11 Stappen om Agile Project Management te implementeren in uw workflow
monday.com kan worden gebruikt om projecten te beheren met behulp van een verscheidenheid aan verschillende methoden en processen, waaronder Agile project management technieken. Deze gids geeft een overzicht van wat Agile Projectmanagement is, waarom het voordelig is voor teams en wat het in de praktijk betekent.
voordat nader wordt ingegaan op het gebruik monday.com om te werken met Agile technieken, laten we eerst begrijpen wat Agile project management is.
Agile is een methodologie voor projectmanagement, oorspronkelijk ontwikkeld en gebruikt door softwareontwikkelaars. Het is sindsdien verspreid in veel meer industrieën en bedrijven en is nu een van de meest populaire methoden voor het beheer van projecten.
de kernwaarde van Agile Projectmanagement is het concept “inspecteren en aanpassen”, wat betekent dat wijzigingen op het laatste moment welkom zijn in elk stadium van de projectcyclus. Agile (meestal) plannen via het gebruik van sprints of iteraties, die korte, herhalende perioden van 1-3 weken waarin een team zich richt op een kleine set van werk items, en streeft ernaar om ze te voltooien tijdens deze periode!
12 Key Principles
er zijn 12 key principles guiding Agile project management, waarvan een selectie zijn:
- Nauwe samenwerking tussen de betrokken partijen op een dagelijkse basis
- leden van het Team blijven gericht op de grote afbeelding en worden geleverd met de tools en ondersteuning voor het verwezenlijken van de doelstellingen van het project
- Snelle dagelijkse face to face bijeenkomsten worden gewaardeerd als de beste manier om iedereen in het team op de status van taken
- De uiteindelijke resultaten van het project zijn de basis van haar succes
- Eenvoud is gewaardeerd
- Met het herhalen en regelmatig om de efficiëntie te verbeteren door middel van fine-tuning ” – gedrag van het team.
voordelen
klinkt in theorie geweldig… maar waarom is Agile project management zo populair en wat zijn de voordelen?In de eerste plaats zijn dit enkele indrukwekkende statistieken die het succes van bedrijven die dergelijke methoden toepassen, ondersteunen. Volgens het projectmanagement Instituut en de puls van het beroep 2015: het vastleggen van de waarde van projectmanagement 2015:
- 75% van de zeer agile organisaties voldeden hun doelstellingen/bedrijfsintenties
- 65% op tijd afgewerkt
- 67% afgewerkt binnen budget
deze resultaten zijn hoger dan wat organisaties met een lage agility bereiken. Hetzelfde onderzoek toont aan dat agile organisaties groeide omzet 37% sneller en genereerde 30% hogere winsten dan niet-agile bedrijven.
in tegenstelling tot sommige van de oudere projectmanagementstijlen/methodologieën, die veel rigide zijn in hun aanpak, is agile het meest geschikt voor wat er in het echte leven gebeurt– dingen veranderen en het werk van een team moet tijdens de sprint kunnen worden aangepast aan deze veranderingen.
door wijzigingen toe te staan, wordt het eindresultaat beter en beter afgestemd op de context van het project.
enkele bijkomende voordelen zijn::
- snellere detectie van problemen / defecten
- snellere verwezenlijking van doelen / voltooiing van taken
- meer focus op klantdoelen
- meer flexibiliteit / aanpassing
- meer samenwerking/feedback
Retrospectives
een aspect van Agile methodologie is het gebruik van retrospectives — met het gebruik van retrospectives zal het team/de manager beter kunnen inschatten hoe lang het zal duren om verschillende soorten taken of epics te voltooien. Dit helpt teams productiever worden bij het schatten van hun doelen en geven ruimte om voortdurend te herzien en te zoeken hoe te verbeteren.Retrospectieven helpen het team verder om te begrijpen wat successen/mislukkingen veroorzaakte en hoe de workflow dienovereenkomstig te evolueren, wat betekent dat een team voortdurend kan verbeteren.
