Jak mohu vést knihy pro malé firmy?

Jak mohu vést knihy pro malé firmy?

provozování podniku může být nepředvídatelné, ale vynikající systém vedení záznamů může věci usnadnit. Na této stránce se dozvíte o vedení záznamů-co je třeba uchovávat – jak vést záznamy a jak dlouho je uchovávat.

mnoho začínajících podniků i stávajících podnikatelů má tendenci zanedbávat tento aspekt svého podnikání až do konce účetního roku (EOFY).

ze zákona je každý podnik povinen udržovat přesné a včasné záznamy.

nemohu dostatečně zdůraznit, jak důležité je organizovat své účty od začátku nastavením a použitím jednoduchého účetního softwaru, který vyhovuje vašim potřebám.

jakmile začnete podnikat, musíte se vypořádat s čísly. Každý podnik, bez ohledu na to, jak malý, musí vést záznamy o každé své transakci. To zahrnuje prodej, výdaje, výplaty mezd – ve skutečnosti každý pohyb peněz do a z vašeho podnikání.

ačkoli je to možné udělat sami, Většina podnikatelů není vyškolena v účetnictví. Je tedy běžné, že podniky tuto každodenní práci zadávají externě.

v této příručce vysvětlíme, proč je pronájem účetního skvělý nápad nebo dokonce nezbytnou součástí podnikání. Pak se podíváme na to, jak si můžete najmout správného účetního pro vaše podnikání.

Co Je Účetnictví?

účetnictví zahrnuje zaznamenávání a klasifikaci všech finančních transakcí ve vaší firmě. Je to sledování toho, co vaše firma utrácí a co vaše firma obdrží.

tyto úkoly byly spravovány pomocí knih a knih, odtud název „účetnictví“. Původně transakce by byly zaznamenány v denních knihách, pokladních knihách nebo časopisech a poté převedeny do knihy.

účetní software nyní do značné míry nahradil potřebu fyzických knih.

co dělá dobrý účetní? Kvalifikace pomáhají, ale to, co odděluje pšenici od plev, je postoj. Dobrý účetní se stará, když něco není v rovnováze a dostane naštvaný, když věci zmizí. Účetní se stará o to, aby účetní závěrka měla smysl, a cítí se zodpovědný, pokud jde o to, aby zákazníci platili včas. Dobrý účetní, jinými slovy, stojí za svou váhu ve zlatě.

výhody Vedení záznamů

vedení dobrých záznamů má mnoho výhod. To vám může pomoci:

• sledujte zdraví vašeho podnikání, abyste mohli činit dobrá obchodní rozhodnutí
• splňte své daňové a penzijní povinnosti
• spravujte své peněžní toky
• ukažte svou finanční situaci bankám nebo jiným věřitelům

daňové a penzijní záznamy musíte vést

musíte vést záznamy o všech transakcích souvisejících s daňovými a penzijními záležitosti, včetně záznamů, které podporují informace, které uvedete ve svých daňových přiznáních a zprávách.

záznamy, které musíte vést, závisí na daňových a penzijních povinnostech vašeho podnikání a struktuře vašeho podnikání (Živnostník, partnerství, společnost nebo důvěra).

Australský daňový úřad (ATO) požaduje, aby:

1. vaše záznamy nesmí být změněny a musí být uloženy způsobem, který omezuje změnu informací nebo poškození záznamu.
2. většinu záznamů musíte uchovávat po dobu pěti let, počínaje okamžikem, kdy jste záznamy připravili nebo získali, nebo dokončili transakce (nebo úkony, které se jich týkají), podle toho, co nastane později.
3. musíte být schopni ukázat ATO své záznamy, pokud o ně požádají.
4. vaše záznamy musí být v angličtině nebo mohou být snadno převedeny do angličtiny.

