Come organizzare un incontro efficace?
Durante l’incontro, ognuno può avviare la propria idea, discutere di un problema eccitante, fare un piano d’azione per il giorno o l’intera settimana lavorativa, pianificare un evento o un incontro con i partner commerciali. Non per trasformare il processo di riunione in un giro di vite, ma per condurre un incontro efficace in cui sarebbero state prese decisioni importanti, il manager deve conoscere tutte le sottigliezze dell’organizzazione delle riunioni.
Contenuto:
1. La selezione del tipo di riunione
2. 10 passaggi per una riunione effettiva
3. Errori tipici nell’organizzazione delle riunioni
4. Layout costruttivo della riunione
La selezione del tipo di riunione
Le riunioni effettive sono riunioni pre-pianificate che hanno una struttura chiara e seguono parametri ben definiti. Esistono diversi tipi di incontri che hanno le loro caratteristiche. Tra questi:
1. Riunione del personale (riunione di stato) – la struttura di questo tipo di incontro consiste in un discorso di riscaldamento o introduttivo, la parte principale, comprese le regole, il formato e gli obiettivi, le domande generali, i risultati del lavoro, i rapporti dei partecipanti e l’analisi dei risultati.
2. Relazione-si compone di presentazioni da parte di diversi partecipanti. Una presentazione dura non più di 7 minuti, considerando che questo è il periodo di tempo che può tenere l’attenzione del pubblico.
3. Scambio di opinioni-il detto alternativo di tutti i partecipanti alla riunione.
4. Briefing-consiste in un’introduzione, che include piani, che indica l’importanza dell’argomento e definisce il problema, la parte principale sono i piani, le regole e le istruzioni, poi c’è una discussione con analisi successiva, e alla fine — impostare compiti e riassumere.
5. Discussione-l’incontro è organizzato ancora una volta dopo che l’incontro principale è già stato tenuto, ma la decisione non è stata presa.
Oltre ai tipi principali, ci sono anche formati di riunione come la pianificazione e il brainstorming. Nel primo caso, una ristretta cerchia di dipendenti viene invitata a una riunione per risolvere un problema a cui sono direttamente correlati. Il secondo tipo di incontro è progettato per trovare idee insolite e soluzioni fresche. Quante più persone possibili sono invitate a tale incontro.
Per gestire correttamente il tempo assegnato per una riunione, investire in questo periodo di tempo e non ritardare la soluzione del compito principale, è possibile utilizzare applicazioni speciali, come un semplice time tracker Checkiant. Puoi anche usarlo per monitorare l’orario di lavoro dei dipendenti e guadagnare denaro, aumentando così la produttività e la qualità del lavoro di ciascuno di essi.
10 passi per una riunione efficace
Per condurre le riunioni in modo efficace è necessario identificare tre componenti principali di una riunione di squadra di successo: un dialogo aperto, un obiettivo chiaro e un leader forte. Ora passiamo attraverso i 10 passaggi chiave per organizzare un incontro efficace:
1. Definire chiaramente lo scopo della riunione. Se non ha senso, allora non dovresti sforzarti e distrarre i dipendenti dal loro lavoro. Oggi, si può facilmente fornire informazioni a ciascun membro del team via e-mail. La necessità di un incontro può essere giustificata solo quando è necessario ottenere una risposta immediata dai subordinati. In questo caso, l’incontro dovrebbe essere!
2. Preparare correttamente. Puoi pensare non solo ai punti principali del piano, ma anche praticare alcune frasi, forse scrivere un discorso introduttivo o finale.
3. Informare ogni membro del team circa la riunione tempestiva. Se ispiri la squadra con almeno una tesi convincente e ben fondata, motivali all’evento-aumenterà l’efficacia dell’incontro. Tutti capiranno perché si sono incontrati e cosa devono ottenere alla fine. Quindi è necessario riflettere attentamente sui propri obiettivi in anticipo e quindi informare i dipendenti dell’incontro.
4. Gestire il processo. Un buon incontro può avvenire solo sotto una buona guida. È necessario chiarire al pubblico che stai anche agendo come osservatore qui e ti assicurerai che l’incontro corrisponda all’argomento, si adatti al periodo di tempo e che nessuno si discosti dai problemi stabiliti. È altrettanto importante dimostrare che rispetti il tempo di ogni persona presente. Per fare questo, lascia che guardino l’orologio o impostino un timer. Ogni volta che l’argomento principale viene sostituito da conversazioni secondarie, riporta tutti al tema principale.
5. Lascia che tutti pensino liberamente. Ma non lasciare che gli altri partecipanti prendano in giro l’oratore. Guarda la disciplina.
6. È importante che le persone presenti prendano parte alla discussione e facciano i loro suggerimenti, idee o opinioni personali sull’argomento. È necessario ascoltare tutti e solo allora, dopo aver analizzato tutto ciò che è stato ascoltato, prendere una decisione finale.
7. Fai un piano d’azione alla fine della riunione. Dovresti verificare con i dipendenti se capiscono la decisione finale dell’incontro, cosa deve essere fatto dopo e quale risultato ottenere. Se qualcosa va storto, è necessario analizzare tutti gli errori e tenerne conto la prossima volta.
8. Tenete d’occhio il tempo. È importante sia iniziare la riunione in tempo sia finirla tempestivamente. La puntualità gioca un ruolo importante nel raggiungimento del successo.