Hoe wordt dit gedaan?
Stap 1: Bouw een board om je bucket, backlog of roadmap
het begint allemaal met een bucket of log– geen echte, maar een soort conceptuele bucket! De emmer / log moet een bord in uw monday.com rekening. Maak een nieuw board, noem het je achterstand, en begin met het toevoegen van alle taken die u moet doen om uw project of doelen te voltooien voor de nabije toekomst (of niet). Het bestuur kan ook een roadmap zijn!
niet inhouden. Tot de vuile details. Probeer taken op te splitsen in hun kleinste onderdelen. Bijvoorbeeld, als uw project was om thuis verbeteringen aan te brengen en een van uw taken was om uw woonkamer opnieuw te schilderen, zou je deze taak op te splitsen in:
- Maak woningverbetering
- Beslissen op een kleur voor in de woonkamer
- Onderzoek waar te koop de verf
- Kopen verf
- Kopen apparatuur voor het schilderij
- Verwijderen meubels
- Dekking van de vloeren/vaste inrichting
- Verf op een muur links
- Verf de muur
- Verf achterwand
- Tweede laag linker muur
- Tweede laag rechter muur
- Tweede laag achterwand
- Verwijder overtollige lak
Dit is een heel eenvoudig voorbeeld, maar het is belangrijk om te breken een taak neer. Hiermee kunt u nauwkeuriger schattingen maken van hoeveel tijd een taak zal duren. Het helpt u ook om prioriteiten te stellen wanneer u werkt aan een specifieke deadline, zodat u kunt rangschikken welke taken zijn van de hoogste prioriteit!
hier is een voorbeeld van hoe een achterstand kan worden gestructureerd:
als je eenmaal je backlog board (of roadmap) hebt gebouwd, ben je halverwege. Dit bord moet worden gemaakt als een hoofdbord op uw monday.com rekening. Deze transparantie zal het team op één lijn brengen met het grote plaatje en ervoor zorgen dat ze de doelen begrijpen. Het betekent ook dat iedereen op uw monday.com account heeft toegang tot het en kan bijdragen aan het. Teamleden kunnen nieuwe items/taken toevoegen als het project evolueert en vordert of als nieuwe taken opduiken.
voeg een datumkolom toe om de deadline van elke taak weer te geven, zodat u kunt bepalen welke taken de hoogste prioriteit hebben.
Stap 2: Maak een task board
zoals hierboven vermeld, Agile project management waarden werken volgens korte periodes genaamd sprints of iteraties. We raden aan om in 2-weekse sprints te werken, maar ze kunnen langer of korter zijn als je dat liever hebt. Bouw een task board en splits het in groepen om elke periode te vertegenwoordigen. U kunt het sjabloon teamtaken gebruiken of, als alternatief, het vanaf nul bouwen. Dit is een voorbeeld van een board gebouwd vanaf nul:
Bekijk uw achterstand aan het begin van elke nieuwe periode en verplaats de taken naar elke sprint volgens hun prioriteit. U kunt onze functie voor batchacties gebruiken om meerdere taken tegelijk te selecteren en deze vervolgens van het backlog-bord naar het sprintbord te verplaatsen, rechtstreeks naar de groep die de sprint vertegenwoordigt waarin u de taak wilt voltooien.
Stap 3: wijs taken toe aan mensen in uw team
voeg een persoonskolom toe aan uw taakbord en wijs elke taak toe aan een persoon in uw team. Dit creëert eigendom over de taken, zorgt voor een evenwichtige verdeling van het werk, en zorgt ervoor dat iedereen weet met wie te spreken over taken.
eigendom motiveert. Dat is een garantie! Wanneer een taak iemands gezicht ernaast heeft, zal het de eigenaar motiveren om goed werk te doen– het is tenslotte hun verantwoordelijkheid.
de taken van een persoon zijn vaak afhankelijk van de taken van een ander, zodat weten met wie te spreken ook zal zorgen voor een soepele samenwerking.
