Hogyan tarthatok könyveket egy kisvállalkozásnak?

Hogyan tarthatok könyveket egy kisvállalkozásnak?

egy vállalkozás működtetése kiszámíthatatlan lehet, de egy kiváló nyilvántartási rendszer megkönnyítheti a dolgokat. Ezen az oldalon megismerheti a nyilvántartás vezetését – mit kell megőriznie, hogyan kell nyilvántartást vezetni és mennyi ideig kell megőrizni őket.

sok induló vállalkozás, valamint a meglévő üzleti tulajdonosok hajlamosak elhanyagolni üzleti tevékenységük ezen aspektusát a pénzügyi év végéig (EOFY).

a törvény szerint minden vállalkozásnak pontos és időszerű nyilvántartást kell vezetnie.

nem tudom eléggé hangsúlyozni, hogy mennyire fontos a számlák rendezése a kezdetektől az Ön igényeinek megfelelő egyszerű számviteli szoftver létrehozásával és használatával.

amint vállalkozást indít, számokkal kell foglalkoznia. Minden vállalkozásnak, függetlenül attól, hogy milyen kicsi, nyilvántartást kell vezetnie minden tranzakciójáról. Ez magában foglalja az értékesítést, a költségeket, a Fizetési kifizetéseket – valójában minden pénzmozgást a vállalkozásba és az üzletből.

bár lehetséges, hogy ezt magad, a legtöbb vállalkozó nem képzett könyvelés. Tehát gyakori, hogy a vállalkozások kiszervezik ezt a mindennapi munkát.

ebben az útmutatóban elmagyarázzuk, miért jó ötlet vagy akár az üzleti tevékenység elengedhetetlen része a könyvelő felvétele. Akkor nézzük meg, hogyan lehet felvenni a megfelelő könyvelő a te dolgod.

Mi A Könyvelés?

a könyvelés magában foglalja a vállalkozás összes pénzügyi tranzakciójának nyilvántartását és osztályozását. Nyomon követi, hogy mit költ a vállalkozása, és mit kap a vállalkozása.

ezeket a feladatokat korábban Könyvek és főkönyvek segítségével kezelték, innen ered a könyvelés elnevezés. Eredetileg a tranzakciókat naplókban, pénztárkönyvekben vagy folyóiratokban rögzítették, majd átvitték egy főkönyvbe.

könyvelési szoftver mára nagyjából felváltotta a fizikai könyvek szükségességét.

mi teszi a jó könyvelőt? A képesítések segítenek, de ami elválasztja a búzát a pelyvától, az a hozzáállás. Egy jó könyvelőt érdekel, ha valami nem egyensúlyoz, és ideges lesz, ha valami eltűnik. A könyvelő gondoskodik arról, hogy a pénzügyi kimutatásoknak értelme legyen, és felelősnek érzi magát, amikor az ügyfelek időben fizetnek. Egy jó könyvelő, más szavakkal, megéri a súlyát aranyban.

a nyilvántartás előnyei

a jó nyilvántartás vezetésének számos előnye van. Ez segíthet abban, hogy:

• nyomon követheti vállalkozása egészségét, így jó üzleti döntéseket hozhat
• teljesítse adó-és nyugdíjazási kötelezettségeit
• kezelje cash flow-ját
• mutassa be pénzügyi helyzetét a bankoknak vagy más hitelezőknek

Adó-és nyugdíjazási nyilvántartásokat meg kell őriznie

nyilvántartást kell vezetnie a vállalkozás adó-és nyugdíjazási ügyeivel kapcsolatos összes tranzakcióról, beleértve azokat a nyilvántartásokat is, amelyek támogatják az adóbevallásokban és jelentésekben szereplő információkat.

a vezetendő nyilvántartások a vállalkozás adó-és nyugdíjazási kötelezettségeitől és a vállalkozás szerkezetétől (egyéni vállalkozó, partnerség, társaság vagy bizalom) függenek.

az ausztrál adóhivatal (ATO) előírja, hogy:

1. a rekordokat nem szabad megváltoztatni, és olyan módon kell tárolni, amely korlátozza az információk megváltoztatását vagy a rekord károsodását.
2. a legtöbb nyilvántartást öt évig kell megőriznie, attól kezdve, hogy elkészítette vagy megszerezte a nyilvántartásokat, vagy befejezte a tranzakciókat (vagy az azokhoz kapcsolódó cselekményeket), attól függően, hogy melyik a későbbi.
3. képesnek kell lennie arra, hogy megmutassa az ATO-nak a rekordjait, ha kérik őket.
4. a rekordoknak Angolul kell lenniük, vagy könnyen konvertálhatók angolra.

