jak zorganizować udane międzynarodowe konferencje i seminaria?
Organizacja udanej konferencji wymaga planowania, wiedzy, przygotowania i dedykowanych zasobów.
kroki do zorganizowania konferencji
1. Określ cel i format
w roli organizatora konferencji ważne jest zdefiniowanie celu wydarzenia. Formatowanie układu krok po kroku pierwszy etap organizacji konferencji
- koncepcja
- czas i czas trwania
- podział ról w zespole
- układ sali
- Catering i dźwięk
2. Zwróć uwagę na planowanie konferencji
aby przygotować konferencję, ważne jest, aby zaplanować wszystko, mieć kreatywne pomysły konferencyjne, które uczynią konferencję wyjątkową. Plan powinien składać się z logistyki, treści i reklamy wydarzenia. Stwórz dokument, który jest dostępny dla całego zespołu, gdzie każdy członek będzie mógł zobaczyć zadania innych. Najpierw przygotuj listę ważnych zadań, a następnie ustaw ją w kolejności ich priorytetu. Konieczne jest wyznaczenie ram czasowych w planie. Dla udanej konferencji ważne jest, aby zachować ramy czasowe
3. Wybierz odpowiednią datę i miejsce konferencji
Wybór daty może być trudnym zadaniem, więc kilka rzeczy, o których należy pamiętać przed wyborem daty
- upewnij się, że wybrana data nie powinna przecinać się z festiwalami lub dużymi wydarzeniami, utrudni to uczestnikom podróżowanie w tym okresie.
- nigdy nie planuj konferencji lub seminarium podczas wakacji (lato & zima) ludzie chcą spędzić ten czas z rodziną, a nie na konferencji.
- staraj się, aby Twoje wydarzenie odbyło się pod koniec tygodnia, ponieważ ludzie nie muszą brać żadnego specjalnego urlopu, aby wziąć udział w wydarzeniu.
- Wybierz miejsce, w którym ludzie mogą łatwo dojeżdżać, a jeśli to możliwe, wybierz Dobre Miasto, w którym wszystkie urządzenia do transportu innych rzeczy są łatwo dostępne.
4. Zaprojektuj swój budżet
to klucz do planowania konferencji pomaga Ci dowiedzieć się, ile chcesz pobrać za konferencję.
- miejsce
- zakwaterowanie
- Transport
- Gastronomia
- opłaty za prelegentów
- Działalność
- Marketing
5. Zarezerwuj miejsce na konferencję
Wybierz miejsce, które pasuje do wszystkich wymagań, których potrzebujesz na seminarium lub konferencję. Sprawdź miejsce przed rezerwacją Zobacz wszystkie udogodnienia, które zapewniają, takie jak wielkość hali, Lokalizacja, Dostęp dla osób niepełnosprawnych, cechy techniczne i parkingi
6. Stwórz zespół i przydziel obowiązki
Stwórz duży zespół, który pomoże Ci wykonać wszystkie pozostałe obowiązki. Przydziel obowiązki według obszaru. Na przykład ktoś jest odpowiedzialny za miejsce rejestracji konferencji, ktoś inny za przyjęcie prelegentów, inna osoba za sprzęt, za catering, komunikację z prasą itp. Każda osoba musi mieć swój obszar, na którym powinna sprawować władzę przez cały czas trwania konferencji.Przekaż każdemu członkowi zespołu dokument z przypisanymi obowiązkami, aby każda osoba wiedziała, z kim się skontaktować w konkretnej sprawie.
7. Poznaj swoich prelegentów
Prelegenci odgrywają rolę katalizatora w Twojej konferencji przyciągają wielu ludzi. Upewnij się, że masz profesjonalny głośnik. Ktoś, kto jest znany ze swojej pracy, szanowany to zwiększy twoją konferencję i przyciągnie więcej osób
8. Rejestracja na konferencję
Rejestracja jest ważną częścią Twojego wydarzenia, więc upewnij się, że ludzie się zapisali na Twoją konferencję, istnieje kilka stron internetowych, takich jak www.allconferencealert.net które pomagają ludziom znaleźć informacje o całej międzynarodowej konferencji 2020. I pomóc ludziom zarejestrować się na tej konferencji.
9. Marketing Twojej konferencji
nie przeceniaj czasu potrzebnego na pomyślną promocję wydarzenia. Rodzaj Wydarzenia, jego grupa docelowa, zasoby wewnętrzne i budżet określają twoją taktykę marketingową. Wybierając swoich współpracowników medialnych, skup się na tych, którzy będą kierować reklamy do Twoich odbiorców. Lepiej mieć kilku współpracowników, ale celem ones.It ważne jest również, aby wygenerować jeden kluczowy komunikat, który będzie nadawany na wszystkich kanałach. Promuj Swoją Konferencję
10. Zwróć uwagę na serwis
bądź przyjazny dla uczestników, prelegentów i współpracowników. Staraj się mówić o swoich problemach lub pytaniach i spełniać ich oczekiwania, nawet jeśli czujesz się zmęczony i nie wszystko idzie zgodnie z planem. Pod koniec dnia ludzie będą tylko pamiętać, jak byli traktowani.
11. Wykonaj ostateczną kontrolę dzień przed wydarzeniem
upewnij się, że poinformowałeś członków o tym, jak dostać się do miejsca, zaprosiłeś wszystkie ważne osoby i przygotowałeś materiały drukowane, materiały audio i wideo. Sprawdź, czy każdy rozumie swoje zadania i obowiązki oraz czy przestrzeń jest zorganizowana.
12. Poproś o opinię
poproś uczestników o wypełnienie drukowanego formularza opinii na koniec Wydarzenia lub formularza online po powrocie do domu. Poproś ich, aby ocenili różne aspekty wydarzenia, takie jak logistyka, prelegenci, lokalizacje i praca organizatorów. Informacje te pomogą Ci uniknąć błędów w przyszłości i podniosą jakość Twoich wydarzeń.