tři důvody, proč potřebujete účetního

pokud právě začínáte v podnikání, můžete si myslet, že nepotřebujete někoho, kdo by se o knihy staral. Možná máte pocit, že stačí nechat svého účetního vyřešit čísla jednou za čtvrtletí nebo jednou za rok. Existují však dobré důvody pro pronájem účetního. Zde jsou tři z nich:

ušetří vám čas

pokud již nevíte hodně o účetnictví, není moudré tuto práci převzít sami. Zpracování příjmů, výdajů a plateb je pouze součástí práce. Vědí, jak přiřadit výdaje konkrétním klientům. Vezmou všechna čísla, zadají je do vašeho účetního softwaru a dají jim smysl. Dobrý účetní ví, jak by se s transakcemi mělo zacházet, aby poskytl užitečné obchodní zprávy. Je to kvalifikovaná práce a váš účetní to udělá mnohem efektivněji,než můžete.

rozumí vašemu podnikání.

protože se zabývají každodenními účty, mají účetní hluboký vhled do financí vaší společnosti. Sdílením tohoto vhledu s vámi vám mohou pomoci zjistit, kam by vaše firma měla směřovat. Mohou označit všechny problémy včas, abyste s nimi mohli něco udělat. Dobrý účetní dohlíží na vaše finance a pomůže vám vyhnout se problémům.

pomáhají spravovat vaše peněžní toky.

účetní poskytují cenné služby, zejména pokud jde o strategické poradenství, roční výnosy a daňové otázky. Ale obvykle nevidí vaše účty každý den. Dobrý účetní bude pravidelně pozorně sledovat vaše účty. To pomůže udržet váš peněžní tok pod kontrolou, což je zásadní pro růst podnikání.

účetnictví základní: porozumění typům účtů

pochopení rozdílu mezi typy účtů je tajemstvím správného kódování transakcí. Zde je průvodce cheatem k pochopení rozdílu mezi aktivy a pasivy, vlastním kapitálem a příjmy, banány a jablka.

• aktuální aktivum: Cokoli, co podnik vlastní, které lze realisticky převést na hotovost během příštích 12 měsíců.
• dlouhodobé aktivum: fyzické aktivum, jako je kancelářské vybavení, pozemky, budovy, počítače nebo motorová vozidla, u nichž se neočekává, že budou během následujících 12 měsíců převedeny na hotovost.
• současná odpovědnost: částka dlužná podnikem, která je splatná během následujících 12 měsíců, včetně strašidelných věcí, jako jsou kreditní karty.
• dlouhodobý závazek: vše, co vlastníte, které nemá být splaceno během následujících 12 měsíců, jako jsou dluhy z pronájmu nebo bankovní půjčky.
• vlastní kapitál: „podíl“, který mají akcionáři nebo vlastník v podnikání, včetně kapitálového příspěvku a zisku nebo ztráty nahromaděné v průběhu času.
• příjem: peníze generované z prodeje zákazníkům nebo výnosy z investic.
• náklady na prodej: co to stojí v surovinách, dodávkách nebo výrobních pracích na výrobu zboží, které prodáváte (nazývané také náklady na prodané zboží nebo variabilní náklady).

kontrolní seznam účetnictví

tento podrobný kontrolní seznam účetnictví by vám měl pomoci snadno spát v noci s vědomím, že jste udělali to,co jste museli udělat, aby se vaše knihy dostaly do špičkového tvaru.

• ujistěte se, že jste nastavili bankovní kanály pro každý účet.
• alespoň jednou měsíčně srovnejte každý bankovní účet s bankovními výpisy.
• hledejte transakce před datem nebo budoucím datem.
• Jezte rodinnou čokoládu na jednom sezení (Ach ano ,a vyčistěte seznam dlužníka).
• Projděte seznam věřitelů.
• zkontrolujte daňové kódy všech transakcí.
• Sladte své účty odpovědnosti GST.
• uveďte inventář jednou.
• sladit všechny účty mzdové odpovědnosti.

jak provádět účetnictví?

dva nejdůležitější úkoly v účetnictví malých podniků jsou nahrávání a usmíření.

záznam každé transakce

Zaznamenejte své tržby. To bylo tradičně provedeno jejich zapsáním do pokladní knihy nebo jejich děrováním do tabulky. Majitelé firem si nyní častěji stahují údaje o prodeji přímo do svých knih z prodejního nebo fakturačního softwaru.

