Como faço para manter livros para uma pequena empresa?

Como faço para manter livros para uma pequena empresa?

administrar um negócio pode ser imprevisível, mas um excelente sistema de manutenção de registros pode facilitar as coisas. Nesta página, você aprenderá sobre manutenção de registros – o que você precisa manter, como manter registros e por quanto tempo mantê-los.

muitas start-ups, bem como proprietários de empresas existentes, tendem a negligenciar esse aspecto de seus negócios até o final do exercício (EOFY) está sobre eles.

por lei, todas as empresas são obrigadas a manter registros precisos e oportunos.

não posso enfatizar o suficiente como é importante organizar suas contas desde o início, configurando e usando um software de contabilidade simples que atenda às suas necessidades.

assim que você iniciar um negócio, você tem que lidar com números. Cada empresa, não importa quão pequena, deve manter um registro de todas as suas transações. Isso inclui vendas, despesas, pagamentos salariais – na verdade, cada movimento de dinheiro para dentro e para fora do seu negócio.

embora seja possível fazer isso sozinho, a maioria dos empreendedores não é treinada em Contabilidade. Portanto, é comum que as empresas terceirizem esse trabalho diário.

neste guia, explicaremos por que contratar um contador é uma ótima ideia ou mesmo uma parte essencial de fazer negócios. Em seguida, veremos como você pode contratar o contador certo para o seu negócio.

O Que É Contabilidade?

a contabilidade envolve registrar e classificar todas as transações financeiras em seu negócio. Está acompanhando o que sua empresa gasta e o que sua empresa recebe.

essas tarefas costumavam ser gerenciadas usando livros e livros, daí o nome ‘contabilidade’. Originalmente, as transações seriam registradas em daybooks, cashbooks ou diários e depois transferidas para um livro-razão.

software de Contabilidade tem agora praticamente substituiu a necessidade de livros físicos.

o que faz um bom contador? As qualificações ajudam, mas o que separa o trigo do joio é a atitude. Um bom contador se importa quando algo não se equilibra e fica chateado quando as coisas desaparecem. Um contador se preocupa que as demonstrações financeiras façam sentido e se sente responsável quando se trata de fazer com que os clientes paguem a tempo. Um bom contador, em outras palavras, vale seu peso em ouro.

benefícios da manutenção de registros

existem muitos benefícios em manter bons registros. Pode ajudá-lo a:

• manter o controle de seu negócio de saúde, então você é capaz de tomar boas decisões de negócios
• atender seus impostos e obrigações de aposentadoria
• gerenciar seu fluxo de caixa
• demonstrar a sua posição financeira de bancos ou de outros financiadores

Impostos e aposentadoria de registros, você deve manter

Você deve manter registos de todas as transacções relacionadas com o seu negócio fiscal e aposentadoria de assuntos, incluindo registros que suportam as informações que você incluir na sua declaração de impostos e relatórios.

os registros que você precisa manter dependem das obrigações fiscais e de aposentadoria do seu negócio e da estrutura do seu negócio (único comerciante, parceria, empresa ou confiança).

o Australian Taxation Office (ATO) exige que:

1. seus registros não devem ser alterados e devem ser armazenados de forma a impedir que as informações sejam alteradas ou que o registro seja danificado.
2. você precisa manter a maioria dos registros por cinco anos, a partir de quando você preparou ou obteve os registros, ou completou as transações (ou atos com os quais se relacionam), o que for posterior.
3. você precisa ser capaz de mostrar o ATO seus registros se eles pedirem por eles.
4. seus registros devem estar em Inglês ou podem ser facilmente convertidos para Inglês.

