¿Cómo llevo los libros para una pequeña empresa?

¿Cómo llevo los libros para una pequeña empresa?

Dirigir un negocio puede ser impredecible, pero un excelente sistema de mantenimiento de registros puede facilitar las cosas. En esta página, aprenderá sobre el mantenimiento de registros: lo que necesita mantener, cómo mantener registros y cuánto tiempo debe conservarlos.

Muchas empresas de nueva creación, así como los propietarios de negocios existentes, tienden a descuidar este aspecto de su negocio hasta el final del ejercicio financiero (EOFY).

Por ley, todas las empresas deben mantener registros precisos y oportunos.

No puedo enfatizar lo suficiente lo importante que es organizar sus cuentas desde el principio configurando y utilizando un software de contabilidad simple que se adapte a sus necesidades.

Tan pronto como comienzas un negocio, tienes que lidiar con los números. Cada negocio, no importa cuán pequeño sea, debe mantener un registro de cada una de sus transacciones. Eso incluye ventas, gastos, pagos de salarios, de hecho, cada movimiento de dinero que entra y sale de su negocio.

Aunque es posible hacerlo usted mismo, la mayoría de los empresarios no están capacitados en contabilidad. Por lo tanto, es común que las empresas subcontraten este trabajo diario.

En esta guía, explicaremos por qué contratar a un contable es una gran idea o incluso una parte esencial de hacer negocios. Luego veremos cómo puede contratar al contable adecuado para su negocio.

¿Qué Es La Contabilidad?

La contabilidad implica registrar y clasificar todas las transacciones financieras en su negocio. Es hacer un seguimiento de lo que gasta su negocio y lo que recibe su negocio.

Estas tareas solían gestionarse mediante libros y libros mayores, de ahí el nombre de «contabilidad». Originalmente, las transacciones se registraban en libros diarios, libros de efectivo o diarios y luego se transferían a un libro mayor.

El software de contabilidad ha reemplazado prácticamente la necesidad de libros físicos.

¿Qué hace a un buen contable? Las calificaciones ayudan, pero lo que separa el trigo de la paja es la actitud. A un buen contable le importa cuando algo no se equilibra y se molesta cuando se pierden cosas. Un contable se preocupa de que los estados financieros tengan sentido y se siente responsable cuando se trata de hacer que los clientes paguen a tiempo. En otras palabras, un buen contable vale su peso en oro.

Beneficios de mantener registros

Hay muchos beneficios de mantener buenos registros. Puede ayudarte a::

• mantenga un registro de la salud de su negocio, para que pueda tomar buenas decisiones comerciales
• cumplir con sus obligaciones fiscales y de jubilación
• administrar su flujo de efectivo
• demostrar su posición financiera a bancos u otros prestamistas

Debe mantener registros de todas las transacciones relacionadas con los asuntos de impuestos y pensiones de jubilación de su empresa, incluidos registros que respalden la información que incluye en sus declaraciones e informes de impuestos.

Los registros que debe mantener dependen de las obligaciones fiscales y de jubilación de su empresa y de la estructura de su empresa (comerciante individual, sociedad, empresa o fideicomiso).

La Oficina de Impuestos de Australia (ATO) requiere que:

1. Sus registros no deben cambiarse y deben almacenarse de una manera que impida que la información se modifique o que el registro se dañe.
2. Debe mantener la mayoría de los registros durante cinco años, a partir del momento en que preparó u obtuvo los registros, o completó las transacciones (o actos relacionados con ellos), lo que ocurra más tarde.
3. Debe poder mostrar a la ATO sus registros si los solicitan.
4. Sus registros deben estar en inglés o se pueden convertir fácilmente a inglés.