Zaznamenejte své transakce. Je třeba poznamenat každý nákup související s obchodem. Měli byste také držet doklad o koupi, pokud máte v plánu tvrdit, že náklady jako daňový odpočet. Opět můžete tyto údaje zapsat do knihy nebo tabulky. Nebo můžete automatizovat úkol, takže všechny debety z vašeho obchodního bankovního účtu proud do vašeho účetního softwaru.

můžete zaznamenávat příjmy a výdaje v různých časech, v závislosti na tom, zda provádíte hotovostní nebo akruální účetnictví.

odsouhlasení každé transakce

odsouhlasení zahrnuje pravidelné křížové odkazy na vaše obchodní knihy s bankovními výpisy, abyste zkontrolovali, zda se transakce a zůstatky shodují – a identifikovali důvody, pokud tomu tak není. často je třeba zaúčtovat bankovní poplatky, platby úroků, vklady a platby, které dosud nezasáhly vaše bankovní účty.

můžete provádět odsouhlasení bank denně, týdně, měsíčně nebo méně často, v závislosti na počtu transakcí procházejících vaší firmou. Nicméně, pravděpodobně budete muset sladit své knihy před podáním daňových přiznání přinejmenším.

čím dříve sladíte transakce, tím dříve mohou být chyby nalezeny a opraveny. Je lepší to dělat často-dokonce i denně-takže se práce nehromadí. Více se dozvíte v našem průvodci o tom, jak provést usmíření bank.

ostatní malé firmy účetnictví povinnosti

pokud jednáte jako účetní pro malé firmy, můžete být také zodpovědný za:

• pohledávky (vystavování faktur a zajištění jejich úhrady)
• závazky (placení účtů včas)
• mzdy (placení zaměstnanců)

profesionální účetní poskytují také další služby, jako je pomoc s finančními zprávami (zisk a ztráta, rozvaha, zpráva o peněžních tocích) a měření výkonnosti podniku. Účetní jsou také často BAS agenti a může pomoci podat své daně.

Co Dělají Účetní?

zde jsou některé z úkolů účetní, které pomohou udržet vaše podnikání běží hladce:

sledování denních transakcí

účetní zvládne záznam každodenních bankovních transakcí. Pokud účetní software, který používáte, má denní automatické bankovní kanály, je to skvělý nástroj pro použití vašeho účetního. Když jsou vaše bankovní výpisy linky přiváděny do účetního softwaru, je to mnohem jednodušší dávat pozor na cash flow, a to také šetří čas zadávání dat.

rozesílání faktur a správa účetní knihy pohledávek

Příprava faktur a jejich zasílání klientům je obvykle odpovědností účetního. Správu účetní knihy pohledávek – a pronásledování opožděné platby-pravděpodobně provede také účetní.

manipulace účty splatné ledger

až do určité částky dolaru, je to obvykle účetní, kteří budou provádět platby jménem podniku. To zahrnuje platbu dodavatelských faktur, výdajů a drobné hotovosti.

sledování peněžních toků

jedním z nejdůležitějších úkolů pro účetního je zajistit, aby společnosti nedošly každodenní peníze. Mohou to udělat sledováním bilance příjmů a výdajů. Pak mohou podniknout kroky nebo nabídnout radu, pokud to vypadá, že společnost potřebuje více připravených peněz.

Příprava knih pro účetního

úkolem účetního je zajistit, aby účty byly platné a aktuální, když je účetní potřebuje. To umožňuje účetnímu využít své dovednosti a znalosti k vydávání obchodních doporučení, podávání zpráv správní radě a vyplňování daňových přiznání společnosti.

