Hvordan organiserer man et effektivt møde?
under mødet kan alle indlede deres egen ide, diskutere et spændende problem, lave en handlingsplan for dagen eller hele arbejdsugen, planlægge en begivenhed eller et møde med forretningspartnere. Ikke for at gøre mødeprocessen til at slå rundt i bushen, men for at gennemføre et effektivt møde, hvor vigtige beslutninger ville blive truffet, skal lederen kende alle finesser ved mødeorganisering.
indhold:
1. Valg af mødetype
2. 10 trin til et effektivt møde
3. Typiske fejl i møde organisation
4. Konstruktivt mødelayout
valg af mødetype
effektive møder er forudplanlagte møder, der har en klar struktur og følger veldefinerede parametre. Der er flere typer møder, der har deres egen karakteristika. Blandt dem:
1. Personalemøde (statusmøde) – strukturen af denne type møde består af en opvarmning eller indledende tale, hoveddelen, herunder regler, format og mål, generelle spørgsmål, resultater af arbejde, rapporter fra deltagere og analyse af resultater.
2. Rapport-består af præsentationer af flere deltagere. En præsentation varer ikke mere end 7 minutter, i betragtning af at dette er den tid, der kan holde publikums opmærksomhed.
3. Udveksling af synspunkter-det alternative ordsprog fra alle mødedeltagerne.
4. Briefing-består af en introduktion, som omfatter planer, der angiver betydningen af emnet og definerer problemet, hoveddelen er planerne, reglerne og instruktionerne, så er der en diskussion med efterfølgende analyse og i slutningen — indstilling af opgaver og opsummering.
5. Diskussion-mødet arrangeres igen, efter at hovedmødet allerede er afholdt, men beslutningen er ikke truffet.
udover hovedtyperne er der også sådanne mødeformater som planlægning og brainstorming. I det første tilfælde inviteres en smal kreds af medarbejdere til et møde for at løse et problem, som de er direkte relateret til. Den anden type møde er designet til at finde usædvanlige ideer og friske løsninger. Så mange mennesker som muligt inviteres til et sådant møde.
for at kunne styre den tid, der er afsat til et møde, investere i denne tidsperiode og ikke forsinke løsningen af hovedopgaven, kan du bruge specielle applikationer, som f.eks. Du kan også bruge den til at spore medarbejdernes arbejdstid og tjente penge og derved øge produktiviteten og kvaliteten af arbejdet for hver af dem.
10 trin til et effektivt møde
for at gennemføre møder effektivt skal du identificere tre hovedkomponenter i et vellykket teammøde: en åben dialog, et klart mål og en stærk leder. Lad os nu gennemgå de 10 vigtige trin for at organisere et effektivt møde:
1. Definer klart formålet med mødet. Hvis det ikke giver mening, skal du ikke anstrenge dig selv og distrahere medarbejderne fra deres arbejde. I dag kan du nemt give oplysninger til hvert teammedlem via e-mail. Behovet for et møde kan kun begrundes, når det er nødvendigt at få et øjeblikkeligt svar fra underordnede. I dette tilfælde skal mødet være!
2. Korrekt forberede. Du kan tænke igennem ikke kun hovedpunkterne i planen, men også øve nogle sætninger, måske skrive en indledende eller afsluttende tale.
3. Underret hvert teammedlem om mødet rettidigt. Hvis du inspirerer holdet med mindst en overbevisende og velbegrundet afhandling, motivere dem til arrangementet-det vil øge effektiviteten af mødet. Alle vil forstå, hvorfor de mødtes, og hvad de skal opnå i sidste ende. Så du skal tænke grundigt på dine mål på forhånd og derefter underrette dine medarbejdere om mødet.
4. Administrer processen. Et godt møde kan kun finde sted under god ledelse. Det er nødvendigt at gøre det klart for publikum, at du også fungerer som observatør her og vil sørge for, at mødet svarer til emnet, passer ind i tidsrammen, og at ingen afviger fra de indstillede problemer. Det er lige så vigtigt at vise, at du respekterer tiden for enhver nuværende person. For at gøre dette, lad dem se uret eller indstille en timer. Hver gang hovedemnet erstattes af sekundære samtaler, skal du få alle tilbage til hovedtemaet.
5. Lad alle tænke frit. Men lad ikke andre deltagere gøre narr af højttaleren. Pas på disciplinen.
6. Det er vigtigt for nuværende personer at deltage i diskussionen og komme med deres egne forslag, ideer eller personlige meninger om emnet. Det er nødvendigt at lytte til alle, og først derefter, efter at have analyseret alt hørt, træffe en endelig beslutning.
7. Lav en handlingsplan i slutningen af mødet. Du bør tjekke med medarbejderne, om de forstår den endelige beslutning af mødet, hvad der skal gøres næste, og hvilket resultat der skal opnås. Hvis noget går galt, skal du analysere alle fejlene og tage dem i betragtning næste gang.
8. Hold øje med tiden. Det er vigtigt både at starte mødet til tiden og at afslutte det rettidigt. Punktlighed spiller en vigtig rolle for at opnå succes.
