Come pianificare una serata di gala?
Perché organizzare una serata di gala?
La serata di gala si riferisce ad un evento eccezionale, spesso organizzato per un’occasione eccezionale. Che sia per una serata di premiazione, una raccolta fondi, un lancio di un prodotto o un anniversario aziendale, organizzare una serata di gala non è qualcosa che puoi improvvisare.
Un programma preciso e dettagliato vi permetterà di fornire un evento indimenticabile per i vostri ospiti, promuovendo allo stesso tempo un’immagine positiva della vostra azienda.
Gli obiettivi della vostra serata
Perché organizzare una serata di gala? Ci sono molte ragioni per cui un’azienda potrebbe voler organizzare un evento del genere: comunicare informazioni essenziali, premiare i partecipanti per i loro risultati, riunire i dipendenti, ecc. In generale, l’organizzazione di un evento serale offre all’azienda la possibilità di diffondere un messaggio e un’immagine positiva tra gli ospiti in un’atmosfera rilassata.
Qualunque sia il motivo per cui si organizza una serata di gala, il primo passo è identificare gli obiettivi esatti dell’evento.
Selezione del tema del tuo evento
Dopo aver chiaramente definito il motivo dell’organizzazione di un evento serale e i suoi obiettivi, è importante scegliere il tema. Quest’ultimo diventerà il filo conduttore e sarà utilizzato per costruire il programma della serata di gala.
Questo tipo di evento è piuttosto raro ed esclusivo, e gli ospiti scelti con cura, il che rende questo evento eccezionale. I partecipanti sono orgogliosi di farne parte, vogliono essere sorpresi e curati per una serata, che aiuterà a lasciare un ricordo positivo nelle loro menti.
Nulla deve essere lasciato al caso, in particolare non la scelta del tema per l’evento!
L’atmosfera della serata sarà basata su questa scelta, e tutti gli intrattenimenti e i servizi saranno selezionati in base al tema della serata.
Il budget della serata di gala
Una volta seguiti questi passaggi preliminari, devi pensare alla quantità di denaro che puoi spendere per organizzare la tua serata di gala. Ciò dipende da una serie di fattori: la sede, il numero di partecipanti e il tipo di servizi forniti.
Tuttavia, il budget che desideri assegnare al tuo evento deve essere pensato accuratamente e meticolosamente, in quanto determinerà tutte le scelte che dovrai fare durante le prossime fasi. Intrattenimento, suono, luce, cibo e bevande sono tutti aspetti che influenzeranno il budget della serata di gala.
Scelta del luogo
Il numero di ospiti e il budget sono stabiliti, il tema della tua serata è deciso, ora è il momento di scegliere il luogo per il tuo evento.
Come trovare la posizione giusta per soddisfare il tema del programma della serata di gala?
Un luogo adatto al numero di ospiti
Trovare il luogo ideale per organizzare una serata di gala non è facile. Prima di intraprendere la tua ricerca, dovresti essere consapevole che ci sono molti criteri da prendere in considerazione.
Prima di tutto, devi identificare i luoghi che sono rilevanti per il tema della tua serata. L’architettura, l’ambiente e la posizione sono tutti fattori da prendere in considerazione. Un castello in campagna non darà lo stesso tono per la vostra serata come un tetto nel cuore della città.
Qualunque sia la posizione che scegli, deve essere facilmente raggiungibile in auto o con i mezzi pubblici per rendere conveniente l’arrivo dei tuoi ospiti.
Quando si tratta di prenotare la sede, pianificare la prenotazione da tre a sei mesi prima della data prevista del gala.
I nostri spazi per organizzare una serata di gala
Per tutti i vostri eventi, vi mettiamo a disposizione aree di accoglienza di varia capienza e stile, adatte a tutti i tipi di feste, che possono ospitare da poche centinaia a diverse migliaia di ospiti. La Sucrière e il suo stile industriale unico, il Centro congressi di Lione e il suo tetto con vista sul Parc de la Tête d’Or, lo stadio Matmut di Gerland, il leggendario stadio di Lione e l’Espace Paul Bocuse di Eurexpo Lyon, la scelta è vostra. Qualunque sia il tema quando organizzi un evento serale, ti aiuteremo a scegliere il luogo perfetto per soddisfare le tue aspettative e conquistare il cuore dei tuoi ospiti.
Intrattieni i tuoi ospiti!
La tua serata di gala dovrebbe lasciare agli ospiti buoni ricordi e questo è in parte dovuto all’intrattenimento che offrirai nella sede il giorno dell’evento.
La scelta dell’intrattenimento
Assicurati di selezionare l’intrattenimento in linea con il programma e il tema della serata di gala per mantenere la coerenza durante l’evento. Assicurati anche di prendere in considerazione i tuoi ospiti e le loro aspettative, poiché potrebbero non voler necessariamente partecipare alle attività fisiche se sono vestiti in abiti formali, ad esempio.
In ogni caso, che tu voglia esprimere i tuoi ringraziamenti ai tuoi ospiti, riunirli o semplicemente intrattenerli in modo originale, ogni dettaglio deve essere curato.
