hoe organiseren we succesvolle internationale conferenties en Seminars?
het organiseren van een succesvolle conferentie vereist planning, deskundigheid, voorbereiding en specifieke middelen.
stappen om een conferentie te organiseren
1. Definieer het doel en formaat
als een rol van de organisator van de conferentie, is het belangrijk om uw doel van het evenement te definiëren. De opmaak stap voor stap de eerste fase van het organiseren van een conferentie
- het concept
- Timing en duur
- rolverdeling binnen het team
- de indeling van de zaal
- Catering en geluid
2. Besteed voldoende aandacht aan conferentieplanning
voor de voorbereiding van de conferentie is het belangrijk alles te plannen, creatieve conferentieideeën te hebben die de conferentie uniek maken. Het plan moet bestaan uit logistiek, inhoud en reclame voor het evenement. Maak een document dat toegankelijk is voor het hele team, waar elk lid in staat zou zijn om de taken van de anderen te zien. Maak eerst een lijst van de belangrijke taken en stel deze vervolgens op in volgorde van hun prioriteit. Het is van essentieel belang dat het tijdschema in het plan wordt aangegeven. Voor een succesvolle conferentie is het belangrijk dat u een tijdsbestek
handhaaft 3. Kies de juiste datum en locatie voor uw conferentie
het selecteren van de datum kan moeilijk zijn, dus weinig dingen om in gedachten te houden voordat u een datum
- selecteert zorg ervoor dat de datum die u selecteert niet kruist met festivals of grote evenementen, het zal moeilijk maken voor deelnemers om te reizen tijdens die periode.
- plan nooit uw conferentie of seminar tijdens vakantie (zomer & winter) mensen willen die tijd doorbrengen met familie, niet in een conferentie.
- probeer uw evenement aan het einde van de week te houden, omdat mensen geen speciaal verlof hoeven te nemen om uw evenement bij te wonen.
- Selecteer de locatie waar mensen gemakkelijk kunnen pendelen en indien mogelijk, selecteer een goede stad waar alle faciliteiten voor het vervoer van andere spullen gemakkelijk beschikbaar zijn.
4. Ontwerp uw begroting
het is de sleutel tot het plannen van een conferentie Het helpt u om te weten hoeveel u wilt vragen voor uw conferentie.
- locatie
- accommodatie
- vervoer
- Catering
- kosten voor sprekers
- activiteiten
- Marketing
5. Boek een locatie voor uw conferentie
Selecteer de locatie die voldoet aan al uw vereisten die u nodig hebt voor uw seminar of conferenties. Controleer de locatie voordat u boekt bekijk alle faciliteiten die ze bieden, zoals grootte van de hal, locatie, rolstoeltoegankelijk,technische kenmerken en parkeerfaciliteiten
6. Maak een team en wijs taken toe
Maak een groot team dat u zal helpen om alle andere taken uit te voeren. Wijs taken toe per gebied. Zo is bijvoorbeeld iemand verantwoordelijk voor het conferentieregistratiegebied, iemand anders voor het ontvangen van de sprekers, een andere persoon voor de uitrusting, voor de catering, de communicatie met de pers, enz. Iedereen moet zijn of haar ruimte hebben, die hij of zij gedurende de gehele duur van de conferentie zou moeten hebben.Geef elk teamlid een document met de toegewezen taken, zodat iedereen weet met wie hij contact moet opnemen voor een specifieke kwestie.
7. Ken uw sprekers
sprekers spelen de rol van katalysator in uw conferentie ze trekken veel mensen. Zorg ervoor dat u een professionele speaker. Iemand die bekend staat om zijn werk, zeer gerespecteerd dit zal uw conferentie stimuleren en meer mensen aantrekken
8. Conference registration
registratie is een belangrijk onderdeel van uw evenement dus zorg ervoor dat mensen worden ingeschreven in uw conferentie, er zijn weinig websites zoals www.allconferencealert.net die de mensen helpen om te vinden over alle internationale conferentie 2020. En mensen helpen zich te registreren in die conferentie.
9. Marketing uw conferentie
onderschat de tijd die nodig is voor het succesvol promoten van een evenement niet. Het soort evenement, de doelgroep, interne middelen, en het budget Al bepalen uw marketing tactiek. Bij het kiezen van uw media associates, richten op degenen die uw doelgroep zal richten. Het is beter om een paar medewerkers, maar gericht ones.It is ook belangrijk om een belangrijke boodschap die zal worden uitgezonden op alle kanalen te genereren. Uw Conferentie Promoten
10. Besteed aandacht aan service
wees vriendelijk voor deelnemers, sprekers en medewerkers. Probeer hun problemen of vragen te spreken en aan hun verwachtingen te voldoen, zelfs als je je moe voelt en niet alles volgens plan verloopt. Aan het eind van de dag zullen mensen zich alleen maar herinneren hoe ze werden behandeld.
11. Voer een laatste controle uit een dag voor het evenement
zorg ervoor dat u de leden hebt geïnformeerd over hoe u de locatie kunt bereiken, alle belangrijke mensen hebt uitgenodigd en de gedrukte bronnen, audio-en video-inhoud hebt voorbereid. Controleer of iedereen zijn of haar taken en plichten begrijpt en of de ruimte is georganiseerd.
12. Vraag om feedback
vraag deelnemers om een afgedrukt feedbackformulier in te vullen aan het einde van het evenement of een online formulier wanneer ze thuiskomen. Vraag hen om verschillende aspecten van het evenement te beoordelen, zoals logistiek, sprekers, locaties en het werk van de organisatoren. Deze informatie zal u helpen om fouten in de toekomst te voorkomen en het verhogen van de kwaliteit van uw evenementen.
