Cómo organizar una reunión efectiva?
Durante la reunión, todos pueden iniciar su propia idea, discutir un tema emocionante, hacer un plan de acción para el día o toda la semana laboral, planificar un evento o una reunión con socios comerciales. No para convertir el proceso de la reunión en una andanada, sino para llevar a cabo una reunión efectiva en la que se tomarían decisiones importantes, el gerente debe conocer todas las sutilezas de la organización de la reunión.
Contenido:
1. La selección de tipo de reunión
2. 10 pasos para una reunión efectiva
3. Errores típicos en la organización de reuniones
4. Diseño constructivo de la reunión
La selección del tipo de reunión
Las reuniones efectivas son reuniones planificadas previamente que tienen una estructura clara y siguen parámetros bien definidos. Hay varios tipos de reuniones que tienen sus propias características. Entre ellos:
1. Reunión de personal – reunión de estado): la estructura de este tipo de reunión consiste en un discurso introductorio o de calentamiento, la parte principal, que incluye las reglas, el formato y los objetivos, las preguntas generales, los resultados del trabajo, los informes de los participantes y el análisis de los resultados.
2. Informe-consiste en presentaciones de varios participantes. Una presentación no dura más de 7 minutos, teniendo en cuenta que este es el tiempo que puede mantener la atención de la audiencia.
3. Intercambio de opiniones-el dicho alternativo de todos los participantes en la reunión.
4. Briefing – consiste en una introducción, que incluye planes, indicando la importancia del tema y definiendo el problema, la parte principal son los planes, reglas e instrucciones, luego hay una discusión con el análisis posterior, y en las tareas de configuración final y resumen.
5. Discusión – la reunión se organiza una vez más después de que la reunión principal ya se haya celebrado, pero la decisión no se ha tomado.
Además de los tipos principales, también hay formatos de reuniones como planificación y lluvia de ideas. En el primer caso, se invita a un círculo reducido de empleados a una reunión para resolver un problema con el que están directamente relacionados. El segundo tipo de reunión está diseñado para encontrar ideas inusuales y soluciones frescas. Se invita a la mayor cantidad posible de personas a dicha reunión.
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10 pasos para una reunión efectiva
Para llevar a cabo reuniones de manera efectiva, debe identificar tres componentes principales de una reunión de equipo exitosa: un diálogo abierto, un objetivo claro y un líder fuerte. Ahora repasemos los 10 pasos clave para organizar una reunión efectiva:
1. Definir claramente el propósito de la reunión. Si no tiene sentido, entonces no debe esforzarse y distraer a los empleados de su trabajo. Hoy en día, puede proporcionar información fácilmente a cada miembro del equipo por correo electrónico. La necesidad de una reunión solo puede justificarse cuando es necesario obtener una respuesta inmediata de los subordinados. En este caso, la reunión debe ser!
2. Prepárese adecuadamente. Puede pensar no solo en los puntos principales del plan, sino también practicar algunas frases, tal vez escribir un discurso introductorio o final.
3. Notifique a cada miembro del equipo sobre la reunión a tiempo. Si inspiras al equipo con al menos una tesis convincente y bien fundamentada, motivalos al evento-esto aumentará la efectividad de la reunión. Todos entenderán por qué se conocieron y qué necesitan lograr al final. Por lo tanto, debe pensar cuidadosamente sobre sus objetivos con anticipación y luego notificar a sus empleados sobre la reunión.
4. Gestiona el proceso. Una buena reunión solo puede tener lugar bajo un buen liderazgo. Es necesario dejar claro a la audiencia que también está actuando como observador aquí y se asegurará de que la reunión se corresponda con el tema, se ajuste al marco de tiempo y que nadie se desvíe de los temas establecidos. Es igualmente importante demostrar que respetas el tiempo de cada persona presente. Para hacer esto, déjelos mirar el reloj o configurar un temporizador. Cada vez que el tema principal sea reemplazado por conversaciones secundarias, haga que todos vuelvan al tema principal.
5. Deja que todos piensen libremente. Pero no permita que otros participantes se burlen del orador. Cuidado con la disciplina.
6. Es importante que las personas presentes participen en la discusión y hagan sus propias sugerencias, ideas u opiniones personales sobre el tema. Es necesario escuchar a todos y solo entonces, después de analizar todo lo escuchado, tomar una decisión final.
7. Haga un plan de acción al final de la reunión. Debe consultar con los empleados si entienden la decisión final de la reunión, lo que se debe hacer a continuación y qué resultado lograr. Si algo sale mal, debe analizar todos los errores y tenerlos en cuenta la próxima vez.
8. Vigila el tiempo. Es importante comenzar la reunión a tiempo y terminarla a tiempo. La puntualidad juega un papel importante en el logro del éxito.
9. Trabaja con tus subordinados después de que termine la reunión. Puede pedir a cada participante que escriba un informe sobre los resultados del evento. Este es un truco de vida útil para celebrar una reunión efectiva, eliminando todas las deficiencias que ocurrieron la última vez.