Három ok, amiért könyvelőre van szüksége

ha csak most kezdi az üzleti tevékenységet, akkor azt gondolhatja, hogy nincs szüksége valakire, aki gondozza a könyveket. Talán úgy érzi, hogy elegendő, ha könyvelője negyedévente vagy évente egyszer rendezi a számokat. De jó okok vannak a könyvelő felvételére. Itt van három közülük:

időt takarítanak meg

hacsak nem tudsz már sokat a könyvelésről, nem bölcs dolog ezt a munkát magad vállalni. A bevételek, kiadások és kifizetések feldolgozása csak a munka része. Tudják, hogyan kell hozzárendelni a költségeket bizonyos ügyfelekhez. Fogják az összes számot, beírják őket a számviteli szoftverbe, és értelmezik őket. Egy jó könyvelő tudja, hogyan kell kezelni a tranzakciókat, hogy hasznos üzleti jelentéseket nyújtson. Ez egy képzett munka, és a könyvelő fogja csinálni sokkal hatékonyabban, mint te.

értik az üzleti.

mivel a napi számlákkal foglalkoznak, a könyvelők mély betekintést nyújtanak a vállalat pénzügyeibe. Azáltal, hogy megosztja ezt a betekintést veled, segíthetnek abban, hogy kiderüljön, hová kell mennie a vállalkozásának. Időben megjelölhetnek bármilyen kérdést, hogy tegyen valamit velük. Egy jó könyvelő figyeli a pénzügyeit, és segít elkerülni a bajt.

segítenek a pénzforgalom kezelésében.

a könyvelők értékes szolgáltatást nyújtanak, különösen a stratégiai tanácsadás, az éves bevallások és az adózási kérdések terén. De általában nem látják minden nap a számláit. Egy jó könyvelő rendszeresen figyelemmel kíséri a számláit. Ez segít a cash flow ellenőrzés alatt tartásában, ami létfontosságú az üzleti növekedés szempontjából.

könyvelés alapvető: a Számlatípusok megértése

a számlatípusok közötti különbség megértése a tranzakciók helyes kódolásának titka. Itt van a cheat útmutatója az eszközök és kötelezettségek, a tőke és a jövedelem, a banán és az alma közötti különbség megértéséhez.

• forgóeszköz: Bármi, ami egy vállalkozás tulajdonában van, amely reálisan készpénzre konvertálható a következő 12 hónapban.
• befektetett eszköz: olyan fizikai eszköz, mint például irodai berendezések, föld, épületek, számítógépek vagy gépjárművek, amelyeket várhatóan nem váltanak készpénzre a következő 12 hónapban.
• jelenlegi felelősség: a vállalkozás által a következő 12 hónapban esedékes összeg, beleértve az ijesztő dolgokat, például a hitelkártyákat.
• hosszú lejáratú felelősség: bármi, amit a következő 12 hónapban nem kell kifizetni, például részletvásárlási adósságok vagy banki kölcsönök.
• saját tőke: a részvényesek vagy a tulajdonos érdekeltsége a vállalkozásban, beleértve mind a befizetett tőkét, mind az idővel felhalmozott eredményt.
• jövedelem: az ügyfeleknek történő értékesítésből vagy a befektetések megtérüléséből származó pénz.
• értékesítési költség: Mennyibe kerül a nyersanyagok, kellékek vagy termelési munkaerő az eladott áruk előállításához (más néven az eladott áruk költsége vagy változó költségek).

könyvelési ellenőrzőlista

ez a lépésenkénti könyvelési ellenőrzőlista segít abban, hogy éjszaka nyugodtan aludjon, tudva, hogy megtette, amit meg kellett tennie, hogy könyveit tip-top formában kapja.

• győződjön meg róla, hogy minden fiókhoz banki hírcsatornákat állított be.
• havonta legalább egyszer egyeztessen minden bankszámlát a bankszámlakivonatokkal.
• keressen előre dátumozott vagy jövőbeli tranzakciókat.
• Egyél egy családi csokit egy ülésen (ó, igen, és tisztítsd meg az adós listáját).
• söpörje át a hitelezők listáját.
• ellenőrizze az összes tranzakció adókódját.
• összeegyeztetni a GST kötelezettség számlák.
• adja meg a leltárt egyszer.
• összeegyeztetni az összes bérszámfejtési kötelezettség számlák.

hogyan kell könyvelni?

a kisvállalkozások könyvelésének két legfontosabb feladata a nyilvántartás és az egyeztetés.

minden tranzakció rögzítése

jegyezze fel eladásait. Ezt hagyományosan úgy tették meg, hogy beírták őket egy pénztárkönyvbe, vagy lyukasztották őket egy táblázatba. Az üzleti tulajdonosok most nagyobb valószínűséggel töltik le az értékesítési adatokat közvetlenül a könyveikbe az értékesítési pontról vagy a számlázó szoftverről.

