11 étapes pour implémenter la Gestion de projet Agile dans votre flux de travail
monday.com peut être utilisé pour gérer des projets en utilisant une variété de méthodes et de processus différents, y compris des techniques de gestion de projet agiles. Ce guide donnera un aperçu de ce qu’est la gestion de projet Agile, pourquoi elle est bénéfique pour les équipes et ce qu’elle signifie dans la pratique.
Avant de se plonger dans la façon d’utiliser monday.com pour travailler avec des techniques Agiles, comprenons d’abord ce qu’est la gestion de projet Agile.
Agile est une méthodologie de gestion de projet, créée et utilisée à l’origine par les développeurs de logiciels. Il s’est depuis répandu dans de nombreux autres secteurs et entreprises et est maintenant l’une des méthodes de gestion de projets les plus populaires.
La valeur fondamentale au cœur de la gestion de projet Agile est le concept d' »inspecter et adapter », ce qui signifie que les changements de dernière minute sont les bienvenus à n’importe quelle étape du cycle du projet. Les plans agiles (généralement) via l’utilisation de sprints ou d’itérations, qui sont de courtes périodes répétées de 1 à 3 semaines au cours desquelles une équipe se concentre sur un petit ensemble d’éléments de travail, et vise à les compléter pendant cette période!
12 Principes clés
Il existe 12 principes clés guidant la gestion de projet Agile, dont une sélection est:
- Une collaboration étroite entre les parties prenantes au quotidien
- Les membres de l’équipe restent concentrés sur la même vision d’ensemble et reçoivent les outils et le soutien nécessaires pour atteindre les objectifs du projet
- Les réunions quotidiennes rapides en face à face sont appréciées comme le meilleur moyen de mettre à jour tout le monde dans l’équipe sur l’état des tâches
- Les résultats finaux d’un projet sont la base de sa réussite
- La simplicité est valorisée
- En utilisant des intervalles répétés et réguliers pour améliorer l’efficacité grâce à un comportement de réglage fin de l’équipe.
Avantages
Sonne bien en théorie… mais pourquoi la gestion de projet agile est-elle si populaire et quels sont ses avantages ?
Eh bien, tout d’abord, ce sont des statistiques assez impressionnantes qui soutiennent le succès des entreprises adoptant de telles méthodes. Selon le Project Management Institute et son Pouls de la Profession 2015 : Saisir la Valeur de la Gestion de Projet 2015:
- 75% des organisations très agiles ont atteint leurs objectifs / intentions commerciales
- 65% ont terminé à temps
- 67% ont terminé dans les limites du budget
Ces résultats sont supérieurs à ce que les organisations à faible agilité atteignent. La même recherche montre que les organisations agiles ont augmenté leurs revenus 37% plus rapidement et généré des bénéfices 30% plus élevés que les entreprises non agiles.
Contrairement à certains des styles / méthodologies de gestion de projet les plus anciens, qui sont beaucoup plus rigides dans leur approche, l’agilité est la plus adaptée à ce qui se passe dans la vie réelle– les choses changent et le travail d’une équipe doit être adaptable à ces changements en déplacement pendant leur sprint.
La prise en compte des changements rendra un résultat final meilleur et plus conforme au contexte du projet.
Certains avantages supplémentaires sont:
- Détection plus rapide des problèmes /défauts
- Réalisation plus rapide des objectifs /achèvement des tâches
- Concentration accrue sur les objectifs du client
- Flexibilité/adaptation accrues
- Collaboration/feedback accrus
Rétrospectives
Un aspect de la méthodologie Agile est l’utilisation de rétrospectives – avec l’utilisation de rétrospectives, l’équipe / le manager sera mieux à même d’estimer le temps qu’il faudra pour accomplir différents types de tâches ou d’épopées. Cela aide les équipes à devenir plus productives lors de l’estimation de leurs objectifs et à laisser de l’espace pour revoir constamment et chercher comment s’améliorer.