Stručně řečeno, je to účetní, který dělá každodenní práci, aby se účetní mohl soustředit na strategické finanční operace. Účetní tedy hrají důležitou roli – bez nich účetní nemohou dělat svou práci.

jak vést záznamy

záznamy můžete vést elektronicky nebo v papírové podobě. ATO doporučuje, aby podniky pokud možno používaly elektronickou evidenci, protože postupně směřují k elektronickému podávání zpráv o daňových a super povinnostech. Vedení záznamů elektronicky by mělo některé úkoly usnadnit a ušetřit vám čas, jakmile budete mít systém nastaven.

pokud uchováváte své záznamy elektronicky, není třeba uchovávat ani papírové kopie, pokud konkrétní zákon nebo nařízení nevyžaduje papírovou kopii.

můžete také ukládat a uchovávat papírové záznamy elektronicky. ATO přijímá obrazy obchodních papírových záznamů uložených na elektronickém paměťovém médiu, za předpokladu, že elektronické kopie jsou skutečnou a jasnou reprodukcí původních papírových záznamů a splňují jejich požadavky na vedení záznamů. Jakmile uložíte obrázek původních papírových záznamů, nemusíte uchovávat papírové verze.

podle toho, co si vyberete, ujistěte se, že ukládáte své záznamy na bezpečném místě. Zálohujte své dokumenty a, pokud je to možné, mít bezpečné umístění úložiště mimo web, které může zahrnovat cloudové úložiště.

záznamy musí být také v počítači nebo zařízení, které:

• máte přístup k (včetně všech hesel)
• je zálohován v případě selhání počítače
• umožňuje ovládat informace, které jsou zpracovávány, zadávány a odesílány tipy pro nalezení účetního

k dispozici je spousta účetních služeb. Tyto tipy vám pomohou zúžit výběr.

• Přemýšlejte o tom, zda chcete konzultanta nebo firmu?
• účetní často pracují nezávisle, takže mohou mít několik klientů najednou. Můžete se rozhodnout najmout nezávislého konzultanta nebo účetní firmu. Pokud je vaše firma dostatečně velká, můžete dokonce najmout zaměstnance na plný úvazek. Neexistuje žádný správný nebo špatný přístup-záleží na velikosti a potřebách vašeho podnikání.
• umístění – umístění, umístění-rozhodněte se, zda je to důležité
• s online účetním softwarem můžete vzdáleně sdílet přístup k datům svých účtů. Možná se však budete chtít čas od času osobně setkat se svým účetním. Rozhodněte se, jak je to pro vás důležité, a podle toho upravte vyhledávání. Pokud jste v Sydney, můžete najít blízkého poradce.
• Využijte své sociální sítě
• použijte online sociální sítě, zejména LinkedIn, k nalezení profesionálů v účetnictví. Je skvělé, pokud je vaši přátelé nebo známí doporučili. Promluvte si také s místními obchodními komorami a obchodními poradci. Pravděpodobně budou znát někoho vhodného.
• hledejte zkušenosti
• účetní potřebují odbornou kvalifikaci, než budou moci legálně provádět účetní práci. Účetnictví nemá stejná omezení, ale certifikace je k dispozici. Rovněž stojí za to zkontrolovat, zda jsou součástí profesionálního řídícího orgánu, jako je asociace účetních. Hledejte zkušenosti a značný počet minulých klientů – nejlépe těch ve stejné oblasti podnikání jako vy. Promluvte si s některými z těchto klientů, pokud můžete, protože vám poskytnou užitečné informace.
• vyberte správnou osobu
• Promluvte si s tolika lidmi nebo firmami, kolik potřebujete. V případě potřeby je dvakrát pohovořte a nezapomeňte zkontrolovat jejich reference a kvalifikaci. Je také nezbytné myslet na osobnost a kulturu. Zvolený účetní bude hodně komunikovat s vámi a vašimi zaměstnanci, i když nejsou zaměstnáni na plný úvazek. Vyplatí se najmout někoho, kdo dobře pracuje ve vašem prostředí. Věřte zde svým instinktům, a najmout někoho přátelského, ochotný, a především, zájem.

váš finanční druhý pilot

Bookkeepers vytvoří pořádek z chaosu. Berou všechna čísla, příjmy, účty a další údaje o účtech, které protékají vaší firmou. Oni trychtýř to všechno do svého účetního softwaru – do správných zpráv a správný účet.