un serviciu valoros, în special atunci când vine vorba de consultanță strategică, declarații anuale și probleme fiscale. Dar de obicei nu vă văd conturile în fiecare zi. Un contabil bun va păstra un ochi aproape pe conturile în mod regulat. Acest lucru vă va ajuta să vă mențineți fluxul de numerar sub control, ceea ce este vital pentru creșterea afacerii.

Contabilitate de bază: înțelegerea tipurilor de cont

înțelegerea diferenței dintre tipurile de cont este secretul codării corecte a tranzacțiilor. Iată ghidul cheat pentru a înțelege diferența dintre active și pasive, capitaluri proprii și venituri, banane și mere.

• activ curent: Tot ceea ce deține o afacere care poate fi convertit în mod realist în numerar în următoarele 12 luni.
• activ imobilizat: un activ fizic, cum ar fi echipamente de birou, terenuri, clădiri, computere sau autovehicule care nu se așteaptă să fie transformate în numerar în următoarele 12 luni.
• răspundere curentă: o sumă datorată de companie care se datorează în următoarele 12 luni, inclusiv lucruri înfricoșătoare, cum ar fi cardurile de credit.
• Non-current liability: orice dețineți care nu trebuie plătit în următoarele 12 luni, cum ar fi datoriile de cumpărare în rate sau împrumuturile bancare.
• capitaluri proprii: ‘dobânda’ pe care acționarii sau un proprietar o are în afacere, incluzând atât capitalul contribuit, cât și profitul sau pierderea acumulate în timp.
• venituri: bani generați din vânzări către clienți sau randamente ale investițiilor.
• costul vânzărilor: cât costă în materiile prime, livrările sau munca de producție pentru a face bunurile pe care le vindeți (numit și costul bunurilor vândute sau cheltuieli variabile).

Contabilitate Lista de verificare

acest pas-cu-pas contabilitate lista de verificare ar trebui să vă ajute să dormi ușor la noapte știind că ați făcut ceea ce ai nevoie pentru a face pentru a obține cărțile în formă tip-top.

• asigurați-vă că configurați fluxuri bancare pentru fiecare cont.
• cel puțin o dată pe lună, reconciliați fiecare cont bancar cu extrasele bancare.
• căutați tranzacții pre-datate sau viitoare.
• mâncați o ciocolată de familie într-o singură ședință (oh da, și curățați lista debitorului).
• verificați lista creditorilor.
• verificați codurile fiscale pentru toate tranzacțiile.
• reconciliați-vă conturile de răspundere GST.
• dă inventar o dată peste.
• reconciliați toate conturile de răspundere salarială.

cum se face contabilitatea?

cele mai importante două sarcini în Contabilitatea întreprinderilor mici sunt înregistrarea și reconcilierea.

Înregistrarea fiecărei tranzacții

înregistrați-vă vânzările. Acest lucru se făcea în mod tradițional scriindu-le într-o carte de numerar sau punându-le într-o foaie de calcul. Proprietarii de afaceri au acum mai multe șanse să descarce date de vânzări direct în cărțile lor din software-ul punctului de vânzare sau de facturare.

înregistrați-vă tranzacțiile. Fiecare achiziție legată de afaceri trebuie notată. De asemenea, trebuie să țineți dovada achiziției dacă intenționați să revendicați această cheltuială ca deducere fiscală. Din nou, puteți scrie aceste detalii într-o carte sau foaie de calcul. Sau puteți automatiza sarcina, astfel încât toate debitele din contul dvs. bancar de afaceri să curgă în software-ul dvs. de contabilitate.

puteți înregistra venituri și cheltuieli la momente diferite, în funcție de faptul dacă faceți contabilitate în numerar sau de angajamente.

reconcilierea fiecărei tranzacții

reconcilierea implică în mod regulat corelarea cărților dvs. de afaceri cu extrasele dvs. bancare pentru a verifica dacă tranzacțiile și soldurile se potrivesc-și identificarea motivelor dacă nu. adesea, Comisioanele bancare, plățile de dobânzi, depozitele și plățile care nu au atins încă conturile dvs. bancare vor trebui să fie contabilizate.