Les rétrospectives aident en outre l’équipe à comprendre ce qui a causé les succès / échecs et comment faire évoluer le flux de travail en conséquence, ce qui signifie qu’une équipe peut constamment s’améliorer.
Comment cela se fait-il?
Étape 1: Construisez un tableau pour être votre seau, votre carnet de commandes ou votre feuille de route
Tout commence par un seau ou un journal not pas un vrai, mais une sorte de seau conceptuel! Le seau / journal devrait être une planche dans votre monday.com compte. Créez un nouveau tableau, nommez-le votre carnet de commandes et commencez à ajouter toutes les tâches que vous devez effectuer pour terminer votre projet ou vos objectifs dans un avenir prévisible (ou non). Le conseil peut aussi être une feuille de route !
Ne vous retenez pas. Allez aux détails sales. Essayez de décomposer les tâches en leurs plus petites parties. Par exemple, si votre projet consistait à apporter des améliorations à la maison et que l’une de vos tâches consistait à repeindre votre salon, vous diviseriez cette tâche en:
- Apporter des améliorations à la maison
- Décider d’une couleur de peinture pour le salon
- Rechercher où acheter la peinture
- Acheter de la peinture
- Acheter du matériel pour la peinture
- Enlever les meubles
- Couvrir les sols / meubles fixes
- Peinture mur gauche
- Peinture mur droit
- Peinture mur arrière
- Deuxième couche mur gauche
- Deuxième couche mur droit
- Deuxième couche mur arrière
- Enlever tout excès de peinture
C’est un exemple très simple, mais il est important de décomposer une tâche. Cela vous permet de faire des estimations plus précises du temps qu’une tâche prendra. Cela vous aide également à établir des priorités lorsque vous travaillez à une date limite spécifique afin que vous puissiez classer les tâches les plus prioritaires!
Voici un exemple de structure d’un arriéré:
Une fois que vous avez construit votre tableau d’arriéré (ou feuille de route), vous êtes à mi-chemin. Ce tableau doit être créé en tant que tableau principal sur votre monday.com compte. Cette transparence alignera l’équipe sur la vue d’ensemble et veillera à ce qu’elle comprenne les objectifs. Cela signifie également que tout le monde sur votre monday.com le compte y a accès et peut y contribuer. Les membres de l’équipe peuvent ajouter de nouveaux éléments / tâches au fur et à mesure que le projet évolue et progresse ou que de nouvelles tâches surgissent.
Ajoutez une colonne de date pour représenter la date limite de chaque tâche afin de vous aider à déterminer quelles tâches sont les plus prioritaires.
Étape 2: Créer un tableau de tâches
Comme mentionné ci-dessus, les valeurs de gestion de projet Agile fonctionnent selon des périodes de temps courtes appelées sprints ou itérations. Nous vous recommandons de travailler dans des sprints de 2 semaines, mais ils peuvent être plus longs ou plus courts si vous préférez. Créez un tableau de tâches et divisez-le en groupes pour représenter chaque période. Vous pouvez utiliser le modèle de tâches d’équipe ou, alternativement, le créer à partir de zéro. Ceci est un exemple de carte construite à partir de zéro:
Passez en revue votre carnet de commandes au début de chaque nouvelle période et déplacez les tâches dans chaque sprint en fonction de leur priorité. Vous pouvez utiliser notre fonction Actions par lots pour sélectionner plusieurs tâches à la fois, puis les déplacer du tableau de backlog vers le tableau de sprint, directement dans le groupe représentant le sprint dans lequel vous souhaitez que la tâche soit terminée.
Étape 3 : Attribuez des tâches à des personnes de votre équipe
Ajoutez une colonne personne à votre tableau des tâches et attribuez chaque tâche à une personne de votre équipe. Cela crée une appropriation des tâches, assure une répartition équilibrée du travail et garantit que tout le monde sait à qui parler des tâches.
La propriété motive. C’est une garantie ! Lorsqu’une tâche a le visage d’une personne à côté d’elle, cela motivera le propriétaire à faire du bon travail – c’est sa responsabilité après tout.