Tres razones Por las que necesitas un contable

Si acabas de comenzar en un negocio, es posible que pienses que no necesitas a alguien que cuide los libros. Tal vez sienta que es suficiente dejar que su contador resuelva los números una vez al trimestre o una vez al año. Pero hay buenas razones para contratar a un contable. Aquí hay tres de ellos:

Le ahorran tiempo

A menos que ya sepa mucho sobre contabilidad, no es prudente asumir este trabajo usted mismo. Procesar recibos, gastos y pagos es solo una parte del trabajo. Saben cómo asignar gastos a clientes particulares. Tomarán todos los números, los introducirán en su software de contabilidad y les darán sentido. Un buen contable sabe cómo deben tratarse las transacciones para proporcionar informes comerciales útiles. Es un trabajo calificado, y su contable lo hará de manera mucho más eficiente de lo que usted puede.

entienden su negocio.

Debido a que se ocupan de las cuentas del día a día, los contables tienen una visión profunda de las finanzas de su empresa. Al compartir esta información con usted, pueden ayudarlo a averiguar hacia dónde debe ir su negocio. Pueden marcar cualquier problema a tiempo para que usted haga algo al respecto. Un buen contable vigila tus finanzas y te ayuda a mantenerte alejado de los problemas.

Ayudan a administrar su flujo de caja.

Los contadores proporcionan un servicio valioso, particularmente cuando se trata de asesoramiento estratégico, declaraciones anuales y asuntos fiscales. Pero no suelen ver tus cuentas todos los días. Un buen contable vigilará de cerca sus cuentas con regularidad. Esto le ayudará a mantener su flujo de caja bajo control, lo cual es vital para el crecimiento del negocio.

Contabilidad Básica: Comprender los tipos de cuentas

Comprender la diferencia entre los tipos de cuentas es el secreto para codificar correctamente las transacciones. Aquí está la guía de trucos para comprender la diferencia entre activos y pasivos, capital e ingresos, plátanos y manzanas.

• activo Corriente: Cualquier cosa que posea una empresa que pueda convertirse de manera realista en efectivo en los próximos 12 meses.
• Activo no corriente: Un activo físico, como equipo de oficina, terrenos, edificios, computadoras o vehículos automotores, que no se espera convertir en efectivo en los próximos 12 meses.
• Responsabilidad actual: Una cantidad adeudada por la empresa que vence dentro de los próximos 12 meses, incluidas cosas aterradoras, como tarjetas de crédito.
• Pasivo no corriente: Cualquier cosa que posea que no deba pagarse en los próximos 12 meses, como deudas por compra a plazos o préstamos bancarios.
• Patrimonio neto: El «interés» que los accionistas o un propietario tienen en la empresa, incluido tanto el capital aportado como el resultado acumulado a lo largo del tiempo.
• Ingresos: Dinero generado por ventas a clientes o rendimientos de inversiones.
• Costo de venta: Lo que cuesta en materias primas, suministros o mano de obra de producción fabricar los bienes que vende (también llamado costo de los bienes vendidos o gastos variables).

Lista de verificación de contabilidad

Esta lista de verificación de contabilidad paso a paso debe ayudarlo a dormir tranquilo por la noche sabiendo que ha hecho lo que necesitaba para tener sus libros en perfecto estado.

• Asegúrese de configurar fuentes bancarias para cada cuenta.
• Al menos una vez al mes, concilie cada cuenta bancaria con los estados de cuenta bancarios.
• Busque transacciones anteriores o futuras.
• Coma una barra de chocolate familiar de una sola vez (ah, sí, y limpie la lista del deudor).
• Barre la lista de acreedores.
• Compruebe los códigos fiscales en todas las transacciones.
• Concilie sus cuentas de responsabilidad de GST.
• Dale al inventario una vez más.
• Conciliar todas las cuentas de pasivo de nómina.

¿Cómo Llevar la Contabilidad?

Las dos tareas más importantes en la contabilidad de pequeñas empresas son el registro y la conciliación.

Registrar cada transacción

Registrar sus ventas. Tradicionalmente se hace por escrito en un libro de caja o perforación en una hoja de cálculo. Ahora es más probable que los propietarios de negocios descarguen los datos de ventas directamente en sus libros desde el punto de venta o el software de facturación.