Il programma della serata di gala
Definire il programma della serata di gala è uno dei passaggi chiave nell’organizzazione del tuo evento. Sarai così in grado di controllare come si svolge la tua serata. Dovrebbe descrivere, ora per ora, il corso del nostro evento. Accogliere gli ospiti, scenografia, ottenere l’intrattenimento in corso, catering, ecc. Ogni fase deve essere pianificata meticolosamente.
Lo scopo del programma della serata di gala è quello di organizzare la serata di gala, informare ogni partecipante sulla propria area di responsabilità e rispettare scrupolosamente i tempi che ti sei prefissato. Se, ad esempio, hai programmato una performance alle 21: 00, ogni partecipante deve essere informato (suono, luce, catering).
Catering
Prima di pensare all’organizzazione della vostra cena di gala, è importante determinarne lo stile. Sarà un buffet di cocktail? Ci sarà il servizio al tavolo?
In ogni caso, il cibo e le bevande devono corrispondere al tema che hai scelto per la tua serata di gala.
Siamo in grado di aiutare a immaginare la notte in modo più chiaro.
Se decidete di organizzare una cena
Se desiderate creare un’atmosfera formale e offrire ai vostri ospiti un maggiore comfort nell’organizzazione di un evento serale, vi consigliamo una cena seduta con servizio al tavolo. I tuoi ospiti saranno quindi comodamente seduti, il che sembrerebbe essere la soluzione migliore se c’è un palco con una lunga esibizione o un discorso alla tua serata di gala.
Gli ospiti trascorreranno un piacevole momento intorno al tavolo, saranno in grado di godere di qualsiasi intrattenimento e si può facilmente controllare i tempi della serata.
Un cocktail buffet
Per un’atmosfera rilassata e per favorire l’interazione, una cena cocktail è la soluzione ideale. I vostri ospiti potranno così muoversi tra le varie aree, approfittando delle eventuali mostre che saranno esposte e, soprattutto, potranno interagire liberamente tra loro.
Scegliere un cocktail buffet significa favorire un’atmosfera rilassata e calda per i vostri ospiti, e moltiplicare l’interazione tra di loro.
Gli inviti
Il programma della serata di gala è stato definito, la sede è stata scelta e gli inviti devono ora essere inviati.
Save the Date
Gli inviti devono essere inviati con largo anticipo rispetto alla serata per garantire che i vostri ospiti siano disponibili. Pertanto, pianifica di inviare un Salvataggio della data almeno un mese prima della data dell’evento in modo che i partecipanti possano inserire la data nei loro diari e rendersi disponibili per la serata. Se invii il tuo invito troppo tardi, potrebbero non essere in grado di rendersi disponibili, se lo invii troppo presto, potrebbero dimenticare che stai organizzando un evento serale.
Invito cartaceo o e-mail
Non riesci a scegliere tra un invito cartaceo o e-mail? Tutto dipende dal pubblico di destinazione, dalle loro abitudini e dalle loro preferenze. Nel tuo invito, ricorda di includere un estratto del programma della serata di gala per invogliare gli ospiti, tenendo presente di non rivelare tutto per non rovinare l’elemento sorpresa.
In ogni caso, la formulazione e la forma del tuo invito devono essere elaborate in linea con i tuoi obiettivi e il tema che hai scelto per organizzare la tua serata di gala.
Registrazione online
Hai anche la possibilità di scegliere una piattaforma online per la registrazione. In questo modo, si conosce il numero esatto di partecipanti con largo anticipo e sarà in grado di ricordare facilmente loro.
Queste soluzioni consentono agli ospiti di salvare il vostro evento direttamente nella loro agenda elettronica, in modo da non dimenticare!
Comunicare!
Per raggiungere più persone e creare interesse per il tuo evento, non trascurare la comunicazione prima, durante e dopo la serata di gala.
Prima della serata
Prima dell’evento, puoi annunciare la data e il programma della tua serata di gala. Se si tratta di un evento interno, dare la priorità alle e-mail, alla intranet, ai poster nella sede aziendale o ai social network interni.
D’altra parte, se si tratta di un evento esterno, si può andare per strumenti come il tuo sito web, e-mail o social network.
Organizzare una serata di gala senza comunicare significa privarsi di uno strumento indispensabile per allettare i propri ospiti!
Durante la serata
Durante la serata, è possibile comunicare in diretta attraverso i social network, fare video dell’accoglienza degli ospiti o condividere l’intrattenimento incoraggiando i partecipanti a fare lo stesso.
Tuttavia, se stai organizzando una serata di gala più riservata, assicurati che nessuna informazione ufficiale o sensibile sia resa pubblica dai tuoi ospiti.
Dopo la serata
Dopo l’evento, gli ospiti amano ricordare la serata con foto o video come souvenir. È quindi possibile distribuire le foto scattate la sera ai partecipanti, ma anche fare un film (aftermovie) da pubblicare sulle vostre reti (interne o esterne).
Pensa anche a dare agli ospiti qualcosa da portare a casa con loro quando escono, come le chicche nei colori della tua azienda, in modo che abbiano ricordi positivi della serata.
Dopo aver visto il vostro evento serale si svolgono, non dimenticate di ringraziare tutti i relatori, interni ed esterni, perché il successo è un lavoro di squadra!