11 kroků k implementaci agilního řízení projektů do vašeho pracovního postupu
monday.com může být použit pro správu projektů pomocí různých metod a procesů, včetně agilních technik řízení projektů. Tato příručka poskytne přehled o tom, co je agilní projektové řízení, proč je prospěšné pro týmy a co to znamená v praxi.
než se ponoříte do toho, jak používat monday.com Chcete-li pracovat s agilními technikami, nejprve pochopíme, co je agilní řízení projektů.
Agile je metodika projektového řízení, původně vytvořená a používaná vývojáři softwaru. Od té doby se rozšířil do mnoha dalších průmyslových odvětví a podniků a nyní je jednou z nejpopulárnějších metod řízení projektů.
základní hodnotou agilního řízení projektů je koncept „zkontrolovat a přizpůsobit se“, což znamená, že změny na poslední chvíli jsou vítány v jakékoli fázi projektového cyklu. Agilní (obvykle) plány pomocí sprintů nebo iterací, které jsou krátké, opakující se období 1-3 týdnů, ve kterých se tým zaměřuje na malou sadu pracovních položek a snaží se je dokončit během tohoto období!
12 klíčové principy
existuje 12 klíčových principů, které řídí agilní řízení projektů, z nichž výběr je:
- úzká spolupráce mezi zúčastněnými stranami na denní bázi
- členové týmu zůstávají zaměřeni na stejný celkový obraz a jsou jim poskytnuty nástroje a podpora k dosažení cílů projektu
- rychlé denní osobní schůzky jsou oceňovány jako nejlepší způsob, jak aktualizovat všechny v týmu o stavu úkolů
- konečné výsledky projektu jsou základem jeho úspěchu
- jednoduchost je oceňována
- pomocí opakujících se a pravidelných intervalů k dosažení cílů projektu
- zvyšte efektivitu prostřednictvím jemného doladění chování týmu.
výhody
zní teoreticky skvěle… proč je však agilní řízení projektů tak populární a jaké jsou jeho výhody?
no, Za prvé, to jsou některé docela působivé statistiky, které podporují úspěch společností, které takové metody přijímají. Podle Institutu projektového řízení a jeho pulsu profese 2015: zachycení hodnoty projektového řízení 2015:
- 75% vysoce agilní organizace splnily své cíle / obchodní záměr
- 65% dokončeno včas
- 67% dokončeno v rámci rozpočtu
tyto výsledky jsou vyšší než to, čeho dosahují organizace s nízkou agilitou. Stejný výzkum ukazuje, že agilní organizace rostly příjmy o 37% rychleji a generovaly o 30% vyšší zisky než společnosti, které nejsou agilní.
na rozdíl od některých starších stylů/metodik řízení projektů, které jsou ve svém přístupu mnohem rigidnější, je agile nejvhodnější pro to, co se děje v reálném životě-věci se mění a práce týmu by měla být přizpůsobitelná těmto změnám na cestách během jejich sprintu.
umožněním změn bude konečný výsledek lepší a více v souladu s kontextem projektu.
některé další výhody jsou:
- rychlejší detekce problémů / defektů
- rychlejší dosažení cílů / dokončení úkolů
- zvýšené zaměření na cíle zákazníků
- zvýšená flexibilita / adaptace
- zvýšená spolupráce / zpětná vazba
retrospektivy
jedním z aspektů agilní metodiky je použití retrospektiv – s využitím retrospektiv se tým / manažer zlepší v odhadu, jak dlouho bude trvat dokončení různých typů úkolů nebo eposů. To pomáhá týmům stát se produktivnějšími při odhadování svých cílů a dává prostor neustále přezkoumávat a hledat, jak se zlepšovat.
retrospektivy dále pomáhají týmu pochopit, co způsobilo úspěchy / neúspěchy a jak odpovídajícím způsobem vyvíjet pracovní postup, což znamená, že se tým může neustále zlepšovat.
jak se to dělá?
Krok 1: postavte desku tak, aby byla vaším kbelíkem, nevyřízenými položkami nebo plánem
všechno to začíná kbelíkem nebo logem-ne skutečným, ale jakýmsi koncepčním kbelíkem! Kbelík / protokol by měl být deska ve vašem monday.com účet. Vytvořte novou desku, pojmenujte ji nevyřízené položky a začněte přidávat všechny úkoly, které musíte udělat pro dokončení projektu nebo cílů v dohledné budoucnosti(nebo ne). Deska může být také plán!
nezdržujte se. Dostaňte se ke špinavým detailům. Pokuste se rozdělit úkoly do jejich nejmenších částí. Například, pokud váš projekt měl provést domácí vylepšení a jedním z vašich úkolů bylo překreslit váš obývací pokoj, rozdělili byste tento úkol na:
- proveďte domácí vylepšení
- rozhodněte se o barvě barvy pro obývací pokoj
- výzkum kde koupit barvu
- koupit barvu
- koupit zařízení pro malování
- odstraňte nábytek
- zakryjte podlahy/pevné vybavení
- malovat levou stěnu
- malovat pravou stěnu
- malovat zadní stěnu
- druhá vrstva levá stěna
- druhá vrstva pravá stěna
- druhá vrstva zadní stěna
- odstraňte přebytečnou barvu
toto je velmi jednoduchý příklad, ale je důležité rozdělit úkol dolů. To vám umožní přesněji odhadnout, kolik času bude úkol trvat. Pomáhá vám také upřednostnit, když pracujete na konkrétní termín, abyste mohli hodnotit, které úkoly mají nejvyšší prioritu!
