Hogyan szervezzünk hatékony találkozót?
az ülés során mindenki kezdeményezheti saját ötletét, megvitathat egy izgalmas kérdést, cselekvési tervet készíthet a napra vagy az egész munkanapra, tervezhet egy eseményt vagy egy találkozót üzleti partnerekkel. Nem azért, hogy a találkozó folyamatát a bokor körül verjék, hanem egy hatékony találkozó lebonyolításához, amelyen fontos döntéseket hoznak, a menedzsernek ismernie kell a találkozó szervezésének minden finomságát.
tartalom:
1. Az értekezlet típusa kiválasztása
2. 10 lépés a hatékony értekezlethez
3. Tipikus hibák az értekezlet szervezésében
4. Konstruktív értekezlet elrendezés
az értekezlettípus kiválasztása
a hatékony értekezletek előre megtervezett értekezletek, amelyek világos felépítésűek és jól meghatározott paramétereket követnek. Számos típusú találkozó létezik, amelyeknek saját jellemzőik vannak. Közülük:
1. Személyzeti értekezlet – státusz találkozó)-az ilyen típusú találkozók felépítése bemelegítő vagy bevezető beszédből áll, a fő rész, beleértve a Szabályokat, a formátumot és a célokat, az általános kérdéseket, a munka eredményeit, a résztvevők jelentéseit és az eredmények elemzését.
2. Jelentés – több résztvevő előadásaiból áll. Egy előadás legfeljebb 7 percig tart, figyelembe véve, hogy ez az az időtartam, amely a közönség figyelmét felkeltheti.
3. Véleménycsere – az ülés összes résztvevőjének alternatív mondása.
4. Eligazítás-egy bevezetőből áll, amely magában foglalja a terveket, jelezve a téma fontosságát és a probléma meghatározását, a fő rész a tervek, szabályok és utasítások, majd a későbbi elemzéssel folytatott vita, a végén pedig a feladatok meghatározása és összegzése.
5. Vita – az ülést ismét megszervezik, miután a fő ülést már megtartották, de a döntést még nem hozták meg.
a fő típusok mellett vannak olyan értekezletformátumok is, mint a tervezés és az ötletbörze. Az első esetben az alkalmazottak szűk körét meghívják egy találkozóra, hogy megoldják azt a problémát, amelyhez közvetlenül kapcsolódnak. A második típusú találkozó célja, hogy szokatlan ötleteket és friss megoldásokat találjon. A lehető legtöbb embert meghívják egy ilyen találkozóra.
ahhoz, hogy megfelelően kezelni a kiosztott idő egy találkozót, befektetni ebben az időszakban, és nem késleltetheti a megoldás a fő feladat, akkor speciális alkalmazások, mint például egy egyszerű idő tracker Checkiant. Használhatja azt is, hogy nyomon kövesse az alkalmazottak munkaidejét és megkeresett pénzét, ezáltal növelve mindegyikük termelékenységét és munkájának minőségét.
10 lépés a hatékony értekezlethez
a találkozók hatékony lebonyolításához meg kell határoznia a sikeres csapattalálkozó három fő összetevőjét: a nyílt párbeszédet, a világos célt és az erős vezetőt. Most menjünk át a hatékony találkozó megszervezésének 10 kulcsfontosságú lépésén:
1. Világosan határozza meg a találkozó célját. Ha nincs értelme, akkor ne feszítse meg magát, és ne vonja el az alkalmazottakat a munkájuktól. Ma, e-mailben könnyen megadhat információkat a csapat minden tagjának. A találkozó szükségessége csak akkor igazolható, ha azonnali választ kell kapnia az alárendeltektől. Ebben az esetben a találkozónak kell lennie!
2. Megfelelően előkészíteni. Nemcsak a terv főbb pontjain gondolkodhat, hanem néhány mondatot is gyakorolhat, esetleg bevezető vagy záró beszédet írhat.
