どのように効果的な会議を整理するには？
会議中、誰もが自分のアイデアを開始し、エキサイティングな問題を議論し、その日または週全体の行動計画を立て、イベントやビジネスパートナーとの会議を計画することができます。 会議プロセスをブッシュの周りで打つことに変えるのではなく、重要な決定がなされる効果的な会議を行うためには、マネージャーは会議の組織化のす
コンテンツ:
1. 会議タイプ選択
2. 効果的な会議のための10のステップ
3. 会議組織における典型的なミス
4. 建設的な会議レイアウト
会議タイプ選択
効果的な会議は、明確な構造を持ち、明確に定義されたパラメータに従う事前に計画された会議です。 独自の特性を持つ会議にはいくつかの種類があります。 その中で：
1。 スタッフ会議（ステータス会議）–このタイプの会議の構造は、ルール、形式と目標、一般的な質問、作業の結果、参加者の報告、結果の分析を含むウォームアップま
2. 報告書-複数の参加者によるプレゼンテーションで構成されています。 一つのプレゼンテーションは、これが観客の注意を保持することができる時間の長さであることを考慮して、7分以上続きません。
3. 意見交換-すべての会議参加者の代替発言。
4. ブリーフィング—計画を含む導入で構成され、トピックの重要性を示し、問題を定義し、主な部分は計画、ルール、指示であり、その後の分析との議論があり、最後
5. 議論-会議は、メイン会議が既に開催された後に再び開催されますが、決定は行われていません。
主なタイプの他に、計画やブレーンストーミングなどの会議形式もあります。 最初のケースでは、従業員の狭いサークルが会議に招待され、直接関連している問題を解決します。 会議の第二のタイプは、珍しいアイデアや新鮮な解決策を見つけるように設計されています。 そのような会議には、できるだけ多くの人が招待されます。
会議に割り当てられた時間を適切に管理し、この期間に投資し、メインタスクの解決を遅らせないために、単純なタイムトラッカーチェックなどの特別 また、それによってそれらのそれぞれの作業の生産性と品質を向上させ、従業員の労働時間と稼いだお金を追跡するためにそれを使用することが
効果的な会議のための10のステップ
会議を効果的に実施するには、オープンな対話、明確な目標、強力なリーダーという、成功したチーム会議の主な要素を特定する必要があります。 それでは、効果的な会議を組織するための10の重要なステップを見てみましょう：
1。 会議の目的を明確に定義する。 それが意味をなさない場合は、自分自身を緊張し、自分の仕事から従業員をそらすべきではありません。 今日では、簡単に電子メールを介して各チームメンバーに情報を提供することができます。 会議の必要性は、部下からすぐに応答する必要がある場合にのみ正当化できます。 この場合、会議はそうでなければなりません！
2. 適切に準備してください。 あなたは計画の主なポイントだけでなく、いくつかのフレーズを練習し、おそらく入門または最終的なスピーチを書くことができます。
3. 各チームメンバーに適時に会議について通知します。 あなたが少なくとも1つの説得力のある十分な根拠のある論文でチームを鼓舞するならば、それらをイベントに動機づける-それは会議の有効性を 誰もがなぜ彼らが会ったのか、そして彼らが最終的に達成する必要があるのかを理解するでしょう。 だから、あなたは事前にあなたの目標について慎重に考え、その後、会議についてあなたの従業員に通知する必要があります。
4. プロセスを管理します。 よい会合はよいリーダーシップの下でだけ起こることができる。 あなたもここでオブザーバーとして行動していることを聴衆に明確にし、会議がトピックに対応し、時間枠に適合し、誰も設定された問題から逸脱しない あなたがすべての現在の人の時間を尊重することを示すことも同様に重要です。 これを行うには、彼らが時計を見たり、タイマーを設定してみましょう。 メイントピックが二次会話に置き換えられるたびに、メインテーマに戻ってみんなを取得します。
5. 誰もが自由に考えてみましょう。 しかし、他の参加者がスピーカーをからかってはいけません。 規律を見てください。
6. 現在の人が議論に参加し、トピックについて自分の提案、アイデア、または個人的な意見をすることが重要です。 すべての人に耳を傾け、聞いたすべてを分析した後、最終的な決定を下す必要があります。
7. 会議の最後に行動計画を立てる。 従業員が会議の最終決定を理解しているかどうか、次に何をする必要があるか、そしてどのような結果を達成するかを確認する必要があります。 何か問題が発生した場合は、すべてのエラーを分析し、次回にそれらを考慮する必要があります。
8. 時間通りに目を離さない。 会議を時間通りに開始し、タイムリーに終了することが重要です。 時間厳守は成功を達成する上で重要な役割を果たします。
