¿Cómo planificar una noche de gala?
¿Por qué organizar una noche de gala?
La noche de gala se refiere a un evento excepcional, a menudo organizado para una ocasión excepcional. Ya sea para una noche de premios, una recaudación de fondos, el lanzamiento de un producto o el aniversario de una empresa, organizar una noche de gala no es algo que pueda improvisar.
Un horario preciso y detallado le permitirá proporcionar un evento inolvidable para sus invitados, al mismo tiempo que promueve una imagen positiva de su empresa.
Los objetivos de su velada
¿Por qué organizar una velada de gala? Hay muchas razones por las que una empresa podría querer organizar un evento de este tipo: comunicar información esencial, recompensar a los participantes por sus logros, reunir a los empleados, etc. En términos generales, la organización de un evento nocturno brinda a una empresa la oportunidad de difundir un mensaje y una imagen positiva entre los invitados en un ambiente relajado.
Sea cual sea la razón por la que organice una velada de gala, el primer paso es identificar los objetivos exactos del evento.
Seleccionar el tema de su evento
Después de haber definido claramente el motivo de la organización de un evento nocturno y sus objetivos, es importante elegir el tema. Este último se convertirá en el hilo conductor y se utilizará para construir el horario de la noche de gala.
Este tipo de evento es bastante raro y exclusivo, y los invitados cuidadosamente elegidos, lo que hace que este evento sea excepcional. Los participantes están orgullosos de ser parte de ella, quieren ser sorprendidos y atendidos por una noche, lo que ayudará a dejar un recuerdo positivo en sus mentes.
¡Nada debe dejarse al azar, en particular la elección del tema para el evento!
El ambiente de la noche se basará en esta elección, y todos los entretenimientos y servicios se seleccionarán de acuerdo con el tema de la noche.
Su presupuesto de noche de gala
Una vez que se hayan seguido estos pasos preliminares, debe pensar en la cantidad de dinero que puede gastar en la organización de su noche de gala. Esto depende de una serie de factores: el lugar, el número de participantes y el tipo de servicios prestados.
Sin embargo, el presupuesto que desea asignar a su evento debe ser pensado a fondo y meticulosamente, ya que determinará todas las elecciones que tendrá que hacer durante las próximas etapas. Entretenimiento, sonido, luz, comida y bebida son todos los aspectos que impactarán el presupuesto de la noche de gala.
Elección del lugar
El número de invitados y el presupuesto están establecidos, el tema de su velada está decidido, ahora es el momento de elegir el lugar para su evento.
¿Cómo encontrar el lugar adecuado para adaptarse al tema del programa de la noche de gala?
Un lugar adecuado para el número de invitados
Encontrar el lugar perfecto para organizar una noche de gala no es tarea fácil. Antes de embarcarse en su búsqueda, debe ser consciente de que hay muchos criterios a tener en cuenta.
En primer lugar, debe identificar lugares que sean relevantes para el tema de su velada. La arquitectura, el ambiente y la ubicación son factores a tener en cuenta. Un castillo en el campo no establecerá el mismo tono para su noche que una azotea en el corazón de la ciudad.
Sea cual sea el lugar que elija, debe ser fácilmente accesible en automóvil o transporte público para que sea conveniente para que sus invitados lleguen.
Cuando se trata de reservar el lugar, planifique reservar de tres a seis meses antes de la fecha prevista de la gala.
Nuestros espacios para organizar una noche de gala
Para todos sus eventos, le proporcionamos áreas de recepción de diferentes capacidades y estilos, adecuadas para todo tipo de fiestas, con capacidad para varios cientos a varios miles de invitados. La Sucrière y su estilo industrial único, el Centro de convenciones de Lyon y su azotea con vistas al Parc de la Tête d’Or, el estadio Matmut de Gerland, el legendario estadio de Lyon y el Espace Paul Bocuse de Eurexpo Lyon, la elección es suya. Sea cual sea el tema al organizar un evento nocturno, le ayudaremos a seleccionar el lugar perfecto para satisfacer sus expectativas y ganarse el corazón de sus invitados.
¡Entretenga a sus invitados!
Su noche de gala debe dejar a los invitados buenos recuerdos y esto se debe en parte al entretenimiento que ofrecerá en el lugar el día del evento.
La elección del entretenimiento
Asegúrese de seleccionar el entretenimiento en línea con el programa y el tema de la noche de gala para mantener la consistencia durante todo el evento. También asegúrese de tener en cuenta a sus invitados y sus expectativas, ya que es posible que no necesariamente quieran participar en actividades físicas si están vestidos con atuendos formales, por ejemplo.
En cualquier caso, ya sea que desee expresar su agradecimiento a sus invitados, reunirlos o simplemente entretenerlos de una manera original, cada detalle debe ser cuidado.