9. Lavora con i tuoi subordinati dopo che l’incontro è finito. Puoi chiedere a ciascun partecipante di scrivere un rapporto sui risultati dell’evento. Questa è una vita utile hack come tenere un incontro efficace, eliminando tutte le carenze che sono accadute l’ultima volta.
10. Monitorare la conformità delle decisioni approvate. Alla fine della riunione, assicurarsi che i dipendenti seguano il piano e la strategia adottati e non dimenticare tutto cinque minuti dopo la fine della riunione.
Tieni a mente queste regole per aumentare l’efficienza, la velocità e la qualità del completamento delle attività, riunire il team e migliorare l’atmosfera sul posto di lavoro.
Errori tipici nell’organizzazione delle riunioni
Ogni successiva analisi della riunione passata consentirà di eliminare gli errori e condurre riunioni efficaci e produttive, i cui risultati si adatteranno sia ai dipendenti che all’autorità. È molto difficile fare tutto fin dai primi tentativi, quando molte persone vengono alla riunione e non hai abbastanza tempo. Ma tutto viene con l’esperienza.
Una delle condizioni necessarie per condurre un incontro efficace è evitare errori. La cosa principale è che non devono diventare un’abitudine, e puoi analizzarli rapidamente e pensare a soluzioni per eliminarli.
Quindi, abbiamo considerato i principi fondamentali di un incontro efficace, che costituiscono una scala di compliance dei compiti, concretezza, breve termine, tempismo, partecipazione, diritti di voto, consolidamento dei risultati e pianificazione. Gli errori possono verificarsi in una qualsiasi di queste fasi. Analizziamo il più comune di loro:
- non hai definito l’obiettivo: dopo l’evento, i partecipanti avranno solo un senso di tempo sprecato. Di solito, se i dipendenti non ricevono notifiche che specificano l’argomento e gli obiettivi della riunione, o non vengono affatto, o vengono solo perché hanno paura di essere puniti;
- non ti sei preparato per la riunione — se non sai cosa dire ai partecipanti, allora come puoi aspettarti che intraprendano azioni, attività o reazioni. In questo caso, si terrà l’incontro con il motto “il chiarimento di malintesi e di cercare un argomento”, e tutti si lasciano con una completa mancanza di comprensione di ciò che è accaduto e senza un piano unico per il futuro;
- non hai impostato un limite di tempo — se si imposta un tempo specifico dell’incontro, i partecipanti cercheranno di trovare una soluzione all’interno di questi limiti. Altrimenti, un briefing di mezz’ora può trasformarsi in una retorica vuota di tre ore;
-
non hai motivare i partecipanti alla riunione correttamente, così come te stesso – se non sai come utilizzare tale strumento come “incontro” e non la considero qualcosa di importante nell’attività dell’azienda, quindi non c’è nulla di cui essere sorpresi quando gli incontri si diventa lussuria formale e inefficiente attività;
-
incontro abusato — non si può chiamare “persone” in ogni occasione. Perché distrarre la gente dai loro compiti per analizzare i problemi che possono essere risolti, per esempio, via e-mail o al termine della giornata di lavoro è a soli cinque minuti prima di lasciare l’ufficio;
-
lo scopo della riunione è impostato e i metodi per la sua risoluzione non sono compatibili l’una con l’altra, se si è deciso di affrontare il problema come tutta la squadra, non si deve prendere tutto il tempo per un monologo e di esprimere solo la tua opinione. È importante dare a tutti la parola e al voto per un’opzione.
Analizzando tutte le regole sopra menzionate per condurre riunioni efficaci, vale la pena notare che l’analisi delle carenze è uno dei punti chiave per il raggiungimento degli obiettivi.
Layout costruttivo dell’incontro
Il segreto per organizzare e condurre un incontro efficace è creare il piano giusto e, anche importante, seguirne ogni fase.
1. Nella fase preparatoria, il leader deve fornire ai partecipanti informazioni sull’evento imminente con problemi da risolvere o domande a cui rispondere. In questa fase, deve anche creare la giusta motivazione e portare tutti i presenti al fatto che l’interazione costruttiva è prevista, e ognuno ha il diritto al proprio punto di vista e, di conseguenza, sarà in grado di parlare.
2. Nella fase chiamata “inizio della riunione”, è importante che l’organizzatore indichi chiaramente lo scopo e l’argomento. Per impostare il tono per l’evento, è necessario tenere una parte di benvenuto, sedersi e salutare i partecipanti.
3. Il momento più importante — la parte principale della riunione. In questa fase, il leader deve esprimere il problema, approvare i modi per la sua soluzione, creare le condizioni ottimali per il gruppo per offrire una serie di proposte di successo e garantire il processo di adozione di un’unica versione finale.
4. Nella parte finale, l’organizzatore deve distribuire i risultati dell’incontro a ciascuno dei partecipanti. Questo può essere fatto anche 1-2 ore dopo la sessione di pianificazione. È molto importante terminare correttamente l’incontro, ispirare i dipendenti con energia positiva e aumentare l’interazione tra i membri del team.
Vedi anche:
Come controllare il lavoro dei dipendenti. Checkiant-un semplice programma di monitoraggio del tempo
Deadline – amico o nemico
Top 12 programmi per il lavoro a distanza
Top 10 tecniche per la motivazione del lavoro