três razões pelas quais você precisa de um contador

se você está apenas começando no negócio, você pode pensar que você não precisa de alguém para cuidar dos livros. Talvez você sinta que é o suficiente para deixar seu contador resolver os números uma vez por trimestre ou uma vez por ano. Mas há boas razões para contratar um contador. Aqui estão três deles:

eles economizam tempo

a menos que você já saiba muito sobre contabilidade, não é sensato assumir esse trabalho sozinho. O processamento de recibos, despesas e pagamentos é apenas parte do trabalho. Eles sabem como atribuir despesas a clientes específicos. Eles vão pegar todos os números, inseri-los em seu software de contabilidade e dar sentido a eles. Um bom contador sabe como as transações devem ser tratadas para fornecer relatórios comerciais úteis. É um trabalho qualificado, e seu contador fará isso com muito mais eficiência do que você pode.

eles entendem o seu negócio.

porque eles lidam com as contas do dia-a-dia, os contadores têm uma visão profunda das Finanças da sua empresa. Ao compartilhar essa visão com você, eles podem ajudá-lo a descobrir para onde sua empresa deve estar indo. Eles podem sinalizar quaisquer problemas a tempo para você fazer algo sobre eles. Um bom contador cuida de suas finanças e ajuda você a evitar problemas.

eles ajudam a gerenciar seu fluxo de caixa.Os contadores fornecem um serviço valioso, particularmente quando se trata de aconselhamento estratégico, declarações anuais e questões fiscais. Mas eles geralmente não veem suas contas todos os dias. Um bom contador ficará de olho em suas contas regularmente. Isso ajudará a manter seu fluxo de caixa sob controle, o que é vital para o crescimento dos negócios.

Escrituração básica: entender os tipos de conta

entender a diferença entre os tipos de conta é o segredo para codificar transações corretamente. Aqui está o guia do cheat para entender a diferença entre ativos e passivos, patrimônio e renda, bananas e maçãs.

• activo corrente: Qualquer coisa que uma empresa possua que possa ser realisticamente convertida em dinheiro nos próximos 12 meses.
• ativo não circulante: um ativo físico, como equipamentos de escritório, terrenos, edifícios, computadores ou veículos motorizados, que não devem ser convertidos em dinheiro nos próximos 12 meses.
• passivo atual: um valor devido pela empresa que é devido dentro dos próximos 12 meses, incluindo coisas assustadoras, como cartões de crédito.
• responsabilidade Não corrente: qualquer coisa que você possui que não deve ser paga nos próximos 12 meses, como dívidas de compra de aluguel ou empréstimos bancários.
• patrimônio líquido: o “interesse” que os acionistas ou um proprietário têm no negócio, incluindo o capital contribuído e o lucro ou prejuízo acumulado ao longo do tempo.
• renda: dinheiro gerado a partir de vendas para clientes ou retornos sobre investimentos.
• custo de vendas: o que custa em matérias-primas, Suprimentos ou mão de obra de produção para fazer os bens que você vende (também chamado de custo de bens vendidos ou despesas variáveis).

lista de verificação de Contabilidade

esta lista de verificação de contabilidade passo a passo deve ajudá-lo a dormir fácil à noite, sabendo que você fez o que precisava fazer para colocar seus livros em forma de ponta.

• certifique-se de configurar feeds bancários para cada conta.
• pelo menos uma vez por mês, reconcilie todas as contas bancárias em relação aos extratos bancários.
• procure transações pré-datadas ou futuras.
• coma uma barra familiar de chocolate de uma só vez (Ah sim, e limpe a lista do devedor).
• varrer a lista dos credores.
• verifique os códigos fiscais em todas as transações.
• reconcilie suas contas de responsabilidade do GST.
• dê ao inventário uma vez.
• reconcilie todas as contas de responsabilidade da folha de pagamento.

como fazer Contabilidade?

as duas tarefas mais importantes na contabilidade de pequenas empresas são Gravação e reconciliação.

gravando todas as transações

registre suas vendas. Isso era tradicionalmente feito escrevendo-os em um livro de caixa ou perfurando-os em uma planilha. Os proprietários de empresas agora têm maior probabilidade de baixar dados de vendas diretamente em seus livros a partir de software de ponto de venda ou faturamento.

registre suas transações. Todas as compras relacionadas a negócios precisam ser observadas. Você também deve manter o comprovante de compra se planeja reivindicar essa despesa como uma dedução fiscal. Novamente, você pode escrever esses detalhes em um livro ou planilha. Ou você pode automatizar a tarefa para que todos os débitos do seu fluxo de conta bancária de negócios em seu software de contabilidade.

você pode registrar receitas e despesas em momentos diferentes, dependendo se você faz dinheiro ou Contabilidade de competência.