Les tâches d’une personne dépendent souvent des tâches d’une autre personne, de sorte que savoir à qui parler assurera également une collaboration harmonieuse.
Étape 4: Ajoutez une colonne d’état pour tenir tout le monde au courant de l’état de chaque tâche
Avec la gestion de projet Agile, il est important de tenir constamment votre équipe au courant de l’état de vos tâches. Agile respecte le fait que les choses changent et que des circonstances inattendues peuvent affecter l’achèvement d’une tâche. Si une tâche est bloquée ou retardée, il est également important que toute personne travaillant sur des tâches connexes en soit informée afin qu’elle puisse adapter sa planification du temps en conséquence.
En utilisant les étiquettes d’état personnalisables (dans autant de couleurs accrocheuses), vous pouvez définir une gamme de statuts from de « bloqué » et « travailler dessus » à « en attente de révision » et, bien sûr, « terminé »!
Étape 5: Priorisez vos tâches
C’est vrai! Même lorsque des tâches ont été déplacées de votre carnet de commandes/compartiment / feuille de route vers un sprint, ce qui signifie qu’elles ont la priorité la plus élevée, les tâches de chaque sprint attireront toujours des priorités relativement différentes.
Les tâches peuvent prendre plus de temps que ce que nous estimons, ce qui signifie que toutes les tâches assignées à un sprint peuvent ne pas être terminées. De plus, les plans pour le projet ou les besoins des clients peuvent changer même pendant un sprint. Bien que vous n’ajoutiez jamais plus de tâches à un sprint, il est important de savoir sur quelles tâches travailler en premier pour s’assurer que celles qui sont critiques sont terminées avant celles qui sont de priorité relativement faible.
La méthodologie Agile privilégie la catégorisation des tâches selon 4 priorités : « Critique », « Élevée », « Moyenne » et « Faible ». Ajoutez une autre colonne d’état à votre tableau de tâches et utilisez les étiquettes colorées pour attribuer une priorité à chaque tâche.
Étape 6: Estimer le temps que prendra chaque tâche
Il est important de s’assurer que chaque membre de l’équipe dispose d’un temps réaliste pendant un sprint pour terminer les tâches qui lui sont assignées. Bien sûr, il peut y avoir des sprints où le temps s’épuise et certaines tâches incomplètes doivent passer au sprint suivant. cependant, l’objectif devrait toujours être de terminer toutes les tâches du sprint.
Plus vous aurez de pratique pour estimer le temps qu’il faudra pour accomplir certains types de tâches, plus vos estimations deviendront précises.
Ajoutez une colonne de nombres à votre tableau, cliquez sur l’élément « Somme » en bas et ajoutez une unité personnalisée pour la façon dont vous souhaitez mesurer le temps. Vous voudrez peut-être travailler en heures ou, si vous êtes dans le développement de logiciels, SP pourrait être favorisé.
Étape 7: Ajoutez une colonne de balises pour catégoriser les tâches et les regrouper les balises
sont un excellent moyen de catégoriser les tâches dans votre backlog ou tableau des tâches. Allez-y et ajoutez une colonne de balises à votre tableau.
À l’aide d’un système de hashtags cohérent, vous pouvez sélectionner la ou les catégories auxquelles appartient une tâche. Cela peut vous aider à classer les tâches en fonction d’un projet, d’une épopée ou d’un domaine de travail spécifique auquel elles se rapportent.
Par exemple, dans notre exemple d’amélioration de l’habitat, vous pouvez utiliser les balises: #cuisine # peinture # salon. Les développeurs de logiciels dont le travail est divisé en épopées peuvent utiliser les balises: #bug, #homepage #feature. Les responsables de la réussite client peuvent catégoriser leurs tâches avec les balises : #knowledgebase #KB #webinaires ou #onboarding.