Registre sus transacciones. Cada compra relacionada con el negocio debe ser anotada. También debe conservar el comprobante de compra si planea reclamar ese gasto como deducción de impuestos. Una vez más, puede escribir estos detalles en un libro o en una hoja de cálculo. O puede automatizar la tarea para que todos los débitos de su cuenta bancaria comercial se transfieran a su software de contabilidad.

Puede registrar ingresos y gastos en diferentes momentos, dependiendo de si realiza contabilidad en efectivo o en valores devengados.

Conciliar cada transacción

La conciliación implica cotejar regularmente sus libros de negocios con sus estados de cuenta bancarios para verificar que las transacciones y los saldos coinciden, e identificar las razones si no lo hacen. A menudo, se deberán contabilizar las comisiones bancarias, los pagos de intereses, los depósitos y los pagos que aún no se han realizado en sus cuentas bancarias.

Es posible que realice conciliaciones bancarias diariamente, semanalmente, mensualmente o con menos frecuencia, según el número de transacciones que se realicen en su negocio. Sin embargo, probablemente se le pedirá que reconcilie sus libros antes de presentar declaraciones de impuestos como mínimo.

Cuanto antes concilie las transacciones, antes se podrán encontrar y corregir los errores. Es mejor hacerlo a menudo, incluso a diario, para que el trabajo no se acumule. Puede obtener más información en nuestra guía sobre cómo hacer la conciliación bancaria.

Otras tareas de contabilidad de pequeñas empresas

Si está actuando como contable de una pequeña empresa, también puede ser responsable de::

• cuentas por cobrar (emitir facturas y asegurarse de que se pagan)
• cuentas por pagar (pagar las facturas a tiempo)
• nómina (pagar a los empleados)

Los contables profesionales también proporcionan otros servicios, como ayudar con los informes financieros (ganancias y pérdidas, balance, informe de flujo de caja) y medir el rendimiento del negocio. Los contables también suelen ser agentes de BAS y pueden ayudar a presentar sus impuestos.

¿Qué Hacen Los Contables?

Estas son algunas de las tareas del contable que le ayudarán a mantener su negocio funcionando sin problemas:

Realizar un seguimiento de las transacciones diarias

Un contable puede manejar el registro de las transacciones bancarias diarias. Si el software de contabilidad que utiliza tiene feeds bancarios automáticos diarios, esta es una gran herramienta para que la use su contable. Cuando sus líneas de estados de cuenta bancarios se introducen en su software de contabilidad, es mucho más fácil vigilar el flujo de efectivo y también ahorra tiempo de entrada de datos.

Enviar facturas y administrar el libro mayor de cuentas por cobrar

Preparar facturas y enviarlas a los clientes suele ser responsabilidad del contable. La administración del libro mayor de cuentas por cobrar, y la búsqueda de pagos atrasados, también es probable que la realice un contable.

Manejando el libro mayor de cuentas por pagar

Hasta un cierto monto en dólares, generalmente son los contables los que harán los pagos en nombre de la empresa. Esto incluye el pago de facturas de proveedores, gastos y efectivo para gastos menores.

Vigilar el flujo de caja

Una de las tareas más importantes para un contable es asegurarse de que la empresa no se quede sin dinero diario. Pueden hacer esto observando el equilibrio entre los ingresos y los gastos. A continuación, pueden tomar medidas u ofrecer asesoramiento si parece que la empresa necesita más dinero en efectivo.

Preparar los libros para el contable

El trabajo del contable es asegurarse de que las cuentas sean válidas y estén actualizadas cuando el contable las necesite. Esto le permite al contador usar sus habilidades y conocimientos para hacer recomendaciones de negocios, informar al consejo y completar las declaraciones de impuestos de la empresa.

En resumen, es el contable quien hace el trabajo diario para que el contable pueda concentrarse en operaciones financieras estratégicas. Por lo tanto, los contables desempeñan un papel importante: sin ellos, los contables no pueden hacer su trabajo.

