hvordan planlegge en galla kveld?
hvorfor organisere en gallaaften?
gallaaften refererer til en eksepsjonell begivenhet, ofte organisert for en eksepsjonell anledning. Enten for en awards kveld, en fundraiser, en produktlansering eller et selskap jubileum, organisere en galla kveld er ikke noe du kan improvisere.
en presis, detaljert tidsplan vil tillate deg å gi en uforglemmelig begivenhet for dine gjester, samtidig som du fremmer et positivt bilde av din bedrift.
kveldens mål
hvorfor organisere en gallaaften? Det er mange grunner til at et selskap kanskje vil organisere en slik begivenhet: å kommunisere viktig informasjon, å belønne deltakere for deres prestasjoner, å samle ansatte, etc. Generelt sett gir organisering av et kveldsarrangement et selskap en sjanse til å spre et budskap og et positivt bilde blant gjestene i en avslappet atmosfære.
uansett årsak til å organisere en gallaaften, er det første trinnet å identifisere de nøyaktige målene for arrangementet.
Valg av tema for ditt arrangement
etter å ha klart definert årsaken til å organisere et kveldsarrangement og dets mål, er det viktig å velge tema. Sistnevnte blir den ledende tråden og vil bli brukt til å bygge gala kveldsplanen.
denne typen arrangement er ganske sjelden og eksklusiv, og gjestene nøye utvalgt, noe som gjør denne hendelsen eksepsjonell. Deltakerne er stolte av å være en del av det, de vil bli overrasket og tatt vare på for en kveld, noe som vil bidra til å gi et positivt minne i deres sinn.
Ingenting bør overlates til tilfeldighetene, spesielt ikke valg av tema for arrangementet!
stemningen på kvelden vil være basert på dette valget, og all underholdning og tjenester vil bli valgt i henhold til temaet for kvelden.
budsjettet for gallaaften
når disse foreløpige trinnene er fulgt, må du tenke på hvor mye penger du kan bruke på å organisere gallaaften. Dette avhenger av en rekke faktorer: lokalet, antall deltakere og typen tjenester som tilbys.
budsjettet du ønsker å tildele til arrangementet ditt, må imidlertid gjennomgås grundig og omhyggelig, da det bestemmer alle valgene du må gjøre i løpet av de neste stadiene. Underholdning, lyd, lys, mat og drikke er alle aspekter som vil påvirke galla kveld budsjett.
valg av sted
antall gjester og budsjettet er angitt, temaet for kvelden din er bestemt, nå er det på tide å velge sted for arrangementet ditt.
hvordan finne det rette stedet for å passe galla evening schedule tema?
et sted som passer for antall gjester
Det Er ingen enkel oppgave å finne det perfekte stedet for å organisere en gallaaften. Før du tar fatt på søket, bør du være oppmerksom på at det er mange kriterier som skal tas i betraktning.
først av Alt må du identifisere arenaer som er relevante for temaet for kvelden din. Arkitekturen, atmosfæren og plasseringen er alle faktorer som skal tas i betraktning. Et slott på landsbygda vil ikke sette samme tone for kvelden som et tak i hjertet av byen.
uansett hvilket sted du velger, må det være lett tilgjengelig med bil eller offentlig transport for å gjøre det praktisk for gjestene å ankomme.
når det gjelder bestilling av lokalet, planlegg å bestille tre til seks måneder før planlagt dato for gallaen.
våre lokaler for å organisere en gallaaften
for alle dine arrangementer gir vi deg resepsjonsområder med varierende kapasitet og stil, egnet for alle typer fester, med plass til fra noen få hundre til flere tusen gjester. La Sucriè Og dens unike industrielle stil, Lyon Konferansesenter og taket med utsikt Over Parc De La Tê d ‘ Or, Gerlands Matmut Stadion, Lyons legendariske stadion og Eurexpo Lyons Espace Paul Bocuse, valget er ditt. Uansett tema når du organiserer et kveldsarrangement, hjelper vi deg med å velge det perfekte stedet for å møte dine forventninger og vinne dine gjesters hjerter.
Underhold dine gjester!
din gallaaften skal forlate gjestene med gode minner, og dette er delvis på grunn av underholdningen du vil tilby på stedet på dagen for arrangementet.
valget av underholdning
pass på å velge underholdning i tråd med gallaaften tidsplan og tema for å opprettholde konsistens gjennom hele arrangementet. Sørg også for å ta hensyn til dine gjester og deres forventninger, da de kanskje ikke nødvendigvis vil delta i fysiske aktiviteter hvis de er kledd i formelle antrekk, for eksempel.
uansett om du vil uttrykke din takk til dine gjester, bringe dem sammen eller bare underholde dem på en original måte, må alle detaljer tas vare på.
timeplanen for gallaaften
Å Definere timeplanen for gallaaften er et av de viktigste trinnene i organiseringen av arrangementet ditt. Du vil dermed kunne kontrollere hvordan kvelden din utfolder seg. Det bør spesifisere, time for time, løpet av vårt arrangement. Innbydende gjester, scenografi, få underholdning kommer, catering, etc. Hvert trinn må planlegges nøye.
målet med gallaaften er å organisere gallaaften din, informere hver deltaker om sitt ansvarsområde og nøye respektere timingen du har satt deg selv. Hvis du for eksempel har planlagt en forestilling på 9 pm skarp, må hver deltaker informeres (lyd, lys, catering).