jegyezze fel tranzakcióit. Minden üzlethez kapcsolódó vásárlást meg kell jegyezni. Akkor is ragaszkodnia kell a vásárlás igazolásához, ha ezt a költséget adólevonásként kívánja igényelni. Ezeket a részleteket ismét könyvbe vagy táblázatba írhatja. Vagy automatizálhatja a feladatot, így az összes terhelés az üzleti bankszámlájáról a könyvelési szoftverbe kerül.

a bevételeket és kiadásokat különböző időpontokban rögzítheti, attól függően, hogy készpénzt vagy eredményszemléletű könyvelést végez.

minden tranzakció egyeztetése

az egyeztetés magában foglalja az üzleti könyvek rendszeres kereszthivatkozását a bankszámlakivonatokkal, hogy ellenőrizze, hogy a tranzakciók és az egyenlegek egyeznek-és azonosítsa az okokat, ha nem. gyakran el kell számolni a banki díjakat, a kamatfizetéseket, a betéteket és a bankszámlákra még nem érkezett kifizetéseket.

naponta, hetente, havonta vagy ritkábban végezhet banki egyeztetést, attól függően, hogy hány tranzakció megy keresztül a vállalkozásán. Valószínűleg azonban legalább az adóbevallások benyújtása előtt össze kell egyeztetnie könyveit.

minél hamarabb egyezteti össze a tranzakciókat, annál hamarabb lehet megtalálni és kijavítani a hibákat. Jobb, ha gyakran – akár naponta is-csinálod, így a munka nem halmozódik fel. Tudjon meg többet az útmutatónkban arról, hogyan kell elvégezni a banki egyeztetést.

Egyéb kisvállalati könyvelési feladatok

ha egy kisvállalkozás könyvelőjeként jár el, akkor a következőkért is felelős lehet:

• követelések (számlák kiállítása és kifizetésének biztosítása)
• fizetendő számlák (számlák időben történő kifizetése)
• Bérszámfejtés (alkalmazottak kifizetése)

a professzionális könyvelők más szolgáltatásokat is nyújtanak, mint például a pénzügyi jelentések (nyereség-veszteség, mérleg, cash flow jelentés) és az üzleti teljesítmény mérése. A könyvelők gyakran BAS ügynökök is, és segíthetnek az adók benyújtásában.

Mit Csinálnak A Könyvelők?

Íme néhány könyvelő feladata, amely segít a vállalkozás zökkenőmentes működésében:

a napi tranzakciók nyomon követése

a könyvelő képes kezelni a napi banki tranzakciók rögzítését. Ha az Ön által használt számviteli szoftver napi automatikus banki hírcsatornákkal rendelkezik, ez egy nagyszerű eszköz a könyvelő számára. Amikor a bankszámlakivonatok sorai a számviteli szoftverbe kerülnek, sokkal könnyebb szemmel tartani a cash flow-t, és ez az adatbeviteli időt is megtakarítja.

számlák kiküldése és a követelések főkönyvének kezelése

a számlák elkészítése és az ügyfeleknek történő elküldése általában a könyvelő felelőssége. A követelések főkönyvének kezelése – és a késedelmes fizetés üldözése-szintén valószínűleg könyvelő.

a fizetendő számlák kezelése főkönyv

egy bizonyos Dollár összegig általában a könyvelők fizetnek az üzlet nevében. Ez magában foglalja a szállítói számlák, költségek és apró készpénz kifizetését.

szemmel tartva a cash flow-t

a könyvelő egyik legfontosabb feladata annak biztosítása, hogy a vállalat ne fogyjon el a napi pénzből. Ezt úgy tehetik meg, hogy figyelik a bevételek egyenlegét a kiadásokhoz. Ezután cselekedhetnek vagy tanácsot adhatnak, ha úgy tűnik, hogy a vállalatnak több kész készpénzre van szüksége.

Könyvek előkészítése a könyvelő számára

a könyvelő feladata annak biztosítása, hogy a számlák érvényesek és naprakészek legyenek, amikor a könyvelőnek szüksége van rájuk. Ez lehetővé teszi a könyvelő számára, hogy készségeit és ismereteit üzleti ajánlások készítésére, az igazgatóságnak történő jelentésre és a vállalati adóbevallások kitöltésére használja.

