Jak uspořádat efektivní setkání?
během schůzky může každý iniciovat svůj vlastní nápad, diskutovat o vzrušujícím problému, vypracovat akční plán pro den nebo celý pracovní týden, naplánovat událost nebo setkání s obchodními partnery. Aby se proces schůzky nezměnil na bití kolem keře,ale aby se uskutečnilo efektivní setkání, na kterém by byla učiněna důležitá rozhodnutí, musí manažer znát všechny jemnosti organizování schůzek.
obsah:
1. Volba typu schůzky
2. 10 kroků pro efektivní schůzku
3. Typické chyby v organizaci setkání
4. Konstruktivní uspořádání schůzky
výběr typu schůzky
efektivní schůzky jsou předem naplánované schůzky, které mají jasnou strukturu a dodržují dobře definované parametry. Existuje několik typů setkání, které mají své vlastní charakteristiky. Mezi nimi:
1. Staff meeting (status meeting) – struktura tohoto typu setkání se skládá z zahřívací nebo úvodní řeči, hlavní části, včetně pravidel, formátu a cílů, obecných otázek, výsledků práce, zpráv účastníků a analýzy výsledků.
2. Zpráva-skládá se z prezentací několika účastníků. Jedna prezentace netrvá déle než 7 minut, vzhledem k tomu, že se jedná o dobu, která může upoutat pozornost publika.
3. Výměna názorů-alternativní rčení všech účastníků schůzky.
4. Briefing-sestává z úvodu, který zahrnuje plány, s uvedením důležitosti tématu a definování problému, hlavní částí jsou plány, pravidla a pokyny, pak je diskuse s následnou analýzou a na konci — nastavení úkolů a shrnutí.
5. Diskuse-schůze je organizována znovu poté, co již proběhlo hlavní zasedání, ale rozhodnutí nebylo učiněno.
kromě hlavních typů existují také takové formáty schůzek, jako je plánování a brainstorming. V prvním případě je na schůzku pozván úzký okruh zaměstnanců, aby vyřešil problém, s nímž přímo souvisí. Druhý typ setkání je navržen tak, aby našel neobvyklé nápady a nová řešení. Na takové setkání je pozváno co nejvíce lidí.
Chcete-li správně spravovat čas přidělený na schůzku, investovat do tohoto časového období a neodkládat řešení hlavního úkolu, můžete použít speciální aplikace, jako je jednoduchý časový tracker Checkiant. Můžete jej také použít ke sledování pracovní doby zaměstnanců a vydělaných peněz, čímž se zvyšuje produktivita a kvalita práce každého z nich.
10 kroků pro efektivní setkání
Chcete-li efektivně vést schůzky, musíte identifikovat tři hlavní složky úspěšného týmového setkání: otevřený dialog, jasný cíl a silný vůdce. Nyní projdeme 10 klíčových kroků organizace efektivního setkání:
1. Jasně definujte účel schůzky. Pokud to nedává smysl, neměli byste se namáhat a odvádět zaměstnance od jejich práce. Dnes můžete snadno poskytnout informace každému členovi týmu e-mailem. Potřeba schůzky může být odůvodněna pouze tehdy, když je nutné získat okamžitou odpověď od podřízených. V tomto případě by schůzka měla být!
2. Správně se připravte. Můžete si promyslet nejen hlavní body plánu, ale také procvičit některé fráze, možná napsat úvodní nebo závěrečnou řeč.
3. Informujte každého člena týmu o schůzce včas. Pokud inspirujete tým alespoň jednou přesvědčivou a opodstatněnou prací, motivujte je k události-zvýší se efektivita setkání. Každý pochopí, proč se setkali a co musí nakonec dosáhnout. Takže musíte předem pečlivě přemýšlet o svých cílech a poté informovat své zaměstnance o schůzce.
4. Spravujte proces. Dobré setkání se může konat pouze pod dobrým vedením. Je třeba divákům objasnit, že zde také jednáte jako pozorovatel a ujistíte se, že schůzka odpovídá tématu, zapadá do časového rámce a že se nikdo neodchyluje od stanovených otázek. Stejně důležité je ukázat, že respektujete čas každého přítomného člověka. Chcete-li to provést, nechte je sledovat hodiny nebo nastavit časovač. Pokaždé, když je hlavní téma nahrazeno sekundárními konverzacemi, vraťte všechny zpět k hlavnímu tématu.
5. Nechte každého svobodně přemýšlet. Ale nenechte ostatní účastníky, aby si z řečníka dělali legraci. Pozor na disciplínu.
6. Pro přítomné osoby je důležité účastnit se diskuse a vytvářet vlastní návrhy, nápady nebo osobní názory na dané téma. Je nutné naslouchat všem a teprve poté, po analýze všeho, co bylo slyšet, učinit konečné rozhodnutí.
7. Na konci schůzky vytvořte akční plán. Měli byste se zaměstnanci zkontrolovat, zda rozumí konečnému rozhodnutí schůzky, co je třeba udělat dále a jaký výsledek je třeba dosáhnout. Pokud se něco pokazí,musíte analyzovat všechny chyby a příště je vzít v úvahu.
8. Dávejte pozor na čas. Je důležité zahájit schůzku včas a dokončit ji včas. Přesnost hraje důležitou roli při dosahování úspěchu.
