成功した国際会議やセミナーを整理する方法は？
会議を成功させるには、計画、専門知識、準備、および専用のリソースが必要です。
会議を組織するための手順
1. 目的とフォーマットを定義する
会議主催者の役割として、イベントの目的を定義することが重要です。 レイアウトを段階的にフォーマットする会議を開催する最初の段階
- コンセプト
- タイミングと期間
- チーム内の役割の配分
- ホールのレイアウト
- ケータリングとサウンド
2. 会議の計画に十分な注意を払う
会議の準備のためには、それぞれのすべてを計画し、会議をユニークにする創造的な会議のアイデアを持っていること 計画は、物流、コンテンツ、イベントの広告で構成する必要があります。 チーム全体がアクセスできるドキュメントを作成し、すべてのメンバーが他のメンバーのタスクを見ることができます。 まず、重要なタスクのリストを準備し、優先順位の順に設定します。 計画の時間枠を指定することが不可欠です。 会議を成功させるためには、時間枠を維持することが重要です
3. 会議に適した日付と場所を選択する
日付を選択するのは難しい作業なので、日付を選択する前に覚えておくべきことはほとんどありません
- 選択した日付が祭りや大きなイベントと交差してはならないことを確認してください。
- 休暇中に会議やセミナーを計画しないでください（夏&冬）人々は会議ではなく家族とその時間を過ごしたいと思っています。
- イベントに参加するために特別な休暇を取る必要がないため、イベントを週の終わりに保つようにしてください。
- 人々が簡単に通勤できる場所を選択し、可能であれば、他のものを輸送するすべての施設が簡単に利用できる良い都市を選択します。
4. 予算を下書きする
会議を計画するための鍵です会議にどれくらい請求したいかを知るのに役立ちます。
- 会場
- 宿泊
- 交通
- ケータリング
- スピーカー料金
- 活動
- マーケティング
5. 会議の会場を予約する
セミナーや会議に必要なすべての要件に合った会場を選択します。 予約前に会場を確認してくださいホールの大きさ、場所、車椅子対応、技術的な特徴、駐車場施設など、提供するすべての施設を参照してください
6。 チームを作り、職務を割り当てる
他のすべての職務を遂行するのに役立つ大きなチームを作ります。 地域別に職務を配分する。 例えば、誰かが会議登録エリア、スピーカーを受け取るための他の誰か、ギアのための別の人、ケータリング、プレスとの通信などを担当しています。 すべての人は自分の領域を持っている必要があり、それは会議の全期間を通して権限を持つべきです。チームのすべてのメンバーに割り当てられた職務を持つ文書を与え、すべての人が特定の問題について誰に連絡するかを知っているようにします。
7. あなたのスピーカーを知っている
スピーカーは、彼らが多くの人々を引き付けるあなたの会議で触媒の役割を果た 専門のスピーカーを得ることを確かめなさい。 彼の仕事で知られている人、尊敬されている人これはあなたの会議を後押しし、より多くの人々を引き付ける
8。 会議登録
登録はあなたのイベントの重要な部分ですので、人々があなたの会議に登録されていることを確認してください。www.allconferencealert.net これは、人々がすべての国際会議2020について見つけるのに役立ちます。 そして、人々がその会議に登録を取得するのに役立ちます。
9. 会議のマーケティング
イベントのプロモーションを成功させるために必要な時間を過小評価しないでください。 種類のでき事、対象者層、内部資源および予算はすべてあなたのマーケティングの作戦を定める。 あなたの媒体の仲間を選ぶとき、あなたの聴衆を目標とする人に焦点を合わせなさい。 それはいくつかの仲間を持っている方が良いですが、ターゲッones.It また、すべてのチャンネルで放送される1つのキーメッセージを生成することも重要です。 会議を促進する
10. サービスに注意を払う
参加者、講演者、および仲間に友好的であること。 たとえあなたが疲れていて、すべてが計画通りに行くわけではないとしても、彼らの問題や質問を話し、彼らの期待に応えるようにしてください。 一日の終わりに、人々は彼らがどのように扱われたかを覚えているだけです。
11. イベントの前日に最終チェックを行います
場所への行き方をメンバーに通知し、すべての重要な人を招待し、印刷されたリソース、オーディオ、ビデオコンテ 誰もが自分の仕事や義務を理解しているかどうか、スペースが整理されているかどうかを確認します。
12. フィードバックを求める
参加者に、イベント終了時に印刷されたフィードバックフォームに記入するか、帰宅時にオンラインフォームに記入するように 物流、スピーカー、場所、主催者の仕事のようなイベントのさまざまな側面を判断するように依頼してください。 この情報は、将来的にミスを回避し、あなたのイベントの質を向上させるためにあなたを支援します。
