11 pasos para implementar la Gestión Ágil de proyectos en su flujo de trabajo
monday.com se puede utilizar para gestionar proyectos utilizando una variedad de métodos y procesos diferentes, incluidas técnicas ágiles de gestión de proyectos. Esta guía ofrece una visión general de lo que es la gestión de proyectos ágil, por qué es beneficiosa para los equipos y qué significa en la práctica.
Antes de profundizar en cómo usar monday.com para trabajar con técnicas ágiles, primero entendamos qué es la gestión de proyectos ágil.
Agile es una metodología de gestión de proyectos, originalmente creada y utilizada por desarrolladores de software. Desde entonces, se ha extendido a muchas más industrias y negocios y ahora es uno de los métodos más populares de gestión de proyectos.
El valor central en el corazón de la gestión ágil de proyectos es el concepto de «inspeccionar y adaptar», lo que significa que los cambios de última hora son bienvenidos en cualquier etapa del ciclo del proyecto. Planes ágiles (por lo general) a través del uso de sprints o iteraciones, que son períodos cortos y repetitivos de 1 a 3 semanas en los que un equipo se enfoca en un pequeño conjunto de elementos de trabajo y tiene como objetivo completarlos durante este período.
12 Principios clave
Hay 12 principios clave que guían la gestión ágil de proyectos, una selección de los cuales son:
- Estrecha colaboración entre las partes interesadas a diario
- Los miembros del equipo permanecen enfocados en el mismo panorama general y se les proporcionan las herramientas y el apoyo para lograr los objetivos del proyecto
- Las reuniones rápidas diarias cara a cara se valoran como la mejor manera de actualizar a todos en el equipo sobre el estado de las tareas
- Los resultados finales de un proyecto son la base de su éxito
- La simplicidad se valora
- Utilizando intervalos repetitivos y regulares para mejorar la eficiencia a través del comportamiento de ajuste fino del equipo.
Ventajas
Suena genial en teoría… pero, ¿por qué es tan popular la gestión ágil de proyectos y cuáles son sus ventajas?
Bueno, en primer lugar, esas son algunas estadísticas bastante impresionantes que respaldan el éxito de las empresas que adoptan tales métodos. Según el Instituto de Gestión de Proyectos y su Pulso de la Profesión 2015: Capturar el Valor de la Gestión de Proyectos 2015:
- 75% de las organizaciones altamente ágiles cumplieron sus objetivos / intención de negocio
- 65% terminaron a tiempo
- 67% terminaron dentro del presupuesto
Estos resultados son más altos que los que logran las organizaciones con poca agilidad. La misma investigación muestra que las organizaciones ágiles aumentaron los ingresos un 37% más rápido y generaron beneficios un 30% más altos que las empresas no ágiles.
A diferencia de algunos de los estilos/metodologías de gestión de proyectos más antiguos, que son mucho más rígidos en su enfoque, agile es el más adecuado para lo que sucede en la vida real: las cosas cambian y el trabajo de un equipo debe adaptarse a estos cambios sobre la marcha durante su sprint.
Tener en cuenta los cambios hará que el resultado final sea mejor y más acorde con el contexto del proyecto.
Algunas ventajas adicionales son:
- Detección más rápida de problemas/defectos
- Logro de objetivos/finalización de tareas más rápido
- Mayor atención a los objetivos del cliente
- Mayor flexibilidad / adaptación
- Mayor colaboración / retroalimentación
Retrospectivas
Un aspecto de la Metodología Ágil es el uso de retrospectivas: con el uso de retrospectivas, el equipo/gerente podrá estimar mejor cuánto tiempo tomará completar diferentes tipos de tareas o épicas. Esto ayuda a los equipos a ser más productivos al estimar sus objetivos y dar espacio para revisar constantemente y buscar cómo mejorar.
Las retrospectivas ayudan aún más al equipo a comprender qué causó los éxitos/fracasos y cómo evolucionar el flujo de trabajo en consecuencia, lo que significa que un equipo puede mejorar constantemente.
¿Cómo se hace?
Paso 1: Construye una placa para que sea tu cubo, backlog o hoja de ruta
Todo comienza con un cubo o registro, ¡no uno real, sino una especie de cubo conceptual! El cubo / tronco debe ser una tabla en su monday.com cuenta. Cree un nuevo tablero, asígnele el nombre de su backlog y comience a agregar todas las tareas que necesita hacer para completar su proyecto u objetivos en el futuro previsible (o no). ¡El tablero también puede ser una hoja de ruta!