9. Po skončení schůzky pracujte se svými podřízenými. Můžete požádat každého účastníka, aby napsal zprávu o výsledcích akce. To je užitečný život hack, jak uspořádat efektivní setkání, odstranění všech nedostatků, které se staly Naposledy.
10. Sledovat soulad schválených rozhodnutí. Na konci schůzky se ujistěte, že zaměstnanci dodržují přijatý plán a strategii, a nezapomeňte na všechno pět minut po skončení schůzky.
mějte na paměti tato pravidla, abyste zvýšili efektivitu, rychlost a kvalitu plnění úkolů, spojili tým a zlepšili atmosféru na pracovišti.
typické chyby v organizaci schůzek
každá následná analýza minulé schůzky vám umožní odstranit chyby a provádět efektivní a produktivní schůzky, jejichž výsledky budou vyhovovat jak zaměstnancům, tak úřadu. Je velmi obtížné dělat všechno hned od prvních pokusů, kdy na schůzku přijde spousta lidí a nemáte dostatek času. Ale všechno přichází se zkušenostmi.
jednou z nezbytných podmínek pro efektivní setkání je vyhnout se chybám. Hlavní věc je, že se nemusí stát zvykem, a můžete je rychle analyzovat a přemýšlet o řešeních, jak je odstranit.
takže jsme uvažovali o hlavních principech efektivního setkání, které tvoří žebříček souladu s úkoly, konkrétnosti, krátkodobosti, načasování, účasti, hlasovacích práv, konsolidace výsledků a plánování. Chyby mohou nastat v kterékoli z těchto fází. Pojďme analyzovat nejběžnější z nich:
- cíl jste nedefinovali-po akci budou mít účastníci pouze pocit promarněného času. Obvykle, pokud zaměstnanci neobdrží oznámení s uvedením tématu a cílů schůzky, buď vůbec nepřijdou, nebo přijdou pouze proto, že se bojí potrestání;
- na schůzku jste se nepřipravili — pokud nevíte, co říct účastníkům, jak můžete očekávat, že budou vůbec jednat, aktivizovat nebo reagovat. V tomto případě se schůzka bude konat pod heslem „objasnění nedorozumění a hledání tématu“ a všichni ji opustí s úplným nepochopením toho, co se stalo, a bez jediného plánu do budoucna;
- nestanovili jste časový limit — pokud nastavíte konkrétní čas schůzky, účastníci se pokusí najít řešení v těchto mezích. V opačném případě se půlhodinový briefing může proměnit v tříhodinovou prázdnou rétoriku;
-
účastníky schůzky jste nemotivovali správně, ani sami sebe – pokud nevíte, jak používat takový nástroj jako „setkání“ a nepovažujete to za něco důležitého v činnostech společnosti, pak není co překvapit, když se schůzky stanou chtíčem formální a neefektivní činnost;
-
setkání zneužito – nemůžete volat „lidi“ při každé příležitosti. Proč odvádět pozornost lidí od jejich úkolů k analýze problémů, které lze vyřešit například e-mailem nebo na konci pracovního dne pouhých pět minut před odchodem z kanceláře;
-
účel schůzky, kterou jste nastavili, a metody jejího řešení nejsou vzájemně kompatibilní-pokud bylo rozhodnuto řešit problém jako celý tým, neměli byste věnovat veškerý čas osobnímu monologu a vyjadřovat pouze svůj vlastní názor. Je důležité dát všem slovo a při hlasování pro jednu možnost.
při analýze všech výše uvedených pravidel pro provádění účinných schůzek je třeba poznamenat, že analýza nedostatků je jedním z klíčových bodů úspěšného dosažení cílů.
konstruktivní uspořádání schůzky
tajemství pro organizaci a vedení efektivní schůzky je vytvořit správný plán a také důležité sledovat každou jeho fázi.
1. V přípravné fázi musí vedoucí poskytnout účastníkům informace o nadcházející události s otázkami, které je třeba vyřešit, nebo otázkami, na které je třeba odpovědět. V této fázi musí také vytvořit správnou motivaci a přivést všechny přítomné k tomu, že se očekává konstruktivní interakce, a každý má právo na svůj vlastní názor, a proto bude schopen promluvit.
2. Ve fázi nazvané „začátek schůzky“ je důležité, aby organizátor jasně uvedl účel a téma. Chcete-li nastavit tón události, musíte držet uvítací část, sedět a pozdravit účastníky.
3. Nejdůležitější okamžik-hlavní část setkání. V této fázi musí vedoucí vyjádřit problém, schválit způsoby jeho řešení, vytvořit optimální podmínky pro to, aby skupina nabídla řadu úspěšných návrhů a zajistila proces přijetí jediné konečné verze.
4. V závěrečné části musí organizátor rozdělit výsledky schůzky každému z účastníků. To lze také provést 1-2 hodiny po plánování. Je velmi důležité dokončit schůzku správně, inspirovat zaměstnance pozitivní energií a zvýšit interakci mezi členy týmu.
Viz také:
jak kontrolovat práci zaměstnanců. Checkiant-jednoduchý program pro sledování času
termín-přítel nebo nepřítel
Top 12 programů pro vzdálenou práci
Top 10 technik pro pracovní motivaci