Wie organisiere ich ein effektives Meeting?
Während des Meetings kann jeder seine eigene Idee initiieren, ein spannendes Thema diskutieren, einen Aktionsplan für den Tag oder die gesamte Arbeitswoche erstellen, eine Veranstaltung oder ein Treffen mit Geschäftspartnern planen. Um den Besprechungsprozess nicht um den heißen Brei herumzureden, sondern um ein effektives Meeting durchzuführen, bei dem wichtige Entscheidungen getroffen werden, muss der Manager alle Feinheiten der Besprechungsorganisation kennen.
Inhalt:
1. Die Besprechungstypauswahl
2. 10 schritte für ein effektives Meeting
3. Typische Fehler bei der Organisation von Meetings
4. Konstruktives Besprechungslayout
Auswahl des Besprechungstyps
Effektive Besprechungen sind vorgeplante Besprechungen, die eine klare Struktur haben und genau definierten Parametern folgen. Es gibt verschiedene Arten von Meetings, die ihre eigenen Merkmale haben. Unter ihnen:
1. Mitarbeiterbesprechung (Statustreffen) – Die Struktur dieser Art von Besprechung besteht aus einer Aufwärm- oder Einführungsrede, dem Hauptteil, einschließlich Regeln, Format und Zielen, allgemeinen Fragen, Arbeitsergebnissen, Berichten der Teilnehmer und der Analyse der Ergebnisse.
2. Bericht – besteht aus Präsentationen mehrerer Teilnehmer. Eine Präsentation dauert nicht länger als 7 Minuten, wenn man bedenkt, dass dies die Zeit ist, die die Aufmerksamkeit des Publikums auf sich ziehen kann.
3. Meinungsaustausch – das alternative Sprichwort aller Besprechungsteilnehmer.
4. Briefing – besteht aus einer Einführung, die Pläne enthält, die Bedeutung des Themas anzeigt und das Problem definiert, der Hauptteil sind die Pläne, Regeln und Anweisungen, dann gibt es eine Diskussion mit anschließender Analyse und am Ende — Aufgaben festlegen und zusammenfassen.
5. Diskussion – Das Treffen wird erneut organisiert, nachdem das Haupttreffen bereits stattgefunden hat, die Entscheidung jedoch noch nicht getroffen wurde.
Neben den Haupttypen gibt es auch Meeting-Formate wie Planung und Brainstorming. Im ersten Fall wird ein enger Kreis von Mitarbeitern zu einem Meeting eingeladen, um ein Problem zu lösen, mit dem sie in direktem Zusammenhang stehen. Die zweite Art von Treffen soll ungewöhnliche Ideen und frische Lösungen finden. Zu einem solchen Treffen sind möglichst viele Menschen eingeladen.
Um die für ein Meeting zugewiesene Zeit ordnungsgemäß zu verwalten, in diesen Zeitraum zu investieren und die Lösung der Hauptaufgabe nicht zu verzögern, können Sie spezielle Anwendungen verwenden, z. B. eine einfache Zeiterfassungs-Checkliste. Sie können es auch verwenden, um die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu verfolgen und verdientes Geld, wodurch die Produktivität und Qualität der Arbeit von jedem von ihnen zu erhöhen.
10 Schritte für ein effektives Meeting
Um Meetings effektiv durchzuführen, müssen Sie drei Hauptkomponenten eines erfolgreichen Teammeetings identifizieren: einen offenen Dialog, ein klares Ziel und eine starke Führungskraft. Lassen Sie uns nun die 10 wichtigsten Schritte zur Organisation eines effektiven Meetings durchgehen:
1. Definieren Sie den Zweck des Meetings klar. Wenn es keinen Sinn ergibt, sollten Sie sich nicht belasten und die Mitarbeiter von ihrer Arbeit ablenken. Heute können Sie jedem Teammitglied problemlos Informationen per E-Mail zur Verfügung stellen. Die Notwendigkeit eines Meetings kann nur gerechtfertigt sein, wenn es notwendig ist, eine sofortige Antwort von Untergebenen zu erhalten. In diesem Fall sollte das Treffen sein!
2. Richtig vorbereiten. Sie können nicht nur die Hauptpunkte des Plans durchdenken, sondern auch einige Sätze üben, vielleicht eine einleitende oder abschließende Rede schreiben.
