효과적인 회의를 조직하는 방법?
회의 중에 모든 사람은 자신의 아이디어를 시작하고,흥미로운 문제를 토론하고,하루 또는 전체 근무 주간에 대한 행동 계획을 세우고,이벤트 또는 비즈니스 파트너와의 회의를 계획 할 수 있습니다. 회의 과정을 부시 주위에서 뛰는 것으로 바꾸는 것이 아니라 중요한 결정이 내려지는 효과적인 회의를 수행하기 위해 관리자는 회의 조직의 모든 미묘함을 알아야합니다.
내용:
1. 회의 유형 선택
2. 효과적인 회의를위한 10 단계
3. 회의 조직의 일반적인 실수
4. 건설적인 회의 레이아웃
회의 유형 선택
효과적인 회의는 명확한 구조를 가지며 잘 정의된 매개변수를 따르는 사전 계획된 회의입니다. 자신의 특성을 가지고 회의의 몇 가지 유형이 있습니다. 그 중:
1. 직원 회의(상태 회의)-이 유형의 회의의 구조는 워밍업 또는 소개 연설,규칙,형식 및 목표,일반적인 질문,작업 결과,참가자 보고서 및 결과 분석을 포함한 주요 부분으로 구성됩니다.
2. 보고서-여러 참가자의 프레젠테이션으로 구성됩니다. 1 개의 발표는 7 분보다는 더 이상 지속하지 않는다,이것을 사려함것은 경청자 주의를 붙들 수 있는 기간 이다.
3. 의견 교환-모든 회의 참가자의 대체 말.
4. 브리핑-주제의 중요성을 나타내고 문제를 정의하는 계획을 포함하는 소개로 구성되며,주요 부분은 계획,규칙 및 지침이며 후속 분석과 토론이 있으며 최종 작업 설정 및 합산입니다.
5. 토론-회의는 주 회의가 이미 개최 된 후에 다시 한 번 조직되지만 결정은 내려지지 않았습니다.
주요 유형 외에도 계획 및 브레인 스토밍과 같은 회의 형식도 있습니다. 첫 번째 경우 좁은 범위의 직원이 회의에 초대되어 직접 관련된 문제를 해결합니다. 회의의 두 번째 유형은 특이한 아이디어와 신선한 솔루션을 찾을 수 있도록 설계되었습니다. 가능한 한 많은 사람들이 그러한 회의에 초대됩니다.
회의에 할당 된 시간을 올바르게 관리하고,이 기간에 투자하고,주요 작업의 솔루션을 지연시키지 않으려면 간단한 시간 추적기 체크 인트와 같은 특수 응용 프로그램을 사용할 수 있습니다. 또한함으로써 그들 각각의 작업의 생산성과 품질을 증가,직원의 근무 시간 및 적립 돈을 추적하는 데 사용할 수 있습니다.
효과적인 회의를위한 10 단계
회의를 효과적으로 수행하려면 성공적인 팀 회의의 세 가지 주요 구성 요소,즉 열린 대화,명확한 목표 및 강력한 리더를 식별해야합니다. 이제 효과적인 회의를 조직하는 10 가지 주요 단계 인
1 을 살펴 보겠습니다. 회의의 목적을 명확하게 정의하십시오. 그것이 이해되지 않는 경우에,당신은 긴장시키고 그들의 일에서 직원을 흐트저리면 안된다. 오늘,당신은 쉽게 이메일을 통해 각 팀 구성원에게 정보를 제공 할 수 있습니다. 회의에 대한 필요성은 부하 직원으로부터 즉각적인 응답을 받아야 할 때만 정당화 될 수 있습니다. 이 경우 회의가 있어야합니다!
2. 제대로 준비하십시오. 당신은 계획의 주요 요점뿐만 아니라 몇 가지 문구를 연습 할 수 있으며,아마도 입문 또는 최종 연설을 쓸 수 있습니다.
