Comment organiser une réunion efficace ?
Pendant la réunion, chacun peut initier sa propre idée, discuter d’un sujet passionnant, faire un plan d’action pour la journée ou toute la semaine de travail, planifier un événement ou une rencontre avec des partenaires commerciaux. Non pas pour transformer le processus de réunion en tour de passe-passe, mais pour mener une réunion efficace au cours de laquelle des décisions importantes seraient prises, le responsable doit connaître toutes les subtilités de l’organisation des réunions.
Contenu:
1. La sélection du type de réunion
2. 10 étapes pour une réunion efficace
3. Erreurs typiques dans l’organisation des réunions
4. Disposition constructive des réunions
La sélection du type de réunion
Les réunions efficaces sont des réunions planifiées à l’avance qui ont une structure claire et suivent des paramètres bien définis. Il existe plusieurs types de réunions qui ont leurs propres caractéristiques. Parmi eux :
1. Réunion du personnel (réunion d’état) – la structure de ce type de réunion consiste en un discours d’échauffement ou d’introduction, la partie principale, y compris les règles, le format et les objectifs, les questions générales, les résultats des travaux, les rapports des participants et l’analyse des résultats.
2. Rapport – se compose de présentations de plusieurs participants. Une présentation ne dure pas plus de 7 minutes, étant donné que c’est la durée qui peut retenir l’attention du public.
3. Échange de vues – la parole alternative de tous les participants à la réunion.
4. Briefing – consiste en une introduction, qui comprend des plans, indiquant l’importance du sujet et définissant le problème, la partie principale est les plans, les règles et les instructions, puis il y a une discussion avec une analyse ultérieure, et à la fin — définir les tâches et résumer.
5. Discussion – la réunion est organisée à nouveau après que la réunion principale a déjà eu lieu, mais la décision n’a pas été prise.
Outre les types principaux, il existe également des formats de réunion tels que la planification et le brainstorming. Dans le premier cas, un cercle restreint d’employés est invité à une réunion pour résoudre un problème auquel ils sont directement liés. Le deuxième type de réunion est conçu pour trouver des idées inhabituelles et des solutions nouvelles. Autant de personnes que possible sont invitées à une telle réunion.
Pour gérer correctement le temps alloué à une réunion, investir dans cette période et ne pas retarder la solution de la tâche principale, vous pouvez utiliser des applications spéciales, telles qu’un simple Checkiant de suivi du temps. Vous pouvez également l’utiliser pour suivre les heures de travail et l’argent gagné des employés, augmentant ainsi la productivité et la qualité du travail de chacun d’eux.
10 étapes pour une réunion efficace
Pour mener des réunions efficacement, vous devez identifier trois composantes principales d’une réunion d’équipe réussie: un dialogue ouvert, un objectif clair et un leader fort. Passons maintenant en revue les 10 étapes clés de l’organisation d’une réunion efficace:
1. Définir clairement le but de la réunion. Si cela n’a pas de sens, vous ne devriez pas vous fatiguer et distraire les employés de leur travail. Aujourd’hui, vous pouvez facilement fournir des informations à chaque membre de l’équipe par e-mail. La nécessité d’une réunion ne peut être justifiée que lorsqu’il est nécessaire d’obtenir une réponse immédiate des subordonnés. Dans ce cas, la réunion devrait être!
2. Préparez-vous correctement. Vous pouvez réfléchir non seulement aux principaux points du plan, mais aussi pratiquer certaines phrases, peut-être écrire un discours d’introduction ou final.
3. Informez chaque membre de l’équipe de la réunion en temps opportun. Si vous inspirez l’équipe avec au moins une thèse convaincante et bien fondée, motivez-la à l’événement – cela augmentera l’efficacité de la réunion. Tout le monde comprendra pourquoi ils se sont rencontrés et ce qu’ils doivent réaliser à la fin. Vous devez donc bien réfléchir à vos objectifs à l’avance, puis informer vos employés de la réunion.
4. Gérer le processus. Une bonne réunion ne peut avoir lieu que sous une bonne direction. Il est nécessaire de préciser au public que vous agissez également en tant qu’observateur ici et que vous vous assurerez que la réunion correspond au sujet, s’inscrit dans le calendrier et que personne ne s’écarte des problèmes définis. Il est également important de montrer que vous respectez le temps de chaque personne présente. Pour ce faire, laissez-les regarder l’horloge ou régler une minuterie. Chaque fois que le sujet principal est remplacé par des conversations secondaires, ramenez tout le monde au thème principal.
5. Laissez tout le monde réfléchir librement. Mais ne laissez pas les autres participants se moquer de l’orateur. Surveillez la discipline.
6. Il est important que les personnes présentes participent à la discussion et fassent leurs propres suggestions, idées ou opinions personnelles sur le sujet. Il est nécessaire d’écouter tout le monde et alors seulement, après avoir analysé tout ce qui a été entendu, prendre une décision finale.
7. Faites un plan d’action à la fin de la réunion. Vous devez vérifier auprès des employés s’ils comprennent la décision finale de la réunion, ce qui doit être fait ensuite et le résultat à atteindre. Si quelque chose ne va pas, vous devez analyser toutes les erreurs et en tenir compte la prochaine fois.
8. Gardez un œil sur l’heure. Il est important à la fois de commencer la réunion à temps et de la terminer en temps opportun. La ponctualité joue un rôle important dans la réussite.
