11 passos para implementar Gerenciamento de projetos Ágeis no seu fluxo de trabalho
monday.com pode ser usado para gerenciar projetos utilizando uma variedade de métodos e processos, incluindo Ágeis técnicas de gerenciamento de projetos. Este guia fornecerá uma visão geral do que é o Gerenciamento Ágil de projetos, por que é benéfico para as equipes e o que isso significa na prática.
antes de investigar como usar monday.com para trabalhar com técnicas ágeis, vamos primeiro entender o que é Gerenciamento Ágil de projetos.Agile é uma metodologia de gerenciamento de projetos, originalmente criada e usada por desenvolvedores de software. Desde então, se espalhou por muitos outros setores e empresas e agora é um dos métodos mais populares de gerenciamento de projetos.
o valor central no coração do Gerenciamento Ágil de projetos é o conceito de “inspecionar e adaptar”, o que significa que as mudanças de última hora são bem-vindas em qualquer estágio do ciclo do projeto. Agile (geralmente) planeja através do uso de sprints ou iterações, que são curtos, repetindo períodos de 1-3 semanas em que uma equipe se concentra em um pequeno conjunto de itens de trabalho, e Visa completá-los durante este período!
12 princípios-chave
existem 12 princípios-chave que orientam o Gerenciamento Ágil de projetos, uma seleção dos quais são:
- Estreita colaboração entre as partes interessadas em uma base diária
- membros da Equipe manter o foco sobre a mesma imagem grande e são fornecidos com as ferramentas e o suporte para realizar os objetivos do projeto
- Rápida diariamente os encontros presenciais são avaliados como o melhor caminho para atualização de todos na equipe sobre o status das tarefas
- Os resultados finais de um projeto, são a base do seu sucesso
- A simplicidade é valorizado
- Usando a repetição e a intervalos regulares para melhorar a eficiência através de ajuste fino de comportamento da equipe.
vantagens
parece ótimo em teoria… mas por que o Gerenciamento Ágil de projetos é tão popular e quais são suas vantagens?
bem, em primeiro lugar, que são algumas estatísticas bastante impressionantes que apoiam o sucesso das empresas que adotam tais métodos. De acordo com o Project Management Institute e seu pulso da profissão 2015: capturando o valor do gerenciamento de projetos 2015:
- 75% altamente ágil organizações atingiram suas metas de negócio/intenção
- 65% concluída no tempo
- 67% concluído dentro do orçamento
Estes resultados são maiores do que as organizações com baixa agilidade alcançar. A mesma pesquisa mostra que as organizações ágeis aumentaram a receita 37% mais rápido e geraram lucros 30% maiores do que as empresas não ágeis.Ao contrário de alguns dos estilos/metodologias mais antigos de gerenciamento de projetos, que são muito mais rígidos em sua abordagem, o agile é o mais adequado para o que acontece na vida real-as coisas mudam e o trabalho de uma equipe deve ser adaptável a essas mudanças em movimento durante seu sprint.
permitir mudanças tornará um resultado final melhor e mais alinhado com o contexto do projeto.
algumas vantagens adicionais são:
- mais Rápida detecção de problemas/defeitos
- mais Rápido alcance das metas/conclusão das tarefas
- Aumento do foco no cliente objetivos
- aumenta a flexibilidade/adaptação
- Aumento da colaboração/comentários
Retrospectivas
Um aspecto da Metodologia Ágil é o uso de retrospectivas, com o uso de retrospectivas, a equipe que o gestor vai se tornar melhor a estimar quanto tempo levará para completar os diferentes tipos de tarefas ou épicos. Isso ajuda as equipes a se tornarem mais produtivas ao estimar seus objetivos e dar espaço para revisar constantemente e buscar como melhorar.Retrospectivas ajudam ainda mais a equipe a entender o que causou sucessos/fracassos e como evoluir o fluxo de trabalho de acordo, o que significa que uma equipe pode melhorar constantemente.
como é feito?
Etapa 1: Crie um quadro para ser seu bucket, backlog ou roadmap
tudo começa com um bucket ou log-não um real, mas uma espécie de bucket conceitual! O balde / log deve ser uma placa em seu monday.com conta. Crie um novo quadro, nomeie-o como seu backlog e comece a adicionar todas as tarefas que você precisa fazer para concluir seu projeto ou metas no futuro previsível (ou não). O conselho também pode ser um roteiro!
não se segure. Vá até os detalhes sujos. Tente dividir as tarefas em suas partes menores. Por exemplo, se seu projeto fosse fazer melhorias em casa e uma de suas tarefas fosse repintar sua sala de estar, você dividiria essa tarefa em:
- Fazer melhorias home
- Decidir sobre uma cor de tinta para a sala de estar
- Investigação onde comprar o paint
- Comprar tinta
- Comprar equipamentos para pintura
- Remover móveis
- Cobrem o chão fixo/mobiliário
- Pintar parede esquerda
- Pintura de parede da direita
- Pintura de parede de trás
- Segunda camada parede esquerda
- Segunda camada parede da direita
- Segunda demão, de volta a parede
- Remover qualquer excesso de tinta
Este é um exemplo muito simples, mas é importante para quebrar uma tarefa para baixo. Isso permite que você faça estimativas mais precisas de quanto tempo uma tarefa levará. Ele também ajuda você a priorizar quando você está trabalhando para um prazo específico para que você possa classificar quais tarefas são da maior prioridade!