Conciliar todas as transações

Reconciliação envolve regularmente cruzar o seu negócio livros contra os seus extratos bancários, para verificar que as operações e os saldos coincidem – e identificar as razões se eles não. Muitas vezes, taxas bancárias, pagamentos de juros, depósitos e pagamentos que ainda não acertar suas contas bancárias serão precisam ser considerados.

você pode fazer reconciliação bancária Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou com menos frequência, dependendo do número de transações que passam pelo seu negócio. No entanto, você provavelmente será obrigado a reconciliar seus livros antes de enviar declarações fiscais no mínimo.

quanto mais cedo você reconciliar as transações, e os erros mais cedo podem ser encontrados e corrigidos. É melhor fazê – lo com frequência – mesmo diariamente-para que o trabalho não se acumule. Você pode aprender mais em nosso guia sobre como fazer a reconciliação bancária.

Outros de contabilidade para pequenas empresas deveres

Se você estiver agindo como um guarda-livros de uma pequena empresa, você também pode ser responsável por:

• contas a receber (emissão de facturas e certificando-se que são pagos)
• contas a pagar (pagamento de contas no tempo)
• folha de pagamento (pagamento de funcionários)

Profissional de guarda-livros também oferecem outros serviços, gosto de ajudar com relatórios financeiros (lucros e perdas, balanço, relatório de fluxo de caixa), e a medição do desempenho do negócio. Os contadores também costumam ser agentes do BAS e podem ajudar a registrar seus impostos.

O Que Os Contadores Fazem?

Aqui estão algumas das tarefas do contador que ajudarão a manter seu negócio funcionando sem problemas:

acompanhar as transações diárias

um contador pode lidar com a gravação de transações bancárias do dia-a-dia. Se o software de contabilidade que você usa tem feeds bancários automáticos diários, esta é uma ótima ferramenta para o seu contador usar. Quando suas linhas de extrato bancário são alimentadas em seu software de contabilidade, é muito mais fácil ficar de olho no fluxo de caixa e também economiza no tempo de entrada de dados.

enviar faturas e gerenciar o Contabilidade de contas a receber

preparar faturas e enviá-las aos clientes geralmente é responsabilidade do contador. Gerenciar o livro-razão de contas a receber – e perseguir o pagamento atrasado-também provavelmente será feito por um contador.

lidando com o razão de contas a pagar

até um determinado valor em dólar, geralmente são os contadores que farão pagamentos em nome da empresa. Isso inclui o pagamento de faturas de fornecedores, despesas e dinheiro pequeno.

ficar de olho no fluxo de caixa

uma das tarefas mais importantes para um contador é garantir que a empresa não fique sem dinheiro do dia-a-dia. Eles podem fazer isso observando o saldo das receitas para despesas. Então eles podem agir ou oferecer conselhos se parecer que a empresa precisa de mais dinheiro pronto.

preparando os livros para o contador

é tarefa do contador garantir que as contas sejam válidas e atualizadas quando o contador precisar delas. Isso permite que o contador use suas habilidades e conhecimentos para fazer recomendações de negócios, relatar ao Conselho e concluir as declarações fiscais da empresa.

em resumo, é o contador que faz o trabalho do dia-a-dia para que o contador possa se concentrar em operações financeiras estratégicas. Portanto, os contadores desempenham um papel importante – sem eles, os contadores não podem fazer seus trabalhos.

