Audit working papers

Audit working papers

Dieser Artikel behandelt Audit Working Papers. Die Abschlussprüfer sollten ihre Arbeitspapiere so vorbereiten und organisieren, dass sie dem Abschlussprüfer helfen, eine angemessene Prüfungsleistung zu erbringen. Der Abschlussprüfer sollte es vermeiden, unnötige Arbeitspapiere zu erstellen oder anzuhäufen, und sollte daher vermeiden, umfangreiche Kopien der Buchhaltungsunterlagen des Kunden anzufertigen. Zu diesem Zeitpunkt ist anzumerken, dass es für den Abschlussprüfer weder notwendig noch praktikabel ist, jede während der Prüfung berücksichtigte Angelegenheit zu dokumentieren.
Die Auditdokumentation muss sowohl für Audit und Assurance (AA) als auch für Advanced Audit und Assurance (AAA) verstanden werden.

Die Prüfungsstandards

ISA 230, Prüfungsdokumentation besagt, dass das Ziel (1) des Abschlussprüfers darin besteht, eine Dokumentation zu erstellen, die Folgendes bietet:

1. Eine ausreichende und angemessene Aufzeichnung der Grundlage für den Bericht des Abschlussprüfers und
2. Der Nachweis, dass die Prüfung in Übereinstimmung mit ISAs und den geltenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen geplant und durchgeführt wurde.

Der Abschlussprüfer sollte die Prüfungsunterlagen rechtzeitig und so vorbereiten, dass ein erfahrener Abschlussprüfer ohne vorherige Verbindung mit der Prüfung Folgendes verstehen kann:

1. Art, Zeitpunkt und Umfang der Prüfungsverfahren, die zur Einhaltung der ISAs und der geltenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen durchgeführt wurden
2. Die Ergebnisse der Prüfungsverfahren und die erhaltenen Prüfungsnachweise sowie
3. Wesentliche Sachverhalte, die sich während der Prüfung ergeben, die erzielten Schlussfolgerungen und die bei der Erreichung dieser Schlussfolgerungen getroffenen wesentlichen Urteile.

Bei der Dokumentation der Art, des Zeitpunkts und des Umfangs der durchgeführten Prüfungsverfahren sollte der Prüfer die identifizierenden Merkmale der zu prüfenden spezifischen Elemente oder Angelegenheiten aufzeichnen.
Der Abschlussprüfer sollte die Besprechungen wesentlicher Angelegenheiten mit dem Management und anderen rechtzeitig dokumentieren.
Wenn der Abschlussprüfer Informationen identifiziert hat, die der endgültigen Schlussfolgerung des Abschlussprüfers in Bezug auf eine wesentliche Angelegenheit widersprechen oder mit dieser nicht übereinstimmen, sollte der Abschlussprüfer dokumentieren, wie der Abschlussprüfer die Widersprüche oder Inkonsistenzen bei der Bildung der endgültigen Schlussfolgerung angesprochen hat.
Hält es der Abschlussprüfer unter außergewöhnlichen Umständen für erforderlich, von einem Grundprinzip oder einem wesentlichen Verfahren abzuweichen, das unter den Umständen der Prüfung relevant ist, so sollte der Abschlussprüfer dokumentieren, wie die durchgeführten alternativen Prüfungsverfahren das Ziel der Prüfung erreichen, und, sofern nichts anderes klar ist, die Gründe für die Abweichung angeben.
Bei der Dokumentation der Art, des Zeitpunkts und des Umfangs der durchgeführten Prüfungsverfahren muss der Prüfer Folgendes aufzeichnen:

1. Die identifizierenden Merkmale der getesteten spezifischen Elemente oder Angelegenheiten
2. Wer hat die Prüfungsarbeiten durchgeführt und das Datum, an dem diese Arbeiten abgeschlossen wurden, und
3. Wer hat die Prüfungsarbeiten überprüft, sowie Datum und Umfang dieser Überprüfung (2).

Der Abschlussprüfer sollte die Zusammenstellung der Abschlussprüfungsakte rechtzeitig nach dem Datum des Berichts des Abschlussprüfers abschließen.
Nachdem die Zusammenstellung der endgültigen Auditdatei abgeschlossen ist, sollte der Auditor die Auditdokumentation nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen oder verwerfen.
Wenn der Abschlussprüfer es für notwendig erachtet, bestehende Prüfungsdokumente zu ändern oder neue Prüfungsdokumente hinzuzufügen, nachdem die Zusammenstellung der endgültigen Datei abgeschlossen ist, sollte der Abschlussprüfer unabhängig von der Art der Änderungen oder Ergänzungen Folgendes dokumentieren:

1. Die spezifischen Gründe für ihre Herstellung und
2. Wann und von wem sie hergestellt und überprüft wurden.

Wenn nach dem Datum des Berichts des Abschlussprüfers außergewöhnliche Umstände eintreten, die den Abschlussprüfer zur Durchführung neuer oder zusätzlicher Prüfungsverfahren verpflichten oder den Abschlussprüfer zu neuen Schlussfolgerungen führen, sollte der Abschlussprüfer Folgendes dokumentieren:

1. Die aufgetretenen Umstände
2. Die durchgeführten neuen oder zusätzlichen Prüfungsverfahren, die erlangten Prüfungsnachweise und die erzielten Schlussfolgerungen sowie ihre Auswirkungen auf den Bericht des Abschlussprüfers
3. Wann und von wem die sich daraus ergebenden Änderungen an der Prüfungsdokumentation vorgenommen und (falls zutreffend) überprüft wurden.

Die Anforderungen der ISA leiten den Abschlussprüfer an, Prüfungsunterlagen zu erstellen, die einem akzeptablen Standard entsprechen. Das Verständnis und die Anwendung der Anforderungen schützt den Abschlussprüfer vor unerwünschten und unnötigen Rechtsstreitigkeiten.

Bedeutung von Arbeitspapieren

Arbeitspapiere sind wichtig, weil sie:

• sind für Zwecke der Prüfungsqualitätskontrolle erforderlich
• sicherstellen, dass die vom Prüfungspartner übertragene Arbeit ordnungsgemäß abgeschlossen wurde
• den Nachweis erbringen, dass eine wirksame Prüfung durchgeführt wurde
• die Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Wirksamkeit der Prüfung erhöhen
• hinreichend detaillierte und
• aktuelle aktuelle Tatsachen, die die Angemessenheit der Schlussfolgerungen des Abschlussprüfers rechtfertigen
• Bewahren Sie eine Aufzeichnung von Angelegenheiten auf, die für zukünftige Prüfungen weiterhin von Bedeutung sind.

Vermeidung unnötiger Papiere

Vor der Entscheidung, ein bestimmtes Audit-Arbeitspapier zu erstellen, sollte der Prüfer davon überzeugt sein, dass es:

• notwendig, entweder weil es einem wesentlichen oder nützlichen Zweck zur Unterstützung des Berichts des Abschlussprüfers dient oder weil es Informationen liefert, die für steuerliche oder andere kundenbezogene gesetzliche / regulatorische Zwecke benötigt werden
• nicht praktikabel für die Mitarbeiter des Kunden, um das Arbeitspapier vorzubereiten, oder für den Abschlussprüfer, um Kopien von Papieren anzufertigen, die die Mitarbeiter des Kunden (einschließlich interner Prüfer) im Rahmen ihrer normalen regulären Aufgaben erstellt haben.

Inhalt

In der Regel muss jedes Audit-Arbeitspapier mit den folgenden Informationen versehen sein:

• Der Name des Kunden
• Der von der Prüfung abgedeckte Zeitraum
• Der Gegenstand
• Das Aktenzeichen (3)
• Die Initialen (Unterschrift) des Mitarbeiters, der das Arbeitspapier erstellt hat, und das Datum, an dem es erstellt wurde
• Im Fall datum des Eingangs der Arbeitspapiere und die Initialen des Mitglieds des Auditteams, das die Prüfungsarbeiten durchgeführt hat
• Die Initialen des Mitarbeiters, der die Arbeitspapiere geprüft hat, und das Datum, an dem die Überprüfung durchgeführt wurde
• Jedes Prüfungspapier sollte die Merkmale eines guten Arbeitspapiers erfüllen, wie später in diesem Artikel beschrieben.

Vom Kunden erstellte Arbeitspapiere

Bestimmte vom Abschlussprüfer geforderte Arbeitspapiere wurden möglicherweise bereits von Mitarbeitern des Kunden erstellt. Der Abschlussprüfer sollte nach Möglichkeit Vorkehrungen treffen, dass Kopien davon dem Prüfungsteam zur Verfügung gestellt werden. Wenn Mitarbeiter des Kunden Arbeitspapiere erstellen, die vom Abschlussprüfer aufbewahrt werden sollen, sollte der Abschlussprüfer die Form der Arbeitspapiere frühzeitig mit den Mitarbeitern des Kunden vereinbaren und diese Informationen in den Prüfungsplan aufnehmen.

Bei der Vorbereitung von Arbeitspapieren sollte der Abschlussprüfer darauf achten, dass die Arbeitspapiere alle erforderlichen Informationen enthalten. Alle diese Arbeitspapiere sollten normalerweise eindeutig als vom Kunden erstellt gekennzeichnet sein. Der Prüfungspersonal, der direkt für einen Prüfungsbereich verantwortlich ist, in dem von Kundenmitarbeitern erstellte Arbeitspapiere enthalten sind, sollte diese Papiere unterschreiben – dies zeigt, dass sie überprüft wurden und dass sie vom Manager und dem Partner sowie von nachfolgenden Prüfern überprüft werden können. Die Unterschrift des Mitglieds des Audit-Teams zeigt an, dass das Arbeitspapier (erstellt von Kundenmitarbeitern) ‚geprüft‘ wurde.