9. Travaillez avec vos subordonnés une fois la réunion terminée. Vous pouvez demander à chaque participant de rédiger un rapport sur les résultats de l’événement. C’est un hack de vie utile pour organiser une réunion efficace, en éliminant toutes les lacunes qui se sont produites la dernière fois.
10. Surveiller la conformité des décisions approuvées. À la fin de la réunion, assurez-vous que les employés suivent le plan et la stratégie adoptés, et n’oubliez pas tout cinq minutes après la fin de la réunion.
Gardez ces règles à l’esprit pour augmenter l’efficacité, la rapidité et la qualité de l’exécution des tâches, rassembler l’équipe et améliorer l’atmosphère du lieu de travail.
Erreurs typiques dans l’organisation de la réunion
Chaque analyse ultérieure de la réunion passée vous permettra d’éliminer les erreurs et de mener des réunions efficaces et productives, dont les résultats conviendront à la fois aux employés et à l’autorité. Il est très difficile de tout faire dès les premières tentatives, quand beaucoup de gens viennent à la réunion et que vous n’avez pas assez de temps. Mais tout vient avec l’expérience.
L’une des conditions nécessaires pour mener une réunion efficace est d’éviter les erreurs. L’essentiel est qu’ils ne deviennent pas une habitude, et vous pouvez rapidement les analyser et penser à des solutions pour les éliminer.
Nous avons donc examiné les grands principes d’une réunion efficace, qui constituent une échelle de conformité des tâches, de concret, de court-termisme, de timing, de participation, de droits de vote, de consolidation des résultats et de planification. Des erreurs peuvent survenir à n’importe laquelle de ces étapes. Analysons les plus courants d’entre eux:
- vous n’avez pas défini l’objectif — après l’événement, les participants n’auront qu’un sentiment de perte de temps. Habituellement, si les employés ne reçoivent pas de notifications spécifiant le sujet et les objectifs de la réunion, soit ils ne viennent pas du tout, soit ils ne viennent que parce qu’ils ont peur d’être punis;
- vous ne vous êtes pas préparé pour la réunion — si vous ne savez pas quoi dire aux participants, alors comment pouvez-vous vous attendre à ce qu’ils prennent des actions, des activités ou des réactions du tout. Dans ce cas, la réunion se tiendra sous le slogan « clarification des malentendus et recherche d’un sujet », et tout le monde en sortira avec un manque total de compréhension de ce qui s’est passé et sans un seul plan pour l’avenir;
- vous n’avez pas fixé de limite de temps — si vous définissez une heure spécifique de la réunion, les participants essaieront de trouver une solution dans ces limites. Sinon, un briefing d’une demi-heure peut se transformer en une rhétorique vide de trois heures;
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vous n’avez pas motivé correctement les participants à la réunion, ainsi que vous–même – si vous ne savez pas utiliser un outil tel que « réunion » et que vous ne le considérez pas comme quelque chose d’important dans les activités de l’entreprise, il n’y a rien à s’étonner lorsque les réunions deviendront une activité formelle et inefficace;
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réunion mal utilisée – vous ne pouvez en aucune occasion appeler les « gens ». Pourquoi distraire les gens de leurs tâches pour analyser les problèmes qui peuvent être résolus, par exemple, par e-mail ou à la fin de la journée de travail cinq minutes seulement avant de quitter le bureau;
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le but de la réunion que vous définissez et les méthodes de résolution ne sont pas compatibles les uns avec les autres — s’il était décidé de traiter le problème en équipe entière, vous ne devriez pas prendre tout le temps pour un monologue personnel et n’exprimer que votre propre opinion. Il est important de donner la parole à tout le monde, et lors du vote pour une option.
En analysant toutes les règles mentionnées ci-dessus pour mener des réunions efficaces, il convient de noter que l’analyse des lacunes est l’un des points clés de la réussite de la réalisation des objectifs.
Mise en page constructive de la réunion
Le secret pour organiser et mener une réunion efficace est de créer le bon plan et, ce qui est également important, d’en suivre chaque étape.
1. Au stade préparatoire, le leader doit fournir aux participants des informations sur l’événement à venir avec des problèmes à résoudre ou des questions auxquelles il faut répondre. À ce stade, il doit également créer la bonne motivation et amener tous les présents au fait que l’interaction constructive est attendue, et que chacun a droit à son propre point de vue et, par conséquent, pourra s’exprimer.
2. Au stade appelé « début de la réunion », il est important pour l’organisateur d’indiquer clairement le but et le sujet. Pour donner le ton à l’événement, vous devez tenir une partie d’accueil, vous asseoir et saluer les participants.
3. Le moment le plus important — la partie principale de la réunion. À ce stade, le leader doit exprimer le problème, approuver les moyens de le résoudre, créer les conditions optimales pour que le groupe puisse proposer un certain nombre de propositions réussies et assurer le processus d’adoption d’une version finale unique.
4. Lors de la dernière partie, l’organisateur doit distribuer les résultats de la réunion à chacun des participants. Cela peut également être fait 1 à 2 heures après la séance de planification. Il est très important de terminer la réunion correctement, d’inspirer aux employés une énergie positive et d’augmenter l’interaction entre les membres de l’équipe.
Voir aussi:
Comment contrôler le travail des employés. Checkiant – un programme simple de suivi du temps
Date limite – ami ou ennemi
Top 12 des programmes pour le travail à distance
Top 10 des techniques de motivation au travail