összefoglalva: a könyvelő végzi a napi munkát, hogy a könyvelő a stratégiai pénzügyi műveletekre koncentrálhasson. Tehát a könyvelők fontos szerepet játszanak-nélkülük a könyvelők nem tudják elvégezni a munkájukat.

hogyan kell nyilvántartást vezetni

a nyilvántartásokat elektronikusan vagy papíron is megőrizheti. Az ATO azt javasolja, hogy a vállalkozások lehetőség szerint használják az elektronikus nyilvántartást, mivel fokozatosan haladnak az adó-és szuperkötelezettségek elektronikus jelentése felé. A nyilvántartások elektronikus vezetése megkönnyíti a feladatokat, és időt takarít meg, miután beállította a rendszert.

ha elektronikus úton vezeti a nyilvántartásait, nincs szükség papíralapú másolatok megőrzésére, kivéve, ha egy adott törvény vagy rendelet papíralapú másolatot ír elő.

a papíralapú nyilvántartásokat elektronikusan is tárolhatja és vezetheti. Az ATO elfogadja az elektronikus adathordozóra mentett üzleti papíralapú nyilvántartások képeit, feltéve, hogy az elektronikus másolatok az eredeti papíralapú nyilvántartások hiteles és egyértelmű reprodukciója, és megfelelnek a nyilvántartási követelményeknek. Miután elmentette az eredeti papírrekordok képét, nem kell megőriznie a papírverziókat.

bármelyiket is választja, ügyeljen arra, hogy a feljegyzéseket biztonságos helyen tárolja. Készítsen biztonsági másolatot a dokumentumokról, és ha lehetséges, rendelkezzen biztonságos, nem helyszíni tárhellyel, amely magában foglalhatja a felhőalapú tárolást is.

a rekordoknak olyan számítógépen vagy eszközön is kell lenniük, amely:

• van hozzáférése (beleértve az összes jelszót)
• biztonsági másolatot készít a számítógép meghibásodása esetén
• lehetővé teszi, hogy ellenőrizzék az információt, hogy a feldolgozott, beírt és küldött tippek találni egy könyvelő

rengeteg könyvelési szolgáltatások állnak rendelkezésre. Ezek a tippek segítenek szűkíteni a választási lehetőségeket.

• gondoljon arra,hogy tanácsadót vagy céget szeretne?
• a könyvelők gyakran önállóan dolgoznak, így egyszerre több ügyfelük is lehet. Dönthet úgy, hogy független tanácsadót vagy könyvelő céget vesz fel. Ha vállalkozása elég nagy, akkor akár teljes munkaidős alkalmazottat is felvehet. Nincs helyes vagy rossz megközelítés – ez a vállalkozás méretétől és igényeitől függ.
• Location, location, location – döntse el, hogy fontos-e
• az online számviteli szoftverrel távolról is megoszthatja a fiókadatokhoz való hozzáférést. De akkor is szeretné, hogy megfeleljen a könyvelő személyesen időről időre. Döntse el, mennyire fontos ez Önnek, és ennek megfelelően módosítsa a keresést. Itt talál egy közeli tanácsadó most, ha Sydney.
• használja a közösségi hálózatokat
• használja az online közösségi hálózatokat, különösen a LinkedIn-t, hogy könyvelési szakembereket találjon. Nagyszerű, ha barátai vagy ismerősei ajánlották őket. Beszéljen a helyi kereskedelmi kamarákkal és üzleti tanácsadókkal is. Valószínűleg ismernek valakit, aki alkalmas.
• keressen tapasztalatot
• a könyvelőknek szakmai képesítésre van szükségük, mielőtt jogszerűen végezhetnek számviteli munkát. A könyvelés nem rendelkezik ugyanazokkal a korlátozásokkal, de a tanúsítás elérhető. Azt is érdemes ellenőrizni, hogy egy olyan szakmai irányító testület részei-e, mint egy könyvelői egyesület. Keressen tapasztalatokat és jelentős számú korábbi ügyfelet – lehetőleg ugyanabban az üzleti területen, mint te. Beszéljen néhány ilyen ügyféllel, ha tud, mivel hasznos információkat adnak Önnek.
• válassza ki a megfelelő személyt
• beszéljen annyi emberrel vagy céggel, amennyire szüksége van. Interjú őket kétszer, ha szükséges, és győződjön meg róla, hogy ellenőrizze a referenciák és képesítések. Az is fontos, hogy gondolkodjunk a személyiségről és a kultúráról. A kiválasztott könyvelő sokat kommunikál veled és munkatársaival, még akkor is, ha nem teljes munkaidőben dolgoznak. Megéri felvenni valakit, aki jól működik a környezetében. Bízzon itt az ösztöneiben, és béreljen fel valakit, aki barátságos, segítőkész és mindenekelőtt lelkes.

pénzügyi másodpilótád

a könyvelők rendet teremtenek a káoszból. Az összes számot, nyugtát, számlát és egyéb számlaadatot veszik át, amelyek az Ön vállalkozásán keresztül áramlanak. Ezek tölcsér az egészet a számviteli szoftver – a megfelelő jelentések és a megfelelő fiókot.