No te contengas. Ve a los detalles sucios. Intenta dividir las tareas en sus partes más pequeñas. Por ejemplo, si su proyecto fuera hacer mejoras en el hogar y una de sus tareas fuera volver a pintar su sala de estar, dividiría esta tarea en:
- Hacer mejoras en el hogar
- Decidir un color de pintura para la sala de estar
- Investigar dónde comprar la pintura
- Comprar pintura
- Comprar equipo para pintar
- Quitar muebles
- Cubrir los pisos/muebles fijos
- Pintar pared izquierda
- Pintar pared derecha
- Pintar pared trasera
- Segunda capa pared izquierda
- Segunda capa pared derecha
- Segunda capa pared trasera
- Eliminar el exceso de pintura
Este es un ejemplo muy simple, pero es importante desglosar una tarea. Esto le permite hacer estimaciones más precisas de cuánto tiempo tomará una tarea. También te ayuda a priorizar cuando estás trabajando en una fecha límite específica para que puedas clasificar qué tareas son de mayor prioridad.
Este es un ejemplo de cómo se puede estructurar un backlog:
Una vez que hayas creado tu tablero de backlog (o hoja de ruta), estás a mitad de camino. Este tablero debe ser creado como un tablero principal en su monday.com cuenta. Esta transparencia alineará al equipo en el panorama general y asegurará que entiendan los objetivos. También significa que todos en su monday.com cuenta tiene acceso a ella y puede contribuir a ella. Los miembros del equipo pueden agregar nuevos elementos/tareas a medida que el proyecto evoluciona y progresa o a medida que surgen nuevas tareas.
Agregue una columna de fecha para representar la fecha límite de cada tarea para ayudarlo a determinar qué tareas son de mayor prioridad.
Paso 2: Cree un tablero de tareas
Como se mencionó anteriormente, los valores de gestión de proyectos ágiles funcionan de acuerdo con períodos de tiempo cortos llamados sprints o iteraciones. Recomendamos trabajar en sprints de 2 semanas, pero pueden ser más largos o más cortos si lo prefieres. Construye un tablero de tareas y divídelo en grupos para representar cada período. Puedes usar la plantilla de Tareas de equipo o, alternativamente, construirla desde cero. Este es un ejemplo de una placa construida desde cero:
Revise su trabajo atrasado al comienzo de cada nuevo período y mueva las tareas a cada sprint de acuerdo con su prioridad. Puedes usar nuestra función de acciones por lotes para seleccionar varias tareas a la vez y luego moverlas del tablero de backlog al tablero de sprint, directamente al grupo que representa el sprint en el que deseas que se complete la tarea.
Paso 3: Asigna tareas a personas de tu equipo
Agrega una columna de persona a tu tablero de tareas y asigna cada tarea a una persona de tu equipo. Esto crea propiedad sobre las tareas, asegura una división equilibrada del trabajo y asegura que todos sepan con quién hablar sobre las tareas.
la Propiedad motiva. ¡Es una garantía! Cuando una tarea tiene la cara de una persona al lado, motivará al propietario a hacer un buen trabajo, después de todo, es su responsabilidad.
Las tareas de una persona a menudo dependen de las tareas de otra persona, por lo que saber con quién hablar también garantizará una colaboración fluida.
Paso 4: Agregue una columna de estado para mantener a todos al día sobre el estado de cada tarea
Con la gestión de proyectos ágil, es importante mantener constantemente a su equipo actualizado sobre el estado de sus tareas. Agile respeta que las cosas cambian y que las circunstancias inesperadas pueden afectar la finalización de una tarea. Si una tarea está atascada o retrasada, también es importante que cualquier persona que trabaje en cualquier tarea relacionada sea informada para que pueda adaptar su planificación de tiempo en consecuencia.
Usando las etiquetas de estado personalizables (en tantos colores llamativos), puede establecer una gama de estados, desde «atascado» y «trabajando en él» hasta «revisión pendiente» y, por supuesto, «listo».
Paso 5: Prioriza tus tareas
¡Así es! Incluso cuando las tareas se han movido de su backlog/bucket/roadmap a un sprint, lo que significa que son de la mayor prioridad, las tareas en cada sprint seguirán atrayendo prioridades relativamente diferentes.
Las tareas pueden tardar más de lo que estimamos, lo que significa que no todas las tareas asignadas a un sprint pueden completarse. Además, los planes para el proyecto o las necesidades del cliente pueden cambiar incluso durante un sprint. Si bien nunca agregarías más tareas a un sprint, es importante saber en qué tareas trabajar primero para garantizar que las que son críticas se completen antes que las que tienen una prioridad relativamente baja.
La metodología ágil favorece la categorización de tareas de acuerdo con 4 prioridades: «Crítica», «Alta», «Media»y » Baja». Agregue otra columna de estado a su tablero de tareas y use las etiquetas de colores para asignar una prioridad a cada tarea.
Paso 6: Estimar cuánto tiempo tomará cada tarea
Es importante asegurarse de que cada miembro del equipo tenga una cantidad de tiempo realista durante un sprint para completar las tareas que se le asignen. Por supuesto, puede haber sprints en los que el tiempo se agota y ciertas tareas incompletas deben pasar al siguiente sprint sin embargo, el objetivo siempre debe ser completar todas las tareas en el sprint.
Cuanto más práctica tengas en estimar el tiempo que llevará completar ciertos tipos de tareas, más precisas serán tus estimaciones.