aqui está um exemplo de como um backlog pode ser estruturado:
depois de construir seu backlog board (ou roteiro), você está no meio do caminho. Esta placa deve ser criada como uma placa principal em seu monday.com conta. Essa transparência alinhará a equipe no quadro geral e garantirá que eles entendam os objetivos. Isso também significa que todos em seu monday.com Conta tem acesso a ele e pode contribuir para ele. Os membros da equipe podem adicionar novos itens / tarefas à medida que o projeto evolui e progride ou à medida que novas tarefas surgem.
adicione uma coluna de data para representar o prazo de cada tarefa para ajudá-lo a descobrir quais tarefas são da maior prioridade.
Etapa 2: crie um quadro de Tarefas
conforme mencionado acima, os valores ágeis de gerenciamento de projetos funcionam de acordo com curtos períodos de tempo chamados sprints ou iterações. Recomendamos trabalhar em sprints de 2 semanas, mas eles podem ser mais longos ou mais curtos, se você preferir. Crie um quadro de tarefas e divida-o em grupos para representar cada período. Você pode usar o modelo de tarefas de equipe ou, alternativamente, construí-lo do zero. Este é um exemplo de uma placa construída do zero:
Revise seu backlog no início de cada novo período e mova as tarefas para cada sprint de acordo com sua prioridade. Você pode usar nosso recurso ações em lote para selecionar várias tarefas ao mesmo tempo e movê-las do backlog board para o sprint board, direto para o grupo que representa o sprint no qual você deseja que a tarefa seja concluída.
Etapa 3: atribua tarefas a pessoas em sua equipe
adicione uma coluna de pessoa ao seu quadro de tarefas e atribua cada tarefa a uma pessoa em sua equipe. Isso cria propriedade sobre as tarefas, garante uma divisão equilibrada do trabalho e garante que todos saibam com quem falar sobre as tarefas.
a propriedade motiva. Isso é uma garantia! Quando uma tarefa tem o rosto de uma pessoa ao lado dela, isso motivará o proprietário a fazer um bom trabalho-afinal, é responsabilidade deles.
as tarefas de uma pessoa geralmente dependem das tarefas de outra pessoa, portanto, saber com quem falar também garantirá uma colaboração suave.Etapa 4: Adicione uma coluna de status para manter todos atualizados sobre o status de cada tarefa
com o Agile project management, é importante manter sua equipe constantemente atualizada sobre o status de suas tarefas. O Agile respeita que as coisas mudam e circunstâncias inesperadas podem afetar a conclusão de uma tarefa. Se uma tarefa estiver travada ou atrasada, também é importante que qualquer pessoa que trabalhe em qualquer tarefa relacionada seja informada para que possa adaptar seu planejamento de tempo de acordo.
usando os rótulos de status personalizáveis (em tantas cores atraentes), você pode definir uma variedade de status-de “preso ” e” trabalhando nele “para” revisão pendente “e, claro,”feito”!
Passo 5: priorize suas tarefas
isso mesmo! Mesmo quando as tarefas foram movidas de seu backlog/bucket/roadmap para um sprint, o que significa que são da maior prioridade, as tarefas em cada sprint ainda atrairão prioridades relativamente diferentes. As tarefas podem demorar mais do que estimamos, o que significa que nem todas as tarefas atribuídas a um sprint podem ser concluídas. Além disso, os planos para o projeto ou as necessidades do cliente podem mudar mesmo durante um sprint. Embora você nunca adicione mais tarefas a um sprint, é importante saber em quais tarefas trabalhar primeiro para garantir que aqueles que são críticos sejam concluídos antes daqueles que são de prioridade relativamente baixa.
a metodologia ágil favorece a categorização de tarefas de acordo com 4 prioridades – “crítica”, “Alta”, “Média” e “baixa”. Adicione outra coluna de status ao seu quadro de tarefas e use os rótulos coloridos para atribuir uma prioridade a cada tarefa.
Passo 6: Estime quanto tempo cada tarefa levará
é importante garantir que cada membro da equipe tenha uma quantidade realista de tempo durante um sprint para concluir as tarefas atribuídas a eles. Claro, pode haver sprints onde o tempo se esgota e certas tarefas incompletas devem passar para o próximo sprint, no entanto, o objetivo deve ser sempre concluir todas as tarefas no sprint.
quanto mais prática você tiver em estimar o tempo que levará para concluir certos tipos de tarefas, mais precisas serão suas estimativas.
adicione uma coluna de Números ao seu quadro, clique no item “soma” inferior e adicione uma unidade personalizada para saber como você gosta de medir o tempo. Você pode querer trabalhar em horas ou, se você estiver em desenvolvimento de software, SP pode ser favorecido.
