miten järjestää onnistuneet kansainväliset konferenssit ja seminaarit?
onnistuneen konferenssin järjestäminen vaatii suunnittelua, asiantuntemusta, valmistautumista ja omistautuneita resursseja.
vaiheet konferenssin järjestämiseksi
1. Määrittele tapahtuman tarkoitus ja muoto
konferenssin Järjestäjän roolissa on tärkeää määritellä tapahtuman tarkoitus. Alustus askel askeleelta konferenssin isännöinnin ensimmäinen vaihe
- konsepti
- ajoitus ja kesto
- Roolijakauma joukkueen sisällä
- salin ulkoasu
- Catering-ja Soundi
2. Kiinnitä riittävästi huomiota konferenssien suunnitteluun
konferenssin valmistelussa on tärkeää suunnitella jokainen ja kaikki, saada luovia konferenssia koskevia ideoita, jotka tekevät konferenssista ainutlaatuisen. Suunnitelman tulisi koostua logistiikasta, sisällöstä ja tapahtuman mainonnasta. Tee asiakirja, joka on koko tiimin käytettävissä, jossa jokainen jäsen voisi nähdä muiden tehtävät. Laadi ensin luettelo tärkeistä tehtävistä ja aseta se sitten tärkeysjärjestykseen. Suunnitelmassa on oleellista määritellä aikataulu. Onnistuneen konferenssin kannalta on tärkeää, että pysytte aikataulussa
3. Valitse oikea päivämäärä ja paikka konferenssillesi
päivän valinta voi olla vaikea tehtävä, joten muutamia asioita on pidettävä mielessä ennen päivän valitsemista
- varmista, että valitsemasi päivämäärä ei sovi yhteen festivaalien tai suurten tapahtumien kanssa, se vaikeuttaa osallistujien matkustamista tuona aikana.
- älä koskaan suunnittele konferenssiasi tai seminaariasi lomien aikana (kesä & talvi) ihmiset haluavat viettää sen ajan perheen kanssa, joka ei ole konferenssissa.
- yritä pitää tapahtumasi loppuviikosta, sillä ihmisten ei tarvitse pitää mitään erityislomaa osallistuakseen tapahtumaasi.
- valitse paikka, jossa ihmiset voivat liikkua helposti, ja jos mahdollista, valitse hyvä kaupunki, jossa kaikki muut kuljetusvälineet ovat helposti saatavilla.
4. Talousarvioesitys
se on avain konferenssin suunnitteluun ja auttaa sinua tietämään, kuinka paljon haluat veloittaa konferenssistasi.
- paikka
- Majoitus
- Kuljetus
- Ateriapalvelut
- Puhujapalkkiot
- toiminta
- markkinointi
5. Varaa paikka konferenssillesi
valitse paikka, joka sopii kaikkiin vaatimuksiisi, joita tarvitset seminaariisi tai konferensseihisi. Tarkista paikka ennen varausta Katso kaikki niiden tarjoamat tilat, kuten hallin koko, sijainti, pyörätuolille pääsy, tekniset ominaisuudet ja pysäköintimahdollisuudet
6. Tee joukkue ja Jaa tehtävät
Tee iso tiimi, joka auttaa sinua hoitamaan kaikki muut tehtävät. Jaa tehtävät alueittain. Esimerkiksi joku vastaa konferenssin ilmoittautumisalueesta, joku toinen puhujien vastaanottamisesta, toinen henkilö välineistä, tarjoiluista, viestinnästä lehdistön kanssa jne. Jokaisella ihmisellä on oltava oma alueensa, jota hänen tulee hallita koko konferenssin ajan.Anna jokaiselle tiimin jäsenelle asiakirja, jossa on määrätyt tehtävät, jotta jokainen tietää, keneen ottaa yhteyttä mistään erityisestä asiasta.
7. Tunne puhujasi
puhujat toimivat katalysaattorina konferenssissasi he vetävät puoleensa monia ihmisiä. Varmista, että saat ammattimaisen puhujan. Joku, joka on tunnettu työstään, hyvin kunnioitettu tämä piristää konferenssiasi ja houkuttelee lisää ihmisiä
8. Konferenssirekisteröinti
Rekisteröityminen on tärkeä osa tapahtumaasi, joten varmista, että ihmiset ilmoittautuvat konferenssiisi. www.allconferencealert.net joka auttaa ihmisiä löytämään kaikki kansainvälinen konferenssi 2020. Ja auttaa ihmisiä rekisteröitymään konferenssiin.
9. Konferenssisi markkinointi
älä aliarvioi tapahtuman onnistuneeseen edistämiseen tarvittavaa aikaa. Tapahtuman luonne, kohdeyleisö, sisäiset resurssit ja budjetti määräävät markkinointitaktiikkasi. Kun valitset media associates, keskittyä niihin, jotka kohdistavat yleisösi. On parempi olla muutama kumppani, mutta kohteena ones.It on myös tärkeää luoda yksi keskeinen viesti, joka lähetetään kaikilla kanavilla. Edistä Konferenssiasi
10. Kiinnitä huomiota palveluun
ole ystävällinen osallistujille, puhujille ja yhteistyökumppaneille. Yritä puhua heidän ongelmistaan tai kysymyksistään ja vastata heidän odotuksiinsa, vaikka tuntisit itsesi väsyneeksi ja kaikki ei mene suunnitelmien mukaan. Loppujen lopuksi ihmiset muistavat vain sen, miten heitä kohdeltiin.
11. Tee lopputarkastus päivää ennen tapahtumaa
varmista, että olet kertonut jäsenille miten päästä paikalle, kutsunut kaikki tärkeät henkilöt ja valmistellut painetut resurssit sekä ääni-ja videosisällön. Tarkista, ymmärtävätkö kaikki tehtävänsä ja velvollisuutensa ja onko tila järjestetty.
12. Pyydä palautetta
pyydä osallistujia täyttämään tulostettu palautelomake tapahtuman lopussa tai verkkolomake kotiin päästyään. Pyydä heitä arvioimaan tapahtuman eri osa-alueita, kuten logistiikkaa, puhujia, paikkoja ja järjestäjien työtä. Nämä tiedot auttavat sinua välttämään virheitä tulevaisuudessa ja parantamaan tapahtumien laatua.