3. 각 팀 구성원에게 적시에 회의에 대해 알립니다. 는 이벤트에 동기를 부여-이 회의의 효율성을 증가시킬 것이다. 모두가 그들이 만난 이유와 결국 달성해야 할 것을 이해할 것입니다. 따라서 사전에 목표에 대해 신중하게 생각한 다음 직원에게 회의에 대해 알릴 필요가 있습니다.
4. 프로세스 관리. 좋은 회의는 좋은 리더십 아래서 만 이루어질 수 있습니다. 너가 또한 관찰자로 여기 행동하고 회의가 화제에 대응하는 것을 확인할 고 경청자에게 명확하게 하는것은 필요하다,기간으로,그리고 아무도 세트 문제점에서 일탈하지 않는다 적합. 당신이 존재하는 모든 사람의 시간을 존중한다는 것을 보여주는 것도 똑같이 중요합니다. 이 작업을 수행하려면,그들이 시계를 보거나 타이머를 설정할 수 있습니다. 주요 주제는 보조 대화로 대체 될 때마다,다시 메인 테마에 모두를 얻을.
5. 모두가 자유롭게 생각하게하십시오. 그러나 다른 참가자가 스피커를 조롱하게하지 마십시오. 징계를 지켜보십시오.
6. 현존하는 사람들이 토론에 참여하고 주제에 대한 자신의 제안,아이디어 또는 개인적인 의견을 제시하는 것이 중요합니다. 모든 사람의 말을 듣고 모든 것을 분석 한 후에 만 최종 결정을 내릴 필요가 있습니다.
7. 회의의 끝에 행동 계획을 만들십시요. 회의 최종 결정을 이해하는지,다음에 수행해야 할 작업,달성해야 할 결과를 이해하는지 직원에게 확인해야 합니다. 뭔가 잘못되면,당신은 모든 오류를 분석하고 계정에 다음 시간을 취할 필요가있다.
8. 시간에 눈을 유지. 회의를 제 시간에 시작하고 적시에 완료하는 것이 중요합니다. 시간 엄수는 성공을 달성하는 데 중요한 역할을합니다.
9. 회의가 끝난 후 부하 직원과 함께 작업하십시오. 각 참가자에게 이벤트 결과에 대한 보고서를 작성하도록 요청할 수 있습니다. 이 유용한 생활 해킹 효과적인 회의를 개최하는 방법,지난 번에 일어난 모든 단점을 제거.
10. 승인된 결정의 준수 여부를 모니터링합니다. 회의가 끝나면 직원들이 채택 된 계획과 전략을 따르고 회의가 끝난 후 5 분 후에 모든 것을 잊지 않도록하십시오.
작업 완료의 효율성,속도 및 품질을 높이고 팀을 하나로 모으고 작업장 분위기를 개선하기 위해 이러한 규칙을 명심하십시오.
회의 조직의 일반적인 실수
과거 회의에 대한 이후의 각 분석을 통해 실수를 제거하고 효과적이고 생산적인 회의를 수행 할 수 있으며 그 결과는 직원과 권한 모두에게 적합합니다. 많은 사람들이 회의에 올 때,첫 번째 시도에서 바로 모든 것을 할 매우 어렵다,당신은 충분한 시간이 없어. 그러나 모든 것은 경험과 함께 제공됩니다.
효과적인 회의 수행에 필요한 조건 중 하나는 실수를 피하는 것입니다. 가장 중요한 것은 습관이 될 필요가 없으며 신속하게 분석하고 제거 할 수있는 솔루션을 생각할 수 있다는 것입니다.
그래서 우리는 업무 준수,구체성,단기주의,시기,참여,투표권,결과 통합 및 계획의 사다리를 구성하는 효과적인 회의의 주요 원칙을 고려했습니다. 이러한 단계 중 하나에서 오류가 발생할 수 있습니다. 그들 중 가장 일반적인 것을 분석해 봅시다:
- 당신은 목표를 정의하지 않은-이벤트 후,참가자들은 시간 낭비의 감각이있을 것이다. 일반적으로 직원들이 회의의 주제와 목표를 명시한 알림을 받지 못하면 전혀 오지 않거나 처벌을 두려워서 온 것일 수 있습니다.
