Hvordan holder jeg bøker for en liten bedrift?

Hvordan holder jeg bøker for en liten bedrift?

Å Drive en bedrift kan være uforutsigbar, men et utmerket journalføringssystem kan gjøre ting enklere. På denne siden lærer du om journalføring-hva du trenger å beholde, hvordan du beholder poster og hvor lenge du skal beholde dem.

Mange oppstart, samt eksisterende bedriftseiere, har en tendens til å forsømme dette aspektet av virksomheten til slutten av regnskapsåret (EOFY) er over dem.

ved lov er enhver bedrift pålagt å opprettholde nøyaktige og rettidige poster.

jeg kan ikke understreke nok hvor viktig det er å organisere kontoene dine fra starten ved å sette opp og bruke enkel regnskapsprogramvare som passer dine behov.

så snart du starter en bedrift, må du håndtere tall. Hver bedrift, uansett hvor liten, må holde oversikt over hver transaksjon. Det inkluderer salg, utgifter, lønnsutbetalinger-faktisk hver bevegelse av penger inn og ut av virksomheten din.

selv om det er mulig å gjøre dette selv, er de fleste entreprenører ikke opplært i bokføring. Så det er vanlig for bedrifter å outsource dette daglige arbeidet.

i denne veiledningen vil vi forklare hvorfor å ansette en bokholder er en god ide eller til og med en viktig del av å gjøre forretninger. Deretter ser vi på hvordan du kan ansette den rette bokholderen for din bedrift.

Hva Er Bokføring?

Bokføring innebærer registrering og klassifisering av alle finansielle transaksjoner i virksomheten din. Det er å holde styr på hva bedriften bruker og hva bedriften mottar.

disse oppgavene ble tidligere håndtert ved hjelp av bøker og regnskapsbøker, derav navnet bokføring. Opprinnelig ville transaksjonene bli registrert i dagbøker, kontantbøker eller tidsskrifter og deretter overført til en hovedbok.

Bokføring programvare har nå ganske mye erstattet behovet for fysiske bøker.

Hva gjør en god bokholder? Kvalifikasjoner hjelper, men det som skiller hveten fra kafet er holdning. En god bokholder bryr seg når noe ikke balanserer og blir opprørt når ting går glipp av. En bokholder bryr seg om at regnskapet gir mening, og føler seg ansvarlig når det gjelder å få kundene til å betale i tide. En god bokholder, med andre ord, er verdt sin vekt i gull.

Fordeler med Journalføring

det er mange fordeler med å holde gode poster. Det kan hjelpe deg å:

• hold styr på bedriftens helse, slik at du kan ta gode forretningsbeslutninger
• oppfyll dine skatte-og superannuasjonsforpliktelser
• administrer kontantstrømmen
• demonstrere din økonomiske stilling til banker eller andre långivere

Skatte-og superannuasjonsposter du må beholde

du må holde oversikt over alle transaksjoner knyttet til bedriftens skatt og superannuation saker, inkludert poster som støtter informasjonen du inkluderer i selvangivelsen og rapporter.

postene du må beholde, avhenger av skatte-og superannuasjonsforpliktelsene til virksomheten din og strukturen i virksomheten din(eneste næringsdrivende, partnerskap, selskap eller tillit).

Det Australske Skattekontoret (Ato) krever at:

1. dine poster må ikke endres og må lagres på en måte som begrenser informasjonen fra å bli endret eller posten skadet.
2. du må beholde de fleste poster i fem år, fra når du forberedte eller oppnådde postene, eller fullførte transaksjonene (eller handlinger de relaterer seg til), avhengig av hva som skjer senere.
3. Du må kunne vise ato-postene dine hvis de ber om dem.
4. postene må være på engelsk eller kan enkelt konverteres til engelsk.