Cómo mantener registros

Puede mantener registros electrónicamente o en papel. La ATO recomienda que, de ser posible, las empresas utilicen el mantenimiento de registros electrónicos, ya que están avanzando progresivamente hacia la presentación electrónica de informes para las obligaciones fiscales y de supervisión. Mantener sus registros electrónicamente debería facilitar algunas tareas y ahorrarle tiempo una vez que haya configurado su sistema.

Si mantiene sus registros electrónicamente, no es necesario guardar copias en papel a menos que una ley o reglamento en particular requiera una copia en papel.

También puede almacenar y mantener registros en papel electrónicamente. La ATO acepta imágenes de registros comerciales en papel guardados en un medio de almacenamiento electrónico, siempre que las copias electrónicas sean una reproducción fiel y clara de los registros originales en papel y cumplan con sus requisitos de mantenimiento de registros. Una vez que haya guardado una imagen de sus registros originales en papel, no tiene que conservar las versiones en papel.

Cualquiera que elijas, asegúrate de guardar tus registros en un lugar seguro. Realice copias de seguridad de sus documentos y, si es posible, tenga una ubicación de almacenamiento segura fuera del sitio, que puede incluir almacenamiento en la nube.

Los registros también deben estar en una computadora o dispositivo que:

• tiene acceso (incluidas todas las contraseñas)
• está respaldado en caso de fallo del equipo
• le permite controlar la información que se procesa, ingresa y envía consejos para encontrar un contable

Hay muchos servicios de contabilidad disponibles. Estos consejos le ayudarán a reducir sus opciones.

• Piense si desea un consultor o una empresa?
• Los tenedores de libros a menudo trabajan de forma independiente para que puedan tener varios clientes a la vez. Puede optar por contratar a un consultor independiente o una empresa de contabilidad. Si su negocio es lo suficientemente grande, incluso puede contratar a un empleado de tiempo completo. No hay un enfoque correcto o incorrecto, depende del tamaño y las necesidades de su negocio.
• Ubicación, ubicación, ubicación: decida si es importante
• Con el software de contabilidad en línea, puede compartir el acceso a los datos de sus cuentas de forma remota. Pero es posible que aún desee conocer a su contable en persona de vez en cuando. Decida qué tan importante es esto para usted y ajuste su búsqueda en consecuencia. Ahora puede encontrar un asesor cercano si se encuentra en Sídney.
• Haga uso de sus redes sociales
• Utilice las redes sociales en línea, especialmente LinkedIn, para encontrar profesionales de la contabilidad. Es genial si tus amigos o conocidos los han recomendado. Hable también con cámaras de comercio locales y asesores de negocios. Probablemente conocerán a alguien adecuado.
• Busque experiencia
• Los contadores necesitan calificaciones profesionales antes de poder realizar legalmente trabajos contables. La contabilidad no tiene las mismas restricciones, pero la certificación está disponible. También vale la pena verificar si forman parte de un órgano de gobierno profesional, como una asociación de contables. Busque experiencia y un número sustancial de clientes anteriores, preferiblemente en el mismo campo de negocios que usted. Habla con algunos de esos clientes si puedes, ya que te darán información útil.
• Elige a la persona adecuada
• Habla con tantas personas o empresas como necesites. Entrevístelos dos veces si es necesario, y asegúrese de verificar sus referencias y calificaciones. También es esencial pensar en la personalidad y la cultura. El contable elegido se comunicará mucho con usted y su personal, incluso si no están empleados a tiempo completo. Vale la pena contratar a alguien que trabaje bien en su entorno. Confía en tus instintos y contrata a alguien amable, servicial y, sobre todo, entusiasta.

Su copiloto financiero

Los contables crean orden a partir del caos. Toman todos los números, recibos, facturas y otros datos de cuentas que fluyen a través de su negocio. Lo canalizan todo en su software de contabilidad, en los informes correctos y en la cuenta correcta.