como manter registros

você pode manter registros eletronicamente ou em papel. A ATO recomenda que as empresas usem a manutenção eletrônica de registros, se possível, pois estão progressivamente se movendo em direção a relatórios eletrônicos para obrigações fiscais e super. Manter seus registros eletronicamente deve facilitar algumas tarefas e economizar tempo depois de configurar seu sistema.Se você mantiver seus registros eletronicamente, não há necessidade de manter cópias em papel, a menos que uma determinada lei ou regulamento exija uma cópia em papel.

você também pode armazenar e manter registros em papel eletronicamente. O ATO Aceita imagens de registros em papel comerciais salvos em um meio de armazenamento eletrônico, desde que as cópias eletrônicas sejam uma reprodução verdadeira e clara dos registros em Papel Originais e atendam aos seus requisitos de manutenção de registros. Depois de salvar uma imagem de seus registros originais em papel, você não precisa manter as versões em papel.

o que você escolher, certifique-se de armazenar seus registros em um local seguro. Faça backup de seus documentos e, se possível, tenha um local de armazenamento seguro fora do local, que pode incluir armazenamento em nuvem.

os registros também devem estar em um computador ou dispositivo que:

• você tem acesso (incluindo senhas)
• backup em caso de falha do computador
• permite que você controle a informação que é processada, entrou e mandou dicas para encontrar um guarda-livros

Há uma abundância de contabilidade presta serviços de manutenção disponíveis. Essas dicas ajudarão você a restringir suas escolhas.

• pense se você quer um consultor ou uma empresa?
• os contadores costumam trabalhar de forma independente para que possam ter vários clientes de cada vez. Você pode optar por contratar um consultor independente ou uma empresa de contabilidade. Se sua empresa for grande o suficiente, você pode até contratar um funcionário em tempo integral. Não há uma abordagem certa ou errada – depende do tamanho e das necessidades do seu negócio.
• localização, Localização, Localização – decida se é importante
• com o software de contabilidade online, você pode compartilhar o acesso aos dados de suas contas remotamente. Mas você ainda pode querer conhecer seu contador pessoalmente de vez em quando. Decida o quão importante isso é para você e ajuste sua pesquisa de acordo. Você pode encontrar um consultor próximo agora se estiver em Sydney.
• Use suas redes sociais
• Use redes sociais on-line, especialmente o LinkedIn, para encontrar profissionais de contabilidade. É ótimo se seus amigos ou conhecidos os recomendaram. Fale com as câmaras locais de comércio e consultores de negócios também. Eles provavelmente conhecerão alguém adequado.
• Procure por experiência
• os contadores precisam de qualificações profissionais antes de poderem legalmente fazer o trabalho contábil. A contabilidade não tem as mesmas restrições, mas a certificação está disponível. Também vale a pena verificar se eles fazem parte de um órgão de governo profissional como uma associação de contadores. Procure por experiência e um número substancial de clientes anteriores – de preferência no mesmo campo de negócios que você. Fale com alguns desses clientes se puder, pois eles fornecerão informações úteis.
• escolha a pessoa certa
• converse com quantas pessoas ou empresas você precisar. Entreviste-os duas vezes, se necessário, e certifique-se de verificar suas referências e qualificações. Também é essencial pensar em personalidade e cultura em forma. Seu contador escolhido estará se comunicando muito com você e sua equipe, mesmo que eles não estejam empregados em tempo integral. Vale a pena contratar alguém que trabalhe bem em seu ambiente. Confie em seus instintos aqui, e contratar alguém amigável, útil, e acima de tudo, afiado.

seu co-piloto financeiro

os contadores criam ordem a partir do Caos. Eles pegam todos os números, recibos, contas e outros dados de contas que fluem através do seu negócio. Eles canalizam tudo em seu software de contabilidade – nos relatórios certos e na conta certa.