9. 会議が終わった後、あなたの部下と一緒に仕事をしてください。 各参加者にイベントの結果に関するレポートを書くように依頼することができます。 これは、前回起こったすべての欠点を排除し、効果的な会議を開催する方法を有用なライフハックです。
10. 承認された決定の遵守を監視する。 会議の終わりに、従業員が採用された計画と戦略に従っていることを確認し、会議が終了してから5分後にすべてを忘れないようにしてください。
これらのルールを念頭に置いて、タスク完了の効率、スピード、品質を高め、チームを結集し、職場の雰囲気を向上させます。
会議組織の典型的な間違い
過去の会議のその後の各分析は、間違いを排除し、効果的で生産的な会議を実施することを可能にし、その結果は従業員 多くの人が会議に来て、あなたが十分な時間を持っていないとき、最初の試みからすべてを正しく行うことは非常に困難です。 しかし、すべてが経験が付属しています。
効果的な会議を行うために必要な条件の一つは、間違いを避けることです。 主なことは、彼らが習慣になる必要がないことであり、あなたはすぐにそれらを分析し、それらを排除するための解決策を考えることができます。
だから、我々は、タスクの遵守、具体性、短期主義、タイミング、参加、議決権、結果の統合と計画のはしごを構成する効果的な会議の主な原則を検討しました。 エラーは、これらの段階のいずれかで発生する可能性があります。 それらの中で最も一般的なものを分析してみましょう:
- あなたは目標を定義していません—イベントの後、参加者は無駄な時間の感覚しか持たないでしょう。
- あなたは会議の準備をしていません—参加者に何を言うべきかわからない場合、どのように行動、活動、反応を取ることを期待することができます。 この場合、会議は”誤解の明確化とトピックの検索”をモットーに開催され、誰もが何が起こったのかを完全に理解しておらず、将来のための単一の計画なしでそれを残すでしょう。
- あなたは時間制限を設定していません—会議の特定の時間を設定すると、参加者はこれらの制限内で解決策を見つけようとします。 それ以外の場合は、半時間のブリーフィングは、三時間の空のレトリックに変わることができます;
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“会議”のようなツールの使い方がわからず、会社の活動において重要なものと考えていない場合、会議が正式で非効率的な活動になると驚くことは何もありません–;
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誤用会議-あなたはどのような機会に”人”を呼び出すことはできません。 なぜ、電子メールを介して、またはオフィスを離れる前にわずか五分作業日の終わりに、例えば、解決することができる問題を分析するために自分のタス;
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あなたが設定した会議の目的とその解決方法はお互いに互換性がありません—チーム全体として問題に対処することに決めた場合は、個人的な独白 それは誰もが床を与えることが重要であり、一つの選択肢のための投票で。
効果的な会議を行うための上記のすべてのルールを分析すると、欠陥分析は目標を達成するための重要なポイントの一つであることは注目に値する。
建設的な会議のレイアウト
効果的な会議を組織し、実施するための秘密は、適切な計画を作成し、また重要なのは、それの各段階に従うことです。
1. 準備段階では、リーダーは、解決すべき問題や回答すべき質問を含む今後のイベントに関する情報を参加者に提供する必要があります。 この段階では、彼はまた、適切な動機を創造し、建設的な相互作用が期待され、誰もが自分の視点に対する権利を持ち、それに応じて発言することがで
2. “会議の開始”と呼ばれる段階では、主催者が目的とトピックを明確に述べることが重要です。 イベントのトーンを設定するには、歓迎の部分を保持し、参加者に座って挨拶する必要があります。
3. 最も重要な瞬間—会議の主要部分。 この段階で、リーダーは問題を表明し、その解決方法を承認し、グループが多数の成功した提案を提供するための最適な条件を作成し、単一の最終バージョンを採用するプロセスを確実にする必要があります。
4. 最後の部分では、主催者は会議の結果を各参加者に配布する必要があります。 これは、計画セッションの1-2時間後に行うこともできます。 会議を正しく終了し、積極的なエネルギーで従業員を鼓舞し、チームメンバー間の相互作用を高めることは非常に重要です。
も参照してください:
従業員の仕事を制御する方法。 チェックアウト-簡単な時間追跡プログラム
締め切り-友人や敵
リモートワークのためのトップ12プログラム
仕事のモチベーションのためのトップ10テクニック