9. Arbejd med dine underordnede efter mødet er overstået. Du kan bede hver deltager om at skrive en rapport om resultaterne af arrangementet. Dette er et nyttigt livshack, hvordan man holder et effektivt møde, hvilket eliminerer alle de mangler, der skete sidste gang.
10. Overvåge overholdelse af godkendte beslutninger. I slutningen af mødet skal du sørge for, at medarbejderne følger den vedtagne plan og strategi, og glem ikke alt fem minutter efter mødet slutter.
husk disse regler for at øge effektiviteten, hastigheden og kvaliteten af opgaverne, bringe teamet sammen og forbedre atmosfæren på arbejdspladsen.
typiske fejl i mødeorganisation
hver efterfølgende analyse af det tidligere møde giver dig mulighed for at eliminere fejl og gennemføre effektive, produktive møder, hvis resultater passer til både medarbejdere og myndighed. Det er meget svært at gøre alt lige fra de første forsøg, når mange mennesker kommer til mødet, og du har ikke tid nok. Men alt kommer med erfaring.
en af de nødvendige betingelser for at gennemføre et effektivt møde er at undgå fejl. Det vigtigste er, at de ikke behøver at blive en vane, og du kan hurtigt analysere dem og tænke på løsninger for at fjerne dem.
så vi har overvejet hovedprincipperne for et effektivt møde, der udgør en stige for opgaveoverholdelse, konkrethed, kortsigtethed, timing, deltagelse, stemmeret, konsolidering af resultater og planlægning. Fejl kan forekomme i et hvilket som helst af disse faser. Lad os analysere de mest almindelige af dem:
- du har ikke defineret målet — efter arrangementet vil deltagerne kun have en følelse af spildt tid. Normalt, hvis medarbejderne ikke modtager meddelelser, der specificerer emnet og målene for mødet, kommer de heller ikke overhovedet, eller de kommer kun fordi de er bange for at blive straffet;
- du har ikke forberedt dig på mødet — hvis du ikke ved hvad du skal sige til deltagerne, hvordan kan du forvente, at de overhovedet tager handlinger, aktivitet eller reaktion. I dette tilfælde afholdes mødet under mottoet “afklaring af misforståelser og søgning efter et emne”, og alle vil efterlade det med en fuldstændig mangel på forståelse af, hvad der skete og uden en enkelt plan for fremtiden;
- du har ikke indstillet en tidsbegrænsning — hvis du indstiller et bestemt tidspunkt for mødet, vil deltagerne forsøge at finde en løsning inden for disse grænser. Ellers kan en halv times briefing blive til en tre timers tom retorik;
-
du motiverede ikke mødedeltagerne ordentligt såvel som dig selv – hvis du ikke ved, hvordan du bruger et sådant værktøj som “møde” og ikke betragter det som noget vigtigt i virksomhedens aktiviteter, er der intet at blive overrasket, når møderne bliver lyst en formel og ineffektiv aktivitet;
-
møde misbrugt-du kan ikke ringe til “folket” ved enhver lejlighed. Hvorfor distrahere folk fra deres opgaver for at analysere problemer, der kan løses, for eksempel via e-mail eller i slutningen af arbejdsdagen kun fem minutter før de forlader kontoret;
-
formålet med det møde, du indstiller, og metoderne til dets løsning er ikke kompatible med hinanden — hvis det blev besluttet at håndtere problemet som et helt team, skal du ikke tage hele tiden til en personlig monolog og kun udtrykke din egen mening. Det er vigtigt at give alle ordet, og ved afstemningen for en mulighed.
ved at analysere alle ovennævnte regler for at gennemføre effektive møder er det værd at bemærke, at mangler analyse er et af nøglepunkterne i vellykket opnåelse af mål.
konstruktivt mødelayout
hemmeligheden bag at organisere og gennemføre et effektivt møde er at skabe den rigtige plan og også vigtig følge hvert trin i den.
1. I forberedelsesfasen skal lederen give deltagerne information om den kommende begivenhed med problemer, der skal løses eller spørgsmål, der skal besvares. På dette stadium skal han også skabe den rigtige motivation og bringe alle til stede for, at den konstruktive interaktion forventes, og alle har ret til deres eget synspunkt og vil derfor kunne tale ud.
2. På scenen kaldet” mødets start ” er det vigtigt for arrangøren klart at angive formålet og emnet. For at indstille tonen til arrangementet skal du holde en velkomstdel, sæde og hilse deltagerne.
3. Det vigtigste øjeblik-hoveddelen af mødet. På dette stadium skal lederen stemme problemet, Godkende måder til løsning, skabe optimale betingelser for gruppen til at tilbyde en række vellykkede forslag og sikre processen med at vedtage en enkelt endelig version.
4. I den sidste del skal arrangøren distribuere resultaterne af mødet til hver af deltagerne. Dette kan også gøres 1-2 timer efter planlægningssessionen. Det er meget vigtigt at afslutte mødet korrekt, inspirere medarbejdere med positiv energi og øge samspillet mellem teammedlemmer.
se også:
Sådan styrer du medarbejdernes arbejde. Checkiant – et simpelt tidsregistreringsprogram
Deadline – ven eller fjende
Top 12 programmer til fjernarbejdet
Top 10 teknikker til arbejdsmotivation