Einige Merkmale eines guten Arbeitspapiers

Auf der Grundlage der obigen Diskussion sollte ein gutes Arbeitspapier die Anforderungen von ISA 230 erfüllen, indem es die folgenden Merkmale aufweist:

• Sie sollte ein klares Prüfungsziel enthalten, in der Regel in Form einer Prüfungsbestätigung (z. B. ‚Sicherstellung der Vollständigkeit der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen‘).
• Es sollte das Ende des Jahres / Zeitraums (z. B. 31 Oktober 2019) vollständig angeben, damit das Arbeitspapier nicht mit Unterlagen verwechselt wird, die zu einem anderen Jahr / Zeitraum gehören.
• Es sollte den vollen Umfang des Tests angeben (dh wie viele Elemente getestet wurden und wie diese Anzahl bestimmt wurde). Auf diese Weise können der Ersteller und etwaige nachfolgende Prüfer feststellen, ob die im Arbeitspapier enthaltenen Prüfungsnachweise ausreichend sind.
• Ist ein Verweis auf ein anderes Arbeitspapier erforderlich, so ist der vollständige Verweis auf dieses andere Arbeitspapier anzugeben. Eine Aussage, dass Einzelheiten zu den Tests in einem anderen Arbeitspapier zu finden sind, ist unzureichend.
• Das Arbeitspapier sollte die Ergebnisse des Tests klar und objektiv, ohne Voreingenommenheit und auf der Grundlage der dokumentierten Fakten angeben.
• Die erzielten Schlussfolgerungen sollten mit den Ergebnissen des Tests übereinstimmen und einer unabhängigen Prüfung standhalten können.
• Das Arbeitspapier sollte eindeutig referenziert werden, damit es angemessen abgelegt und bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt leicht gefunden werden kann.
• Es sollte von der Person unterschrieben werden, die es vorbereitet, damit Anfragen an die entsprechende Person gerichtet werden können.
• Es sollte von jeder Person, die es überprüft, unterzeichnet und datiert werden, um die Qualitätskontrollanforderungen der Überprüfung zu erfüllen.

Der Prüfer von Audit-Arbeitspapieren sollte sicherstellen, dass jedes Papier diese Eigenschaften aufweist. Wenn ein relevantes Merkmal als nicht vorhanden beurteilt wird, sollte dies zu einem Prüfpunkt führen (dh zu einem Kommentar des Prüfers, der den ursprünglichen Ersteller anweist, den Fehler im Arbeitspapier zu beheben).

Schlussfolgerung

Arbeitspapiere belegen, dass eine wirksame, effiziente und wirtschaftliche Prüfung durchgeführt wurde. Sie sollten daher mit Sorgfalt und Geschick zubereitet werden. Sie sollten so detailliert und vollständig sein, dass ein Abschlussprüfer ohne vorherige Erfahrung mit dieser Prüfung die Arbeitspapiere im Hinblick auf die abgeschlossene Arbeit, die erzielten Schlussfolgerungen und die diesen Schlussfolgerungen zugrunde liegenden Gründe verstehen kann.

Anmerkungen

1. ISA 230 Absatz 5.
2. Paragraph 17 von ISA 220 legt die Anforderung fest, dass der Vertragspartner davon überzeugt sein muss, dass ausreichende angemessene Prüfungsnachweise durch eine Überprüfung der Prüfungsdokumentation (und Diskussion mit dem Engagement-Team) erhalten wurden. Dies bedeutet nicht, dass jedes spezifische Arbeitspapier Überprüfungsnachweise enthalten muss, Es muss jedoch dokumentiert werden, welche Arbeit überprüft wurde, wer die Arbeit überprüft hat und wann sie überprüft wurde.
3. Jede Prüfungsgesellschaft verfügt über ein eigenes Aktennummerierungs- und Referenzierungssystem. Innerhalb jedes Systems besteht die beste Methode zur Nummerierung von Arbeitspapieren darin, sie in jedem Abschnitt seriell abzulegen und auf sie zu verweisen. Sollen die Unterlagen mit den im Jahresabschluss oder in anderen Arbeitspapieren in der Akte enthaltenen Punkten übereinstimmen oder diese unterstützen, sollte der Abschlussprüfer sie in der Regel so erstellen, dass diese Vereinbarungen ohne weitere Untersuchung und Abstimmung offensichtlich werden.