puteți face reconcilierea bancară zilnic, săptămânal, lunar sau mai rar, în funcție de numărul de tranzacții care trec prin afacerea dvs. Cu toate acestea, probabil vi se va cere să vă reconciliați cărțile înainte de a trimite declarații fiscale cel puțin.

cu cât reconciliați mai repede tranzacțiile și cu atât mai repede erorile pot fi găsite și corectate. Este mai bine să o faceți des – chiar și zilnic – astfel încât munca să nu se acumuleze. Puteți afla mai multe în ghidul nostru despre cum să faceți reconcilierea bancară.

alte taxe de contabilitate pentru întreprinderi mici

dacă acționați ca contabil pentru o întreprindere mică, puteți fi, de asemenea, responsabil pentru:

• conturi de încasat (emiterea facturilor și asigurarea că sunt plătite)
• conturi de plătit (plata facturilor la timp)
• salarizare (plata angajaților)

contabilii profesioniști oferă, de asemenea, alte servicii, cum ar fi ajutorul pentru rapoartele financiare (profit și pierdere, bilanț, raport privind fluxul de numerar) și măsurarea performanței afacerii. Contabilii sunt, de asemenea, adesea agenți BAS și vă pot ajuta să vă depuneți impozitele.

Ce Fac Contabilii?

iată câteva dintre Sarcinile contabilului care vă vor ajuta să vă mențineți afacerea fără probleme:

urmărirea tranzacțiilor zilnice

un contabil se poate ocupa de înregistrarea tranzacțiilor bancare de zi cu zi. Dacă software-ul de contabilitate pe care îl utilizați are fluxuri bancare automate zilnice, acesta este un instrument excelent pentru contabilul dvs. Când liniile extrasului dvs. bancar sunt introduse în software-ul dvs. de contabilitate, este mult mai ușor să urmăriți fluxul de numerar și, de asemenea, economisește timpul de introducere a datelor.

trimiterea facturilor și gestionarea registrului de creanțe

pregătirea facturilor și trimiterea acestora către clienți este de obicei responsabilitatea contabilului. Gestionarea conturilor de încasat ledger – și alungare întârziere de plată – este, de asemenea, probabil să fie făcut de către un contabil.

gestionarea registrelor contabile de plătit

până la o anumită sumă de dolari, de obicei, contabilii vor efectua plăți în numele afacerii. Aceasta include plata facturilor furnizorului, a cheltuielilor și a numerarului mic.

să fii cu ochii pe fluxul de numerar

una dintre cele mai importante sarcini pentru un contabil este să te asiguri că compania nu rămâne fără bani de zi cu zi. Ei pot face acest lucru urmărind soldul veniturilor la cheltuieli. Apoi pot lua măsuri sau pot oferi sfaturi dacă se pare că compania are nevoie de mai mulți bani gata.

pregătirea cărților pentru contabil

este sarcina contabilului să se asigure că conturile sunt valabile și actualizate atunci când contabilul are nevoie de ele. Acest lucru permite contabilului să-și folosească abilitățile și cunoștințele pentru a face recomandări de afaceri, pentru a raporta Consiliului și pentru a completa declarațiile fiscale ale companiei.

pe scurt, este contabilul care face munca de zi cu zi, astfel încât contabilul să se poată concentra asupra operațiunilor financiare strategice. Deci, contabilii joacă un rol important – fără ei, contabilii nu își pot face treaba.

cum se păstrează înregistrările

puteți păstra înregistrările în format electronic sau pe suport de hârtie. ATO recomandă întreprinderilor să utilizeze evidența electronică, dacă este posibil, deoarece se îndreaptă progresiv către raportarea electronică a obligațiilor fiscale și a super-obligațiilor. Păstrarea înregistrărilor electronice ar trebui să ușureze unele sarcini și să vă economisească timp odată ce ați configurat sistemul.