3. Benachrichtigen Sie jedes Teammitglied rechtzeitig über das Meeting. Wenn Sie das Team mit mindestens einer überzeugenden und fundierten These inspirieren, motivieren Sie es zur Veranstaltung – dies erhöht die Effektivität des Meetings. Jeder wird verstehen, warum sie sich getroffen haben und was sie am Ende erreichen müssen. Sie müssen also im Voraus sorgfältig über Ihre Ziele nachdenken und dann Ihre Mitarbeiter über das Meeting informieren.
4. Verwalten Sie den Prozess. Ein gutes Treffen kann nur unter guter Führung stattfinden. Es ist notwendig, dem Publikum klar zu machen, dass Sie hier auch als Beobachter fungieren und sicherstellen, dass das Meeting dem Thema entspricht, in den Zeitrahmen passt und niemand von den festgelegten Themen abweicht. Es ist ebenso wichtig zu zeigen, dass Sie die Zeit jeder anwesenden Person respektieren. Lassen Sie sie dazu die Uhr beobachten oder einen Timer einstellen. Jedes Mal, wenn das Hauptthema durch sekundäre Gespräche ersetzt wird, bringen Sie alle zurück zum Hauptthema.
5. Lassen Sie alle frei denken. Aber lassen Sie andere Teilnehmer sich nicht über den Sprecher lustig machen. Beobachten Sie die Disziplin.
6. Es ist wichtig, dass anwesende Personen an der Diskussion teilnehmen und eigene Vorschläge, Ideen oder persönliche Meinungen zum Thema abgeben. Es ist notwendig, allen zuzuhören und erst dann, nachdem alles gehört wurde, eine endgültige Entscheidung zu treffen.
7. Machen Sie am Ende des Meetings einen Aktionsplan. Sie sollten sich bei den Mitarbeitern erkundigen, ob sie die endgültige Entscheidung des Meetings verstehen, was als nächstes zu tun ist und welches Ergebnis zu erzielen ist. Wenn etwas schief geht, müssen Sie alle Fehler analysieren und beim nächsten Mal berücksichtigen.
8. Behalten Sie die Zeit im Auge. Es ist wichtig, das Meeting rechtzeitig zu beginnen und rechtzeitig zu beenden. Pünktlichkeit spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg.
9. Arbeiten Sie mit Ihren Untergebenen, nachdem das Meeting vorbei ist. Sie können jeden Teilnehmer bitten, einen Bericht über die Ergebnisse der Veranstaltung zu schreiben. Dies ist ein nützlicher Life-Hack, um ein effektives Meeting abzuhalten und alle Mängel zu beseitigen, die beim letzten Mal aufgetreten sind.
10. Überwachung der Einhaltung genehmigter Entscheidungen. Stellen Sie am Ende des Meetings sicher, dass die Mitarbeiter den angenommenen Plan und die Strategie befolgen, und vergessen Sie fünf Minuten nach Ende des Meetings nicht alles.
Beachten Sie diese Regeln, um die Effizienz, Geschwindigkeit und Qualität der Erledigung von Aufgaben zu steigern, das Team zusammenzubringen und die Arbeitsatmosphäre zu verbessern.
Typische Fehler in der Besprechungsorganisation
Mit jeder nachfolgenden Analyse der vergangenen Besprechung können Sie Fehler beseitigen und effektive, produktive Besprechungen durchführen, deren Ergebnisse sowohl den Mitarbeitern als auch der Behörde entsprechen. Es ist sehr schwierig, von den ersten Versuchen an alles richtig zu machen, wenn viele Leute zum Meeting kommen und Sie nicht genug Zeit haben. Aber alles kommt mit Erfahrung.
Eine der notwendigen Voraussetzungen für die Durchführung eines effektiven Meetings ist die Vermeidung von Fehlern. Die Hauptsache ist, dass sie nicht zur Gewohnheit werden müssen, und Sie können sie schnell analysieren und an Lösungen denken, um sie zu beseitigen.
Wir haben also die Hauptprinzipien eines effektiven Meetings betrachtet, die eine Leiter aus Aufgabeneinhaltung, Konkretheit, Kurzfristigkeit, Timing, Teilnahme, Stimmrecht, Konsolidierung der Ergebnisse und Planung bilden. Fehler können in jeder dieser Phasen auftreten. Lassen Sie uns die häufigsten analysieren:
- sie haben das Ziel nicht definiert – nach der Veranstaltung haben die Teilnehmer nur ein Gefühl der Zeitverschwendung. Wenn Mitarbeiter keine Benachrichtigungen erhalten, in denen das Thema und die Ziele des Meetings angegeben sind, kommen sie normalerweise entweder gar nicht oder nur, weil sie Angst haben, bestraft zu werden.