Tre Grunner Til At Du Trenger En Bokholder

Hvis du nettopp har startet i virksomheten, kan du kanskje tro at du ikke trenger noen til å ta vare på bøkene. Kanskje du føler at det er nok å la regnskapsføreren sortere ut tallene en gang i kvartalet eller en gang i året. Men det er gode grunner til å ansette en bokholder. Her er tre av dem:

de sparer deg tid

Med mindre du allerede vet mye om bokføring, er det uklokt å ta på seg dette arbeidet selv. Behandling av kvitteringer, utgifter og betalinger er bare en del av arbeidet. De vet hvordan å tildele utgifter til bestemte kunder. De tar alle tallene, legger dem inn i regnskapsprogramvaren din, og gir mening om dem. En god bokholder vet hvordan transaksjoner skal behandles for å gi nyttige forretningsrapporter. Det er en dyktig jobb, og bokholderen din vil gjøre det mye mer effektivt enn du kan.

de forstår din virksomhet.

fordi de håndterer de daglige kontoene, har bokførere et dypt innblikk i bedriftens økonomi. Ved å dele denne innsikten med deg, kan de hjelpe deg med å finne ut hvor bedriften skal gå. De kan flagge eventuelle problemer i tide for deg å gjøre noe med dem. En god bokholder våker over din økonomi og hjelper deg å styre klar av problemer.

de hjelper deg med å administrere kontantstrømmen.

Regnskapsførere gir en verdifull tjeneste, spesielt når det gjelder strategisk rådgivning, årlig avkastning og skattespørsmål. Men de ser vanligvis ikke kontoene dine hver dag. En god bokholder vil holde øye med kontoene dine regelmessig. Dette vil bidra til å holde kontantstrømmen under kontroll, noe som er viktig for forretningsvekst.

Bokføring Grunnleggende: Forstå Kontotyper

Forstå forskjellen mellom kontotyper er hemmeligheten til å kode transaksjoner riktig. Her er cheat ‘ s guide for å forstå forskjellen mellom eiendeler og gjeld, egenkapital og inntekt, bananer og epler.

• nåværende aktiva: Alt som en bedrift eier som realistisk kan konverteres til kontanter innen de neste 12 månedene.
• Anleggsmiddel: en fysisk eiendel som kontorutstyr, land, bygninger, datamaskiner eller motorkjøretøyer som ikke forventes å bli konvertert til kontanter i løpet av de neste 12 månedene.
• Nåværende ansvar: et beløp som skyldes virksomheten som forfaller innen de neste 12 månedene, inkludert skummelt ting som kredittkort.
• Langsiktig ansvar: alt du eier som ikke skal betales ut innen de neste 12 månedene, for eksempel leie kjøp gjeld eller banklån.
• Egenkapital: ‘renter’ som aksjonærer eller eier har i virksomheten, inkludert både kapitalbidrag og resultatet bygget opp over tid.
• Inntekt: Penger generert fra salg til kunder eller avkastning på investeringer.
• Salgskostnad: hva det koster i råvarer, forsyninger eller produksjonsarbeid for å lage varene du selger(også kalt varekostnad eller variable utgifter).

Bokføring Sjekkliste

denne trinnvise bokføring sjekkliste skal hjelpe deg å sove lett om natten å vite at du har gjort hva du måtte gjøre for å få bøkene i tip-top form.

• Sørg for at du setter opp bankfeeder for hver konto.
• avstem hver bankkonto Minst en gang i måneden mot kontoutskrifter.
• Se etter forhåndsdaterte eller framtidsdaterte transaksjoner.
• Spis en familie bar med sjokolade i en sittende(å ja, og rydde opp skyldnerens liste).
• Sveip gjennom kreditorlisten.
• Sjekk skattekoder på alle transaksjoner.
• Avstemme DIN gst ansvar kontoer.
• Gi inventar en gang over.
• Avstemme alle lønn ansvar kontoer.

Hvordan Gjøre Bokføring?

de to viktigste oppgavene i småbedrifter bokføring er opptak og forsoning.

Registrere hver transaksjon

Registrere salget. Dette ble tradisjonelt gjort ved å skrive dem inn i en kontantbok eller slå dem inn i et regneark. Bedriftseiere er nå mer sannsynlig å laste ned salgsdata direkte i bøkene sine fra salgssted eller faktureringsprogramvare.

