jak uspořádat úspěšné mezinárodní konference a semináře?
organizace úspěšné konference vyžaduje plánování, odborné znalosti, přípravu a vyhrazené zdroje.
kroky k uspořádání konference
1. Definujte účel a formát
jako role organizátora konference je důležité definovat účel akce. Formátování rozvržení krok za krokem první fáze pořádání konference
- koncept
- načasování a trvání
- rozdělení rolí v týmu
- uspořádání sálu
- stravování a zvuk
2. Věnujte dostatečnou pozornost plánování konference
pro přípravu konference je důležité naplánovat každé a všechno, mít kreativní nápady na konferenci, díky nimž bude konference jedinečná. Plán by měl sestávat z logistiky, obsahu a reklamy na akci. Vytvořte dokument, který je přístupný celému týmu, kde by každý člen mohl vidět úkoly ostatních. Nejprve připravte seznam důležitých úkolů a poté je nastavte v pořadí podle jejich priority. Je nezbytné určit časový rámec v plánu. Pro úspěšnou konferenci je důležité udržovat časový rámec
3. Vyberte si správné datum a místo pro vaši konferenci
výběr data může být obtížný úkol, takže jen málo věcí, které byste měli mít na paměti před výběrem data
- ujistěte se, že datum, které vyberete, by se nemělo protínat s festivaly nebo velkými událostmi, bude pro účastníky obtížné cestovat během tohoto období.
- nikdy neplánujte konferenci nebo seminář během prázdnin (léto & zima) lidé chtějí trávit čas s rodinou, nikoli na konferenci.
- snažte se udržet vaši akci na konci týdne, protože lidé nemusí mít žádnou zvláštní dovolenou, aby se mohli zúčastnit vaší akce.
- vyberte místo, kde mohou lidé snadno dojíždět, a pokud je to možné, vyberte dobré město, kde jsou snadno dostupná všechna zařízení pro přepravu dalších věcí.
4. Navrhněte svůj rozpočet
je to klíč k plánování konference, který vám pomůže vědět, kolik chcete za svou konferenci účtovat.
- místo konání
- ubytování
- doprava
- stravování
- poplatky za řečníky
- aktivity
- Marketing
5. Rezervujte si místo pro vaši konferenci
vyberte místo, které vyhovuje všem vašim požadavkům, které potřebujete pro svůj seminář nebo konference. Zkontrolujte místo před rezervací podívejte se na všechna zařízení, která poskytují, jako je velikost haly, umístění, bezbariérový přístup, technické vlastnosti a parkovací zařízení
6. Vytvořte tým a přidělte povinnosti
vytvořte velký tým, který vám pomůže plnit všechny ostatní povinnosti. Přidělit povinnosti podle oblasti. Například někdo je zodpovědný za registrační oblast konference, někdo jiný za přijímání řečníků, jiná osoba za vybavení, za stravování,komunikaci s tiskem atd. Každý člověk musí mít svou oblast, kterou by měl mít v autoritě po celou dobu trvání konference.Dejte každému členovi týmu dokument s přidělenými povinnostmi, aby každý věděl, na koho se má obrátit v jakékoli konkrétní záležitosti.
7. Poznejte své reproduktory
reproduktory hrají roli katalyzátoru ve vaší konferenci přitahují mnoho lidí. Ujistěte se, že máte profesionální reproduktor. Někdo, kdo je známý pro svou práci, dobře respektován to posílí vaši konferenci a přilákat více lidí
8. Registrace konference
Registrace je důležitou součástí vaší akce, takže se ujistěte, že se lidé zaregistrují na vaší konferenci, existuje jen málo webových stránek, jako je www.allconferencealert.net které pomáhají lidem najít o celé mezinárodní konferenci 2020. A pomozte lidem, aby se zaregistrovali na této konferenci.
9. Marketing vaší konference
nepodceňujte čas potřebný pro úspěšnou propagaci akce. Druh události, její cílové publikum, vnitřní zdroje a rozpočet určují vaši marketingovou taktiku. Při výběru mediálních spolupracovníků se zaměřte na ty, kteří se zaměří na vaše publikum. Je lepší mít několik spolupracovníků, ale cílené ones.It je také důležité vygenerovat jednu klíčovou zprávu, která bude vysílána na všech kanálech. Propagujte Svou Konferenci
10. Věnujte pozornost službě
buďte přátelští k účastníkům, řečníkům a spolupracovníkům. Snažte se mluvit o svých problémech nebo otázkách a splňte jejich očekávání, i když se cítíte unavení a ne všechno jde podle plánu. Na konci dne si lidé budou pamatovat jen to, jak s nimi bylo zacházeno.
11. Proveďte závěrečnou kontrolu den před akcí
ujistěte se, že jste informovali členy o tom, jak se dostat na místo, pozvali všechny důležité lidi a připravili tištěné zdroje, audio a video obsah. Zkontrolujte, zda každý rozumí svým úkolům a povinnostem a zda je prostor organizován.
12. Požádejte o zpětnou vazbu
požádejte účastníky, aby vyplnili tištěný formulář zpětné vazby na konci akce nebo online formulář, když se vrátí domů. Požádejte je, aby posoudili různé aspekty akce, jako je logistika, řečníci, umístění a práce organizátorů. Tyto informace vám pomohou vyhnout se chybám v budoucnu a zvýšit kvalitu vašich akcí.