- Sie haben sich nicht auf das Meeting vorbereitet — wenn Sie nicht wissen, was Sie den Teilnehmern sagen sollen, wie können Sie dann erwarten, dass sie überhaupt Maßnahmen, Aktivitäten oder Reaktionen ergreifen. In diesem Fall wird das Treffen unter dem Motto „Klärung von Missverständnissen und Suche nach einem Thema“ stattfinden, und jeder wird es mit einem völligen Mangel an Verständnis für das Geschehene und ohne einen einzigen Plan für die Zukunft verlassen;
- Sie haben kein Zeitlimit festgelegt — wenn Sie einen bestimmten Zeitpunkt für das Treffen festlegen, werden die Teilnehmer versuchen, innerhalb dieser Grenzen eine Lösung zu finden. Andernfalls kann aus einer halbstündigen Einweisung eine dreistündige leere Rhetorik werden;
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sie haben die Besprechungsteilnehmer und sich selbst nicht richtig motiviert – wenn Sie nicht wissen, wie Sie ein solches Tool wie „Meeting“ verwenden und es nicht als wichtig für die Aktivitäten des Unternehmens betrachten, besteht kein Grund zur Überraschung, wenn die Besprechungen zu einer formellen und ineffizienten Aktivität werden;
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treffen missbraucht – Sie können die „Leute“ bei keiner Gelegenheit anrufen. Warum Menschen von ihren Aufgaben ablenken, um Probleme zu analysieren, die beispielsweise per E-Mail oder am Ende des Arbeitstages nur fünf Minuten vor dem Verlassen des Büros gelöst werden können;
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der Zweck des von Ihnen festgelegten Meetings und die Methoden zu seiner Lösung sind nicht miteinander kompatibel — wenn beschlossen wurde, das Problem als ganzes Team zu behandeln, sollten Sie sich nicht die ganze Zeit für einen persönlichen Monolog nehmen und nur Ihre eigene Meinung äußern. Es ist wichtig, allen das Wort zu geben und bei der Abstimmung für eine Option.
Bei der Analyse aller oben genannten Regeln für die Durchführung effektiver Besprechungen ist anzumerken, dass diese Analyse einer der Schlüsselpunkte für die erfolgreiche Erreichung von Zielen ist.
Konstruktives Meeting-Layout
Das Geheimnis für die Organisation und Durchführung eines effektiven Meetings besteht darin, den richtigen Plan zu erstellen und, was ebenfalls wichtig ist, jede Phase zu verfolgen.
1. In der Vorbereitungsphase muss der Leiter den Teilnehmern Informationen über die bevorstehende Veranstaltung mit zu lösenden Problemen oder zu beantwortenden Fragen zur Verfügung stellen. In diesem Stadium muss er auch die richtige Motivation schaffen und alle Anwesenden dazu bringen, dass die konstruktive Interaktion erwartet wird und jeder das Recht auf seinen eigenen Standpunkt hat und dementsprechend sprechen kann.
2. In der Phase „Beginn des Meetings“ ist es wichtig, dass der Organisator den Zweck und das Thema klar angibt. Um den Ton für die Veranstaltung festzulegen, müssen Sie einen Begrüßungsteil abhalten, die Teilnehmer begrüßen und begrüßen.
3. Der wichtigste Moment — der Hauptteil des Treffens. In diesem Stadium muss der Leiter das Problem äußern, Lösungswege genehmigen, optimale Bedingungen für die Gruppe schaffen, um eine Reihe erfolgreicher Vorschläge anzubieten, und den Prozess der Annahme einer einzigen endgültigen Version sicherstellen.
4. Im letzten Teil muss der Veranstalter die Ergebnisse des Meetings an jeden Teilnehmer verteilen. Dies kann auch 1-2 Stunden nach der Planungssitzung erfolgen. Es ist sehr wichtig, das Meeting richtig zu beenden, die Mitarbeiter mit positiver Energie zu inspirieren und die Interaktion zwischen den Teammitgliedern zu verbessern.
Siehe auch:
Wie man die Arbeit der Mitarbeiter kontrolliert. Checkiant – ein einfaches Zeiterfassungsprogramm
Frist – Freund oder Feind
Top 12 Programme für die Remote-Arbeit
Top 10 Techniken für die Arbeitsmotivation