El programa de la noche de gala
Definir el programa de la noche de gala es uno de los pasos clave en la organización de su evento. Así podrás controlar cómo se desarrolla tu noche. Debe detallar, hora a hora, el curso de nuestro evento. Bienvenida a los invitados, escenografía, animación, catering, etc. Cada etapa debe planificarse meticulosamente.
El objetivo del programa de la noche de gala es organizar su noche de gala, informar a cada participante sobre su área de responsabilidad y respetar escrupulosamente el horario que se ha fijado. Si, por ejemplo, ha planeado una actuación a las 9 pm en punto, cada participante debe ser informado (sonido, luz, catering).
Catering
Antes de pensar en la organización de su cena de gala, es importante determinar su estilo. ¿Será un buffet de cócteles? Habrá servicio de mesa?
En cualquier caso, la comida y las bebidas deben corresponder al tema que haya elegido para su noche de gala.
Podemos ayudarle a visualizar la noche con mayor claridad.
Si decide una cena sentada
Si desea crear un ambiente formal y ofrecer a sus invitados más comodidad al organizar un evento nocturno, le recomendamos una cena sentada con servicio de mesa. Sus invitados estarán sentados cómodamente, lo que parecería ser la mejor solución si hay un escenario con una larga actuación o un discurso en su noche de gala.
Los invitados pasarán un momento agradable alrededor de la mesa, podrán disfrutar de cualquier entretenimiento y podrá controlar fácilmente el horario de la noche.
Un buffet de cócteles
Para un ambiente relajado y para fomentar la interacción, una cena de cócteles es la solución ideal. De este modo, sus invitados podrán moverse por las diferentes áreas, aprovechando las exposiciones que se exhiban y, sobre todo, podrán interactuar libremente entre sí.
Ir a un buffet de cócteles significa favorecer un ambiente relajado y cálido para sus invitados, y multiplicar la interacción entre ellos.
Las invitaciones
Se ha establecido el horario de la noche de gala, se ha elegido el lugar y ahora deben enviarse las invitaciones.
Guarde la fecha
Las invitaciones deben enviarse con bastante antelación a su noche para asegurarse de que sus invitados estén disponibles. Por lo tanto, planee enviar una Fecha de Reserva al menos un mes antes de la fecha del evento para que los participantes puedan anotar la fecha en sus diarios y estar disponibles para la noche. Si envía su invitación demasiado tarde, es posible que no puedan estar disponibles, si la envía demasiado temprano, pueden olvidar que está organizando un evento nocturno.
Invitación en papel o por correo electrónico
¿No puede decidir entre una invitación en papel o por correo electrónico? Todo depende del público objetivo, sus hábitos y sus preferencias. En su invitación, recuerde incluir un extracto del programa de la noche de gala para atraer a los invitados, teniendo en cuenta que no debe revelar todo para no estropear el elemento sorpresa.
En todos los casos, la redacción y la forma de su invitación deben elaborarse de acuerdo con sus objetivos y el tema que haya elegido para organizar su velada de gala.
Registro en línea
También tiene la posibilidad de elegir una plataforma en línea para el registro. De esta manera, conocerás el número exacto de participantes con mucha antelación y podrás recordárselo fácilmente.
Estas soluciones permiten a los invitados guardar su evento directamente en su agenda electrónica, ¡para que no lo olvide!
Comunicar!
Para llegar a más personas y crear interés en su evento, no pase por alto la comunicación antes, durante y después de su noche de gala.
Antes de la noche
Antes del evento, puede anunciar la fecha y el horario de su noche de gala. Si se trata de un evento interno, da prioridad a los correos electrónicos, la intranet, los carteles en las instalaciones de tu empresa o tus redes sociales internas.
Por otro lado, si se trata de un evento externo, puedes recurrir a herramientas como tu página web, correo electrónico o redes sociales.
Organizar una noche de gala sin comunicarla significa privarse de una herramienta esencial para atraer a sus invitados.
Durante la noche
Durante la noche, puede comunicarse en vivo a través de las redes sociales, hacer videos de la recepción de los invitados o compartir el entretenimiento animando a los participantes a hacer lo mismo.
Sin embargo, si está organizando una noche de gala más confidencial, asegúrese de que sus invitados no divulguen públicamente información oficial o confidencial.
Después de la noche
Después del evento, a los invitados les gusta recordar la noche con fotos o videos como recuerdos. Por lo tanto, puede distribuir las fotos tomadas en la noche a los participantes, pero también hacer una película (película posterior) para publicarla en sus redes (internas o externas).
También piense en dar a los invitados algo para llevar a casa cuando se vayan, como golosinas con los colores de su empresa, para que tengan recuerdos positivos de la noche.
Después de ver su evento nocturno, no olvide agradecer a todos los oradores, internos y externos, ¡porque el éxito es un esfuerzo de equipo!