dacă vă păstrați înregistrările în format electronic, nu este necesar să păstrați și copii pe hârtie, cu excepția cazului în care o anumită lege sau reglementare necesită o copie pe hârtie.

de asemenea, puteți stoca și păstra înregistrări pe hârtie în format electronic. ATO acceptă imagini ale înregistrărilor de hârtie de afaceri salvate pe un suport electronic de stocare, cu condiția ca copiile electronice să fie o reproducere adevărată și clară a înregistrărilor originale de hârtie și să îndeplinească cerințele lor de păstrare a înregistrărilor. După ce ați salvat o imagine a înregistrărilor originale pe hârtie, nu trebuie să păstrați versiunile pe hârtie.

indiferent de alegerea dvs., asigurați-vă că stocați înregistrările într-un loc sigur. Faceți o copie de rezervă a documentelor și, dacă este posibil, aveți o locație sigură de stocare în afara site-ului, care poate include stocarea în cloud.

înregistrările trebuie să fie, de asemenea, pe un computer sau dispozitiv care:

• aveți acces la (inclusiv toate parolele)
• este susținută în caz de eșec calculator
• vă permite să controlați informațiile care sunt procesate, introduse și trimise sfaturi pentru a găsi un contabil

există o mulțime de servicii de contabilitate disponibile. Aceste sfaturi vă vor ajuta să restrângeți alegerile.

• gândiți-vă dacă doriți un consultant sau o firmă?
• contabilii lucrează adesea independent, astfel încât să poată avea mai mulți clienți la un moment dat. S-ar putea alege să angajeze un consultant independent sau o firmă de contabilitate. Dacă afacerea dvs. este suficient de mare, puteți angaja chiar și un angajat cu normă întreagă. Nu există o abordare corectă sau greșită-depinde de dimensiunea și nevoile afacerii dvs.
• locație, locație, locație – decideți dacă este important
• cu software-ul de contabilitate online, puteți partaja accesul la datele conturilor dvs. de la distanță. Dar poate doriți totuși să vă întâlniți contabilul personal din când în când. Decideți cât de important este acest lucru pentru dvs. și ajustați căutarea în consecință. Puteți găsi un consilier din apropiere acum dacă sunteți în Sydney.
• utilizați rețelele sociale
• utilizați rețelele sociale online, în special LinkedIn, pentru a găsi profesioniști în contabilitate. Este minunat dacă prietenii sau cunoștințele dvs. le-au recomandat. Discutați și cu camerele de comerț locale și consilierii de afaceri. Probabil vor cunoaște pe cineva potrivit.
• căutați experiență
• contabilii au nevoie de calificări profesionale înainte de a putea face legal munca contabilă. Contabilitatea nu are aceleași restricții, dar certificarea este disponibilă. De asemenea, merită să verificați dacă fac parte dintr-un organism de conducere profesional, cum ar fi o asociație de contabili. Căutați experiență și un număr substanțial de clienți din trecut – de preferință cei din același domeniu de activitate ca dvs. Discutați cu unii dintre acești clienți dacă puteți, deoarece vă vor oferi informații utile.
• alegeți persoana potrivită
• discutați cu cât mai multe persoane sau firme de care aveți nevoie. Interviu-le de două ori, dacă este necesar, și asigurați-vă că pentru a verifica referințele și calificările lor. De asemenea, este esențial să se gândească la personalitate și cultură Se potrivesc. Contabilul ales va comunica foarte mult cu dvs. și personalul dvs., chiar dacă nu sunt angajați cu normă întreagă. Merită să angajezi pe cineva care funcționează bine în mediul tău. Ai încredere în instinctele tale aici și angajează pe cineva prietenos, de ajutor și, mai presus de toate, dornic.

copilotul tău financiar

contabilii creează ordine din haos. Ei iau toate numerele, chitanțele, facturile și alte date de conturi care curg prin afacerea dvs. Le canalizează pe toate în software – ul dvs. de contabilitate-în rapoartele potrivite și în contul potrivit.