Stap 4: Voeg een statuskolom toe om iedereen op de hoogte te houden van de status van elke taak
met Agile Projectmanagement is het belangrijk om uw team voortdurend op de hoogte te houden van de status van uw taken. Agile respecteert dat dingen veranderen en onverwachte omstandigheden van invloed kunnen zijn op een taak die voltooid is. Als een taak vastzit of vertraagd is, is het ook belangrijk dat iedereen die werkt aan gerelateerde taken op de hoogte wordt gesteld, zodat ze hun tijdplanning dienovereenkomstig kunnen aanpassen.
met behulp van de aanpasbare statuslabels (in zoveel opvallende kleuren), kunt u een reeks statussen instellen– van “vast” en “eraan werken” tot “pending review” en, natuurlijk, “done”!
Stap 5: prioriteer uw taken
dat klopt! Zelfs wanneer taken zijn verplaatst van uw backlog / emmer / roadmap naar een sprint, wat betekent dat ze van de hoogste prioriteit zijn, zullen de taken in elke sprint nog steeds relatief verschillende prioriteiten aantrekken.
taken kunnen langer duren dan we schatten, wat betekent dat niet alle taken toegewezen aan een sprint voltooid kunnen worden. Bovendien kunnen plannen voor het project of de behoeften van de klant veranderen, zelfs tijdens een sprint. Hoewel je nooit meer taken zou toevoegen aan een sprint, is het belangrijk om te weten aan welke taken je eerst moet werken om ervoor te zorgen dat de taken die kritisch zijn, worden voltooid voordat de taken die relatief lage prioriteit hebben.
Agile methodologie geeft de voorkeur aan het categoriseren van taken volgens 4 prioriteiten – “kritisch”,” hoog”,” gemiddeld “en”laag”. Voeg een andere statuskolom toe aan uw taakbord en gebruik de gekleurde labels om een prioriteit toe te wijzen aan elke taak.
Stap 6: Schatten hoe lang elke taak
zal duren het is belangrijk om ervoor te zorgen dat elk teamlid tijdens een sprint een realistische hoeveelheid tijd heeft om de aan hen toegewezen taken te voltooien. Natuurlijk kunnen er sprints zijn waar de tijd om is en bepaalde onvolledige taken naar de volgende sprint moeten verhuizen, maar het doel moet altijd zijn om alle taken in de sprint te voltooien.
hoe meer praktijk U hebt in het schatten van de tijd die nodig is om bepaalde soorten taken uit te voeren, hoe nauwkeuriger uw schattingen zullen worden.
voeg een kolom getallen toe aan uw bord, klik op het onderste item ‘som’ en voeg een aangepaste eenheid toe voor hoe u tijd wilt meten. U kunt willen werken in uren of, als je in software-ontwikkeling, SP zou kunnen worden begunstigd.
Stap 7: Voeg een tag kolom toe om taken te categoriseren en te groeperen
Tags zijn een geweldige manier om taken in uw backlog of taakbord te categoriseren. Ga je gang en voeg een Tags kolom toe aan je board.
met behulp van een consistent hashtag-systeem kunt u selecteren tot welke categorie of Categorieën een taak behoort. Dit kan u helpen om taken te categoriseren op basis van een specifiek project, epic, of gebied van het werk dat ze betrekking hebben op.
bijvoorbeeld, in ons voorbeeld home improvements kunt u de tags gebruiken: # kitchen # paint # living room. Softwareontwikkelaars wiens werk is opgesplitst in epics kunnen de tags gebruiken: #bug, #homepage #feature. Customer Success Managers kunnen hun taken categoriseren met de tags: # knowledgebase # KB #webinars of #onboarding.
Stap 8: Houd uw team up-to-date en communiceer
communicatie met uw team is de sleutel in Agile methodologie. Terwijl u uw taken tijdens een bepaalde sprint doorwerkt, voegt u updates toe aan uw taken om uw team op de hoogte te houden van alle relevante details.