Agregue una columna de números a su tablero, haga clic en el elemento «Suma» inferior y agregue una unidad personalizada para saber cómo le gusta medir el tiempo. Es posible que desee trabajar en horas o, si está en desarrollo de software, SP podría ser el favorito.
Paso 7: Agregue una columna de etiquetas para categorizar tareas y agruparlas
Las etiquetas son una excelente manera de categorizar tareas en su backlog o tablero de tareas. Sigue adelante y agrega una columna de etiquetas a tu tablero.
Usando un sistema de hashtags consistente, puede seleccionar a qué categoría o categorías pertenece una tarea. Esto puede ayudarte a categorizar las tareas de acuerdo con un proyecto específico, épica o área de trabajo con la que se relacionan.
Por ejemplo, en nuestro ejemplo de mejoras para el hogar, puede usar las etiquetas: # cocina # pintura # sala de estar. Los desarrolladores de software cuyo trabajo se divide en épicas pueden usar las etiquetas: #bug, #homepage #característica. Los gerentes de éxito de clientes pueden categorizar sus tareas con las etiquetas: #base de conocimiento # KB # seminarios web o #incorporación.
Paso 8: Mantén a tu equipo actualizado y comunícate
La comunicación con tu equipo es clave en la metodología Ágil. A medida que avanzas en tus tareas durante un sprint en particular, agrega actualizaciones a tus tareas para mantener a tu equipo informado de cualquier detalle relevante.
@menciona a una persona de tu equipo por su nombre:
O mencione a todo el equipo para asegurarse de que todos reciban una notificación y de que las personas adecuadas estén informadas y actualizadas:
Las actualizaciones de un elemento almacenarán toda la información relevante relacionada con una tarea en un solo lugar y mantendrán al equipo en la misma página. También puede agregar una actualización a un estado para que cuando cambie el estado de su tarea, pueda comunicarlo con las personas relevantes en contexto.
Cargue documentos relacionados con la tarea en la sección actualizaciones. Tal vez tengas la tarea de escribir una copia en particular y la tarea de otra persona durante el sprint es editarla. Cargar su trabajo final en las actualizaciones de su tarea y @mencionar a la persona responsable de editarlo le permite compartir información sin problemas y «pasar el testigo» desde la finalización de su tarea hasta el inicio de la suya.
Puede encontrar más información sobre cómo comunicarse con su equipo utilizando monday.com toma.
Paso 9: Mantenga reuniones cortas diarias con todo su equipo
Además de comunicarse en la plataforma, uno de los principios de la gestión de proyectos ágil es la comunicación cara a cara. Programe reuniones cortas de 10 a 15 minutos al comienzo de cada día de trabajo en las que el equipo se sentará junto, proporcione una visión general rápida de lo que han trabajado el día anterior y en lo que trabajarán ese día. Cualquier problema específico que pueda beneficiarse de las aportaciones del equipo se puede resaltar, lo que permite la máxima colaboración y apoyo de tus compañeros de equipo.
Paso 10: Revise y analice los resultados al final de cada sprint
Agile valora la retrospección y el aprendizaje de errores anteriores para que el flujo de trabajo y las prácticas de su equipo puedan evolucionar y mejorar constantemente. Siéntese con su equipo al final de cada carrera, revise el tablero de tareas y asegúrese de que todo lo que se completó esté marcado en verde, es decir, «Listo».
Esto motivará a su equipo y mejorará la moral, mostrando visualmente cuánto se ha logrado. También es un buen momento para discutir cualquier cosa que se pueda hacer mejor en el futuro y para mejorar los procesos de trabajo basados en la retroalimentación.
Paso 11: Almacene sus sprints completados en la parte inferior de su tablero de tareas y repita
Al final de cada sprint, mueva el grupo que representa el sprint completado a la parte inferior de su tablero de tareas. Esto le permite mantener un registro de lo que se ha logrado y, en caso de que una tarea completada vuelva a la vida, significa que puede mover un elemento a un nuevo sprint, manteniendo todos los detalles y datos adjuntos a él.
Vuelva a su trabajo atrasado, mueva las tareas en las que desea trabajar al grupo que representa el próximo sprint y comience el ciclo de nuevo.
Nota final
Hay muchas técnicas de gestión Ágil de proyectos, todas las cuales tienen una cosa en común: trabajar en ciclos cortos llamados sprints o iteraciones.
Esto permite a los equipos evaluar y reevaluar constantemente las expectativas y necesidades de los clientes para mejorar su producto en lugar de trabajar para producir algo de una sola vez. El enfoque de un equipo se centrará en las tareas y subproyectos de mayor prioridad, que cambiarán y se adaptarán de acuerdo con las necesidades y expectativas de los clientes/partes interesadas.
El equipo está en el centro y cada miembro del equipo trabajará para completar las tareas de las que son responsables en cada período de tiempo. El objetivo y el enfoque de cada miembro del equipo es mostrar el progreso de las tareas a lo largo de un sprint, trabajando para que sus tareas se «hagan».