3. Időben értesítse a csapat minden tagját a találkozóról. Ha legalább egy meggyőző és megalapozott tézissel inspirálja a csapatot, motiválja őket az eseményre – ez növeli a találkozó hatékonyságát. Mindenki meg fogja érteni, miért találkoztak, és mit kell elérni a végén. Tehát előzetesen alaposan át kell gondolnia céljait, majd értesítenie kell alkalmazottait az értekezletről.
4. A folyamat kezelése. Jó találkozóra csak jó vezetés mellett kerülhet sor. Világossá kell tenni a közönség számára, hogy itt is megfigyelőként jár el, és gondoskodik arról, hogy a találkozó megfeleljen a témának, illeszkedjen az időkerethez, és senki ne térjen el a beállított kérdésektől. Ugyanilyen fontos megmutatni, hogy tiszteletben tartja minden jelenlegi ember idejét. Ehhez hagyja, hogy nézzék az órát, vagy állítsanak be egy időzítőt. Minden alkalommal, amikor a fő témát másodlagos beszélgetések váltják fel, mindenki térjen vissza a fő témához.
5. Hagyja, hogy mindenki szabadon gondolkodjon. De ne hagyja, hogy más résztvevők gúnyolódjanak a hangszórón. Figyeld a fegyelmet.
6. Fontos, hogy a jelenlévők részt vegyenek a vitában, és megfogalmazzák saját javaslataikat, ötleteiket vagy személyes véleményüket a témáról. Meg kell hallgatni mindenkit, és csak akkor, miután elemezte az összes hallott, hogy a végső döntést.
7. Készítsen cselekvési tervet az ülés végén. Ellenőrizze az alkalmazottakkal, hogy megértik-e az ülés végső döntését, mit kell tenni a következő lépésben, és milyen eredményt kell elérni. Ha valami elromlik, elemeznie kell az összes hibát, és legközelebb figyelembe kell vennie azokat.
8. Tartsa szemmel az időt. Fontos mind a találkozó időben történő megkezdése, mind az időben történő befejezése. A pontosság fontos szerepet játszik a siker elérésében.
9. A találkozó befejezése után dolgozzon beosztottaival. Megkérheti minden résztvevőt, hogy írjon jelentést az esemény eredményeiről. Ez egy hasznos élettartam, hogyan lehet hatékony találkozót tartani, kiküszöbölve az összes olyan hiányosságot, amely utoljára történt.
10. A jóváhagyott döntések betartásának ellenőrzése. Az ülés végén győződjön meg arról, hogy az alkalmazottak követik az elfogadott tervet és stratégiát, és ne felejtsenek el mindent öt perccel az ülés befejezése után.
tartsa szem előtt ezeket a szabályokat, hogy növelje a hatékonyságot, a sebességet és a feladatok elvégzésének minőségét, összehozza a csapatot, és javítsa a munkahelyi légkört.
tipikus hibák a találkozó szervezésében
a múltbeli találkozó minden későbbi elemzése lehetővé teszi a hibák kiküszöbölését és hatékony, produktív találkozók lebonyolítását, amelyek eredményei mind az alkalmazottak, mind a hatóság számára megfelelnek. Nagyon nehéz mindent megtenni az első kísérletektől kezdve, amikor sok ember jön a találkozóra, és nincs elég ideje. De minden tapasztalattal jön.
a hatékony találkozó lebonyolításának egyik szükséges feltétele a hibák elkerülése. A lényeg az, hogy nem kell szokássá válniuk, és gyorsan elemezheti őket, és megoldásokra gondolhat, hogy megszüntesse őket.