zde je příklad strukturování nevyřízených položek:
jakmile si vytvoříte desku backlog (nebo cestovní mapu), jste na půli cesty. Tato deska by měla být vytvořena jako hlavní deska na vašem monday.com účet. Tato průhlednost zarovná tým na celkový obraz a zajistí, že pochopí cíle. To také znamená, že všichni na vašem monday.com účet k němu má přístup a může do něj přispět. Členové týmu mohou přidávat nové položky / úkoly, jak se projekt vyvíjí a postupuje, nebo jak se objevují nové úkoly.
přidejte sloupec data, který představuje termín každého úkolu, který vám pomůže zjistit, které úkoly mají nejvyšší prioritu.
Krok 2: vytvoření panelu úloh
jak bylo uvedeno výše, hodnoty agilního řízení projektů pracují podle krátkých časových období nazývaných sprinty nebo iterace. Doporučujeme pracovat ve 2týdenních sprintech, ale pokud dáváte přednost, mohou být delší nebo kratší. Vytvořte pracovní desku a rozdělte ji do skupin, které budou reprezentovat každé období. Můžete použít šablonu týmových úkolů nebo ji alternativně vytvořit od nuly. Toto je příklad desky postavené od nuly:
Zkontrolujte své nevyřízené položky na začátku každého nového období a přesuňte úkoly do každého sprintu podle jejich priority. Pomocí funkce dávkové akce můžete vybrat více úkolů najednou a poté je přesunout z nevyřízené desky do tabulky sprint, přímo do skupiny představující sprint, ve kterém chcete úkol dokončit.
Krok 3: přiřaďte úkoly lidem ve vašem týmu
přidejte do svého panelu úloh sloupec osoba a přiřaďte každý úkol osobě ve vašem týmu. To vytváří vlastnictví nad úkoly, zajišťuje vyvážené rozdělení práce a zajišťuje, že každý ví, s kým o úkolech mluvit.
vlastnictví motivuje. To je záruka! Když má úkol vedle sebe tvář člověka, motivuje majitele k dobré práci-je to přece jen jejich zodpovědnost.
úkoly jedné osoby se často spoléhají na úkoly jiné osoby, takže vědět, s kým mluvit, také zajistí hladkou spolupráci.
Krok 4: přidejte sloupec stavu, abyste měli přehled o stavu každého úkolu
díky agilnímu řízení projektů je důležité neustále aktualizovat svůj tým o stavu vašich úkolů. Agile respektuje, že se věci mění a neočekávané okolnosti mohou ovlivnit dokončení úkolu. Pokud je úkol zaseknutý nebo zpožděný, je také důležité, aby každý, kdo pracuje na jakýchkoli souvisejících úkolech, byl informován, aby mohl odpovídajícím způsobem přizpůsobit své časové plánování.
pomocí přizpůsobitelných stavových štítků (v tolika poutavých barvách) můžete nastavit řadu stavů-od „stuck“ a „working on it“ po „pending review“ a samozřejmě „done“!
Krok 5: upřednostněte své úkoly
to je pravda! I když byly úkoly přesunuty z vašeho backlog/bucket / roadmap do sprintu, což znamená, že mají nejvyšší prioritu, úkoly v každém sprintu budou stále přitahovat relativně odlišné priority.
úkoly mohou trvat déle, než odhadujeme, což znamená, že ne všechny úkoly přiřazené sprintu mohou být dokončeny. Plány projektu nebo potřeby zákazníků se navíc mohou měnit i během sprintu. I když byste do sprintu nikdy nepřidali více úkolů, je důležité vědět, na kterých úkolech je třeba nejprve pracovat, abyste zajistili, že ty, které jsou kritické, budou dokončeny před těmi, které mají relativně nízkou prioritu.
agilní metodika upřednostňuje kategorizaci úkolů podle 4 priorit – „kritické“, „vysoké“, „střední“ a „nízké“. Přidejte do panelu úloh další sloupec stavu a pomocí barevných štítků přiřaďte každému úkolu prioritu.
Krok 6: Odhadněte, jak dlouho bude každý úkol trvat
je důležité zajistit, aby každý člen týmu měl během sprintu realistické množství času na dokončení úkolů, které mu byly přiděleny. Samozřejmě, mohou existovat sprinty, kde vyprší čas a některé neúplné úkoly se musí přesunout do dalšího sprintu, cílem by však mělo být vždy dokončit všechny úkoly ve sprintu.