Registrer transaksjonene dine. Hvert forretningsrelatert kjøp må noteres. Du bør også holde på kjøpsbeviset hvis du planlegger å kreve den utgiften som skattefradrag. Igjen kan du skrive disse detaljene i en bok eller et regneark. Eller du kan automatisere oppgaven slik at alle debet fra virksomheten din bankkonto stream i bokføring programvare.

du kan registrere inntekter og utgifter til ulike tider, avhengig av om du gjør kontanter eller periodisering regnskap.

Avstemming av hver transaksjon

Avstemming innebærer regelmessig krysshenvisning av forretningsbøkene dine mot kontoutskriftene dine for å kontrollere at transaksjonene og saldoene samsvarer-og identifisere årsakene hvis de ikke gjør det.ofte må bankgebyrer, rentebetalinger, innskudd og betalinger som ennå ikke har rammet bankkontoene dine, regnskapsføres.

du kan gjøre bankavstemming daglig, ukentlig, månedlig eller sjeldnere, avhengig av antall transaksjoner som går gjennom virksomheten din. Imidlertid vil du sannsynligvis bli pålagt å forene bøkene dine før du sender inn selvangivelse i det minste.

jo raskere du avstemmer transaksjoner, og jo raskere feil kan bli funnet og korrigert. Det er bedre å gjøre det ofte-selv daglig – slik at arbeidet ikke hoper seg opp. Du kan lære mer i vår guide om hvordan du gjør bankavstemming.

Andre småbedrifter bokføring plikter

hvis du opptrer som en bokholder for en liten bedrift, kan du også være ansvarlig for:

• kundefordringer (utstede fakturaer og sørge for at de er betalt)
• leverandørgjeld(betale regninger i tide)
• lønn (betalende ansatte)

Profesjonelle bokholdere tilbyr også andre tjenester, som å hjelpe med økonomiske rapporter (resultat og tap, balanse, kontantstrømrapport) og måle forretningsresultater. Bokholdere er også ofte BAS agenter og kan hjelpe filen skatter.

Hva Gjør Bokholdere?

her er noen av oppgavene til bokholder som vil bidra til å holde virksomheten i gang:

Holde oversikt over daglige transaksjoner

en bokholder kan håndtere opptak av daglige banktransaksjoner. Hvis regnskapsprogramvaren du bruker, har daglige automatiske bankfeeder, er dette et flott verktøy for bokholderen din å bruke. Når kontoutskriftslinjene dine blir matet inn i regnskapsprogramvaren, er det mye lettere å holde øye med kontantstrømmen, og det sparer også på dataregistreringstid.

Sende ut fakturaer og administrere kundefordringer finans

Forberede fakturaer og sende dem til klienter er vanligvis bokholderens ansvar. Administrere kundefordringer hovedbok-og jage sen betaling-er også sannsynlig å bli gjort av en bokholder.

Håndtering av leverandørreskontro

opp til et visst pengebeløp, er det vanligvis bokførere som skal foreta betalinger på vegne av virksomheten. Dette inkluderer betaling av leverandørfakturaer, utgifter og små kontanter.

Holde øye med kontantstrøm

En av de viktigste oppgavene for en bokholder er å sørge for at selskapet ikke går tom for daglige penger. De kan gjøre dette ved å se balansen mellom inntekter til utgifter. Deretter kan de iverksette tiltak eller gi råd hvis det ser ut til at selskapet trenger mer klare penger.