Étape 8: Tenez votre équipe à jour et communiquez
La communication avec votre équipe est la clé de la méthodologie Agile. Lorsque vous effectuez vos tâches lors d’un sprint particulier, ajoutez des mises à jour à vos tâches pour tenir votre équipe informée de tous les détails pertinents.
@ mentionnez une personne de votre équipe par son nom:
Ou mentionnez toute l’équipe pour vous assurer que tout le monde reçoit une notification et que les bonnes personnes sont informées et tenues à jour:
Les mises à jour d’un élément stockeront toutes les informations pertinentes relatives à une tâche au même endroit et maintiendront l’équipe sur la même page. Vous pouvez également ajouter une mise à jour à un statut afin que lorsque vous modifiez le statut de votre tâche, vous puissiez le communiquer aux personnes concernées dans leur contexte.
Téléchargez des documents liés à la tâche dans la section mises à jour. Peut-être que vous êtes chargé d’écrire une copie particulière et que la tâche d’une autre personne pendant le sprint est de la modifier. Télécharger votre travail final dans les mises à jour de votre tâche et @mentionner la personne responsable de l’éditer vous permet de partager de manière transparente des informations et de « passer le relais » de la fin de votre tâche au début de la leur.
Vous pouvez trouver plus d’informations sur la communication avec votre équipe en utilisant monday.com tiens.
Étape 9: Organisez de courtes réunions quotidiennes avec toute votre équipe
En plus de communiquer dans la plate-forme, l’un des principes de la gestion de projet Agile est la communication en face à face. Planifiez de courtes réunions de 10 à 15 minutes au début de chaque journée de travail où l’équipe s’assoira ensemble, fournira un aperçu rapide de ce qu’elle a travaillé la veille et de ce qu’elle travaillera ce jour-là. Tous les problèmes spécifiques qui pourraient bénéficier de l’apport de l’équipe peuvent être mis en évidence, ce qui permet une collaboration et un soutien maximaux de la part de vos coéquipiers.
Étape 10: Examinez et analysez les résultats à la fin de chaque sprint
Agile valorise la rétrospection et l’apprentissage des erreurs antérieures afin que le flux de travail et les pratiques de votre équipe puissent constamment évoluer et s’améliorer. Asseyez-vous avec votre équipe à la fin de chaque sprint, passez en revue le tableau des tâches et assurez-vous que tout ce qui a été terminé est marqué en vert, c’est-à-dire « Terminé ».
Cela motivera votre équipe et améliorera le moral, montrant visuellement combien a été réalisé. C’est aussi le moment idéal pour discuter de tout ce qui pourrait être mieux fait à l’avenir et pour améliorer les processus de travail en fonction des commentaires.
Étape 11: Stockez vos sprints terminés au bas de votre tableau de tâches et répétez
À la fin de chaque sprint, déplacez le groupe représentant le sprint terminé au bas de votre tableau de tâches. Cela vous permet de garder une trace de ce qui a été accompli et, si une tâche terminée revient à la vie, vous pouvez déplacer un élément vers un nouveau sprint, en gardant tous les détails et les données qui y sont attachés.
Revenez à votre carnet de commandes, déplacez les tâches sur lesquelles vous souhaitez travailler dans le groupe représentant le sprint suivant et recommencez le cycle.
Note finale
Il existe de nombreuses techniques de gestion de projet Agile, qui ont toutes une chose en commun: travailler en cycles courts appelés sprints ou itérations.
Cela permet aux équipes d’évaluer et de réévaluer en permanence les attentes et les besoins des clients afin d’améliorer leur produit plutôt que de travailler à produire quelque chose en même temps. L’équipe se concentrera sur les tâches et sous-projets les plus prioritaires, qui changeront et s’adapteront en fonction des besoins et des attentes des clients / parties prenantes.
L’équipe est au centre et chaque membre de l’équipe travaillera à accomplir les tâches dont ils sont responsables à chaque période. L’objectif et l’objectif de chaque membre de l’équipe est de montrer la progression des tâches tout au long d’un sprint, en travaillant à la réalisation de leurs tâches.