Etapa 7: Adicione uma coluna de tags para categorizar tarefas e agrupá-las
as Tags são uma ótima maneira de categorizar tarefas em seu backlog ou quadro de Tarefas. Vá em frente e adicione uma coluna de Tags ao seu quadro.
usando um sistema de hashtag consistente, você pode selecionar a qual categoria ou Categorias uma tarefa pertence. Isso pode ajudá-lo a categorizar as tarefas de acordo com um projeto específico, épico ou área de trabalho com a qual elas se relacionam.
por exemplo, em nosso exemplo de melhorias domésticas, você pode usar as tags: #kitchen #paint #living room. Os desenvolvedores de Software cujo trabalho é dividido em épicos podem usar as tags: #bug, #homepage #feature. Os gerentes de sucesso do cliente podem categorizar suas tarefas com as tags: #base de conhecimento #KB #webinars ou # onboarding.
Etapa 8: Mantenha sua equipe atualizada e comunique-se
a comunicação com sua equipe é fundamental na metodologia ágil. Ao trabalhar em suas tarefas durante um sprint específico, adicione atualizações às suas tarefas para manter sua equipe informada de quaisquer detalhes relevantes.
@mencionar uma pessoa de sua equipe por nome:
Ou mencionar toda a equipe para garantir que cada um recebe uma notificação e o direito as pessoas estão sendo informadas e mantido atualizado:
As atualizações em um item que irá armazenar todas as informações relevantes relacionadas a uma tarefa em um lugar e manter a equipe na mesma página. Você também pode adicionar uma atualização a um status para que, ao alterar o status de sua tarefa, você possa comunicar isso com as pessoas relevantes no contexto.
Carregar documentos relacionados à tarefa na seção Atualizações. Talvez você tenha a tarefa de escrever uma determinada cópia e a tarefa de outra pessoa durante o sprint seja editá-la. Carregar seu trabalho final nas atualizações de sua tarefa e @mencionar a pessoa responsável por editá-la permite que você compartilhe informações sem problemas e “passe o bastão” desde a conclusão de sua tarefa até o início da deles.
você pode encontrar mais informações sobre como se comunicar com sua equipe usando monday.com toma.
Etapa 9: realizar reuniões diárias curtas com toda a sua equipe
além de se comunicar na plataforma, um dos princípios do Gerenciamento Ágil de projetos é a comunicação presencial. Agende reuniões curtas de 10 a 15 minutos no início de cada dia de trabalho em que a equipe se sentará, forneça uma visão geral rápida do que trabalhou no dia anterior e do que estará trabalhando naquele dia. Quaisquer problemas específicos que possam se beneficiar da contribuição da equipe podem ser destacados, permitindo a máxima colaboração e suporte de seus colegas de equipe.
Passo 10: revise e analise os resultados no final de cada sprint
Agile valoriza a retrospecção e o aprendizado de erros anteriores para que o fluxo de trabalho e as práticas de sua equipe possam evoluir e melhorar constantemente. Sente – se com sua equipe no final de cada sprint, revise o quadro de tarefas e verifique se tudo o que foi concluído está marcado como verde, ou seja, “concluído”.
isso motivará sua equipe e melhorará o moral, mostrando visualmente quanto foi alcançado. Também é um ótimo momento para discutir qualquer coisa que possa ser feita melhor no futuro e melhorar os processos de trabalho com base no feedback.Etapa 11: armazene seus sprints concluídos na parte inferior do quadro de tarefas e repita
no final de cada sprint, mova o grupo que representa o sprint concluído para a parte inferior do quadro de Tarefas. Isso permite que você mantenha um registro do que foi alcançado e, se uma tarefa concluída voltar à vida, significa que você pode mover um item para um novo sprint, mantendo todos os detalhes e dados anexados a ele.
volte para o seu backlog, mova as tarefas em que deseja trabalhar para o grupo que representa o próximo sprint e inicie o ciclo novamente.
nota Final
existem muitas técnicas de Gerenciamento Ágil de projetos, todas com uma coisa em comum-trabalhando em ciclos curtos chamados sprints ou iterações. Isso permite que as equipes avaliem e reavaliem constantemente as expectativas e necessidades dos clientes, a fim de melhorar seu produto, em vez de trabalhar para produzir algo de uma só vez. O foco de uma equipe será nas tarefas e subprojetos de maior prioridade, que mudarão e se adaptarão de acordo com as necessidades e expectativas do cliente/stakeholder.
a equipe está no centro e cada membro da equipe estará trabalhando para completar as tarefas pelas quais eles são responsáveis em cada período de tempo. O objetivo e o foco de cada membro da equipe é mostrar o progresso das tarefas ao longo de um sprint, trabalhando para que suas tarefas sejam “concluídas”.