@vermeld een persoon in uw team bij naam:
of vermeld het hele team om ervoor te zorgen dat iedereen een melding ontvangt en de juiste mensen worden geïnformeerd en up-to-date gehouden:
de updates in een item slaan alle relevante informatie met betrekking tot een taak op één plaats op en houden het team op dezelfde pagina. U kunt ook een update toevoegen aan een status, zodat u, wanneer u de status van uw taak wijzigt, dit kunt communiceren met de relevante mensen in context.
upload documenten met betrekking tot de taak in de sectie updates. Misschien bent u belast met het schrijven van een bepaald stuk van de kopie en de taak van een ander persoon tijdens de sprint is om het te bewerken. Het uploaden van uw laatste stuk werk in de updates van uw taak en @vermelding van de persoon die verantwoordelijk is voor het bewerken van het stelt u in staat om naadloos informatie te delen en “het stokje doorgeven” van de voltooiing van uw taak aan het begin van hun.
u kunt meer informatie vinden over de communicatie met uw team via monday.com hier.
stap 9: Houd dagelijks korte vergaderingen met uw hele team
naast het communiceren op het platform, is een van de principes van Agile Projectmanagement face-to-face communicatie. Plan korte vergaderingen van 10-15 minuten aan het begin van elke werkdag waar het team samen zal zitten, geef een snel overzicht van waar ze de dag ervoor aan hebben gewerkt en waar ze die dag aan zullen werken. Eventuele specifieke problemen die kunnen profiteren van de input van het team kunnen worden gemarkeerd, waardoor maximale samenwerking en ondersteuning van uw teamgenoten mogelijk is.
stap 10: Bekijk en analyseer de resultaten aan het einde van elke sprint
Agile waarden retrospectie en leren van eerdere fouten, zodat de workflow en praktijken van uw team voortdurend kunnen evolueren en verbeteren. Ga aan het eind van elke sprint zitten met je team, Bekijk het task board en zorg ervoor dat alles wat is voltooid groen is gemarkeerd, dat wil zeggen “gedaan”.
dit zal uw team motiveren en het moreel verbeteren, en visueel laten zien hoeveel er is bereikt. Het is ook een geweldig moment om alles te bespreken wat in de toekomst beter kan worden gedaan en om werkprocessen te verbeteren op basis van feedback.
stap 11: Sla uw voltooide sprints op aan de onderkant van uw taakbord en herhaal
aan het einde van elke sprint, verplaats de groep die de voltooide sprint vertegenwoordigt naar de onderkant van uw taakbord. Dit stelt u in staat om een register bij te houden van wat er is bereikt en, mocht een voltooide taak weer tot leven komen, betekent dat u een item naar een nieuwe sprint kunt verplaatsen, waarbij alle details en gegevens eraan zijn gekoppeld.
ga terug naar uw achterstand, verplaats de taken waaraan u wilt werken in de groep die de volgende sprint vertegenwoordigt, en start de cyclus helemaal opnieuw.
Final note
er zijn veel technieken voor Agile Projectmanagement, die allemaal één ding gemeen hebben-werken in korte cycli genaamd sprints of iteraties.
hierdoor kunnen teams voortdurend de verwachtingen en behoeften van klanten beoordelen en opnieuw beoordelen om hun product te verbeteren in plaats van te werken om iets in één keer te produceren. De focus van een team zal liggen op de hoogste prioriteit taken en deelprojecten, die zullen veranderen en aanpassen aan de behoeften en verwachtingen van de klant/stakeholder.
het team staat centraal en elk lid van het team zal werken aan het voltooien van taken waarvoor zij in elke periode verantwoordelijk zijn. Het doel en de focus van elk teamlid is om de voortgang van taken tijdens een sprint te laten zien, en om hun taken “gedaan”te krijgen.