Catering
før du tenker på organiseringen av gallamiddagen, er det viktig å bestemme stilen. Vil det være en cocktail buffet? Vil det være bordservice?
uansett hva som er tilfelle, må mat og drikke svare til temaet du har valgt for gallaaften.
Vi kan hjelpe deg med å se for deg natten tydeligere.
hvis du bestemmer deg for en sittemiddag
hvis du ønsker å skape en formell atmosfære og tilby gjestene mer komfort når du arrangerer et kveldsarrangement, anbefaler vi en sittende middag med bordservice. Dine gjester vil dermed bli komfortabelt sittende, noe som synes å være den beste løsningen hvis det er et stadium med lang ytelse eller en tale på galakvelden din.
Gjestene vil tilbringe et hyggelig øyeblikk rundt bordet, de vil kunne nyte underholdning, og du kan enkelt kontrollere timingen på kvelden.
en cocktailbuffet
for en avslappet atmosfære og for å oppmuntre til samhandling, er en cocktailmiddag den ideelle løsningen. Dine gjester vil dermed kunne bevege seg rundt de ulike områdene, dra nytte av utstillinger som er på skjermen, og fremfor alt kan samhandle fritt med hverandre.
å gå for en cocktailbuffet betyr å favorisere en avslappet, varm atmosfære for gjestene dine, og multiplisere samspillet mellom dem.
invitasjonene
gallaaften planen er satt ut, lokalet er valgt og invitasjonene må nå sendes ut.
Lagre Datoen
Invitasjoner skal sendes i god tid før kvelden for å sikre at gjestene er tilgjengelige. Derfor, planlegger å sende En Save The Date minst en måned før datoen for arrangementet, slik at deltakerne kan blyant datoen i sine dagbøker og gjøre seg tilgjengelig for kvelden. Hvis du sender invitasjonen for sent, kan de ikke være i stand til å gjøre seg tilgjengelig, hvis du sender det for tidlig, de kan glemme at du organiserer en kveld hendelse.
Paper-eller e-postinvitasjon
Kan du ikke velge mellom en paper-eller e-postinvitasjon? Alt avhenger av målgruppen, deres vaner og deres preferanser. I invitasjonen din, husk å inkludere et utdrag fra gala kveldsplanen for å lokke gjestene, mens du husker ikke å avsløre alt for ikke å ødelegge overraskelseselementet.
i alle tilfeller må ordlyden og formen på invitasjonen utarbeides i tråd med dine mål og temaet du har valgt for å organisere din gallaaften.
elektronisk registrering
Du har også mulighet til å velge en online plattform for registrering. På denne måten vil du vite nøyaktig antall deltakere i god tid og vil være i stand til enkelt å minne dem.
disse løsningene lar gjestene lagre arrangementet direkte i sin elektroniske agenda, slik at du ikke glemmer!
Kommuniser!
for å nå flere mennesker og skape interesse for arrangementet ditt, må du ikke overse kommunikasjon før, under og etter gallaaften.
Før kvelden
før arrangementet kan du kunngjøre dato og tidsplan for gallaaften din. Hvis det er en intern hendelse, prioritere e-post, intranett, plakater på bedriftens lokaler eller interne sosiale nettverk.
på den annen side, hvis det er en ekstern hendelse, kan du gå til verktøy som ditt nettsted, e-post eller sosiale nettverk.
Å Organisere en gallaaften uten å kommunisere det betyr å frata deg et viktig verktøy for å lokke dine gjester!
om kvelden
om kvelden kan du kommunisere live via sosiale nettverk, lage videoer av mottak av gjestene eller dele underholdningen ved å oppmuntre deltakerne til å gjøre det samme.
men hvis du organiserer en mer konfidensiell gallaaften, må du sørge for at ingen offisiell eller sensitiv informasjon blir offentliggjort av gjestene dine.
etter kvelden
etter arrangementet, gjester liker å huske kvelden med bilder eller videoer som suvenirer. Du kan derfor distribuere bildene tatt på kvelden til deltakerne, men også lage en film (aftermovie) som skal publiseres på nettverkene dine (internt eller eksternt).
tenk også på å gi gjestene noe å ta med seg hjem når de drar, for eksempel godbiter i bedriftens farger, slik at de har positive minner om kvelden.
etter å ha sett eventet ditt finne sted, ikke glem å takke alle høyttalerne, interne og eksterne, fordi suksess er en laginnsats!