- 이 경우 회의는”오해의 해명 및 주제 검색”이라는 모토로 개최되며,모든 사람들은 일어난 일에 대한 완전한 이해 부족과 미래에 대한 단일 계획없이 회의를 떠날 것입니다.
- 시간 제한을 설정하지 않았습니다.회의의 특정 시간을 설정하면 참가자들은이 한계 내에서 해결책을 찾으려고 노력할 것입니다. 그렇지 않으면 30 분 브리핑이 3 시간의 빈 수사학으로 바뀔 수 있습니다;
-
당신은 회의 참가자를 제대로 동기를 부여하지 않았다,뿐만 아니라 자신-당신은”회의”와 같은 도구를 사용하는 방법을 모르는 회사의 활동에 중요한 무언가로 생각하지 않는 경우,다음 회의가 정욕이 될 때 놀랄 아무것도 없다 공식적이고 비효율적 인 활동;
-
회의 오용-당신은 어떤 경우에”사람”을 호출 할 수 없습니다. 왜 이메일을 통해 또는 불과 5 분 사무실을 떠나기 전에 작업 일의 끝에서,예를 들어,해결 될 수있는 문제를 분석하기 위해 자신의 작업에서 사람들을 방해;
-
설정 한 회의의 목적과 해결 방법은 서로 호환되지 않습니다—전체 팀으로 문제를 해결하기로 결정했다면 개인적인 독백을 위해 항상 시간을 들여 자신의 의견 만 표현해서는 안됩니다. 그것은 모든 사람에게 바닥을 제공하는 것이 중요합니다,하나의 옵션에 대한 투표에서.
효과적인 회의를 수행하기 위해 위에서 언급 한 모든 규칙을 분석 할 때 결함 분석이 목표를 성공적으로 달성하는 핵심 포인트 중 하나라는 점은 주목할 가치가 있습니다.
건설적인 회의 배치
효과적인 회의를 조직하고 실시하는 비결은 올바른 계획을 세우는 것이며,또한 중요한 것은 각 단계를 따르는 것이다.
1. 준비 단계에서 리더는 참가자들에게 해결해야 할 문제 또는 답변해야 할 질문이있는 다가오는 이벤트에 대한 정보를 제공해야합니다. 이 단계에서,그는 또한 올바른 동기를 창출하고 건설적인 상호 작용이 예상된다는 사실에 존재하는 모든 것을 가져와야하며,모든 사람은 자신의 관점에 대한 권리를 가지며,따라서 발언 할 수있을 것입니다.
2. “회의 시작”이라는 단계에서 주최자가 목적과 주제를 명확하게 명시하는 것이 중요합니다. 이벤트에 대 한 분위기를 설정 하려면 환영 부분,좌석 개최 하 고 참가자를 맞이 해야 합니다.
3. 가장 중요한 순간—회의의 주요 부분. 이 단계에서 리더는 문제를 표명하고,솔루션 방법을 승인하고,그룹이 여러 가지 성공적인 제안을 제공 할 수있는 최적의 조건을 만들고,단일 최종 버전을 채택하는 프로세스를 보장해야합니다.
4. 마지막 부분에서 주최자는 회의 결과를 각 참가자에게 배포해야합니다. 이것은 계획 세션 후 1-2 시간 후에 수행 할 수도 있습니다. 회의를 정확하게 끝내고,긍정적인 에너지에 직원을 고무시키고 팀원사이 상호 작용을 증가하는것은 아주 중요하다.
참조:
직원의 작업을 제어하는 방법. 체크 인트-간단한 시간 추적 프로그램
마감일-친구 또는 적
원격 작업을위한 상위 12 개 프로그램
작업 동기 부여를위한 상위 10 개 기술