tehát megvizsgáltuk a hatékony találkozó fő elveit, amelyek a feladatmegfelelés, a konkrétság, a rövid távú, az időzítés, a részvétel, a szavazati jogok, az eredmények megszilárdítása és a tervezés létráját alkotják. Ezen szakaszok bármelyikében hibák fordulhatnak elő. Elemezzük a leggyakoribbakat:
- nem határozta meg a célt — az esemény után a résztvevőknek csak az elvesztegetett idő érzése lesz. Általában, ha az alkalmazottak nem kapnak értesítést az értekezlet témájáról és céljairól, akkor vagy egyáltalán nem jönnek, vagy csak azért jönnek, mert félnek a büntetéstől;
- nem készültél fel az értekezletre — ha nem tudod, mit mondj a résztvevőknek, akkor hogyan várhatod el tőlük, hogy egyáltalán cselekedjenek, tevékenységet vagy reakciót hajtsanak végre. Ebben az esetben a találkozót a “félreértések tisztázása és egy téma keresése” mottó alatt tartják, és mindenki teljes megértéssel hagyja el, hogy mi történt, és egyetlen jövőbeli terv nélkül;
- nem állított be határidőt — ha a találkozó meghatározott időpontját állítja be, akkor a résztvevők megpróbálnak megoldást találni ezeken a határokon belül. Ellenkező esetben egy fél órás eligazítás három órás üres retorikává válhat;
-
nem motiválta megfelelően a találkozó résztvevőit, valamint magát-ha nem tudja, hogyan kell használni egy ilyen eszközt, mint “találkozó”, és nem tartja fontosnak a vállalat tevékenységében, akkor semmi sem lepődik meg, amikor az ülések válnak vágy formális és nem hatékony tevékenység;
-
találkozó visszaélnek — nem lehet hívni az” emberek ” minden alkalommal. Miért vonja el az embereket a feladataiktól, hogy elemezzék azokat a kérdéseket, amelyek megoldhatók, például e-mailben vagy a munkanap végén, mindössze öt perccel az iroda elhagyása előtt;
-
az Ön által beállított találkozó célja és a megoldásának módszerei nem kompatibilisek egymással-ha úgy döntöttek, hogy a problémát egész csapatként kezelik, akkor nem szabad minden időt személyes monológra fordítania, és csak a saját véleményét kell kifejeznie. Fontos, hogy mindenkinek megadjuk a szót, és egy lehetőség mellett szavazzunk.
a hatékony találkozók lebonyolításának fent említett szabályait elemezve érdemes megjegyezni, hogy a hiányosságok elemzése a célok sikeres elérésének egyik kulcsfontosságú pontja.
konstruktív értekezlet elrendezés
a hatékony értekezlet megszervezésének és lebonyolításának titka a megfelelő terv elkészítése, és ami szintén fontos, annak minden szakaszának követése.
1. Az előkészítő szakaszban a vezetőnek tájékoztatnia kell a résztvevőket a közelgő eseményről a megoldandó kérdésekkel vagy a megválaszolandó kérdésekkel. Ebben a szakaszban meg kell teremtenie a megfelelő motivációt, és minden jelenlévőt arra a tényre kell hoznia, hogy a konstruktív interakció várható, és mindenkinek joga van a saját nézőpontjához, és ennek megfelelően képes lesz beszélni.
2. A “találkozó kezdete” elnevezésű szakaszban fontos, hogy a szervező egyértelműen megfogalmazza a célt és a témát. Az esemény hangnemének beállításához üdvözlő részt kell tartania, helyet kell foglalnia és üdvözölnie kell a résztvevőket.
3. A legfontosabb pillanat — a találkozó fő része. Ebben a szakaszban a vezetőnek hangot kell adnia a problémának, jóvá kell hagynia a megoldás módjait, optimális feltételeket kell teremtenie ahhoz, hogy a csoport számos sikeres javaslatot kínáljon, és biztosítsa az egységes végleges változat elfogadásának folyamatát.
4. Az utolsó részben a szervezőnek el kell osztania az ülés eredményeit az egyes résztvevőknek. Ezt a tervezési munkamenet után 1-2 órával is meg lehet tenni. Nagyon fontos, hogy helyesen fejezzük be a találkozót, pozitív energiával ösztönözzük az alkalmazottakat, és növeljük a csapattagok közötti interakciót.
Lásd még:
az alkalmazottak munkájának ellenőrzése. Checkiant-egy egyszerű idő nyomkövető program
határidő-barát vagy ellenség
Top 12 programok a távoli munka
Top 10 technikák munka motiváció