10. Supervisar el cumplimiento de las decisiones aprobadas. Al final de la reunión, asegúrese de que los empleados sigan el plan y la estrategia adoptados, y no se olvide de todo cinco minutos después de que termine la reunión.
Tenga en cuenta estas reglas para aumentar la eficiencia, la velocidad y la calidad de la finalización de las tareas, unir al equipo y mejorar el ambiente del lugar de trabajo.
Errores típicos en la organización de reuniones
Cada análisis posterior de la reunión anterior le permitirá eliminar errores y llevar a cabo reuniones efectivas y productivas, cuyos resultados se adaptarán tanto a los empleados como a la autoridad. Es muy difícil hacer todo bien desde los primeros intentos, cuando mucha gente viene a la reunión, y no tienes suficiente tiempo. Pero todo viene con experiencia.
Una de las condiciones necesarias para llevar a cabo una reunión efectiva es evitar errores. Lo principal es que no tienen que convertirse en un hábito, y puede analizarlos rápidamente y pensar en soluciones para eliminarlos.
Por lo tanto, hemos considerado los principios fundamentales de una reunión efectiva, que conforman una escalera de cumplimiento de tareas, concreción, cortoplacismo, cronometraje, participación, derechos de voto, consolidación de resultados y planificación. Los errores pueden ocurrir en cualquiera de estas etapas. Analicemos los más comunes de ellos:
- no ha definido el objetivo: después del evento, los participantes solo tendrán una sensación de pérdida de tiempo. Por lo general, si los empleados no reciben notificaciones especificando el tema y los objetivos de la reunión, o no vienen en absoluto, o solo vienen porque tienen miedo de ser castigados;
- no se ha preparado para la reunión; si no sabe qué decir a los participantes, entonces cómo puede esperar que tomen alguna acción, actividad o reacción. En este caso, la reunión se llevará a cabo bajo el lema «aclaración de malentendidos y búsqueda de un tema», y todos lo dejarán con una completa falta de comprensión de lo que sucedió y sin un solo plan para el futuro;
- no ha establecido un límite de tiempo; si establece un tiempo específico de la reunión, los participantes intentarán encontrar una solución dentro de estos límites. De lo contrario, una sesión informativa de media hora puede convertirse en una retórica vacía de tres horas;
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no motivó adecuadamente a los participantes de la reunión, así como a usted mismo, si no sabe cómo usar una herramienta como «reunión» y no la considera como algo importante en las actividades de la empresa, entonces no hay nada que sorprenderse cuando las reuniones se convertirán en una actividad formal e ineficiente;
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reunión mal utilizada-no se puede llamar a la «gente» en ninguna ocasión. Por qué distraer a las personas de sus tareas para analizar problemas que se pueden resolver, por ejemplo, por correo electrónico o al final de la jornada laboral, solo cinco minutos antes de salir de la oficina;
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el propósito de la reunión que usted establece y los métodos para su resolución no son compatibles entre sí: si se decidió tratar el problema como un equipo completo, no debe tomarse todo el tiempo para un monólogo personal y expresar solo su propia opinión. Es importante dar la palabra a todos, y al votar por una opción.
Analizando todas las reglas mencionadas anteriormente para llevar a cabo reuniones efectivas, vale la pena señalar que el análisis de deficiencias es uno de los puntos clave para lograr con éxito los objetivos.
Diseño constructivo de la reunión
El secreto para organizar y llevar a cabo una reunión efectiva es crear el plan correcto y, también importante, seguir cada etapa de la misma.
1. En la etapa preparatoria, el líder debe proporcionar a los participantes información sobre el próximo evento con problemas a resolver o preguntas a responder. En esta etapa, también debe crear la motivación adecuada y llevar a todos los presentes al hecho de que se espera la interacción constructiva, y que todos tienen derecho a su propio punto de vista y, en consecuencia, podrán hablar.
2. En la etapa llamada «inicio de la reunión», es importante que el organizador indique claramente el propósito y el tema. Para establecer el tono del evento, debe celebrar una parte de bienvenida, sentarse y saludar a los participantes.
3. El momento más importante — la parte principal de la reunión. En esta etapa, el líder necesita expresar el problema, aprobar formas para su solución, crear condiciones óptimas para que el grupo ofrezca una serie de propuestas exitosas y garantizar el proceso de adopción de una única versión final.
4. En la parte final, el organizador debe distribuir los resultados de la reunión a cada uno de los participantes. Esto también se puede hacer 1-2 horas después de la sesión de planificación. Es muy importante terminar la reunión correctamente, inspirar a los empleados con energía positiva y aumentar la interacción entre los miembros del equipo.
Véase también:
Cómo controlar el trabajo de los empleados. Checkiant – un simple programa de seguimiento de tiempo
Fecha límite-amigo o enemigo
Los 12 mejores programas para el trabajo remoto
Las 10 mejores técnicas para la motivación laboral