Klargjøre bøkene for regnskapsføreren

det er bokholderens jobb å sikre at regnskapet er gyldig og oppdatert når regnskapsføreren trenger dem. Dette gjør at revisor kan bruke sine ferdigheter og kunnskaper til å gjøre forretningsanbefalinger, rapportere til styret og fullføre selskapets selvangivelse.

oppsummert er det bokholderen som gjør det daglige arbeidet slik at regnskapsføreren kan konsentrere seg om strategisk finansiell virksomhet. Så bokholdere spiller en viktig rolle – uten dem kan regnskapsførere ikke gjøre jobben sin.

hvordan holde poster

du kan holde poster elektronisk eller i papirform. ATO anbefaler at bedrifter bruker elektronisk journalføring hvis det er mulig, da de gradvis beveger seg mot elektronisk rapportering for skatt og superforpliktelser. Holde postene elektronisk bør gjøre noen oppgaver enklere og spare tid når du har systemet satt opp.

hvis du beholder postene dine elektronisk, er det ikke nødvendig å beholde papirkopier med mindre en bestemt lov eller forskrift krever en papirkopi.

du kan også lagre og oppbevare papirposter elektronisk. ATO aksepterer bilder av forretningspapiroppføringer lagret på et elektronisk lagringsmedium, forutsatt at de elektroniske kopiene er en sann og klar gjengivelse av de originale papiroppføringene og oppfyller deres journalføringskrav. Når du har lagret et bilde av de originale papirpostene, trenger du ikke å beholde papirversjonene.

Uansett hva du velger, sørg For at du lagrer postene på et sikkert sted. Sikkerhetskopier dokumentene dine og, hvis mulig, ha en sikker ekstern lagringsplassering, som kan inkludere skylagring.

postene må også være på en datamaskin eller enhet som:

• du har tilgang til(inkludert alle passord)
• sikkerhetskopieres ved datamaskinfeil
• lar deg kontrollere informasjonen som behandles, legges inn og sendes tips for å finne en bokholder

det er mange bokføringstjenester tilgjengelig. Disse tipsene vil hjelpe deg å begrense dine valg.

• Tenk på Om du vil ha en konsulent eller et firma?
• Bokholdere jobber ofte selvstendig, slik at De kan ha flere kunder om gangen. Du kan velge å ansette en uavhengig konsulent eller et bokføringsfirma. Hvis bedriften din er stor nok, kan du til og med ansette en heltidsansatt. Det er ingen riktig eller feil tilnærming-det avhenger av størrelsen og behovene til bedriften din.
• Plassering, plassering, plassering – bestem om det er viktig
• med online regnskapsprogramvare kan du dele tilgang til kontodataene dine eksternt. Men du kan fortsatt ønsker å møte din regnskapsfører i person fra tid til annen. Bestem hvor viktig dette er for deg, og juster søket ditt tilsvarende. Du kan finne en nærliggende rådgiver nå hvis du er I Sydney.
• Gjør bruk av dine sosiale nettverk
• Bruk online sosiale nettverk, spesielt LinkedIn, for å finne bokføringspersonell. Det er flott hvis dine venner eller bekjente har anbefalt dem. Snakk med lokale handelskamre og forretningsrådgivere også. De vil nok kjenne noen som passer.
• Se etter erfaring
• Regnskapsførere trenger faglige kvalifikasjoner før de lovlig kan gjøre regnskapsarbeid. Bokføring har ikke de samme begrensningene, men sertifisering er tilgjengelig. Det er også verdt å sjekke om de er en del av en profesjonell styrende organ som en bokførerforening. Se etter erfaring og et betydelig antall tidligere kunder-helst de i samme felt av virksomheten som du. Snakk med noen av disse klientene hvis du kan, da de vil gi deg nyttig informasjon.
• Velg riktig person
• Snakk med så mange personer eller firmaer som du trenger. Intervju dem to ganger om nødvendig, og sørg for å sjekke referanser og kvalifikasjoner. Det er også viktig å tenke på personlighet og kultur passform. Din valgte bokholder vil kommunisere mye med deg og dine ansatte, selv om de ikke er ansatt på heltid. Det lønner seg å ansette noen som fungerer godt i ditt miljø. Stol på instinktene dine her, og ansette noen vennlige, hjelpsomme, og fremfor alt, ivrig.

din økonomiske co-pilot

Bokholdere skaper orden ut av kaos. De tar alle tall, kvitteringer, regninger og andre kontoer data som flyter gjennom virksomheten din. De trakter alt inn i regnskapsprogramvaren din-til de riktige rapportene og den riktige kontoen.