čím více praxe máte při odhadu času potřebného k dokončení určitých typů úkolů, tím přesnější budou vaše odhady.
přidejte do své desky sloupec čísel, klikněte na spodní položku „součet“ a přidejte vlastní jednotku, jak chcete měřit čas. Možná budete chtít pracovat v hodinách nebo, pokud jste ve vývoji softwaru, SP by mohl být upřednostňován.
Krok 7: přidejte sloupec značky pro kategorizaci úkolů a seskupte je
značky jsou skvělý způsob, jak kategorizovat úkoly v nevyřízených položkách nebo na panelu úloh. Pokračujte a přidejte do své desky sloupec značek.
pomocí konzistentního systému hashtag můžete vybrat, do které kategorie nebo kategorií úkol patří. To vám může pomoci kategorizovat úkoly podle konkrétního projektu, eposu nebo oblasti práce, ke které se vztahují.
například v našem příkladu vylepšení domácnosti můžete použít značky: #kitchen #paint #living room. Vývojáři softwaru, jejichž práce je rozdělena do eposů, mohou používat funkci tags: # bug, # homepage #. Manažeři úspěchu zákazníků mohou kategorizovat své úkoly pomocí značek: #knowledgebase #KB # webinars nebo #onboarding.
Krok 8: Udržujte svůj tým aktuální a komunikujte
komunikace s vaším týmem je klíčem k agilní metodice. Jak budete pracovat přes své úkoly během konkrétního sprintu, přidat aktualizace svých úkolů, aby váš tým informován o všech relevantních detailů.
@uveďte osobu ve vašem týmu jménem:
nebo uveďte celý tým, abyste zajistili, že každý obdrží oznámení a správní lidé budou informováni a informováni:
aktualizace v položce uloží všechny relevantní informace týkající se úkolu na jednom místě a udrží tým na stejné stránce. Můžete také přidat aktualizaci stavu, takže když změníte stav svého úkolu, můžete to komunikovat s příslušnými lidmi v kontextu.
Nahrajte dokumenty týkající se úkolu v sekci Aktualizace. Možná máte za úkol napsat konkrétní kopii a úkolem jiné osoby během sprintu je upravit ji. Nahrání posledního kusu práce do aktualizací vašeho úkolu a @ zmínka o osobě, která je zodpovědná za jeho úpravu, vám umožní bezproblémově sdílet informace a“ předat obušek “ od dokončení vašeho úkolu až po začátek jejich.
více informací o komunikaci se svým týmem naleznete pomocí monday.com tady.
Krok 9: Pořádejte krátké denní schůzky s celým týmem
a komunikujte na platformě, jedním z principů agilního řízení projektů je osobní komunikace. Naplánujte krátké 10-15 minutové schůzky na začátku každého pracovního dne, kde bude tým sedět společně, poskytněte rychlý přehled o tom, co pracovali den předtím a co budou v ten den pracovat. Mohou být zvýrazněny jakékoli konkrétní problémy, které by mohly těžit ze vstupu týmu, což umožňuje maximální spolupráci a podporu vašich spoluhráčů.
Krok 10: Zkontrolujte a analyzujte výsledky na konci každého sprintu
retrospekce agilních hodnot a poučení se z předchozích chyb, aby se pracovní postup a postupy vašeho týmu mohly neustále vyvíjet a zlepšovat. Posaďte se se svým týmem na konci každého sprintu, zkontrolujte panel úloh a ujistěte se, že vše, co bylo dokončeno, je označeno zeleně, tj.
to bude motivovat váš tým a zlepšit morálku, vizuálně ukazuje, kolik bylo dosaženo. Je také skvělý čas diskutovat o čemkoli, co by se v budoucnu dalo udělat lépe, a zlepšit pracovní procesy založené na zpětné vazbě.
krok 11: uložte dokončené sprinty v dolní části panelu úloh a opakujte
na konci každého sprintu přesuňte skupinu představující dokončený sprint na spodní část panelu úkolů. To vám umožní vést záznamy o tom, čeho bylo dosaženo, a pokud by se dokončený úkol vrátil k životu, znamená to, že můžete přesunout položku do nového sprintu a ponechat k ní všechny podrobnosti a data.
vraťte se do nevyřízených položek, přesuňte úkoly, na kterých chcete pracovat, do skupiny představující další sprint a spusťte cyklus znovu.
závěrečná poznámka
existuje mnoho technik agilního řízení projektů, z nichž všechny mají jedno společné-pracují v krátkých cyklech nazývaných sprinty nebo iterace.
to umožňuje týmům neustále posuzovat a přehodnocovat očekávání a potřeby zákazníků, aby zlepšili svůj produkt, než aby pracovali na výrobě něčeho najednou. Tým se zaměří na úkoly a dílčí projekty s nejvyšší prioritou, které se budou měnit a přizpůsobovat podle potřeb a očekávání zákazníků/zúčastněných stran.
tým je ve středu a každý člen týmu bude pracovat na plnění úkolů, za které jsou zodpovědní v každém časovém období. Cílem a zaměřením každého člena týmu je ukázat průběh úkolů během sprintu a pracovat na tom, aby se jejich úkoly „dokončily“.